Hướng dẫn setup Công việc
Trang này đi qua 6 bước thiết lập Công việc, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần có trước khi cài đặt Công việc: các quy tắc công việc chung ở Cài đặt, lịch làm việc và danh sách việc đang mở.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã quyết quy tắc công việc chung | Cài đặt → Cấu hình khác: việc con, phụ thuộc, ghi giờ, bắt buộc người làm/hạn, bình luận khi đổi trạng thái. | /settings/others-configuration |
| 2 | Đã xác nhận lịch làm việc | Cài đặt Nhân sự: lịch làm việc và ngày nghỉ — năng lực, hạn và dời lịch theo phụ thuộc tính theo ngày làm việc. | /hr/settings |
| 3 | Đã có danh sách việc đang mở | Tiêu đề, dự án, người làm, hạn, trạng thái và độ ưu tiên của các việc còn mở. | — |
2. Quy tắc công việc
Bắt buộc
Chọn cách giao, duyệt và liên kết công việc: hiện tải khi giao, giờ ước tính khi làm chung, cổng duyệt kết quả và điểm, quy tắc việc con và phụ thuộc, điểm ưu tiên.
Chuẩn bị trước
- Mô tả ngắn cách giao và đóng việc hiện nay: ai giao, có nhiều người cùng làm một việc không, có ai kiểm kết quả trước khi tính là xong không.
- Quyết định có dùng việc con và phụ thuộc công việc không — chúng được bật ở Cài đặt → Cấu hình khác, sau đó quy tắc ở đây mới có tác dụng.
Câu hỏi nên trả lời
- Khi giao việc, có cần thấy tải công việc của người được giao và được cảnh báo trước khi giao quá sức không? Có hay nhiều người cùng làm một việc không?
- Việc xong có phải được duyệt và chấm điểm trước khi tính là hoàn thành không? Người làm có được tự duyệt không, và có chỉ người duyệt được chỉ định mới quyết không?
- Điểm duyệt công việc có tính vào hiệu suất nhân viên (và do đó vào lương) không?
- Có chia việc thành việc con không? Việc con có phải nằm trong khoảng ngày của việc cha không, và tiến độ việc cha hiển thị thế nào?
- Các việc có phụ thuộc nhau không (việc này chỉ bắt đầu khi việc kia xong)? Việc phía sau có tự dời khi trễ hạn không, kể cả khác dự án?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Hiện tải công việc khi giao người | tasks.assignee_capacity_check | Hiện thông tin | Hiện: ô chọn người hiện giờ đã giao / năng lực trong khoảng ngày của việc. Cảnh báo: hỏi lại khi người đó vượt năng lực. Tắt: không hiện. |
| Giờ ước tính khi có nhiều người (Co-work) | tasks.co_worker_estimate_mode | Theo từng người | Theo từng người: nhập giờ cho mỗi người; ai chưa nhập chia đều phần còn lại. Chia đều: giờ ước tính của việc chia đều cho mọi người. |
| Quản lý công việc nâng cao | tasks.advanced_management | Tắt | Công việc hoàn thành phải được gửi phê duyệt: người thực hiện gửi, người đánh giá chấm điểm theo các tiêu chí đã cấu hình rồi phê duyệt hoặc yêu cầu sửa lại trước khi công việc được đánh dấu hoàn thành. |
| Cho phép tự đánh giá công việc của mình | tasks.review_self_approval_allowed | Tắt | Khi tắt, người được giao công việc không thể tự phê duyệt phần việc mình đã gửi (tách bạch trách nhiệm). |
| Chỉ người duyệt được chỉ định mới được duyệt | tasks.review_restricted_to_reviewer | Tắt | Khi tắt, bất kỳ ai có quyền tasks:approve đều quyết định được công việc đã gửi duyệt, dù công việc đã ghi rõ người duyệt. |
| Đưa điểm duyệt vào Hiệu suất | tasks.review_feeds_performance | Tắt | Điểm của các lần duyệt đã phê duyệt trở thành KPI task_review_score của nhân viên. KPI này điền sẵn cho Đánh giá mức độ hoàn thành, vốn ảnh hưởng tới lương — tắt nếu chỉ muốn dùng cơ chế duyệt để kiểm soát quy trình. |
| Việc con tự lấy thông tin từ việc cha | tasks.subtask_inherit_defaults | Bật | Khi tạo việc con mà bỏ trống: lấy dự án, bàn giao, người làm, độ ưu tiên và khoảng ngày của việc cha. Người dùng vẫn sửa được. |
| Ngày việc con nằm ngoài ngày việc cha | tasks.subtask_dates_within_parent | Cảnh báo — vẫn lưu | Cảnh báo: vẫn lưu và báo; Chặn: không cho lưu; Tắt: không kiểm. |
| Tiến độ việc cha | tasks.parent_progress_mode | Nhập tay | Nhập tay: giữ % do người dùng khai. Tổng hợp theo giờ ước tính / theo số việc: hiển thị thêm % tính từ việc con (không ghi đè % đã khai). |
| Tự bắt đầu việc cha khi việc con bắt đầu | tasks.parent_auto_start_with_subtask | Bật | Việc con đầu tiên chuyển sang Đang làm thì việc cha đang Chờ/Cần làm cũng chuyển sang Đang làm. |
| Bắt đầu công việc khi phụ thuộc chưa xong | tasks.dependency_start_policy | Cảnh báo — hỏi xác nhận | Áp dụng lần đầu công việc rời Backlog/Cần làm (sang Đang làm, Chờ duyệt hoặc Xong). Kết thúc→bắt đầu: việc trước phải xong; bắt đầu→bắt đầu: việc trước phải đã bắt đầu. Sub-task kế thừa phụ thuộc của task cha. Tắt: không kiểm; Cảnh báo: hỏi rồi cho phép; Chặn: từ chối. |
| Cho phép phụ thuộc khác dự án | tasks.dependency_cross_project_allowed | Tắt | Bật: công việc được phụ thuộc vào công việc của dự án khác. Tắt: chỉ cùng dự án (công việc không thuộc dự án chỉ nối với công việc không thuộc dự án). |
| Dời lịch công việc phụ thuộc | tasks.auto_reschedule_dependents | Hỏi trước khi dời | Khi đổi ngày hoặc thêm liên kết (cả lúc tạo và sửa hàng loạt) mà công việc phía sau bị sớm hơn luật. Ngày hạn là ngày làm việc cuối, nên kết thúc→bắt đầu nghĩa là ngày hôm sau. Hỏi: đề xuất và chờ xác nhận; Tự động: dời ngay (giữ thời lượng, không dời việc đã xong hoặc chưa có ngày); Tắt: không bao giờ dời — chỉ cảnh báo. |
| Tự tính điểm ưu tiên | tasks.priority_scoring | Tắt | Tính điểm ưu tiên 0–100 cho từng công việc từ Mức ảnh hưởng, Mức cấp thiết và Công sức. Cấp thiết và công sức suy từ hạn hoàn thành và giờ ước tính; ảnh hưởng suy từ ưu tiên dự án, liên kết OKR và số việc đang bị chặn, hoặc nhập tay. Công thức và quy tắc suy cấu hình theo công ty, có xem trước trước khi áp dụng. Cần bật Quản lý công việc nâng cao. |
3. Người phụ trách công việc
Bắt buộc
Chọn người phụ trách Công việc: quản lý vận hành và PMO quản trị cài đặt Công việc; quản lý dự án và trưởng nhóm giao và duyệt việc. Không thể gỡ vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách người quản trị cài đặt Công việc và người giao, duyệt việc (quản lý dự án, trưởng nhóm) — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai chịu trách nhiệm cách công việc vận hành trong công ty (cài đặt, quy tắc duyệt)?
- Ai giao việc và kiểm tra trước khi việc hoàn thành — quản lý dự án, trưởng nhóm?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Vận hành | operations_manager | Quản lý vận hành: quản trị cài đặt Công việc và quy tắc duyệt |
| Quản lý Danh mục Dự án (PMO) | project_portfolio_manager | PMO: cũng quản trị cài đặt Công việc |
| Quản lý Dự án | project_manager | Quản lý dự án: giao và duyệt việc trên dự án |
| Trưởng nhóm | team_lead | Trưởng nhóm: giao và duyệt việc của nhóm |
4. Loại công việc & tiêu chí
Tuỳ chọn
Rà loại công việc và, nếu bật duyệt, tiêu chí chấm điểm. Mỗi nút mở trình sửa có sẵn; số liệu lấy từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Các loại công việc doanh nghiệp thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh) và, nếu bật duyệt, tiêu chí chấm điểm cùng trọng số.
Câu hỏi nên trả lời
- Những loại việc nào được theo dõi thành công việc (phát triển, hỗ trợ, hành chính…), và người duyệt chấm điểm việc xong thế nào?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Loại công việc | Cài đặt Công việc → Dữ liệu gốc. Dùng chung với Dự án nên chỉ IT sửa được. | /tasks/settings |
| 2 | Tiêu chí chấm điểm | Chỉ khi bật duyệt: Cài đặt Công việc → Công tắc tính năng; tổng trọng số đang dùng phải bằng 100%. | /tasks/settings |
| 3 | Trạng thái con (tuỳ chọn) | Cài đặt Công việc → Dữ liệu gốc, ví dụ “chờ khách” dưới Đang làm. | /tasks/settings |
5. Việc đang mở
Tuỳ chọn
Đưa các việc còn mở vào ngày chuyển đổi sang XBuddy; việc đã xong để lại công cụ cũ.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: việc còn mở hôm đó được đưa vào XBuddy; việc đã xong để lại công cụ cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Công việc đang mở | Tạo (hoặc nhập từ danh sách công việc) các việc còn mở, kèm người làm và hạn. | /tasks |
6. Chạy thử
Tuỳ chọn
Chạy thử trọn một việc thật trước khi dùng chính thức và kiểm từng kết quả với người dùng chủ chốt.
Chuẩn bị trước
- Dùng một việc thật có hai người làm và một việc con; thống nhất với người dùng chủ chốt ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Giao một việc | Ô chọn người hiện tải công việc theo cấu hình và người được giao nhận thông báo. | /tasks |
| 2 | Quy tắc việc con và phụ thuộc | Chỉ khi đã bật: việc con ngoài khoảng ngày việc cha và một phụ thuộc bị cảnh báo hoặc chặn đúng cấu hình. | /tasks |
| 3 | Duyệt một việc đã xong | Chỉ khi bật duyệt: gửi, chấm điểm với vai người duyệt rồi phê duyệt — việc sang Hoàn thành; tự duyệt bị từ chối khi tắt. | /tasks |
| 4 | Kiểm đăng nhập nhân viên | Nhân viên thường chỉ thấy việc trong phạm vi được phép và không sửa được cài đặt Công việc. | /tasks |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.