Hướng dẫn setup Khách hàng 360 (CRM)
Trang này đi qua 9 bước thiết lập Khách hàng 360 (CRM), đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần sẵn trước khi thiết lập CRM: tiền tệ gốc và múi giờ công ty, danh sách khách hàng, liên hệ và pipeline đang mở đã làm sạch.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ gốc và múi giờ | Giá trị deal, khoảng duyệt và dự báo dùng tiền tệ gốc và múi giờ của công ty. | /settings/company |
| 2 | Danh sách công ty khách hàng đã làm sạch | Tên, mã số thuế, địa chỉ, ngành, mã hệ thống cũ. | — |
| 3 | Danh sách liên hệ đã làm sạch | Tên, email, điện thoại, công ty, mã hệ thống cũ; đã bỏ trùng. | — |
| 4 | Đã gom pipeline đang mở | Lead và deal đang mở lúc go-live: tiêu đề, giá trị, giai đoạn, người phụ trách, ngày đóng dự kiến. | — |
2. Luật phễu bán hàng
Bắt buộc
Lead thành deal thế nào, dữ liệu tối thiểu trên mỗi deal, deal chuyển giai đoạn ra sao, và (tuỳ chọn) tự động hoá. Mỗi công tắc ghi rõ nó chặn hay chỉ cảnh báo.
Chuẩn bị trước
- Mô tả bằng văn bản phễu hiện tại: lead đến từ đâu, khi nào lead thành deal, deal đi qua những giai đoạn nào.
- Dữ liệu tối thiểu doanh nghiệp muốn có trên mỗi deal: tổ chức khách hàng, ngày đóng dự kiến, lý do thắng/thua.
Câu hỏi nên trả lời
- Lead có phải đủ điều kiện mới được chuyển thành deal? Có tự tạo liên hệ khi chuyển đổi không?
- Có phát hiện liên hệ trùng theo số điện thoại ngoài email không? Có cảnh báo khi liên hệ đã có deal đang mở?
- Mọi deal có bắt buộc gắn tổ chức khách hàng và ngày đóng dự kiến? Có bắt buộc lý do thắng?
- Giai đoạn có tiêu chí để vào không? Nhân viên có phải ghi hoạt động trước khi chuyển deal? Bao nhiêu ngày không động thì deal bị coi là đình trệ?
- Có muốn AI chấm điểm lead, tự phân bổ lead, hay tạo hợp đồng dịch vụ khi deal thắng?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc đủ điều kiện Lead | business.lead_qualification_required | Tắt | Yêu cầu xác nhận đủ điều kiện trước khi chuyển lead thành deal |
| Tự động tạo liên hệ từ lead | business.auto_create_contact_from_lead | Bật | Tạo liên hệ khi chuyển đổi lead chưa có liên hệ, và khi lead từ website gửi về có email hoặc tên công ty. |
| Kiểm tra trùng lặp liên hệ | business.contact_dedup_check | Bật | Từ chối thêm liên hệ mới có số điện thoại đã tồn tại. Email trùng luôn bị từ chối. |
| Bắt buộc liên kết Tài khoản cho Deal | business.require_account_on_deal | Tắt | Deal phải có liên hệ thuộc một Công ty / Tổ chức — kiểm khi tạo và khi nhập deal. |
| Bắt buộc ngày đóng dự kiến | business.deal_close_date_required | Tắt | Mọi deal phải có ngày đóng dự kiến — kiểm khi tạo và khi nhập deal. |
| Kiểm tra thương vụ trùng lặp | business.duplicate_deal_check | Tắt | Cảnh báo (không chặn) khi liên hệ đã có deal đang mở. |
| Bắt buộc lý do thắng | business.deal_win_reason_required | Tắt | Yêu cầu nhập lý do thắng khi đóng deal thành công |
| Phân loại dự báo trên Deal | business.forecast_category_enabled | Tắt | Cho phép nhân viên xếp mỗi deal vào Cam kết / Khả năng cao / Tiềm năng thay vì chỉ dựa vào xác suất của giai đoạn. Tắt: dự báo vẫn tính theo trọng số như cũ, không đổi con số nào. |
| Tiêu chí chuyển giai đoạn | business.stage_criteria_enabled | Bật | Cho phép mỗi giai đoạn có tiêu chí riêng để bước vào. Tiêu chí bắt buộc sẽ chặn cho đến khi đạt; tiêu chí khuyến nghị chỉ cảnh báo. Chưa cấu hình tiêu chí nào thì không chặn gì. |
| Kiểm soát chiều chuyển giai đoạn | business.stage_direction_control | Bật | Tôn trọng công tắc ‘cho phép lùi lại’ và ‘cho phép nhảy cóc’ của từng giai đoạn. Tắt thì hồ sơ chuyển tự do giữa mọi giai đoạn. |
| Ghi nhật ký khi chuyển giai đoạn | business.activity_log_required_on_stage_change | Tắt | Phải ghi một hoạt động trên deal trong 24 giờ gần nhất trước khi đổi giai đoạn (kể cả thắng/thua). |
| Cảnh báo deal đình trệ (ngày) | business.stale_deal_alert_days | 14 | Số ngày không chuyển động để deal coach gắn cờ deal đứng yên và cảnh báo hằng ngày báo người phụ trách. Trống = 14; giá trị giới hạn 1–365. |
| Chấm điểm lead | business.lead_scoring_enabled | Tắt | Cho phép tạo mô hình chấm điểm lead và để trợ lý chấm điểm lead chạy. Tắt: không tạo được mô hình mới, trợ lý bỏ qua. |
| Tự động phân bổ lead | business.lead_auto_assign_enabled | Tắt | Tự động phân bổ lead mới cho người phụ trách theo quy tắc |
| Tạo hợp đồng giao dịch vụ khi Deal thắng | business.deal_won_creates_service_contract | Tắt | Khi deal thắng có dòng dịch vụ, tạo hợp đồng Service Management và dự án. Deal chỉ hàng hoá không tạo, kể cả khi bật cờ này. |
3. Người phụ trách CRM
Bắt buộc
Chọn người làm chủ CRM (pipeline, giai đoạn, duyệt deal, cài đặt), trưởng phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, quản lý tài khoản và marketing. Khoảng duyệt deal chọn vai trò duyệt từ đây. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân viên kinh doanh, quản lý tài khoản, marketing và người làm chủ CRM — mỗi người phải được mời làm người dùng trước.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai làm chủ CRM, ai là nhân viên kinh doanh và quản lý tài khoản, ai duyệt deal lớn?
- Nhân viên kinh doanh chỉ thấy lead và deal của mình, của đội, hay tất cả?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng CRM | crm_manager | Làm chủ CRM: pipeline, giai đoạn, duyệt deal và cài đặt CRM |
| Trưởng phòng Kinh doanh | sales_manager | Dẫn dắt đội kinh doanh và các deal của đội |
| Nhân viên Kinh doanh | sales | Nhân viên kinh doanh: làm lead và deal — dữ liệu của mình |
| Quản lý Tài khoản Khách hàng | account_manager | Chăm sóc các tổ chức khách hàng hiện có |
| Marketing | marketing | Chạy chiến dịch và bàn giao lead cho kinh doanh |
4. Danh mục CRM
Tuỳ chọn
Danh sách chọn trên form CRM: nguồn lead, phân khúc khách hàng, ngành, loại hoạt động, vai trò liên hệ, lý do thắng/thua và rời bỏ.
Chuẩn bị trước
- Các nguồn lead, phân khúc khách hàng, ngành, loại hoạt động và lý do thắng/thua doanh nghiệp thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Lead đến từ đâu (website, giới thiệu, sự kiện…)? Bạn phân khúc khách hàng thế nào?
- Lý do thường gặp khiến deal thắng hoặc thua, và khách hàng rời bỏ là gì?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Vai trò liên hệ trong tổ chức (
account_contact_roles) - Hạng khách hàng (
account_tiers) - Loại hoạt động (
activity_types) - Kết quả cuộc gọi (
call_outcomes) - Phân loại thách thức deal (
challenge_categories) - Lý do rời bỏ (
churn_reasons) - Loại liên hệ (
contact_types) - Phân khúc khách hàng (
customer_segments) - Lý do mất deal (
deal_lost_reasons) - Lý do thắng deal (
deal_won_reasons) - Ngành nghề (
industry_types) - Nguồn lead (
lead_sources) - Loại đề xuất (
proposal_types) - Loại quan hệ (
relationship_types) - Danh xưng (
salutations)
5. Giai đoạn pipeline
Tuỳ chọn
Các giai đoạn của lead và deal, thứ tự, xác suất thắng và tiêu chí để vào từng giai đoạn. Sửa ở Cài đặt CRM → Dữ liệu gốc → Giai đoạn.
Chuẩn bị trước
- Danh sách giai đoạn lead và deal theo thứ tự, xác suất thắng của từng giai đoạn và điều kiện phải có trước khi vào.
Câu hỏi nên trả lời
- Một deal đi qua những giai đoạn nào từ lần tiếp xúc đầu đến thắng/thua, và cần gì để vào từng giai đoạn?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Giai đoạn lead | Giữ giai đoạn “qualified” nếu bắt buộc lead đủ điều kiện. | /crm/settings |
| 2 | Giai đoạn deal | Thứ tự, xác suất và tiêu chí vào (dùng khi bật tiêu chí chuyển giai đoạn). | /crm/settings |
6. Mã số
Tuỳ chọn
Định dạng mã của deal, tổ chức khách hàng và liên hệ. Mỗi loại một dãy riêng: mẫu mã, kỳ đặt lại, số chữ số và có cho gõ mã tay không. Nên chốt trước khi nhập dữ liệu.
Chuẩn bị trước
- Định dạng mã doanh nghiệp muốn dùng cho deal, tổ chức khách hàng và liên hệ (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Bạn có muốn định dạng mã riêng cho deal, tổ chức khách hàng và liên hệ, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
dealaccountcontact
7. Duyệt deal
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Người phụ trách CRM
Deal lớn có thể chờ duyệt theo khoảng giá trị. Không có khoảng nào thì deal không bao giờ bị giữ lại. Mỗi khoảng phải có người duyệt được.
Chuẩn bị trước
- Luật duyệt deal đã thống nhất với ban lãnh đạo: giá trị deal từ bao nhiêu thì phải duyệt và vai trò nào duyệt từng khoảng.
Câu hỏi nên trả lời
- Deal lớn có cần duyệt không? Từ giá trị nào, và ai duyệt từng khoảng?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã quyết khoảng duyệt | Nếu deal lớn cần duyệt, thêm khoảng giá trị (tối thiểu, tối đa, vai trò duyệt, số lượt duyệt). Không có khoảng = không duyệt deal. | /crm/settings |
| 2 | Mọi khoảng đều có người duyệt | Mỗi khoảng có ít nhất một người dùng đang hoạt động thuộc vai trò của nó (hoặc giữ quyền duyệt khi khoảng không chọn vai trò). | /crm/settings |
8. Nhập khách hàng & pipeline
Tuỳ chọn
Nhập tổ chức khách hàng, liên hệ, lead và deal đang mở bằng các hộp nhập có sẵn.
Chuẩn bị trước
- Nhập theo thứ tự: tổ chức khách hàng → liên hệ → lead → deal đang mở. Liên hệ nối với tổ chức và deal nối với liên hệ theo mã.
- Điền cột mã hệ thống cũ để nhập lại cùng tệp sẽ cập nhật thay vì nhân đôi.
Câu hỏi nên trả lời
- Hiện khách hàng, liên hệ và pipeline lưu ở đâu, mỗi loại bao nhiêu dòng?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Tổ chức khách hàng | CRM → Tổ chức → Nhập. | /crm/accounts (Nhập + mẫu) |
| 2 | Liên hệ | CRM → Liên hệ → Nhập. | /crm/contacts (Nhập + mẫu) |
| 3 | Lead đang mở | CRM → Lead → Nhập; giai đoạn khớp với giai đoạn lead đã cấu hình. | /crm/leads |
| 4 | Deal đang mở | CRM → Deal → Nhập kèm giá trị, giai đoạn, người phụ trách và ngày đóng dự kiến. Deal đã thắng được nhập không kích hoạt tự động hoá khi thắng. | /crm/deals |
9. Kiểm tra trước go-live
Tuỳ chọn
Chạy một lead tới deal thắng cùng người dùng chính trước khi go-live.
Chuẩn bị trước
- Dùng một khách tiềm năng thật; thống nhất với người dùng chính ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Lead thành deal | Tạo lead, chuyển qua các giai đoạn rồi chuyển đổi: deal (và liên hệ) được tạo. | /crm/leads |
| 2 | Luật giai đoạn | Chuyển deal qua các giai đoạn: tiêu chí và luật ghi hoạt động chặn hoặc cảnh báo đúng cấu hình. | /crm/deals |
| 3 | Duyệt deal | Nếu có khoảng duyệt: deal vượt ngưỡng chờ duyệt và người duyệt thấy nó. | /crm/deals |
| 4 | Deal thắng | Đánh dấu thắng (kèm lý do nếu bắt buộc) và tạo báo giá từ deal. | /crm/deals |
| 5 | Quyền nhân viên kinh doanh | Đăng nhập bằng nhân viên kinh doanh: chỉ thấy lead và deal của mình, không tự duyệt deal của mình. | /crm/deals |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.