Giới hạn, xử lý sự cố & FAQ
Giới hạn và ràng buộc
| Ràng buộc | Chi tiết |
|---|---|
| Hoá đơn đã gửi không sửa tự do | Chỉ metadata — ghi chú, hạn thanh toán, người phụ trách. Số tiền đổi qua huỷ hoặc giấy báo có |
| Kỳ phải đang mở mới ghi sổ được | Gửi vào kỳ đã đóng làm ghi sổ thất bại, không phải làm gửi thất bại |
| Dòng hàng hoá có thể phải có phiếu giao trước | Do sales.delivery_order_required quyết định; hoá đơn chỉ có dịch vụ được miễn |
| Một engagement, một đường tính phí | Engagement đã tính phí qua đơn dịch vụ thì không stage thêm bảng chấm công — làm vậy là tính tiền hai lần cho cùng một việc |
| Thanh toán đi một đường duy nhất | Ghi nhận thanh toán luôn ghi một bút toán và một giao dịch ngân hàng; không có đường thứ hai |
| Hoá đơn NCC đã trả một phần không huỷ được | Huỷ phiếu chi trước |
Mẫu định kỳ cần finance:write | recurring:read chỉ cho xem |
Xử lý sự cố
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Không thấy nút Gửi | Bạn có invoices:write nhưng không có invoices:send | Nhờ quản trị — đây là hai quyền tách biệt |
| Đã gửi mà sổ cái không có gì | Ghi sổ thất bại | Mở hoá đơn; lỗi và nút ghi sổ lại nằm trên trang chi tiết |
| Hoá đơn bạn biết là có lại báo “không tìm thấy” | Nó nằm ngoài phạm vi dữ liệu của bạn | Bản ghi đơn lẻ ngoài bậc trả 404 theo thiết kế |
| Thanh toán không đóng được hoá đơn | Đã phân bổ cho chứng từ khác, hoặc mới trả một phần | Mở phiếu thanh toán và kiểm tra phần phân bổ |
| Nhắc nợ báo đã xếp hàng nhưng không gửi gì | Bậc đó là bản nháp chờ duyệt, hoặc kênh gửi chưa nối | Màn hình báo riêng đã xếp hàng / đã bỏ qua / đã gửi — đọc cả ba |
| Giờ công tính phí không bao giờ vào hoá đơn | Chưa duyệt, không tính phí, hoặc đã xuất hoá đơn rồi | Chỉ giờ đã duyệt + tính phí được + chưa xuất hoá đơn mới đủ điều kiện |
| Hai hoá đơn cho cùng một việc | Vừa tính phí qua đơn dịch vụ vừa stage bảng chấm công | Một engagement, một đường tính phí — xem phần giới hạn ở trên |
| Chi phí ngoại tệ biến mất khi tính lại cho khách | Chỉ chi phí đúng tiền tệ hoá đơn được tính vào | Hộp thoại báo rõ phần bị loại; nó không bao giờ tự quy đổi im lặng |
Câu hỏi thường gặp
Tôi có phải ghi bút toán thủ công không? Không. Mọi hóa đơn, hóa đơn NCC, chi phí và thanh toán tự động ghi bút toán vào Kế toán. Bạn chỉ chạm sổ cái khi cần điều chỉnh thủ công.
Tôi có thể sửa hóa đơn sau khi đã tạo không? Có, miễn là nó vẫn ở trạng thái nháp hoặc bị từ chối trả lại để sửa — khách hàng, ngày đến hạn, ghi chú, và từng dòng hàng đều sửa được. Một khi đã gửi, các điều khoản thương mại bị khóa; dùng phiếu ghi có để sửa hoặc đảo nó thay vì sửa trực tiếp.
Đối chiếu ba chiều hoạt động thế nào? Khi tạo hóa đơn NCC từ đơn mua hàng, XBuddy so sánh hóa đơn với PO và phiếu nhập kho (số lượng và giá). Lệch được đánh dấu cho AP Manager trước khi duyệt.
Tôi có thể lập hóa đơn thuê bao định kỳ không? Có. Dùng Tài chính → Định kỳ để tạo hóa đơn tự động theo chu kỳ tháng hoặc năm, và Tạm ứng cho số dư trả trước. Danh sách lịch vẫn phản hồi nhanh dù có nhiều mẫu đang hoạt động.
VAT xử lý cho Việt Nam thế nào? Cấu hình mã thuế cho các thuế suất chuẩn (0%, 5%, 8%, 10%) trong Tài chính → Cài đặt. Hóa đơn áp VAT theo dòng, tuân thủ đánh số hợp lệ, và đưa vào báo cáo thuế/VAT (ví dụ mẫu 01/GTGT).
Đối chiếu doanh thu để làm gì? Nó đối chiếu chéo đơn, hóa đơn và thanh toán để lộ ra thất thoát doanh thu — ví dụ hàng đã giao nhưng chưa lập hóa đơn, hoặc hóa đơn chưa được trả.
Tôi có thể lập hóa đơn từ chấm công không? Có. Bảng chấm công đã duyệt (qua Duyệt chấm công) trở thành thời gian có thể lập hóa đơn để chuyển thành hóa đơn khách hàng, hỗ trợ lập hóa đơn theo thời gian và vật tư.
Bảng giá theo hợp đồng khác gì với đơn giá theo giờ trên một dòng chấm công? Bảng giá là một mức mặc định dùng lại được — thiết lập một lần cho mỗi khách hàng hoặc hợp đồng, và nó tự điền đơn giá theo giờ mỗi khi được chọn. Trường đơn giá theo giờ trên dòng chấm công mới là thứ thực sự được lập hóa đơn; nó khởi đầu từ bảng giá nhưng luôn ghi đè được cho riêng dòng đó.
Nhân viên tài chính có sửa được dòng chấm công của người khác không? Có. Sửa một dòng chấm công từ Tài chính → Bảng chấm công hoạt động trên dòng của bất kỳ nhân viên nào trong công ty, đó là điều cho phép gán hoặc sửa bảng giá trên thời gian đã ghi của đồng nghiệp — không chỉ của chính bạn.
Chuỗi chứng từ trên trang chi tiết hóa đơn là gì? Đó là góc nhìn phả hệ cho thấy chính xác những chứng từ nào đã tạo ra hóa đơn này (báo giá, đơn bán hàng, phiếu giao hàng, hoặc các dòng chấm công) và những gì nó tạo ra tiếp theo (thanh toán, phiếu ghi có). Nó giới hạn đúng phạm vi của hóa đơn đó, nên sẽ không hiện các chứng từ không liên quan từ cùng dự án hoặc khách hàng.