Hướng dẫn setup Chấm công & giờ công
Trang này đi qua 7 bước thiết lập Chấm công & giờ công, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Chấm công & giờ công: múi giờ công ty, nhân viên, lịch làm việc và đơn giá giờ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận múi giờ công ty | ”Hôm nay”, đi muộn và giới hạn ghi lùi ngày đều tính theo múi giờ này. | /settings/company |
| 2 | Có nhân viên đang làm việc | Chấm công và bảng công thuộc về một nhân viên; nhân viên cần gắn tài khoản đăng nhập. | /hr/employees |
| 3 | Đã ghi ra giờ làm việc | Lịch chuẩn, quy tắc thứ Bảy, các ca và giờ bắt đầu/kết thúc. | — |
| 4 | Đã thống nhất đơn giá giờ | Chỉ khi giờ công được tính tiền hoặc tính giá vốn: đơn giá theo vai trò/cấp bậc. | — |
2. Quy tắc chấm công & giờ công
Bắt buộc
Cách nhân viên chấm công, ai duyệt ngày công và tăng ca, quy tắc ghi giờ và bảng công tuần, và (tuỳ chọn) xếp ca. Công tắc giờ công dự án (tính tiền giờ, đơn giá) nằm ở Cài đặt Dự án.
Chuẩn bị trước
- Quy định chấm công bằng văn bản: chấm bằng gì (mobile, web, máy chấm công), quản lý có duyệt từng ngày không, tăng ca được duyệt và trả thế nào.
- Thời gian được giữ ảnh chụp và vị trí GPS (đã thống nhất với HR / bảo vệ dữ liệu cá nhân).
Câu hỏi nên trả lời
- Nhân viên đang chấm công vào/ra bằng gì: app mobile, web, máy vân tay? Có bắt buộc chụp ảnh không?
- Quản lý có phải duyệt từng ngày công trước khi tính lương không?
- Tăng ca được duyệt, làm tròn và bù thế nào (trả tiền hay nghỉ bù)?
- Nhân viên có ghi giờ theo dự án/công việc không, được ghi lùi bao nhiêu ngày, và bảng công tuần có phải duyệt trước khi tính tiền không?
- Công ty có xếp ca không (lịch ca, kíp xoay, ca trống, đổi ca, lao động thời vụ/cung ứng)?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Cho phép chấm công trên web | people.web_attendance_clock | Tắt | Tắt (mặc định): chấm công vào/ra trên web bị từ chối, nhân viên dùng app mobile hoặc máy chấm công. Bật khi công ty cần chấm công trên trình duyệt. |
| Bắt buộc ảnh khi check-in (mobile) | people.attendance_check_in_photo_required | Tắt | Check-in trên app mobile không kèm ảnh chụp sẽ bị từ chối. Thời gian giữ ảnh theo “Số ngày giữ ảnh chấm công”. |
| Bắt buộc ảnh khi check-out (mobile) | people.attendance_check_out_photo_required | Tắt | Check-out trên app mobile không kèm ảnh chụp sẽ bị từ chối. Độc lập với ảnh check-in. |
| Cách suy ngày công từ punch | people.attendance_day_derivation | Vào sớm nhất, ra muộn nhất | Cách tính giờ công từ các lần chấm: “Vào sớm nhất, ra muộn nhất” lấy lần vào đầu tiên tới lần ra cuối cùng; “Theo cặp vào→ra” cộng từng cặp (dùng cho ca gãy). Ngày đã duyệt hoặc đã vào lương không bị tính lại. |
| Cửa sổ gộp punch trùng (phút) | people.attendance_dedup_window_minutes | 5 | Hai lần chấm cùng chiều trong cửa sổ này — từ bất kỳ nguồn nào (máy, mobile, web…) — tính là một. Giữ lần sớm nhất; lần kia hiển thị là trùng. 0 = tắt chống trùng. |
| Thời hạn lưu ảnh chấm công (ngày) | people.attendance_photo_retention_days | 90 | Ảnh selfie cũ hơn số ngày này bị xoá hằng đêm (NĐ 13 — lưu tối thiểu). Mặc định 90. 0 = giữ vô thời hạn. Giờ vào/ra và cờ trong geofence được giữ. |
| Thời hạn lưu vị trí GPS chấm công (ngày) | people.attendance_geo_retention_days | 0 | Toạ độ GPS của lượt chấm cũ hơn số ngày này bị xoá hằng đêm. 0 (mặc định) = giữ vô thời hạn. Giờ vào/ra và cờ trong geofence được giữ. |
| Duyệt ngày công | people.attendance_review_required | Tắt | Ngày công có punch phải được quản lý duyệt trước khi tính lương. Bật tab “Duyệt ngày công”, dòng thời gian punch cho phép chọn nguồn, và cổng payroll “ngày công chưa duyệt”. Tắt: ngày công tự tính và không chờ duyệt. |
| Duyệt ngày công chốt luôn tăng ca | people.attendance_review_finalizes_overtime | Tắt | Khi duyệt ngày công, hệ thống ghi MỘT bản ghi tăng ca đã duyệt (nguồn: duyệt ngày công) cho số phút OT được duyệt và thay thế các đơn OT đang chờ cùng ngày. Đơn đã duyệt trước đó được giữ; bản chốt chỉ ghi phần chênh. Tắt: OT chỉ trả theo đơn xin tăng ca. |
| Làm tròn OT theo giờ chấm (phút) | people.attendance_ot_rounding_minutes | 15 | OT sau giờ kết thúc ca được làm tròn XUỐNG theo đơn vị này (vd 15 → 2h50 thành 2h45). 0 = không làm tròn. |
| Đối chiếu với Nhật ký công việc | people.attendance_daily_log_reconcile | Tắt | So sánh OT theo giờ chấm công (sau giờ kết thúc ca) với OT nhân viên ghi ở Công việc → Nhật ký ngày. Lệch quá ngưỡng thì ngày công chuyển “cần duyệt” và báo cho quản lý. |
| Ngưỡng lệch OT (phút) | people.attendance_variance_threshold_minutes | 30 | Nếu |OT chấm công − OT ghi nhật ký| vượt ngưỡng này, ngày công được đánh dấu cần duyệt. Chỉ dùng khi bật đối chiếu nhật ký ngày. |
| Duyệt giờ có OT tự tạo đề nghị OT | people.overtime_request_from_approved_logs | Bật | Khi duyệt dòng giờ có OT, hệ thống tạo (hoặc cập nhật) đề nghị OT chờ HR duyệt, gắn với dòng giờ đó. HR vẫn phải duyệt trước khi bảng lương trả. |
| Giới hạn giờ làm (Bộ luật Lao động) | people.attendance_labor_limits | Tắt | Kiểm tra giờ làm THỰC TẾ theo bộ quy tắc lao động (trần giờ ngày/tuần/tháng, tăng ca ngày/tháng/năm, nghỉ tối thiểu) khi duyệt ngày công, duyệt OT và lưu nhật ký ngày. Chế độ (cảnh báo / chặn) đặt ở mục Quy tắc lao động bên dưới. |
| Nghỉ bù | people.compensatory_time_off | Tắt | Người duyệt có thể đổi làm thêm giờ đã duyệt thành nghỉ bù thay vì trả tiền. Mỗi lần đổi thành một lô có hạn; nhân viên đăng ký bằng loại phép Nghỉ bù. Giờ đã đổi không trả trong bảng lương. |
| Hạn dùng nghỉ bù (ngày) | people.toil_expiry_days | 90 | Số ngày kể từ ngày làm thêm tới khi lô nghỉ bù hết hạn. Nhân viên được báo trước 7 ngày. Để trống hoặc 0 = 90 ngày. |
| Quy đổi làm thêm → nghỉ bù | people.toil_conversion | 1 giờ làm thêm = 1 giờ nghỉ | Cách đổi làm thêm thành ngày nghỉ bù: giờ OT ÷ giờ công chuẩn/ngày, có thể nhân hệ số OT. |
| Khoá giờ công sau khi duyệt bảng công | people.timesheet_lock_after_approval | Bật | Khi bảng công tuần của một người đã duyệt, không thêm/sửa được dòng giờ trong tuần đó. |
| Phải duyệt bảng công trước khi tính tiền | people.timesheet_approval_required_for_billing | Bật | Chỉ dòng giờ thuộc bảng công tuần đã duyệt mới được đánh dấu đã tính tiền. |
| Duyệt bảng công duyệt luôn dòng giờ dự án | people.timesheet_approval_cascades_to_entries | Tắt | Duyệt bảng công tuần sẽ duyệt luôn các dòng giờ dự án chưa duyệt của tuần đó. Từ chối bảng công không gỡ duyệt các dòng này. Để tắt nếu quản lý dự án duyệt từng dòng. |
| Chặn ghi giờ cho ngày tương lai | people.block_future_dated_time_entries | Tắt | Từ chối dòng giờ có ngày sau hôm nay (theo múi giờ công ty). |
| Cửa sổ ghi lùi ngày cho giờ công (ngày) | people.time_entry_backdate_days | (trống) | Nhân viên được ghi giờ công lùi tối đa bao nhiêu ngày (0 = chỉ hôm nay). Bỏ trống = không giới hạn. Người có quyền duyệt bảng chấm công không bị giới hạn. Ngày tương lai do công tắc riêng quyết định. |
| Lao động thời vụ & casual | people.wfm_employment_types | Tắt | Cho phép loại lao động thời vụ / casual và cơ sở trả lương (tháng, ngày, giờ, theo ca) trên hợp đồng. |
| Cơ sở làm việc | people.wfm_sites | Tắt | Theo dõi cơ sở (outlet, chi nhánh, khách sạn) trên nhân viên và ca; một nhân viên có thể làm ở nhiều cơ sở. |
| Kíp & mẫu xoay ca | people.wfm_shift_patterns | Tắt | Gom nhân viên thành kíp và sinh lịch ca từ mẫu xoay (vd 4 làm/2 nghỉ, xoay 3 ca). |
| Nhu cầu & độ phủ nhân lực | people.wfm_demand_coverage | Tắt | Nhập số người cần theo cơ sở, bộ phận, ngày và ca; hiển thị chỗ thiếu người trên lịch ca. |
| Công bố lịch ca | people.wfm_roster_publish | Tắt | Lịch ca đi qua nháp → công bố → khoá; lịch đã công bố thông báo cho nhân viên và chỉ đổi qua quy trình. |
| Quy tắc lao động | people.wfm_labor_rules | Tắt | Kiểm nghỉ tối thiểu giữa hai ca, trần giờ ngày/tuần, trần làm thêm và kỹ năng bắt buộc khi xếp ca. |
| Yêu cầu đổi ca | people.wfm_shift_swap | Tắt | Nhân viên xin đổi ca với đồng nghiệp; quản lý duyệt qua hộp thư phê duyệt. |
| Ca trống | people.wfm_open_shifts | Tắt | Đăng ca chưa có người để nhân viên đủ điều kiện nhận từ ứng dụng di động. |
| Nguồn lao động & gọi thêm | people.wfm_labor_pool | Tắt | Giữ danh sách lao động casual / nhân viên cũ kèm kỹ năng và lịch rảnh, gọi khi cao điểm và tái tuyển nhanh. |
| Phụ cấp theo ca thực | people.wfm_shift_premiums | Tắt | Suy phụ cấp ca đêm, ca gãy và theo suất ca từ ca thực làm thay vì nhập tay. |
| Quỹ phí phục vụ & tip | people.wfm_income_pools | Tắt | Gom quỹ phí phục vụ / tip theo kỳ và chia vào lương theo điểm và giờ làm thực tế. |
| Thanh toán lao động thuê ngoài | people.wfm_agency_billing | Tắt | Ghi giờ đã xác nhận của lao động từ nhà cung ứng và lập hoá đơn nhà cung cấp thay vì tính lương. |
| Tự đánh vắng không phép | people.wfm_auto_no_show | Tắt | Mỗi 15 phút, ca đã lập/đã xác nhận mà quá giờ bắt đầu + thời gian ân hạn vẫn chưa check-in sẽ được đánh dấu vắng và quản lý trực tiếp nhận thông báo. Bỏ qua tuần đã khoá và kỳ lương đã khoá. |
| Ân hạn no-show (phút) | people.wfm_no_show_grace_minutes | 60 | Số phút sau giờ bắt đầu ca trước khi thiếu check-in bị tính là vắng. 0 = đánh vắng ngay khi quá giờ bắt đầu ca. |
3. Người phụ trách chấm công
Bắt buộc
Chọn ai quản lý thiết lập chấm công, ai xử lý điều chỉnh chấm công, ai duyệt bảng công và tăng ca của nhóm.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân sự HR, nhân viên lương và quản lý trực tiếp duyệt bảng công/tăng ca — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách thiết lập chấm công và bảng công?
- Ai duyệt bảng công, điều chỉnh chấm công và tăng ca cho từng nhóm?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Nhân sự | hr_manager | Quản lý thiết lập chấm công, ngày công và tăng ca |
| Chuyên viên Nhân sự | hr_specialist | Xử lý đơn điều chỉnh chấm công |
| Nhân viên Bảng lương | payroll_officer | Đọc ngày công đã duyệt để tính lương |
| Trưởng nhóm | team_lead | Duyệt bảng công và tăng ca của nhóm |
| Quản lý Dự án | project_manager | Duyệt giờ công trên dự án của mình |
| Giám đốc Nhân sự | chro | Giám sát toàn bộ nhân sự |
4. Danh mục chấm công
Tuỳ chọn
Các danh sách lựa chọn trên form: lý do tăng ca và loại giờ công không thuộc dự án.
Chuẩn bị trước
- Lý do tăng ca và loại giờ công doanh nghiệp thật sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Những lý do nào được chấp nhận cho tăng ca (kịp hạn, làm thay người vắng, sự kiện…)?
- Giờ không thuộc dự án được phân loại thế nào (hành chính, đào tạo, họp…)?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do tăng ca (
overtime_reasons) - Danh mục giờ công (
time_entry_categories)
5. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc chấm công & giờ công, Người phụ trách chấm công
Bảng công tuần và điều chỉnh chấm công luôn cần người duyệt; đổi ca cần khi bật đổi ca. Mỗi loại cần một quy trình đang chạy hoặc ít nhất một người được duyệt trực tiếp.
Câu hỏi nên trả lời
- Một quản lý trực tiếp duyệt bảng công tuần, hay phải qua nhiều cấp?
- Ai duyệt điều chỉnh chấm công (quên chấm, sai giờ)?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
timesheetattendance_adjustmentshift_swap
6. Lịch làm việc & đơn giá
Tuỳ chọn
Lịch làm việc mặc định, ca làm và bảng đơn giá giờ — mở thẳng màn hình có sẵn.
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty có bao nhiêu lịch làm việc hoặc ca khác nhau, và ai làm theo từng lịch?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Lịch làm việc | Đặt lịch mặc định (ngày làm, giờ, nghỉ trưa) và gán lịch khác cho người cần. | /time-tracking/schedules |
| 2 | Ca làm | Chỉ khi làm theo ca: tạo ca (mã, giờ bắt đầu/kết thúc, nghỉ, ca đêm). | /time-tracking/settings |
| 3 | Bảng đơn giá giờ | Chỉ khi giờ công được tính tiền. Đơn giá bán/giá vốn theo dự án đặt ở app Dự án. | /time-tracking/settings |
7. Kiểm tra trước khi chạy thật
Tuỳ chọn
Chạy trọn một ngày chấm công + một tuần ghi giờ cùng người dùng chính trước khi chạy thật.
Chuẩn bị trước
- Chọn một nhân viên và quản lý trực tiếp của họ để chạy thử; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Chấm công vào/ra | Với vai nhân viên: chấm vào và ra (mobile, hoặc web nếu cho phép); ngày công hiện đúng số giờ. | /time-tracking/attendance |
| 2 | Ghi giờ & gửi bảng công | Ghi vài giờ vào dự án hoặc công việc và gửi bảng công tuần. | /time-tracking/my-day |
| 3 | Duyệt | Với vai quản lý: duyệt bảng công (và ngày công / tăng ca nếu bật) ở hộp duyệt. | /time-tracking/approve |
| 4 | Điều chỉnh chấm công | Gửi đơn điều chỉnh cho một lần quên chấm và được duyệt. | /time-tracking/attendance |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.