Hướng dẫn setup Huấn luyện (Coaching)
Trang này đi qua 8 bước thiết lập Huấn luyện (Coaching), đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Huấn luyện: coachee và huấn luyện viên là nhân viên, danh sách chương trình và danh sách huấn luyện viên.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã có nhân viên | Nhân sự → Nhân viên: coachee và huấn luyện viên nội bộ được chọn từ danh sách nhân viên. | /hr/employees |
| 2 | Đã ghi danh sách chương trình | Mục tiêu, số buổi, thời lượng thường gặp và năng lực mỗi chương trình phát triển. | — |
| 3 | Có danh sách huấn luyện viên | Huấn luyện viên nội bộ (nhân viên) và bên ngoài, kèm liên hệ và chuyên môn. | — |
2. Quy tắc huấn luyện
Bắt buộc
Chọn cách phiên kèm cặp vận hành: đánh giá và phản tư bắt buộc, huấn luyện bên ngoài, coachee tự làm được gì, và Huấn luyện nối với app nào khác.
Chuẩn bị trước
- Chính sách huấn luyện: ai được kèm (chỉ nhân viên hay cả khách hàng/đối tác), có đo tiến bộ bằng đánh giá đầu vào và kết quả không, coachee có phản tư sau buổi không.
- Huấn luyện cần nối với app nào: khoá học (LMS), kế hoạch phát triển (IDP), chấm công, lịch, công việc, tài liệu và kho tri thức.
Câu hỏi nên trả lời
- Bạn chỉ kèm cặp nhân viên của mình, hay cả khách hàng và đối tác với huấn luyện viên bên ngoài?
- Mỗi phiên kèm cặp có đo bằng đánh giá đầu vào lúc bắt đầu và đánh giá kết quả lúc kết thúc không?
- Coachee có phải viết phản tư cho mọi buổi trước khi đóng phiên kèm cặp không?
- Coachee có được tự đặt buổi và ghi chú riêng không? Huấn luyện viên có cần AI tóm tắt buổi không?
- Huấn luyện có cần nối với khoá học, kế hoạch phát triển, chấm công, lịch, công việc, tài liệu hay bài kho tri thức không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Yêu cầu đánh giá đầu vào | people.coaching_require_intake_assessment | Tắt | Phiên kèm cặp đang tạm dừng không kích hoạt lại được cho tới khi có điểm đầu vào. Phiên mới tạo đã ở trạng thái đang chạy nên không bị chặn. |
| Yêu cầu đánh giá kết quả | people.coaching_require_outcome_assessment | Tắt | Phiên kèm cặp không hoàn tất được cho tới khi có điểm kết quả. |
| Yêu cầu phản tư của coachee | people.coaching_require_coachee_reflection | Tắt | Phiên kèm cặp không hoàn tất được khi còn buổi đã diễn ra chưa có phản tư của coachee. |
| Huấn luyện bên ngoài | people.coaching_external_enabled | Tắt | Cho phép phiên kèm cặp với người được kèm là liên hệ CRM bên ngoài, và thêm huấn luyện viên bên ngoài. |
| Coachee tự đặt lịch | people.coaching_coachee_self_schedule | Tắt | Người được kèm tự đặt buổi cho chương trình của mình từ cổng coachee. |
| Ghi chú riêng của coachee | people.coaching_allow_coachee_private_notes | Bật | Người được kèm ghi chú riêng trên buổi của mình, chỉ họ xem được. |
| Ghi chú buổi bằng AI | people.coaching_ai_session_notes | Tắt | Huấn luyện viên tạo tóm tắt và báo cáo buổi bằng AI khi cần. |
| Tích hợp LMS | people.coaching_lms_integration | Tắt | Gắn khoá học LMS vào chương trình, tự ghi danh coachee vào khoá bắt buộc và lấy điểm đầu vào/kết quả từ bài kiểm tra đã gắn. |
| Đồng bộ hiệu suất | people.coaching_performance_sync | Tắt | Khi hoàn tất phiên kèm cặp, ghi kết quả thành ghi chú vào mục tiêu tương ứng trong kế hoạch phát triển (IDP) của coachee. |
| Đồng bộ chấm công | people.coaching_time_tracking_sync | Tắt | Tạo buổi có thời lượng thì ghi giờ của huấn luyện viên vào Chấm công (huấn luyện viên có tài khoản). |
| Đồng bộ lịch | people.coaching_calendar_sync | Bật | Buổi có ngày được tạo sự kiện lịch cho huấn luyện viên và coachee, cập nhật khi buổi đổi. |
| Đồng bộ công việc | people.coaching_tasks_sync | Tắt | Hạng mục hành động chốt trong buổi tạo luôn công việc bên app Công việc. |
| Đính kèm tài liệu | people.coaching_document_attachments | Bật | Đính kèm tài liệu vào chương trình, phiên kèm cặp và buổi. |
| Tài nguyên kho tri thức | people.coaching_kb_resources | Tắt | Gắn bài viết kho tri thức vào chương trình và phiên kèm cặp làm tài nguyên. |
3. Người phụ trách huấn luyện
Bắt buộc
Chọn ai vận hành Huấn luyện: người phụ trách, nhân sự và huấn luyện viên. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Người phụ trách huấn luyện, huấn luyện viên nội bộ và bên ngoài, HRBP vận hành phiên kèm cặp — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách chương trình huấn luyện (thiết lập, huấn luyện viên, chương trình, chứng nhận)?
- Ai là người kèm: quản lý, huấn luyện viên nội bộ, HRBP hay huấn luyện viên bên ngoài?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản trị Coaching | coaching_admin | Quản trị Huấn luyện: phụ trách thiết lập, huấn luyện viên, chương trình và chứng nhận |
| Giám đốc Nhân sự | chro | Giám đốc nhân sự: cùng quyền Huấn luyện, từ phía nhân sự |
| Trưởng phòng Nhân sự | hr_manager | Trưởng phòng nhân sự: cùng quyền Huấn luyện, từ phía nhân sự |
| HR Business Partner | hr_business_partner | HRBP: vận hành phiên kèm cặp và buổi, không quản lý chương trình hay huấn luyện viên |
| Huấn luyện viên bên ngoài | external_coach | Huấn luyện viên bên ngoài: chỉ thấy và vận hành phiên kèm cặp của mình |
| Giám đốc / Tổng Giám đốc | director | Giám đốc: xem báo cáo huấn luyện |
4. Danh mục huấn luyện
Tuỳ chọn
Các danh sách chọn dùng trong Huấn luyện: nhóm huấn luyện, loại buổi, lý do huỷ buổi và lý do thu hồi chứng nhận. Mở một danh mục để nạp giá trị chuẩn, đổi tên, ẩn hoặc thêm giá trị.
Chuẩn bị trước
- Nhóm huấn luyện, loại buổi, lý do huỷ buổi và lý do thu hồi chứng nhận doanh nghiệp thực dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Bạn nhóm chương trình huấn luyện thế nào (lãnh đạo, bán hàng, hội nhập…) và có những loại buổi nào?
- Bạn ghi những lý do nào khi huỷ buổi hoặc thu hồi chứng nhận?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do hủy buổi coaching (
coaching_cancellation_reasons) - Danh mục loại coaching (
coaching_categories) - Lý do thu hồi chứng chỉ coaching (
coaching_certificate_revoke_reasons) - Loại buổi coaching (
coaching_session_types)
5. Đánh số chứng nhận
Tuỳ chọn
Định dạng số của chứng nhận huấn luyện: mẫu, số chữ số và người dùng có được gõ số không. Đặt trước chứng nhận đầu tiên.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số mong muốn trên chứng nhận huấn luyện (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Chứng nhận huấn luyện có theo định dạng số cố định không, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
coaching_certificate
6. Huấn luyện viên và chương trình
Tuỳ chọn
Đăng ký huấn luyện viên, mẫu buổi và mẫu chương trình mà phiên kèm cặp bắt đầu từ đó. Số đếm lấy từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Tạo huấn luyện viên và mẫu buổi trước — chương trình và lộ trình buổi dùng chúng.
Câu hỏi nên trả lời
- Chương trình huấn luyện và danh sách huấn luyện viên hiện lưu ở đâu, có bao nhiêu?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Huấn luyện viên | Huấn luyện → Huấn luyện viên: nội bộ từ danh sách nhân viên, bên ngoài nếu bật công tắc đó. | /coaching/coaches |
| 2 | Mẫu buổi | Huấn luyện → Mẫu buổi: chương trình buổi, câu hỏi và thời lượng dùng lại. | /coaching/session-templates |
| 3 | Mẫu chương trình | Huấn luyện → Chương trình → Mẫu: lộ trình buổi, rồi phát hành. | /coaching/programs/templates |
7. Phiên kèm cặp đang chạy
Tuỳ chọn
Nhập các phiên kèm cặp còn chạy tại ngày chuyển đổi cùng các buổi còn lại; phiên đã xong giữ ở hồ sơ cũ.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: phiên kèm cặp còn chạy hôm đó được nhập vào XBuddy cùng các buổi sắp tới; phiên đã xong giữ ở hồ sơ cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Phiên kèm cặp đang chạy | Huấn luyện → Phiên kèm cặp → Tạo mới, với huấn luyện viên, coachee, chương trình và ngày bắt đầu. | /coaching/engagements |
8. Chạy thử
Tuỳ chọn
Đi trọn một phiên kèm cặp trước khi vận hành chính thức.
Chuẩn bị trước
- Chọn một huấn luyện viên và một coachee thử để chạy cùng.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Bắt đầu một phiên kèm cặp | Tạo từ chương trình (phiên bắt đầu ở trạng thái đang chạy) và ghi điểm đầu vào. | /coaching/engagements |
| 2 | Tổ chức một buổi | Kiểm sự kiện lịch, giờ công và công việc xuất hiện nếu bật các công tắc đó. | /coaching/sessions |
| 3 | Kiểm cổng coachee | Với tư cách coachee: thấy buổi, viết phản tư, tự đặt buổi nếu bật tự đặt lịch. | /coachee-portal/sessions |
| 4 | Hoàn tất phiên kèm cặp | Bị chặn cho tới khi có điểm kết quả và phản tư nếu bật các công tắc đó. | /coaching/engagements |
| 5 | Cấp chứng nhận | Số chứng nhận theo đúng định dạng. | /coaching/certificates |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.