Tạo một sự kiện
Sự kiện là khối xây dựng cốt lõi — một cuộc họp, cuộc gọi, một khoảng thời gian tập trung. Mỗi sự kiện mang khoảng thời gian, người tham dự, địa điểm và ghi chú tự do.
Khi nào dùng
Dùng sự kiện cho mọi việc có giờ cụ thể trên lịch: một cuộc gọi, chuyến thăm hiện trường, khoảng thời gian tập trung. Nếu cần nghị trình, biên bản và theo dõi việc sau họp, hãy tạo cuộc họp (xem Cuộc họp & kết luận).
Trước khi bắt đầu
- Bạn cần quyền
calendar:readđể xem lịch. Tạo hoặc sửa sự kiện của mình cần thêm quyền ghi trên Lịch; sửa sự kiện của người khác cần quyền quản lý. Nếu không thấy nút, hãy hỏi quản trị viên. - Quản trị viên có thể đã bật các cài đặt sau (Cài đặt Lịch tại
/calendar/settings, cầncalendar:admin):
| Cài đặt | Tác dụng | Mặc định |
|---|---|---|
calendar.conflict_detection | Chặn tạo hoặc sửa sự kiện trùng giờ với sự kiện khác của cùng người tổ chức (bỏ qua sự kiện cả ngày và nhắc việc) | Tắt (công ty mới: Bật) |
calendar.past_event_creation_blocked | Chặn sự kiện có giờ bắt đầu trong quá khứ | Tắt |
calendar.external_invites_allowed | Cho mời người chỉ có email | Bật |
calendar.attendee_auto_accept | Người được mời mặc định ở trạng thái đã chấp nhận | Tắt |
Các bước
Mở lịch
Vào Lịch (/calendar). Mặc định bạn thấy chế độ Tháng. Chế độ Tuần hiển thị lưới giờ từ 07:00 đến 21:00.
Tạo sự kiện
Nhấp vào một ngày (hoặc nút Sự kiện mới), rồi đặt tiêu đề, giờ bắt đầu/kết thúc, địa điểm và người tham dự. Thêm ghi chú cho nghị trình. Chọn mức nhắc nếu muốn được nhắc trước giờ bắt đầu.
Gắn với một bản ghi (tuỳ chọn)
Nếu bạn mở biểu mẫu từ một công việc, dự án hoặc hợp đồng (thao tác “Đặt lịch”), sự kiện được gắn với bản ghi đó tự động. Giữ nguyên liên kết khi lưu để sau này mở sự kiện từ bản ghi.
Lưu và mời
Lưu sự kiện. Người được mời nhận thông báo và sự kiện xuất hiện trên lịch của họ. Người tham dự trả lời chấp nhận hoặc từ chối (RSVP).
Mẹo & lỗi thường gặp
- Nếu lưu báo trùng lịch, cài đặt phát hiện trùng đang bật: chọn giờ khác hoặc hỏi quản trị viên.
- Bạn không thể mời người chỉ có email khi cài đặt mời người ngoài bị tắt.
- Thao tác “Đặt lịch họp” trên một thương vụ CRM tạo hoạt động CRM, không phải sự kiện lịch.
- Sự kiện đã huỷ biến mất khỏi danh sách và mục sắp tới.
- Đơn nghỉ phép của HR không tự tạo sự kiện lịch.