Quy trình Procure-to-Pay
Bối cảnh
Procure-to-Pay là chuỗi mua hàng có kiểm soát: đề nghị, chọn giá, đặt hàng, nhận hàng và chỉ trả tiền khi 3-way match khớp và khoản chi được duyệt.
Vai trò tham gia
- Người đề nghị: PR
- Người mua: RFQ, PO
- Thủ kho: GRN; người nghiệm thu: Service Confirmation
- Kế toán phải trả: Bill, Payment
- Người duyệt: PR/PO vượt ngưỡng, duyệt chi
App & công tắc cần bật
- Procurement, Inventory, Finance
- Công tắc: nhóm mua sắm (procurement.categories), kiểm soát ngân sách, cổng duyệt chi
Luồng
- PR (tuỳ chọn) → RFQ (tuỳ chọn) → PO (vượt ngưỡng ⇒ duyệt)
- GRN cho hàng / Service Confirmation cho dịch vụ
- Bill (3-way match)
- Payment qua cổng duyệt chi
Thiết lập ban đầu
- Khai danh mục mặt hàng được mua (can_purchase).
- Thiết lập nhóm mua sắm và quyền nếu cần.
- Đặt ngưỡng duyệt PO và hạn mức chi.
Vận hành hằng ngày / hằng tháng
- Hằng ngày: chuyển PR thành PO, nhận hàng.
- Hằng tuần: xử lý ngoại lệ 3-way match.
- Hằng tháng: rà Bill chưa trả, chạy đợt chi.
Tình huống thường gặp
- Một đề nghị mua cần nhiều nhà cung cấp
- Purchase Order vượt ngưỡng duyệt
- Lệch 3-way match
- Nghi Bill nhà cung cấp bị trùng
- Lập Bill cho dịch vụ mua ngoài
- Trả hàng cho nhà cung cấp
- Khoản chi phải chờ duyệt
- Phân quyền theo nhóm mua sắm
Trợ lý AI hỗ trợ
- Skill AP cảnh báo Bill trùng và ngoại lệ đối soát; người quyết định chi.