Hướng dẫn setup Quản lý tài sản
Trang này đi qua 9 bước thiết lập Quản lý tài sản, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Quản lý tài sản: tiền tệ gốc và múi giờ, danh sách tài sản, loại tài sản và vị trí.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ gốc và múi giờ | Giá trị tài sản, ngưỡng duyệt lệnh công việc và ngày bảo trì đều dùng chúng. | /settings/company |
| 2 | Đã làm sạch danh sách tài sản | Mã, tên, loại, vị trí, người giữ, ngày mua và nguyên giá, số serial. | — |
| 3 | Đã thống nhất loại tài sản | Thời gian sử dụng và chu kỳ bảo trì của từng loại. | — |
| 4 | Đã liệt kê vị trí | Văn phòng, công trường, phòng nơi đặt tài sản. | — |
2. Quy tắc tài sản
Bắt buộc
Cách giao và thu hồi tài sản, có bắt buộc loại tài sản không, và (tuỳ chọn) bảo trì định kỳ tự động. Việc vật tư lệnh công việc có trừ kho hay không đặt ở Cấu hình ERP.
Chuẩn bị trước
- Mô tả bằng văn bản cách giao và thu hồi tài sản, và cách lập kế hoạch bảo trì định kỳ hiện nay.
Câu hỏi nên trả lời
- Tài sản đang sửa hoặc đã giữ chỗ có được giao cho người khác không? Khi thu hồi có phải ghi tình trạng không?
- Mọi tài sản có được phân loại (thiết bị CNTT, xe, máy móc…) không?
- Tài sản có chu kỳ bảo trì cố định không, và hệ thống có nên tự tạo phiếu bảo trì và lệnh công việc không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Chặn mượn khi không khả dụng | asset.block_checkout_when_unavailable | Bật | Chỉ tài sản ở trạng thái Đang dùng mới được giao hoặc giao lại (không phải đang bảo trì, đã giữ chỗ, bị mất). Tài sản đã thanh lý luôn bị chặn. |
| Yêu cầu ghi tình trạng khi trả | asset.require_condition_on_checkin | Tắt | Bắt buộc ghi nhận tình trạng tài sản khi trả |
| Yêu cầu danh mục khi tạo | asset.require_category_on_create | Tắt | Chặn tạo tài sản không có danh mục |
| Tự sinh bảo trì phòng ngừa | asset.pm_auto_generate | Tắt | Mỗi đêm tạo phiếu bảo trì phòng ngừa cho tài sản đến hạn theo chu kỳ (danh mục hoặc chu kỳ riêng của tài sản). Mỗi tài sản tối đa một phiếu đang mở. |
| Tự tạo lệnh sửa chữa cho mỗi phiếu | asset.pm_auto_create_work_order | Tắt | Mỗi phiếu bảo trì phòng ngừa do tác vụ đêm tạo kèm một lệnh sửa chữa nháp liên kết, sẵn sàng giao việc hoặc điều phối Field Service. |
3. Người phụ trách tài sản
Bắt buộc
Chọn ai quản lý sổ tài sản, ai giao thiết bị, ai duyệt và ai theo dõi chi phí tài sản. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách quản lý tài sản, người giao thiết bị, người duyệt và kế toán — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai giữ sổ tài sản, ai giao thiết bị, và ai duyệt điều chuyển, thanh lý, sửa chữa?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản lý Tài sản | asset_manager | Quản lý tài sản: giữ sổ tài sản, duyệt điều chuyển, thanh lý và lệnh công việc, quản trị cài đặt |
| Trưởng phòng Vận hành | operations_manager | Quản lý vận hành: giám sát vận hành và duyệt |
| Nhân viên IT Helpdesk | it_helpdesk_agent | Giao và thu hồi thiết bị CNTT |
| Kế toán viên | accountant | Theo dõi khấu hao và chi phí tài sản |
| Kiểm toán viên Nội bộ | internal_auditor | Xem toàn bộ để kiểm toán và kiểm kê |
4. Danh mục tài sản
Tuỳ chọn
Các danh sách lựa chọn trên form tài sản: hình thức thanh lý và lý do thanh lý. Mở một danh mục để nạp giá trị chuẩn, đổi tên, ẩn hoặc thêm giá trị.
Chuẩn bị trước
- Hình thức và lý do thanh lý doanh nghiệp thật sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Tài sản được thanh lý theo hình thức nào (bán, huỷ, tặng, ghi giảm), vì lý do gì?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Phương thức thanh lý (
disposal_methods) - Lý do thanh lý (
disposal_reasons)
5. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng mã tài sản, điều chuyển, kiểm kê, phiếu bảo trì và lệnh công việc. Đổi định dạng sau khi đã cấp mã sẽ để lại hai kiểu mã.
Chuẩn bị trước
- Định dạng mã doanh nghiệp muốn (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Tài sản đã có mã hoặc nhãn cần giữ không, hay để hệ thống đánh số?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
assetasset_transferasset_auditmaintenance_orderwork_order
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc tài sản, Người phụ trách tài sản
Điều chuyển luôn chờ duyệt, lệnh công việc chờ duyệt khi chi phí đạt ngưỡng trong Cài đặt. Mỗi loại cần một quy trình đang chạy hoặc ít nhất một người duyệt trực tiếp. Thanh lý và ghi tăng có thể dùng quy trình nếu muốn.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai duyệt chuyển tài sản sang người, phòng ban hoặc vị trí khác?
- Lệnh sửa chữa/bảo trì từ chi phí bao nhiêu thì phải duyệt, và ai duyệt?
- Thanh lý có phải qua nhiều cấp duyệt (quản lý, giám đốc, kế toán) không?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
asset_transferasset_work_orderasset_disposalasset_acquisition
7. Loại, vị trí & tài sản
Tuỳ chọn
Tạo loại tài sản và vị trí, nhập sổ tài sản và đặt ngưỡng duyệt lệnh công việc — trên các màn hình có sẵn.
Chuẩn bị trước
- Tạo theo thứ tự: loại tài sản → vị trí → sổ tài sản. Tài sản tham chiếu loại và vị trí.
Câu hỏi nên trả lời
- Danh sách tài sản hiện lưu ở đâu, khoảng bao nhiêu tài sản?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Loại tài sản | Tạo loại tài sản kèm mặc định khấu hao và bảo trì. | /asset-management/categories |
| 2 | Vị trí | Tạo các vị trí đặt tài sản. | /asset-management/locations |
| 3 | Sổ tài sản | Nhập danh sách tài sản bằng file mẫu. | /asset-management/assets (Nhập + mẫu) |
| 4 | Ngưỡng duyệt lệnh công việc | Đặt mức chi phí từ đó lệnh công việc phải duyệt, cùng mặc định giao nhận và bảo trì. | /asset-management/settings |
8. Người đang giữ & việc đang dở
Tuỳ chọn
Đưa vào ai đang giữ từng tài sản và các lệnh sửa chữa còn dở.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: ai giữ tài sản nào vào ngày đó, sửa chữa và điều chuyển nào còn mở.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Người đang giữ | Giao từng tài sản cho người đang giữ để sổ khớp thực tế. | /asset-management/assignments |
| 2 | Lệnh công việc đang mở | Tạo các lệnh sửa chữa, bảo trì còn đang làm. | /asset-management/work-orders |
9. Kiểm tra trước khi chạy thật
Tuỳ chọn
Chạy một tài sản qua các luồng chính cùng người dùng chính trước khi chạy thật.
Chuẩn bị trước
- Dùng một tài sản thật và một người giữ thật; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Giao và thu hồi | Giao tài sản cho một người rồi thu hồi, ghi tình trạng. | /asset-management/assets |
| 2 | Điều chuyển | Tạo yêu cầu điều chuyển sang vị trí khác và duyệt bằng người khác. | /asset-management/transfers |
| 3 | Lệnh công việc | Tạo lệnh công việc vượt ngưỡng duyệt: lệnh chờ duyệt, rồi hoàn thành. | /asset-management/work-orders |
| 4 | Kiểm kê | Kiểm kê nhỏ một vị trí rồi đóng phiếu. | /asset-management/audit |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.