Hướng dẫn setup Tài chính
Trang này đi qua 9 bước thiết lập Tài chính, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Tài chính: tiền tệ và mã số thuế công ty, phần Kế toán đã thiết lập xong, danh sách khách hàng/nhà cung cấp đã làm sạch và công nợ còn mở tại ngày chuyển đổi.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ và mã số thuế công ty | Hoá đơn, ngưỡng duyệt và hạn thanh toán dùng các thông tin này. | /settings/company |
| 2 | Đã thiết lập xong Kế toán | Quy tắc hạch toán, thuế suất, kỳ kế toán và tài khoản ngân hàng — mọi hoá đơn, hoá đơn NCC và phiếu thu/chi đều ghi sổ qua đó. | /accounting/settings |
| 3 | Đã làm sạch danh sách khách hàng và nhà cung cấp | Tên, mã số thuế, địa chỉ, điều khoản thanh toán, mã ở hệ thống cũ. | — |
| 4 | Đã lập danh sách công nợ mở tại ngày chuyển đổi | Hoá đơn bán và hoá đơn NCC chưa thanh toán, khớp số dư đầu kỳ phải thu và phải trả. | — |
2. Quy tắc quy trình tài chính
Bắt buộc
Cách định giá hoá đơn và điều khoản thanh toán, khoản chi và chi phí có phải chờ duyệt/kiểm tra không, và các lựa chọn tính phí dự án / giao dịch liên công ty. Duyệt hoá đơn và ngưỡng duyệt chi đặt ở Cài đặt ERP; công tắc sổ cái nằm ở Kế toán.
Chuẩn bị trước
- Quy chế tài chính bằng văn bản: giá trên hoá đơn đã gồm VAT chưa, điều khoản thanh toán thường dùng, khoản chi nào cần duyệt và từ mức tiền nào.
Câu hỏi nên trả lời
- Giá trên hoá đơn của công ty đã gồm hay chưa gồm VAT, và hoá đơn có ghi điều khoản thanh toán không?
- Khoản chi có phải được duyệt trước khi chuyển tiền không, và từ mức tiền nào?
- Kế toán có kiểm tra chứng từ trước khi ghi nhận chi phí của nhân viên không, và có khấu trừ VAT đầu vào trên chi phí không?
- Công ty có tính phí khách theo giờ làm dự án, hoặc xuất hoá đơn giữa các công ty trong nhóm không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Giá đã bao gồm thuế | finance.tax_inclusive_pricing | Tắt | Hoá đơn nhập giá tay được lập với đơn giá đã gồm VAT (đóng dấu trên hoá đơn). Hoá đơn sao từ báo giá, đơn hàng hay phiếu giao vẫn giữ giá chưa thuế. |
| Điều khoản thanh toán | finance.payment_terms | Bật | Hoá đơn mang điều khoản thanh toán (vd Net 30) và hạn thanh toán. Tắt: điều khoản gửi kèm lúc tạo hoá đơn bị bỏ; hạn thanh toán vẫn giữ. |
| Bắt buộc phê duyệt khoản chi | finance.payment_approval_required | Tắt | Khoản chi từ ngưỡng trở lên được giữ lại chờ duyệt: chưa hạch toán, chưa trừ số dư ngân hàng và chưa giảm công nợ phải trả cho tới khi được duyệt. Mặc định tắt — khoản THU không bao giờ bị giữ. |
| Kế toán kiểm tra chứng từ chi phí | finance.expense_finance_review | Tắt | Chi phí sinh từ đơn đề nghị đã duyệt dừng ở trạng thái Đã gửi để kế toán phân loại lại từng dòng (khoản mục, tài khoản, khấu trừ VAT/TNDN) trước khi ghi sổ. Tắt: ghi sổ ngay. |
| Tách thuế GTGT đầu vào trên dòng chi phí | finance.expense_input_vat | Tắt | Hạch toán VAT được khấu trừ của dòng chi phí vào TK 133 thay vì đưa vào chi phí. Tắt: toàn bộ số tiền dòng (gồm VAT) vào tài khoản chi phí. |
| Tính phí khách theo giờ công (T&M) | finance.billable_time | Tắt | Giờ công có thể tính phí: ô billable, KPI giờ tính phí, lập hoá đơn từ giờ và thu lại chi phí. Tắt: mọi giờ chỉ là chi phí nội bộ (vẫn ghi đơn giá chi phí). Không ảnh hưởng Quản lý Dịch vụ. |
| Phân bổ chi phí cho dự án (quản trị) | finance.project_overhead_allocation | Bật | Hiển thị lớp chi phí phân bổ trên Lãi/lỗ dự án (phụ phí nhân công + quỹ chi phí công ty). Chỉ báo cáo — không thay đổi chi phí, không sinh bút toán. |
| Giao dịch nội bộ công ty | finance.intercompany | Tắt | Hoá đơn bán được ghi công ty khác trong nhóm làm đối tác (hệ thống tạo hoá đơn NCC tương ứng ở đó), và tài sản được điều chuyển giữa các công ty trong nhóm. Tắt: cả hai bị từ chối và ẩn trên form. |
3. Người phụ trách tài chính
Bắt buộc
Chọn người quản lý cài đặt tài chính, người lập hoá đơn, hoá đơn NCC, phiếu thu/chi và chi phí, và người duyệt. Các bậc duyệt ở bước quy trình chọn từ các vai trò và người này.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân sự tài chính: ai lập chứng từ, ai kiểm tra, ai duyệt chi — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách tài chính và quản lý cài đặt?
- Ai duyệt hoá đơn, hoá đơn NCC, khoản chi và chi phí, và ai chỉ lập?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Tài chính | finance_manager | Trưởng phòng tài chính: quản lý cài đặt Tài chính, duyệt hoá đơn, hoá đơn NCC, khoản chi và chi phí |
| Giám đốc Tài chính | cfo | Giám sát tài chính và duyệt các khoản lớn |
| Kế toán trưởng | chief_accountant | Soát và duyệt hoá đơn NCC, khoản chi, chi phí |
| Kế toán tổng hợp | senior_accountant | Kiểm tra và ghi sổ chứng từ |
| Kế toán viên | accountant | Lập hoá đơn, hoá đơn NCC, phiếu thu/chi và chi phí |
4. Danh mục tài chính
Tuỳ chọn
Danh sách chọn trên form: loại hoá đơn và lý do giảm trừ.
Chuẩn bị trước
- Loại hoá đơn và lý do giảm trừ công ty thực dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty xuất những loại hoá đơn nào (hàng hoá, dịch vụ, đặt cọc, theo tiến độ…)?
- Thường giảm trừ hoá đơn vì lý do gì (trả hàng, chiết khấu, sai giá…)?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do giấy báo có (
credit_note_reasons) - Loại hóa đơn (
invoice_types)
5. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của hoá đơn, hoá đơn NCC, phiếu thu/chi và chi phí. Mỗi loại có dãy số riêng: mẫu, kỳ đặt lại, số chữ số và có cho gõ tay không. Đặt trước chứng từ thật đầu tiên.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số công ty muốn cho hoá đơn, hoá đơn NCC, phiếu thu/chi và chi phí (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty muốn định dạng số riêng cho hoá đơn và phiếu thu/chi, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
invoicebillpaymentexpense
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc quy trình tài chính, Người phụ trách tài chính
Chi phí luôn cần người duyệt; hoá đơn cần khi bật duyệt hoá đơn (chỉ qua quy trình); khoản chi cần khi bật duyệt chi. Mỗi loại cần một quy trình đang chạy hoặc ít nhất một người duyệt trực tiếp được.
Câu hỏi nên trả lời
- Hoá đơn có phải được duyệt trước khi gửi khách không, và ai duyệt?
- Ai duyệt khoản chi và chi phí ở mỗi bậc, và từ mức tiền nào giám đốc hoặc giám đốc tài chính cùng duyệt?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
invoicepaymentexpensebillindividual_service_payment
7. Khách hàng, nhà cung cấp & điều khoản
Tuỳ chọn
Điều khoản thanh toán, khách hàng, nhà cung cấp và khoản mục chi phí — mở các màn hình có sẵn.
Chuẩn bị trước
- Điền cột mã hệ thống cũ để nhập lại cùng tệp sẽ cập nhật thay vì nhân đôi.
Câu hỏi nên trả lời
- Khách hàng, nhà cung cấp và điều khoản thanh toán hiện lưu ở đâu, mỗi loại bao nhiêu?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Điều khoản thanh toán | Tạo các điều khoản thanh toán công ty dùng (vd 30 ngày) và đánh dấu điều khoản mặc định. | /finance/settings/payment-terms |
| 2 | Khách hàng | Nhập công ty khách hàng kèm mã số thuế và điều khoản thanh toán. | /crm/accounts (Nhập + mẫu) |
| 3 | Nhà cung cấp | Nhập nhà cung cấp — hoá đơn NCC và khoản chi cần đến. | /procurement/vendors (Nhập + mẫu) |
| 4 | Khoản mục chi phí | Rà các khoản mục nhân viên chọn khi đề nghị chi phí; mỗi khoản nên gắn một tài khoản chi phí. | /finance/settings/expenses |
8. Công nợ đầu kỳ
Tuỳ chọn
Hoá đơn và hoá đơn NCC chưa thanh toán tại ngày chuyển đổi được nhập làm công nợ đầu kỳ từ báo cáo tuổi nợ; chứng từ đã thanh toán ở lại hệ thống cũ.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: hoá đơn chưa thanh toán ngày đó được nhập làm công nợ đầu kỳ; chứng từ đã thanh toán ở lại hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nhập công nợ phải thu đầu kỳ | Tuổi nợ → Phải thu → Nhập công nợ đầu kỳ; tổng phải khớp số dư đầu kỳ phải thu. | /finance/reports/aging |
| 2 | Đã nhập công nợ phải trả đầu kỳ | Tuổi nợ → Phải trả → Nhập công nợ đầu kỳ; tổng phải khớp số dư đầu kỳ phải trả. | /finance/reports/aging |
9. Kiểm tra trước khi chạy
Tuỳ chọn
Chạy thử trọn một vòng bán–thu tiền và một vòng hoá đơn NCC–chi tiền với kế toán trưởng trước khi chạy thật. Đánh dấu từng bước khi đã kiểm kết quả.
Chuẩn bị trước
- Dùng một khách hàng và một nhà cung cấp thật; thống nhất với kế toán trưởng ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Hoá đơn | Lập, duyệt (nếu bật) và gửi hoá đơn; bút toán xuất hiện trên sổ cái. | /finance/invoices/new (Tạo mới) |
| 2 | Thu tiền khách | Ghi nhận khoản thu cho hoá đơn; hoá đơn chuyển sang đã thanh toán. | /finance/payments |
| 3 | Hoá đơn NCC và chi tiền | Nhập hoá đơn NCC và thanh toán; khi bật duyệt chi, khoản chi chờ duyệt rồi mới ghi sổ. | /finance/bills |
| 4 | Chi phí | Gửi một chi phí của nhân viên và được duyệt. | /finance/expenses |
| 5 | Kiểm tuổi nợ | Tuổi nợ phải thu và phải trả gồm công nợ đầu kỳ và chứng từ thử; tổng khớp sổ cái. | /finance/reports/aging |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.