Dự án & Tác vụ
XBuddy kết hợp bộ quản lý dự án đầy đủ với trình theo dõi tác vụ gọn nhẹ. Dự án xử lý lập kế hoạch, ngân sách, rủi ro, lịch Gantt, và năng lực nguồn lực trên toàn danh mục; Tác vụ cho mỗi thành viên một bảng cá nhân, lịch, và khung tác vụ-của-tôi cho thực thi hằng ngày. Cùng nhau, chúng kết nối việc bàn giao chiến lược với công việc cá nhân, với thời gian và lập hóa đơn dự án chảy ngược về Tài chính.
Hai giao diện, một hệ thống. Tác vụ dự án (trong kế hoạch dự án) và Tác vụ độc lập dùng chung một engine tác vụ — một tác vụ có thể thuộc về một dự án hoặc đứng riêng, và cả hai hiện trên cùng bảng và lịch.
Tính năng chính
- Lập kế hoạch dự án với lịch Gantt, cột mốc, và phụ thuộc
- Theo dõi Ngân sách dự án so với thực tế với tổng hợp chi phí
- Sổ đăng ký Rủi ro dự án với chấm điểm khả năng/tác động
- Chế độ xem Danh mục trên tất cả dự án đang hoạt động với tín hiệu sức khỏe
- Cân bằng năng lực và khối lượng công việc trên toàn nhóm
- Bảng tác vụ (Kanban), Tác vụ của tôi, Tất cả tác vụ, và chế độ xem Lịch
- Báo cáo và AI Hub ở cả phía Dự án và Tác vụ
Các tính năng quan trọng
Lập kế hoạch dự án với Gantt, ngân sách, và rủi ro
Một dự án đưa phạm vi, lịch trình, ngân sách, và rủi ro vào chung một kế hoạch.
Tạo dự án
Vào Dự án → Dự án (/projects/projects) và nhấn Dự án mới. Đặt ngày, chủ sở hữu, và ngân sách.
Xây lịch trình
Mở Dự án → Gantt (/projects/gantt) để bố trí các giai đoạn và tác vụ, đặt phụ thuộc, và đánh dấu cột mốc. Điều chỉnh tác vụ tiền nhiệm sẽ dịch các tác vụ phụ thuộc.
Đặt ngân sách
Dùng Dự án → Ngân sách dự án (/projects/budget) để phân bổ ngân sách theo giai đoạn hoặc danh mục; thực tế được tổng hợp khi thời gian và chi phí được ghi.
Theo dõi rủi ro
Ghi mối đe dọa trong Dự án → Rủi ro dự án (/projects/risks) với khả năng và tác động để rủi ro ưu tiên cao nhất nổi lên để giảm thiểu.
Danh mục và năng lực nguồn lực
Chế độ xem danh mục tổng hợp mọi dự án vào một bảng điều khiển; lập kế hoạch năng lực giữ nhóm không bị cam kết quá tải.
Rà soát danh mục
Vào Dự án → Danh mục (/projects/portfolio) để thấy mọi dự án đang hoạt động với lịch, ngân sách, và sức khỏe trong nháy mắt.
Cân bằng khối lượng
Mở Dự án → Khối lượng công việc (/projects/workload) để thấy công sức được giao của từng người và phát hiện quá tải.
Lập kế hoạch năng lực
Dùng Dự án → Năng lực nguồn lực (/projects/resource-capacity) để so sánh giờ khả dụng với nhu cầu trước khi cam kết công việc mới.
Bảng tác vụ và tác vụ của tôi
Phía Tác vụ là nơi công việc hằng ngày diễn ra — một bảng Kanban chung cộng một hàng đợi cá nhân.
Làm việc trên bảng
Vào Tác vụ → Bảng (/tasks/board) để kéo tác vụ qua các cột (Cần làm → Đang làm → Hoàn thành). Cột phản ánh trạng thái.
Tập trung vào hàng đợi
Mở Tác vụ → Tác vụ của tôi (/tasks/my-tasks) chỉ cho tác vụ giao cho bạn, sắp theo hạn và ưu tiên.
Xem tất cả và lên lịch
Dùng Tác vụ → Tất cả tác vụ (/tasks/all) cho danh sách đầy đủ với bộ lọc, và Tác vụ → Lịch (/tasks/calendar) để xem tác vụ theo ngày hết hạn.
Báo cáo về bàn giao
Báo cáo dự án
Vào Dự án → Báo cáo (/projects/reports) cho chênh lệch lịch, tiêu hao ngân sách, và mức sử dụng nguồn lực.
Báo cáo tác vụ
Mở Tác vụ → Báo cáo (/tasks/reports) cho thông lượng, thời gian chu kỳ, và xu hướng hoàn thành trên toàn nhóm.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
Dự án
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Tổng quan | /projects | Bảng KPI — dự án đang hoạt động, ngân sách, và mục có rủi ro |
| Danh mục | /projects/portfolio | Tất cả dự án với tín hiệu sức khỏe |
| Dự án | /projects/projects | Tạo và quản lý từng dự án |
| Ngân sách dự án | /projects/budget | Phân bổ ngân sách và tổng hợp thực tế |
| Rủi ro dự án | /projects/risks | Sổ đăng ký rủi ro với khả năng/tác động |
| Gantt | /projects/gantt | Lập lịch dòng thời gian và phụ thuộc |
| Tác vụ dự án | /projects/tasks | Tác vụ thuộc kế hoạch dự án |
| Nguồn lực | /projects/resources | Gán người và vai trò cho dự án |
| Khối lượng công việc | /projects/workload | Công sức được giao theo từng người |
| Năng lực nguồn lực | /projects/resource-capacity | Giờ khả dụng so với nhu cầu |
| Báo cáo | /projects/reports | Phân tích lịch, ngân sách, và mức sử dụng |
| AI Hub | /projects/ai-hub | Trợ lý AI và gợi ý dự án |
| Quy trình tự động | /projects/workflows | Quy tắc tự động cho sự kiện dự án |
| Cài đặt | /projects/settings | Cấu hình module dự án |
Tác vụ
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Tổng quan | /tasks | Bảng KPI tác vụ |
| Tác vụ của tôi | /tasks/my-tasks | Tác vụ giao cho người dùng hiện tại |
| Tất cả tác vụ | /tasks/all | Danh sách tác vụ đầy đủ với bộ lọc |
| Bảng | /tasks/board | Bảng Kanban theo trạng thái |
| Lịch | /tasks/calendar | Tác vụ theo ngày hết hạn |
| Báo cáo | /tasks/reports | Phân tích thông lượng và thời gian chu kỳ |
| AI Hub | /tasks/ai-hub | Trợ lý AI và gợi ý tác vụ |
| Quy trình tự động | /tasks/workflows | Quy tắc tự động cho sự kiện tác vụ |
| Cài đặt | /tasks/settings | Cấu hình module tác vụ |
Điểm tích hợp
| Tích hợp với | Chiều | Dữ liệu luân chuyển |
|---|---|---|
| Tài chính | Ra | Thời gian và chi phí dự án chảy tới lập hóa đơn dự án và hóa đơn |
| Chấm công | Vào | Giờ đã ghi gắn vào tác vụ dự án cho thực tế ngân sách |
| Mua hàng | Hai chiều | Mua hàng dự án lập yêu cầu tính vào dự án |
| Nhân sự | Vào | Thành viên và khả dụng nạp vào năng lực nguồn lực |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Quản lý Dự án | Giám sát trượt lịch và tiêu hao ngân sách, cảnh báo dự án có rủi ro, và đề xuất hành động tác vụ cùng bố trí nguồn lực |
Quy trình phổ biến
Khởi động dự án
- Tạo dự án với ngày, chủ sở hữu, và ngân sách.
- Xây lịch Gantt với cột mốc và phụ thuộc.
- Gán nguồn lực và kiểm tra khối lượng công việc về quá tải.
- Ghi rủi ro và bắt đầu thực thi tác vụ trên bảng.
Thực thi hằng ngày
- Mở Tác vụ của tôi để thấy việc đến hạn hôm nay.
- Di chuyển tác vụ qua bảng khi công việc tiến triển.
- Ghi thời gian để thực tế ngân sách dự án luôn cập nhật.
Rà soát danh mục
- Mở bảng điều khiển Danh mục cho sức khỏe liên dự án.
- Đi sâu vào ngân sách và sổ rủi ro của bất kỳ dự án có rủi ro nào.
- Cân bằng lại nguồn lực qua chế độ xem Khối lượng và Năng lực.
Câu hỏi thường gặp
Khác biệt giữa Tác vụ dự án và Tác vụ độc lập là gì? Chúng dùng cùng engine. Tác vụ dự án thuộc kế hoạch dự án và tổng hợp vào lịch cùng ngân sách của nó; Tác vụ độc lập tồn tại riêng. Cả hai hiện trên bảng và lịch chung.
Thực tế ngân sách dự án được điền thế nào? Thực tế đến từ thời gian đã ghi (qua Chấm công) và chi phí/mua hàng dự án. Khi giờ và chi phí được ghi, chúng tổng hợp so với phân bổ ngân sách theo giai đoạn.
Một tác vụ có thể chuyển giữa các dự án không? Có. Gán lại dự án của tác vụ sẽ chuyển công sức và tổng hợp chi phí sang ngân sách của dự án mới.
Khối lượng công việc được tính thế nào? Khối lượng cộng công sức được giao của tác vụ đang hoạt động của từng người trên tất cả dự án, so với năng lực khả dụng trong chế độ xem Năng lực nguồn lực.