Hướng dẫn setup Mua hàng
Trang này đi qua 12 bước thiết lập Mua hàng, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Mua hàng: tiền tệ gốc, một kho, và các file đã làm sạch về nhà cung cấp, mặt hàng mua, ma trận duyệt và chứng từ đang mở.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ gốc và múi giờ | Thiết lập công ty: ngưỡng duyệt đơn mua và báo cáo dùng tiền tệ gốc. | /settings/company |
| 2 | Có ít nhất một kho đang hoạt động | Phiếu nhập đưa hàng vào kho. Thiết lập kho trước hoặc nhập từ file. | /inventory/warehouses (Nhập + mẫu) |
| 3 | File nhà cung cấp đã sẵn sàng | Tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, điều khoản thanh toán và mã hệ thống cũ của từng NCC. | — |
| 4 | File mặt hàng mua đã sẵn sàng | Mã hàng, tên, đơn vị, cờ được mua và giá mua gần nhất của từng mặt hàng. | — |
| 5 | Đã ghi ra ma trận duyệt | Ai duyệt phiếu đề nghị và đơn mua, ở mức tiền nào. | — |
| 6 | Danh sách đề nghị và đơn mua đang mở | Chứng từ còn mở tại ngày chạy thật — nhập lại bằng tay, không nhập từ file. | — |
2. Kiểm soát quy trình mua hàng
Bắt buộc
Quyết định mọi bước kiểm mà một lần mua phải qua, theo chặng: đề nghị & báo giá, duyệt PO, nhận hàng, khớp hoá đơn, rồi các nhóm tuỳ chọn hợp đồng NCC, chi phí nhập hàng, trả hàng NCC và nhóm mua sắm. Thiết lập dùng chung với app khác (dung sai khớp 3 bên, chênh lệch giá mua, mỗi RFQ một PO, chuyển đề nghị từng phần) ở Cài đặt → Cấu hình ERP.
Chuẩn bị trước
- Mô tả ngắn quy trình mua hàng hiện tại: đề nghị, báo giá, đặt hàng, nhận hàng, hoá đơn NCC, trả hàng.
- Quy tắc duyệt đơn mua đã thống nhất với ban lãnh đạo: luôn duyệt, chỉ từ một số tiền, và đơn chuyển từ đề nghị có cần duyệt không.
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi đơn mua có phải xuất phát từ phiếu đề nghị đã duyệt không? Có lấy báo giá NCC (RFQ) trước khi đặt hàng không?
- Đơn mua nào phải duyệt: tất cả, chỉ từ một số tiền trở lên, và cả đơn chuyển từ phiếu đề nghị?
- Hàng có về nhiều đợt không, phần chưa về có giữ lại thành đơn chờ không?
- Hoá đơn NCC có phải khớp đơn mua và phiếu nhập trước khi thanh toán không?
- Có ký hợp đồng NCC sau khi chọn nhà cung cấp không, và hợp đồng có phải hiệu lực trước khi duyệt PO không?
- Có cộng cước vận chuyển, thuế nhập khẩu, bảo hiểm vào giá vốn hàng nhập không?
- Mua sắm có chia theo nhóm (CNTT, vật tư, dịch vụ) với người phụ trách hoặc người duyệt khác nhau không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Yêu cầu Phiếu đề nghị trước PO | procurement.require_pr | Tắt | Đơn mua mới, trên mọi đường tạo, phải xuất phát từ phiếu đề nghị đã duyệt (dòng nối, phiếu ở đầu đơn, hoặc RFQ chuyển từ phiếu đề nghị). Kiểm lúc tạo; đơn gia công ngoài, xuất từ đơn mua khung và nhập chuyển đổi dữ liệu được miễn. |
| Yêu cầu RFQ trước Đơn mua hàng | procurement.require_rfq | Tắt | Đơn mua mới, trên mọi đường tạo, phải tham chiếu một RFQ đã gửi và có ít nhất một báo giá NCC; không chuyển thẳng phiếu đề nghị thành đơn mua. |
| Bắt buộc đính kèm file báo giá NCC | procurement.require_quote_attachment | Bật | Báo giá của nhà cung cấp phải có file báo giá gốc đính kèm khi nhập thủ công, khi đề xuất chọn NCC và khi tạo PO. Tắt = cho phép chọn báo giá không có file. |
| Yêu cầu duyệt PO | procurement.require_po_approval | Bật | Mọi đơn mua tạo trực tiếp phải được duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp. Đơn tạo trực tiếp cũng phải duyệt khi đạt ngưỡng phê duyệt đơn mua, kể cả khi tắt công tắc này. Đơn chuyển từ phiếu đề nghị theo công tắc “Bắt buộc duyệt khi chuyển Phiếu đề nghị thành Đơn mua hàng”. |
| Bắt buộc duyệt khi chuyển Phiếu đề nghị thành Đơn mua hàng | procurement.require_po_approval_on_conversion | Bật | Đơn mua sinh từ phiếu đề nghị hoặc RFQ đã duyệt sẽ đi qua cổng duyệt PO thay vì vào thẳng nháp — độc lập với “Yêu cầu duyệt PO”. Có ngưỡng phê duyệt đơn mua thì chỉ đơn chuyển đổi từ ngưỡng trở lên mới chờ duyệt. Mặc định tắt — bật lên là đổi kết quả của các lượt chuyển đổi hiện tại. |
| Ngưỡng phê duyệt đơn mua | approval.po_amount_threshold | (trống) | Đơn mua có tổng (quy đổi tiền tệ công ty) từ số tiền này trở lên phải duyệt, kể cả khi tắt “Yêu cầu duyệt PO”. Để trống = không áp ngưỡng — riêng PO chuyển từ đề nghị khi bật “duyệt lúc chuyển đổi” thì để trống nghĩa là duyệt mọi PO. 0 = mọi PO. |
| Cho phép nhập hàng từng phần | procurement.partial_receipt | Bật | Phiếu nhập kho có thể tạo cho số lượng nhận một phần so với đơn đặt hàng |
| Giữ phần chưa nhận trên PO | procurement.backorder_po | Bật | Khi phiếu nhập chỉ nhận một phần PO, phần chưa nhận vẫn mở trên chính PO đó (Nhận một phần). Tắt: nhận một phần sẽ đóng PO ở trạng thái Đã nhận. Không tạo PO mới. |
| Tự động tạo phiếu nhập từ PO | procurement.auto_create_grn_from_po | Tắt | Tự động tạo phiếu nhập kho nháp khi đơn đặt hàng được duyệt |
| Đối soát 3 chiều | procurement.three_way_match | Tắt | Dòng hàng trên hoá đơn NCC phải nối dòng đơn mua và không lập vượt số đã nhận; khi đánh dấu hoá đơn đã nhận, chênh lệch giá/số lượng so với đơn mua được ghi thành ngoại lệ. Chặn thanh toán là công tắc riêng. |
| Chặn chi khi lệch 3 chiều | procurement.block_pay_on_match_exception | Tắt | Không thanh toán hóa đơn mua khi PO còn sai lệch số lượng hoặc giá |
| Yêu cầu phiếu nhập trước khi lập hóa đơn | procurement.require_grn_before_bill | Tắt | Hóa đơn nhà cung cấp chỉ có thể tạo sau khi phiếu nhập kho được xác nhận |
| Tạo hợp đồng NCC từ lựa chọn RFQ | procurement.create_vendor_contract_from_rfq_award | Tắt | Khi báo giá được chọn thành đơn mua hàng, đồng thời tạo hợp đồng NCC nháp kế thừa giá và điều khoản đã đàm phán. Pháp chế duyệt trên Quản trị hợp đồng rồi mới kích hoạt. |
| Bắt buộc hợp đồng NCC trên PO từ RFQ | procurement.require_vendor_contract_on_awarded_po | Tắt | Đơn mua sinh từ RFQ đã chọn nhà thầu phải gắn hợp đồng NCC mới gửi duyệt được. Bật công tắc này hệ thống cũng tự soạn nháp hợp đồng khi chọn báo giá. |
| Hợp đồng phải hiệu lực trước khi duyệt PO | procurement.require_active_contract_before_po_approval | Tắt | Nếu PO gắn hợp đồng NCC, hợp đồng đó phải đang active (đã duyệt mẫu và điều khoản) trước khi gửi/duyệt PO. Duyệt chi tiêu vẫn là cổng riêng. |
| Chi phí landing | procurement.landed_costs | Tắt | Phân bổ chi phí phát sinh (vận chuyển, hải quan, bảo hiểm) của phiếu nhập vào giá vốn hàng nhập. Dòng chi phí thêm trên đơn mua, hoá đơn không do công tắc này điều khiển. |
| Thu hồi chi phí trả hàng NCC | procurement.vendor_return_landed_cost_recovery | Tắt | Khi xuất trả hàng NCC, coi chi phí trả hàng (vd cước trả hàng) là khoản thu hồi từ NCC (Nợ phải thu). Tắt = ghi nhận vào chi phí. Cả hai đều sinh bút toán. |
| Trả hàng nhà cung cấp (GRV) | procurement.vendor_return_grv | Bật | Kích hoạt phiếu trả hàng nhà cung cấp và tự động tạo debit note |
| Nhóm mua sắm & duyệt theo nhóm | procurement.categories | Tắt | Giới hạn ai được đề nghị, xem, duyệt từng nhóm hạn chế và chuyển bước duyệt cho người duyệt của nhóm. Chứng từ vẫn được đóng dấu nhóm từ danh mục mặt hàng dù bật hay tắt. Tắt = không giới hạn theo nhóm, duyệt theo quy trình chuẩn. |
3. Người phụ trách mua sắm
Bắt buộc
Chọn ai điều hành mua sắm: trưởng mua hàng, nhân viên mua, người quản lý nhóm mua sắm, nhân viên phòng ban chỉ lập đề nghị mua, và CFO duyệt đơn lớn. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân viên mua hàng, trưởng phòng mua, người đề nghị của các phòng ban và người duyệt — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách mua hàng, ai là nhân viên mua, ai duyệt đơn giá trị lớn?
- Phòng ban nào tự lập phiếu đề nghị mua, và ai trong mỗi phòng làm việc đó?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Mua sắm | procurement_manager | Trưởng phòng mua hàng: duyệt PR/PO — toàn bộ dữ liệu |
| Chuyên viên Mua sắm | procurement_specialist | Nhân viên mua hàng: RFQ, PO, NCC; không duyệt — dữ liệu của tôi / của nhóm |
| Nhân viên Mua sắm | procurement_officer | Nhân viên mua hàng: lập và theo dõi PO — dữ liệu của tôi |
| Quản lý nhóm mua sắm | procurement_category_manager | Duyệt PR/PO của các nhóm mua sắm được giao |
| Người đề xuất mua sắm phòng ban | department_purchase_requester | Nhân viên phòng ban lập đề nghị mua — dữ liệu của tôi |
| Giám đốc Tài chính | cfo | Duyệt đơn mua giá trị lớn |
4. Nhóm mua sắm
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Kiểm soát quy trình mua hàng
Chia giao dịch mua theo nhóm (CNTT, marketing, cơ sở vật chất…) để mỗi nhóm có phòng ban phụ trách, khoản mục chi phí và luồng duyệt riêng. Chỉ áp dụng khi đã bật nhóm mua sắm.
5. Quyền theo nhóm
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Nhóm mua sắm
Chọn vai trò nào được đề xuất, xem, duyệt hoặc quản lý trong từng nhóm. Nhóm hạn chế chỉ vai trò được cấp ở đây mới dùng được.
6. Danh mục mua sắm
Tuỳ chọn
Các danh sách lựa chọn trên form mua sắm: phân loại NCC, loại đề nghị mua, điều kiện giao hàng, điều khoản RFQ, loại hợp đồng, loại chi phí nhập hàng, lý do huỷ PO. Nạp giá trị chuẩn cho danh mục còn trống, đổi tên hoặc ẩn giá trị, hay thêm giá trị riêng. Ẩn không làm mất nhãn trên chứng từ cũ.
Chuẩn bị trước
- Phân loại NCC, loại đề nghị mua, điều kiện giao hàng và lý do huỷ PO mà doanh nghiệp thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Nhà cung cấp được phân nhóm thế nào (trong nước, nhập khẩu, dịch vụ, nhà thầu)?
- Điều kiện giao hàng và điều khoản thương mại nào xuất hiện trên RFQ và đơn mua?
- Chi phí nhập hàng nào (cước, thuế, bảo hiểm) được cộng vào giá vốn, và phân bổ thế nào?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Phương pháp phân bổ chi phí (
cost_allocation_methods) - Điều khoản giao hàng (
delivery_terms) - Loại chi phí nhập khẩu (
landed_cost_types) - Lý do hủy đơn mua (
po_cancellation_reasons) - Loại hợp đồng (
procurement_contract_types) - Loại yêu cầu mua hàng (
purchase_request_types) - Điều khoản thương mại RFQ (
rfq_commercial_terms) - Phân loại nhà cung cấp (
vendor_categories)
7. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Đặt cách đánh số chứng từ mua hàng: tiền tố, năm/tháng trong mã, độ dài số, khi nào bộ đếm bắt đầu lại và ai được gõ số tay. Số đã cấp giữ nguyên.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số chứng từ doanh nghiệp muốn (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Có muốn định dạng số riêng cho phiếu đề nghị, đơn mua và phiếu nhập không, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
purchase_requisitionrfqpurchase_ordergoods_receiptSCVRVC
8. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Kiểm soát quy trình mua hàng, Người phụ trách mua sắm
Với từng chứng từ mua hàng: ai duyệt, mấy cấp, và từ giá trị nào cấp cao hơn cũng duyệt. Phiếu đề nghị luôn phải duyệt; đơn mua phải duyệt khi công tắc quy trình yêu cầu. Khi chưa bật quy trình hay chuỗi duyệt mua hàng, người giữ quyền duyệt trực tiếp sẽ duyệt (RFQ, chọn NCC và hồ sơ NCC không có duyệt trực tiếp — cần quy trình).
Câu hỏi nên trả lời
- Phiếu đề nghị và đơn mua đi qua quy trình nhiều cấp, hay một quản lý duyệt trực tiếp?
- Ai duyệt ở từng cấp, và từ giá trị đơn nào giám đốc hoặc tài chính cũng phải duyệt?
- Việc chọn nhà cung cấp (RFQ) và hồ sơ NCC mới có phải duyệt không?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
purchase_requisitionpurchase_orderrfq_awardrfqvendor_onboardingvendor_returndebit_note
9. Uỷ quyền duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Người phụ trách mua sắm
Khi người duyệt vắng mặt, chọn ai duyệt chứng từ mua hàng thay và trong bao lâu. Chỉ áp cho đề nghị mua, đơn đặt hàng và chọn nhà cung cấp.
10. Nhập dữ liệu
Tuỳ chọn
Đưa nhà cung cấp và mặt hàng mua vào bằng các màn hình nhập có sẵn. Mỗi nút mở hộp nhập kèm file mẫu; số đếm cập nhật từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Nhập theo thứ tự: nhà cung cấp → mặt hàng mua → tồn đầu kỳ. Mặt hàng phải có trước thì đơn mua mới dùng được.
- Điền cột mã hệ thống cũ để nhập lại cùng file sẽ cập nhật dòng cũ thay vì tạo trùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Nhà cung cấp và mặt hàng mua hiện lưu ở đâu, mỗi loại bao nhiêu dòng?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhà cung cấp | Nhập NCC, rồi duyệt những NCC đang mua hàng. | /procurement/vendors (Nhập + mẫu) |
| 2 | Mặt hàng mua | Hàng tồn kho có bật cờ được mua. | /inventory/items (Nhập + mẫu) |
| 3 | Tồn đầu kỳ | Số lượng và giá trị theo từng kho tại ngày chạy thật. | /inventory/items (Nhập + mẫu) |
| 4 | Hợp đồng NCC | Chỉ khi mua theo hợp đồng khung: nhập các hợp đồng đang hiệu lực. | /procurement/contracts |
11. Chứng từ đang mở
Tuỳ chọn
Phiếu đề nghị và đơn mua còn mở tại ngày chuyển đổi được nhập lại bằng tay — chứng từ không nhập từ file.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: những gì còn mở ngày đó nhập lại ở đây; chứng từ đã đóng giữ ở hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nhập lại phiếu đề nghị đang mở | Phiếu đề nghị đã duyệt nhưng chưa đặt hàng. | /procurement/requisitions/new (Tạo mới) |
| 2 | Đã nhập lại đơn mua đang mở | Đơn chưa nhận đủ hoặc chưa lên hoá đơn — chỉ phần số lượng còn lại. | /procurement/purchase-orders/new (Tạo mới) |
12. Kiểm tra trước khi chạy thật
Tuỳ chọn
Chạy trọn một lần mua thật cùng người dùng chính trước khi chạy thật. Đánh dấu từng bước khi đã kiểm kết quả.
Chuẩn bị trước
- Một NCC thật và hai mặt hàng thật; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Phiếu đề nghị | Với vai người đề nghị của phòng ban: lập và gửi phiếu đề nghị — tới đúng người duyệt. | /procurement/requisitions/new (Tạo mới) |
| 2 | Báo giá | Nếu dùng báo giá: gửi RFQ, ghi hai báo giá NCC và chọn một. | /procurement/rfqs |
| 3 | Đơn mua | Chuyển thành đơn mua và duyệt (nếu bật duyệt); người mua không tự duyệt đơn của mình. | /procurement/purchase-orders |
| 4 | Nhận hàng một phần | Nhận một phần đơn — tồn kho tăng đúng kho. | /procurement/purchase-orders |
| 5 | Hoá đơn NCC | Ghi hoá đơn NCC cho phần đã nhận; khớp 3 bên đạt (nếu bật). | /finance/bills |
| 6 | Trả hàng NCC | Trả một mặt hàng cho NCC, kiểm tồn kho và giấy báo nợ. | /procurement/vendor-returns |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.