Hướng dẫn setup Quản lý chất lượng
Trang này đi qua 9 bước thiết lập Quản lý chất lượng, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Chất lượng: múi giờ công ty, các phiếu kiểm tra đang dùng và danh sách sự không phù hợp còn mở.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận múi giờ | Thiết lập công ty: ngày kiểm định, hạn NCR và danh sách quá hạn dùng múi giờ công ty. | /settings/company |
| 2 | Đã gom phiếu kiểm tra | Theo sản phẩm hoặc công đoạn: từng tiêu chí và kiểu kiểm (đạt/không đạt, số có min/max, văn bản). | — |
| 3 | Có danh sách NCR đang mở | Sự không phù hợp còn mở tại ngày chuyển đổi: mức độ, người phụ trách, hạn xử lý. | — |
2. Kiểm soát chất lượng
Bắt buộc
Chọn cách vận hành kiểm soát chất lượng: duyệt kết quả kiểm định, tạm giữ và tạo NCR khi không đạt, quy tắc xử lý NCR, kiểm định hàng nhập kho.
Chuẩn bị trước
- Mô tả ngắn cách kiểm soát chất lượng hiện nay: kiểm hàng nào (đầu vào, trong quá trình, thành phẩm), ai ký duyệt, sự không phù hợp được xử lý và đóng thế nào.
Câu hỏi nên trả lời
- Phiếu kiểm định đạt có cần trưởng QA ký duyệt mới tính là xong không? Lô không đạt thì sao: có tạm giữ và luôn mở NCR không?
- Khi xử lý NCR, có bắt buộc ghi nguyên nhân gốc và hành động khắc phục, giao việc phải có hạn, đóng phải có ghi chú xác minh không?
- Hàng nhập từ nhà cung cấp có được kiểm định khi nhận không, và hàng nhận về có phải bị khoá tới khi có kết quả không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Yêu cầu Duyệt Kiểm định | quality.require_inspection_approval | Bật | Kết quả kiểm định đạt nằm ở Chờ duyệt tới khi người có quyền quality:approve (hoặc quy trình duyệt) duyệt; kết quả không đạt hoàn tất ngay. |
| Tự động Tạm giữ khi Thất bại | quality.enable_hold_on_inspection_fail | Tắt | Đánh dấu phiếu kiểm không đạt là Tạm giữ tới khi được nhả. Chỉ đánh dấu trên phiếu kiểm — không chặn tồn kho hay chứng từ. |
| Tự động Tạo NCR khi Thất bại | quality.auto_create_ncr_on_fail | Tắt | Tự động tạo Báo cáo Không phù hợp mức Nhẹ khi kiểm định không đạt (phiếu kiểm công đoạn SX do Sản xuất tạo NCR). |
| Yêu cầu Nguyên nhân Gốc rễ | quality.require_root_cause_on_ncr | Bật | Chặn chuyển NCR sang Đang xem xét khi chưa có nguyên nhân gốc. |
| Yêu cầu Hành động Khắc phục | quality.require_corrective_action_on_ncr | Bật | Chặn giải quyết NCR khi chưa ghi lại kế hoạch hành động khắc phục. |
| Bắt buộc Ngày đến hạn khi Giao NCR | quality.ncr_due_date_required | Tắt | Yêu cầu ngày đến hạn khi giao NCR cho người chịu trách nhiệm. |
| Bắt buộc Ghi chú Xác minh khi Đóng | quality.ncr_verification_notes_required | Tắt | Bắt buộc ghi chú khi xác minh NCR đã giải quyết — xác minh là bước trước khi đóng. |
| Tự động kiểm tra khi nhập kho | quality.auto_inspect_on_grn | Tắt | Tự động tạo phiếu kiểm tra chất lượng khi xác nhận nhập kho |
| Giữ hàng nhập kho chờ kiểm định | quality.hold_stock_until_inspection | Tắt | Số lượng nhận về bị giữ (không bán/xuất được) tới khi phiếu kiểm định nhập kho có kết quả; phần bị loại tiếp tục giữ tới khi trả nhà cung cấp |
3. Người phụ trách chất lượng
Bắt buộc
Chọn ai vận hành chất lượng: trưởng QA và nhân viên kiểm định. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách trưởng QA và nhân viên kiểm định — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách chất lượng (duyệt kiểm định, xác minh NCR), ai thực hiện kiểm định?
- Người ghi kết quả kiểm định có được tự duyệt phiếu đó không?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản lý Chất lượng | quality_manager | Quản lý chất lượng: quản trị cài đặt và mẫu kiểm định, duyệt kiểm định, xác minh NCR |
| Kiểm soát viên Chất lượng | quality_inspector | Nhân viên kiểm định: ghi kiểm định và NCR, không duyệt |
4. Danh mục chất lượng
Tuỳ chọn
Các danh mục chọn dùng trong Chất lượng: loại kiểm định, phân loại lỗi, loại NCR, nhóm nguyên nhân gốc và loại hành động khắc phục. Mở một danh mục để nạp giá trị chuẩn, đổi tên, ẩn hoặc thêm giá trị.
Chuẩn bị trước
- Các loại kiểm định, phân loại lỗi, loại NCR, nhóm nguyên nhân gốc và loại hành động khắc phục doanh nghiệp thực dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Doanh nghiệp làm những loại kiểm định nào, và phân loại lỗi thế nào?
- Phân loại sự không phù hợp, nguyên nhân gốc và hành động khắc phục thế nào?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Loại hành động khắc phục (
corrective_action_types) - Phân loại lỗi (
defect_categories) - Loại kiểm tra (
inspection_types) - Loại không phù hợp (
non_conformance_types) - Phân loại nguyên nhân gốc (
root_cause_categories)
5. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của phiếu kiểm định và NCR: mẫu, số chữ số và có cho người dùng tự gõ số không. Đặt trước phiếu kiểm định đầu tiên.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số mong muốn cho phiếu kiểm định và NCR (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Phiếu kiểm định và NCR có theo một định dạng số cố định, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
qc_inspectionncr
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Kiểm soát chất lượng, Người phụ trách chất lượng
Ai duyệt phiếu kiểm định đạt (khi bật duyệt kiểm định) và, tuỳ chọn, NCR mới. Khi không có quy trình đang chạy, người có quyền duyệt Chất lượng duyệt trực tiếp phiếu kiểm định; NCR chỉ duyệt qua quy trình.
Câu hỏi nên trả lời
- Một trưởng QA duyệt trực tiếp phiếu đạt, hay duyệt qua nhiều cấp (ví dụ theo số lỗi)?
- NCR mới có phải được duyệt trước khi bắt đầu xử lý không?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
qc_inspectionquality_ncr
7. Mẫu kiểm định
Tuỳ chọn
Tạo các mẫu kiểm định để phiếu kiểm định chép tiêu chí từ đó. Số đếm lấy từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Tạo mẫu kiểm định trước — phiếu tạo từ mẫu sẽ chép tiêu chí của mẫu.
Câu hỏi nên trả lời
- Phiếu kiểm tra hiện được lưu ở đâu, có bao nhiêu mẫu?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Mẫu kiểm định | Chất lượng → Mẫu: tiêu chí và loại tham chiếu (nhập kho, lệnh sản xuất, chung). | /quality/templates |
8. NCR đang mở
Tuỳ chọn
Nhập các sự không phù hợp còn mở tại ngày chuyển đổi; NCR đã đóng giữ ở hệ cũ.
Chuẩn bị trước
- Chốt ngày chuyển đổi: NCR còn mở ngày đó được nhập vào XBuddy; NCR đã đóng giữ ở hệ cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | NCR đang mở | Chất lượng → NCR → Tạo mới, kèm mức độ, người phụ trách và hạn xử lý. | /quality/ncr |
9. Chạy thử
Tuỳ chọn
Chạy trọn một phiếu kiểm định và một NCR trước khi đưa vào dùng.
Chuẩn bị trước
- Dùng một mẫu thật và một lô thử; thống nhất với trưởng QA người kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Ghi một phiếu kiểm định đạt | Số phiếu theo đúng định dạng và, nếu bật duyệt, phiếu chờ duyệt. | /quality/inspections |
| 2 | Duyệt phiếu | Trưởng QA duyệt trực tiếp, hoặc qua hộp duyệt nếu có quy trình đang chạy. | /quality/inspections |
| 3 | Ghi một phiếu không đạt | Phiếu bị tạm giữ và NCR được mở nếu bật các công tắc đó. | /quality/inspections |
| 4 | Đóng một NCR | Đang xem xét → đã giải quyết → đã xác minh, kiểm các quy tắc nguyên nhân gốc, khắc phục và ghi chú. | /quality/ncr |
| 5 | Nhập hàng | Chỉ khi bật kiểm định nhập kho: xác nhận phiếu nhập kho tạo phiếu kiểm định (và giữ hàng tới khi có kết quả). | /inventory/grn |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.