Tạo và điều phối công việc
Công việc là đơn vị công tác thực địa — được tạo, lên lịch, gán, và hoàn thành.
Khi nào dùng
Dùng khi cần lên kế hoạch công việc hiện trường: yêu cầu của khách, ticket hoặc lệnh dịch vụ từ Service Management, kế hoạch bảo trì, hoặc job nội bộ trên tài sản của công ty.
Trước khi bắt đầu
- Quyền:
field_service:readđể xem/field-service/jobs,field_service:writeđể tạo,field_service:dispatchđể xếp lịch và giao việc,field_service:executecho kỹ thuật viên thực hiện job. - Toggle (Cài đặt):
service.require_checklist_completion,service.customer_signature_required,service.completion_photo_required,service.require_time_log_on_completion(đều mặc định tắt) thêm điều kiện trước khi đóng job;service.invoice_on_acceptance(mặc định tắt, công ty mới bật) hoãn hoá đơn đến khi khách nghiệm thu. - Loại và mẫu công việc quyết định checklist và định mức vật tư — xem Loại & mẫu công việc.
Tạo công việc
Vào Dịch vụ thực địa → Công việc (/field-service/jobs) và nhấn Công việc mới. Đặt khách hàng, địa điểm, dịch vụ yêu cầu, và ưu tiên.
Lên lịch
Mở Dịch vụ thực địa → Lịch (/field-service/schedule) và đặt công việc lên bảng cho một ngày và khung giờ.
Gán kỹ thuật viên hoặc đội
Gán cho một kỹ thuật viên cá nhân hoặc một đội dựa trên kỹ năng, khả dụng, và địa điểm.
Theo dõi đến khi hoàn thành
Kỹ thuật viên cập nhật trạng thái đến hoàn thành; công việc đi qua vòng đời nghiệm thu trước khi có thể lập hóa đơn.
Tạo từ ticket hoặc lệnh dịch vụ
Từ ticket hoặc lệnh dịch vụ của Service Management, dùng thao tác điều phối; job được tạo kèm liên kết ngược, và điều phối lần hai cho cùng ticket sẽ bị từ chối. Trạng thái ticket cập nhật theo job.
Đóng job
Để kết thúc, kỹ thuật viên nhập mã hoàn thành (hoàn thành, một phần, không thực hiện được, không vào được hoặc cần thêm vật tư) và, trừ khi hoàn thành đầy đủ, nhập thêm mã lỗi. Các kiểm tra checklist, ảnh, chữ ký, ghi giờ áp dụng khi toggle tương ứng bật.
Nghiệm thu, khiếu nại hoặc void
Nếu bật chữ ký khách hoặc lập hoá đơn khi nghiệm thu, việc hoàn thành chuyển job sang “chờ nghiệm thu”. Khách chấp nhận (khi đó mới lập hoá đơn) hoặc khiếu nại.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa | Ai chuyển |
|---|---|---|
| Mở | Đã tạo, chưa giao. | Điều phối viên (field_service:write). |
| Đã giao | Đã chọn kỹ thuật viên hoặc đội. | Người điều phối (field_service:dispatch). |
| Đang thực hiện | Bắt đầu làm tại chỗ. | Kỹ thuật viên (field_service:execute). |
| Tạm dừng | Dừng lại; vẫn tính là mở cho SLA và điều phối. | Kỹ thuật viên hoặc người điều phối. |
| Chờ nghiệm thu | Xong phần kỹ thuật, chờ khách. | Kỹ thuật viên, qua thao tác đóng job. |
| Hoàn thành | Đóng kỹ thuật khi không cần nghiệm thu. | Kỹ thuật viên. |
| Đã nghiệm thu | Khách đã ký nhận; có thể lập hoá đơn. | Khách / điều phối viên. |
| Có khiếu nại | Khách không đồng ý; quay lại làm lại. | Khách / điều phối viên. |
| Đã void / huỷ | Job bị bỏ. Không void được khi đã có hoá đơn. | Điều phối viên. |
Mẹo & lỗi thường gặp
- Chọn đúng mục đích job: job nội bộ (bảo trì tài sản của công ty) không bao giờ ra hoá đơn và chi phí vào trung tâm chi phí; job cho khách phải có người trả tiền.
- Job đã gắn lệnh dịch vụ được lập phí từ lệnh đó, nên không tự sinh hoá đơn riêng.
- Void hoá đơn trước khi void job đã sinh ra nó.
- Giao việc ngoài phạm vi dữ liệu sẽ báo “không tìm thấy” — kiểm tra phạm vi job hoặc nhờ quản trị cấp quyền riêng cho job.
- Mã hoàn thành “một phần”, “cần thêm vật tư” giữ công việc hiển thị; đừng đóng job là hoàn thành chỉ để dọn hàng đợi.