Bán hàng
XBuddy Bán hàng biến một cơ hội đã thắng thành dòng tiền. Ứng dụng quản lý toàn bộ chuỗi đặt hàng đến thu tiền — từ báo giá cho khách, qua đơn bán đã xác nhận, đến đơn giao làm giảm tồn kho và hóa đơn được thanh toán. Mọi chứng từ đều được liên kết, nên nhân viên có thể truy ngược một lô giao hàng về đúng báo giá khởi nguồn, và bộ phận tài chính thấy chính xác những gì đã đặt, đã giao và đã xuất hóa đơn.
Ai sử dụng: nhân viên bán hàng lập báo giá và đơn hàng, quản lý bán hàng thiết lập bảng giá và theo dõi hoa hồng, người dùng kho thực hiện đơn giao, và người dùng tài chính xuất hóa đơn theo đơn đã xác nhận. Vì dòng hàng mang thuế và chiết khấu theo từng dòng, quy đổi đơn vị và tham chiếu sản phẩm, các con số nhất quán từ báo giá tới hóa đơn mà không cần nhập lại.
Tính năng chính
- Trình lập báo giá với mẫu tái sử dụng, ghi đè thuế và chiết khấu theo từng dòng, cột trước/sau thuế
- Chuỗi chứng từ Báo giá → Đơn bán → Đơn giao với khả năng truy vết đầy đủ
- Bảng giá riêng theo khách hoặc theo bậc, áp dụng tự động trên dòng hàng
- Trả hàng khách / RMA với đảo ngược cả tồn kho và tài chính
- Quy tắc hoa hồng cùng chế độ xem Thu nhập của tôi và Hiệu suất của tôi cho nhân viên
- Danh mục sản phẩm bán hàng hiển thị cả mặt hàng có tồn kho và phi tồn kho
- Kênh bán hàng để tách doanh thu theo cửa hàng, sàn thương mại hoặc đội nhóm
- Phân tích pipeline, dự báo và phân tích thắng/thua cho quản lý
- Chuyển giao một chạm sang Tài chính (hóa đơn) và Tồn kho (xuất kho)
- AI Hub với trợ lý Sales Coach và CS Guardian
Tính năng quan trọng
Báo giá
Báo giá là đề xuất giá dành cho khách. XBuddy tính tổng phụ, chiết khấu theo dòng và thuế tự động, đồng thời cho phép ghi đè số tiền thuế trên bất kỳ dòng nào khi áp dụng thuế suất đặc biệt. Lưu các báo giá thường dùng thành mẫu để tái sử dụng ngay.
Tạo báo giá
Vào Bán hàng → Báo giá và nhấn Báo giá mới. Chọn khách hàng, thêm dòng hàng (sản phẩm hoặc nhập tự do), đặt số lượng, đơn giá, chiết khấu và thuế cho từng dòng.
Bắt đầu từ mẫu
Nhấn Dùng mẫu để nạp một Mẫu báo giá đã lưu với dòng hàng điền sẵn, rồi điều chỉnh số lượng.
Gửi và theo dõi
Lưu và gửi báo giá. Trạng thái chuyển nháp → đã gửi → được chấp nhận; báo giá được chấp nhận có thể chuyển thành Đơn bán chỉ với một chạm.
Đơn bán → Đơn giao
Báo giá được chấp nhận trở thành Đơn bán (cam kết thương mại). Từ Đơn bán có thể sinh ra Đơn giao để giữ chỗ và xuất tồn kho từ Tồn kho.
Chuyển báo giá
Từ báo giá được chấp nhận, nhấn Chuyển thành Đơn bán. Dòng hàng, giá và khách hàng được mang theo.
Xác nhận đơn
Mở Bán hàng → Đơn bán, rà soát và xác nhận đơn. Tồn kho được giữ chỗ cho các mặt hàng đã đặt.
Thực hiện bằng đơn giao
Từ đơn đã xác nhận, nhấn Tạo Đơn giao. Trong Bán hàng → Đơn giao, soạn hàng và xuất giao — Tồn kho ghi nhận xuất kho và giảm tồn hiện có.
Xuất hóa đơn
Từ đơn đã giao, tạo hóa đơn trong Tài chính với số lượng đã giao điền sẵn.
Bảng giá
Bảng giá cho phép tính giá khác nhau cho từng khách hoặc từng bậc mà không phải sửa từng báo giá. Khi chọn khách có bảng giá được gán, giá dòng khớp sẽ tự điền.
Tạo bảng giá
Vào Bán hàng → Bảng giá bán → Bảng giá mới, đặt tên (ví dụ “Bán sỉ”) và thêm sản phẩm với giá đặc biệt hoặc phần trăm chiết khấu.
Gán bảng giá
Gắn bảng giá vào một khách hàng hoặc nhóm khách. Báo giá/đơn hàng mới cho khách đó dùng giá của bảng.
Kiểm tra trên dòng
Khi lập báo giá, xác nhận giá tự áp; bạn vẫn có thể ghi đè thủ công một dòng.
Trả hàng khách / RMA
Khi khách gửi hàng về, một phiếu Trả hàng đảo ngược cả chuyển động tồn kho (hàng nhập lại kho) và tài chính (giấy báo có đối với hóa đơn gốc).
Bắt đầu trả hàng
Vào Bán hàng → Trả hàng khách → Phiếu trả mới và tham chiếu đơn bán hoặc đơn giao gốc.
Chọn dòng trả
Chọn dòng hàng và số lượng đang được trả; phiếu trả kế thừa giá và thuế của chúng.
Xử lý
Xác nhận phiếu trả. Hàng được nhập lại kho và có thể lập giấy báo có trong Tài chính đối với số dư của khách.
Hoa hồng & Thu nhập của tôi
Quy tắc hoa hồng thưởng cho nhân viên trên doanh số họ chốt. Quản lý định nghĩa quy tắc; nhân viên thấy mình kiếm được bao nhiêu và tiến độ so với chỉ tiêu trong chế độ xem cá nhân.
Định nghĩa quy tắc
Vào Bán hàng → Hoa hồng và đặt quy tắc tỷ lệ hoa hồng (cố định, theo bậc, hoặc theo nhóm sản phẩm) và sự kiện đủ điều kiện (đơn xác nhận hoặc hóa đơn đã thanh toán).
Nhân viên theo dõi thu nhập
Nhân viên mở Bán hàng → Thu nhập của tôi để xem hoa hồng tích lũy theo từng thương vụ, và Bán hàng → Hiệu suất của tôi để xem mức đạt chỉ tiêu và xu hướng.
Chạy và phê duyệt
Quản lý chạy một kỳ hoa hồng; số tiền được duyệt chuyển sang Bảng lương hoặc một khoản chi trả.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Bảng điều khiển bán hàng với doanh thu, đơn đang mở, tỷ lệ báo giá thành đơn và biểu đồ doanh số theo kỳ. |
| Báo giá | Lập, gửi và theo dõi đề xuất giá cho khách với thuế/chiết khấu theo dòng và tái dùng mẫu. Chuyển báo giá được chấp nhận thành đơn. |
| Đơn bán | Cam kết thương mại đã xác nhận. Giữ chỗ tồn kho, theo dõi trạng thái thực hiện, và sinh đơn giao và hóa đơn. |
| Đơn giao | Chứng từ soạn và xuất giao, ghi nhận xuất kho trong Tồn kho và giảm tồn hiện có cho các dòng đã giao. |
| Bảng giá bán | Bảng giá riêng theo khách hoặc theo bậc, áp dụng tự động cho dòng hàng khớp trên báo giá và đơn. |
| Trả hàng khách | Không gian RMA đảo ngược tồn kho (hàng nhập lại) và tài chính (giấy báo có) đối với giao dịch bán gốc. |
| Hoa hồng | Bộ quy tắc hoa hồng (cố định/theo bậc/theo nhóm) với kỳ chạy và phê duyệt, nạp vào thu nhập nhân viên. |
| Thu nhập của tôi | Chế độ xem cho nhân viên về hoa hồng tích lũy và đã trả theo từng thương vụ và kỳ. |
| Hiệu suất của tôi | Chế độ xem cho nhân viên về mức đạt chỉ tiêu, tỷ lệ thắng và xu hướng doanh số so với mục tiêu. |
| Sản phẩm bán hàng | Danh mục có thể bán, hiển thị cả sản phẩm phi tồn kho lẫn mặt hàng tồn kho được đánh dấu bán được, dùng bởi bộ chọn dòng hàng. |
| Kênh bán hàng | Chiều tách doanh thu (cửa hàng, sàn, đội) để phân tích doanh số đến từ đâu. |
| Phân tích Pipeline | Báo cáo cho quản lý về giá trị đang mở, phân bố giai đoạn và tỷ lệ chuyển đổi trên pipeline bán hàng. |
| Dự báo Pipeline | Dự phóng doanh thu theo trọng số theo kỳ, người phụ trách và giai đoạn cho kế hoạch cam kết vs. lạc quan. |
| Phân tích Thắng/Thua | Báo cáo thắng vs. thua kèm lý do, giúp tinh chỉnh giá và quy trình. |
| Mẫu báo giá | Khuôn báo giá tái sử dụng với dòng hàng điền sẵn để báo giá nhanh và nhất quán. |
| Mẫu đơn bán | Khuôn đơn tái sử dụng cho các đơn định kỳ hoặc cấu hình chuẩn. |
| Báo cáo | Trung tâm báo cáo bán hàng: doanh thu theo sản phẩm/khách/kênh, tuổi đơn và tổng hợp hoa hồng, có xuất CSV. |
| AI Hub | Chạy trợ lý AI bán hàng (Sales Coach, CS Guardian) và xem xét gợi ý trực tiếp. |
| Quy trình tự động | Tự động hóa cho sự kiện bán hàng — ví dụ thông báo quản lý khi có đơn lớn, hoặc tự tạo đơn giao khi xác nhận. |
| Cài đặt | Cấu hình đánh số, thuế mặc định, quy tắc hoa hồng, phạm vi dữ liệu, công tắc tính năng và dữ liệu chủ bán hàng. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| CRM | Một cơ hội đã thắng sinh báo giá với tài khoản, liên hệ và số tiền điền sẵn, giữ cơ hội liên kết với các chứng từ thực hiện. |
| Tài chính | Đơn bán đã xác nhận hoặc đã giao sinh hóa đơn cho khách; trả hàng khách lập giấy báo có đối với số dư của khách. |
| Tồn kho | Đơn giao ghi nhận xuất kho và giảm tồn hiện có; trả hàng nhập hàng lại kho. |
| Sản phẩm & Marketing | Danh mục sản phẩm bán được và giá đến từ danh mục sản phẩm và bảng giá dùng chung giữa các ứng dụng. |
| Bảng lương | Số tiền hoa hồng đã duyệt có thể chuyển sang Bảng lương như một cấu phần chi trả. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Sales Coach | Rà soát cơ hội, báo giá và đơn đang mở, phát hiện cơ hội đình trệ hoặc chiết khấu quá mức, và đề xuất hành động chốt nhanh hơn. |
| CS Guardian | Theo dõi khách hàng về rủi ro rời bỏ và gia hạn sau khi bán, nêu hành động giữ chân trước khi doanh thu tuột mất. |
Quy trình thường gặp
1. Từ báo giá đến thu tiền
- Lập báo giá trong Bán hàng → Báo giá (hoặc từ cơ hội CRM đã thắng).
- Khách chấp nhận; nhấn Chuyển thành Đơn bán.
- Xác nhận đơn — tồn kho được giữ chỗ.
- Tạo Đơn giao; kho soạn và xuất giao, ghi nhận xuất kho trong Tồn kho.
- Tạo hóa đơn trong Tài chính từ đơn đã giao; Tài chính thu tiền.
2. Xử lý trả hàng khách
- Mở Bán hàng → Trả hàng khách → Phiếu trả mới và tham chiếu đơn hoặc đơn giao gốc.
- Chọn dòng trả và số lượng.
- Xác nhận — hàng nhập lại kho và lập giấy báo có trong Tài chính.
- Số dư của khách và tồn kho đều phản ánh đảo ngược tự động.
3. Trả hoa hồng cho kỳ
- Định nghĩa/kiểm tra quy tắc trong Bán hàng → Hoa hồng.
- Chạy kỳ hoa hồng; hệ thống tích lũy theo mỗi đơn đủ điều kiện hoặc hóa đơn đã trả.
- Nhân viên xác nhận con số trong Thu nhập của tôi; quản lý duyệt kỳ chạy.
- Số tiền đã duyệt chuyển sang Bảng lương hoặc một khoản chi trả.
Câu hỏi thường gặp
Thuế theo từng dòng được xử lý thế nào? Mỗi dòng tính thuế từ thuế suất của nó, nhưng bạn có thể ghi đè số tiền thuế trên bất kỳ dòng đơn lẻ nào cho trường hợp đặc biệt. Báo giá hiển thị cột trước thuế và sau thuế để tổng số minh bạch.
Khác biệt giữa Đơn bán và Đơn giao là gì? Đơn bán là cam kết thương mại (những gì khách đồng ý mua và trả tiền). Đơn giao là chứng từ hậu cần thực sự xuất hàng và giảm tồn kho. Một đơn bán có thể sinh nhiều đơn giao từng phần.
Bảng giá ghi đè giá chuẩn ra sao? Khi chọn khách có bảng giá được gán, các dòng khớp tự kéo giá từ bảng đó. Bạn vẫn có thể ghi đè thủ công một dòng nếu cần.
Trả hàng khách có hoàn tiền không? Phiếu trả đảo ngược tồn kho ngay lập tức; phần tài chính hoàn tất bằng cách lập giấy báo có trong Tài chính đối với hóa đơn gốc, điều chỉnh số dư của khách.
Nhân viên xem hoa hồng ở đâu? Nhân viên dùng Thu nhập của tôi cho hoa hồng tích lũy/đã trả theo thương vụ và Hiệu suất của tôi cho mức đạt chỉ tiêu — cả hai đều chỉ giới hạn ở dữ liệu của chính họ.
Tôi có thể tái dùng một cấu hình đơn thường gặp không? Có. Lưu nó thành Mẫu đơn bán (hoặc Mẫu báo giá), rồi sinh chứng từ mới với dòng hàng điền sẵn.