Hướng dẫn setup Phân phối
Trang này đi qua 7 bước thiết lập Phân phối, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần có trước khi thiết lập Phân phối: múi giờ công ty, danh sách nhà phân phối, danh sách điểm bán và kế hoạch tuyến.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận múi giờ | Cài đặt công ty: ngày chạy tuyến, ngày viếng thăm và kỳ rebate theo tháng dùng múi giờ công ty. | /settings/company |
| 2 | Đã có danh sách nhà phân phối | Mã, tên, khu vực, hạng, hạn mức tín dụng và điều khoản thanh toán. | — |
| 3 | Đã có danh sách điểm bán | Mã, tên, địa chỉ, kênh, hạng, toạ độ GPS và nhà phân phối phục vụ. | — |
| 4 | Đã thống nhất kế hoạch tuyến | Nhân viên nào phụ trách điểm bán nào vào những thứ nào trong tuần. | — |
2. Người phụ trách phân phối
Bắt buộc
Chọn người vận hành phân phối: quản lý, nhân viên bán hàng thị trường và tài xế bán trên xe. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách quản lý phân phối, nhân viên thị trường và tài xế — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai quản lý nhà phân phối và duyệt claim, ai đi viếng thăm điểm bán, ai chạy tuyến bán trên xe?
- Người lập claim nhà phân phối có được tự duyệt claim đó không?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản lý Phân phối | distribution_manager | Quản lý phân phối: quản lý nhà phân phối, khu vực, tuyến, tín dụng và claim; duyệt claim nhà phân phối |
| Nhân viên bán hàng tuyến | distribution_salesman | Nhân viên bán hàng thị trường: chạy tuyến, check-in tại điểm bán và đặt hàng |
| Tài xế / Giao hàng | driver | Tài xế: chạy phiên bán hàng trên xe |
3. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của phiếu trả hàng nhà phân phối, claim nhà phân phối và phiên bán hàng trên xe. Đặt trước chứng từ đầu tiên.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số mong muốn cho phiếu trả hàng, claim và phiên bán trên xe (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Phiếu trả hàng, claim và phiên bán trên xe có theo định dạng số cố định không, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
distribution_returndistribution_claimvan_session
4. Duyệt claim
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Người phụ trách phân phối
Claim và rebate nhà phân phối luôn được duyệt trước khi lập giấy báo Có. Khi chưa có quy trình đang chạy, người giữ quyền quản trị Phân phối duyệt trực tiếp.
Câu hỏi nên trả lời
- Một quản lý duyệt trực tiếp claim/rebate nhà phân phối, hay cần duyệt nhiều cấp (ví dụ theo số tiền)?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
distribution_claimdistribution_returndistribution_van_sessiondistribution_commission
5. Khu vực, nhà phân phối, điểm bán và tuyến
Tuỳ chọn
Tạo dữ liệu gốc mà đội thị trường làm việc, theo đúng thứ tự. Số đếm lấy từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Tạo khu vực trước, rồi nhà phân phối, rồi điểm bán, rồi tuyến — bước sau chọn từ bước trước.
Câu hỏi nên trả lời
- Danh sách nhà phân phối và điểm bán hiện lưu ở đâu, có bao nhiêu điểm bán?
- Đã có toạ độ GPS của điểm bán chưa, hay nhân viên sẽ lấy ở lần ghé đầu tiên?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Khu vực | Phân phối → Khu vực. | /distribution/territories |
| 2 | Nhà phân phối | Kèm liên hệ, khu vực, hạn mức tín dụng và gói hoa hồng. | /distribution/distributors |
| 3 | Điểm bán | Kèm liên hệ (cần để đặt hàng) và toạ độ GPS (cần để đo khoảng cách check-in). | /distribution/outlets |
| 4 | Tuyến | Nhân viên, thứ trong tuần và thứ tự điểm bán. | /distribution/beats |
6. Kỷ luật viếng thăm
Bắt buộc
Chọn mức chặt của lượt viếng thăm: bán kính check-in, xử lý khi check-in xa điểm bán, có bắt chụp ảnh và đếm tồn hay không.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất với quản lý phân phối mức chặt của GPS khi check-in, và điểm bán đã có toạ độ chính xác chưa.
Câu hỏi nên trả lời
- Nhân viên được check-in cách điểm bán bao xa, và check-in xa thì chặn hay chỉ đánh dấu?
- Mỗi lượt có bắt chụp ảnh kệ hàng, và có bắt đếm tồn trước khi đặt hàng không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Khoảng cách check-in tối đa (m) | distribution.visit_radius_m | 300 | Nhân viên check-in cách vị trí điểm bán quá số mét này thì lượt viếng thăm bị coi là “xa điểm bán”. Mặc định 300. |
| Check-in xa điểm bán | distribution.visit_far_policy | Cảnh báo — vẫn ghi, gắn cờ | Xử lý khi check-in vượt khoảng cách tối đa, hoặc không có GPS trong khi điểm bán đã có toạ độ. Cảnh báo: vẫn ghi lượt và gắn cờ. Chặn: từ chối check-in. |
| Bắt buộc chụp ảnh khi kết thúc lượt | distribution.visit_photo_required | Tắt | Chỉ kết thúc được lượt viếng thăm khi đã tải lên ít nhất một ảnh tại điểm bán. Tắt = ảnh không bắt buộc. |
| Bắt buộc đếm tồn trước khi đặt hàng | distribution.visit_stock_count_required | Tắt | Nhân viên phải ghi tồn kho trên kệ của điểm bán trước khi đặt hàng và trước khi kết thúc lượt. Số lượng gợi ý đặt dựa trên lần đếm này. Tắt = đếm tồn không bắt buộc. |
| Hoa hồng nhân viên tuyến theo tiền đã thu | distribution.field_commission_on_collected | Tắt | Đơn đặt tại điểm bán và đơn bán trên xe tính hoa hồng cho nhân viên tuyến theo tiền đã thu trong tháng (trước thuế), theo gói hoa hồng Sales. Các đơn này rời khỏi cơ sở doanh số đơn nên một đơn không bao giờ được trả hai lần. Tắt = tính theo doanh số đơn cho người tạo đơn. |
| Bù hoa hồng cho NV mới khi hoá đơn đổi nhân viên | distribution.field_commission_reattribution_credit | Tắt | Khi hoá đơn chuyển sang nhân viên tuyến khác, phần đã thu ở kỳ trước luôn bị thu hồi khỏi NV cũ. Tắt = NV mới không nhận phần đó (chỉ hưởng tiền thu từ kỳ hiện tại). Bật = NV mới nhận toàn bộ phần đã thu trên hoá đơn mà chưa trả cho mình; các dòng này được đánh dấu “bù đổi NV” trong chi tiết hoa hồng. |
| Bắt buộc hồ sơ NV thị trường | distribution.salesman_profile_required | Tắt | Tuyến, chỉ tiêu và phiên xe chỉ gán được cho người có hồ sơ NV thị trường đang hoạt động (nhân viên, xe, kho nguồn). Tắt = gán được cho mọi người dùng của công ty. |
| Bắt buộc GPS khi check-in | distribution.visit_gps_required | Tắt | Check-in không kèm vị trí điện thoại bị từ chối. Tắt = cho check-in không GPS (khoảng cách hiện là chưa đo được). |
| Chụp ảnh trước mọi thao tác tại điểm | distribution.visit_checkin_photo_required | Tắt | Sau khi check-in, NV phải chụp ít nhất một ảnh tại điểm bán rồi mới được đếm tồn, chăm sóc, đặt hàng, bán hoặc nhận trả hàng. Tắt = chụp lúc nào cũng được. |
| Bán từ xe chỉ trong lượt viếng thăm | distribution.van_sale_requires_visit | Tắt | Mỗi lần bán từ xe phải thuộc một lượt NV đang check-in tại chính điểm bán đó. Tắt = ghi bán xe không cần lượt viếng thăm. |
| Checklist chăm sóc điểm bán | distribution.visit_care_required | Tắt | Lúc nào phải hoàn thành checklist chăm sóc điểm bán: Tắt; trước khi check-out; hoặc trước khi đặt hàng/bán (và trước check-out). |
| Nhận trả hàng chỉ trong lượt viếng thăm | distribution.return_requires_visit | Tắt | Nhân viên thị trường có hồ sơ đang hoạt động phải đang check-in một lượt viếng thăm tại điểm bán mới được ghi nhận trả hàng (có hay không có phiên xe). Người dùng văn phòng không có hồ sơ nhân viên thị trường không bị ảnh hưởng. |
7. Chạy thử
Tuỳ chọn
Đi hết một ngày tuyến, một claim và một lần nhập sell-out trước khi chạy thật.
Chuẩn bị trước
- Dùng một tuyến thật và một mặt hàng bán được có giá bán; thống nhất với quản lý phân phối người kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Viếng thăm có đơn | Check-in tại một điểm bán trên tuyến hôm nay, đặt hàng rồi check-out: một đơn bán hàng được tạo theo bảng giá. | /distribution/visits |
| 2 | Viếng thăm không có đơn | Check-out một lượt khác không có đơn, kèm lý do. | /distribution/visits |
| 3 | KPI tuyến | Lượt kế hoạch, tỷ lệ đúng lịch và strike rate phản ánh các lượt thử. | /distribution/performance |
| 4 | Claim thành giấy báo Có | Tạo, gửi và duyệt một claim nhà phân phối: giấy báo Có nháp được tạo cho nhà phân phối. | /distribution/claims |
| 5 | Nhập sell-out | Nhập một tháng sell-out từ file của nhà phân phối và kiểm tổng. | /distribution/performance |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.