Hướng dẫn setup Nhân sự
Trang này đi qua 9 bước thiết lập Nhân sự, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Nhân sự: múi giờ công ty, lịch làm việc, ngày lễ, và các file tổ chức, nhân viên, hợp đồng, số dư phép đã làm sạch.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận múi giờ và tiền tệ gốc | Cài đặt công ty: ngày nghỉ phép, hạn hợp đồng và bảng lương tính theo múi giờ và tiền tệ của công ty. | /settings/company |
| 2 | Có lịch làm việc mặc định | Ngày và giờ làm việc (Nhân sự → Tổ chức → Lịch làm việc). Số ngày nghỉ phép và chấm công tính theo lịch này. | /hr/organization |
| 3 | Đã nhập ngày lễ | Các ngày lễ của năm nay (Nghỉ phép → Cài đặt). | /hr/leave |
| 4 | Đã có file tổ chức | Cây phòng ban và danh sách vị trí / chức danh. | — |
| 5 | Đã có file nhân viên | Mã, họ tên, phòng ban, vị trí, ngày vào làm, quản lý trực tiếp và mã ở hệ thống cũ của từng nhân viên. | — |
| 6 | Đã gom hợp đồng và số dư phép | Các hợp đồng lao động đang hiệu lực và số ngày phép chuyển sang năm nay. | — |
2. Kiểm soát quy trình nhân sự
Bắt buộc
Chọn các quy định HR áp dụng: checklist nhập việc và nghỉ việc, thử việc, kiểm hợp đồng theo Bộ luật Lao động, tự nộp đơn nghỉ phép, chấm công trước khi chạy lương. Làm thêm giờ, bảng công và duyệt lương thiết lập ở Chấm công và Tiền lương.
Chuẩn bị trước
- Bản mô tả quy trình nhân sự hiện tại: tuyển và nhập việc, thử việc, hợp đồng và gia hạn, nghỉ phép, nghỉ việc.
- Các quy định đã thống nhất với ban lãnh đạo: ai nộp đơn nghỉ phép, có bắt buộc đào tạo trước khi nhận vị trí mới không, gia hạn hợp đồng trước bao nhiêu ngày.
Câu hỏi nên trả lời
- Nhân viên mới có phải hoàn thành checklist nhập việc trước khi chính thức làm việc không? Người nghỉ việc có đi qua checklist nghỉ việc không?
- Thử việc bao lâu, và ai đánh giá nhân viên trước khi hết thử việc?
- Có chặn hợp đồng trái Bộ luật Lao động không? Bắt đầu gia hạn hợp đồng trước khi hết hạn bao nhiêu ngày?
- Nhân viên có tự nộp đơn nghỉ phép không? Một đơn nghỉ phép cần mấy người duyệt?
- Mọi nhân viên có phải có dữ liệu chấm công trước khi chạy lương không? Có theo dõi hạn giấy phép lao động, chứng chỉ không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc checklist onboarding | people.onboarding_checklist_required | Tắt | Nhân viên mới chỉ được chuyển sang đang làm việc khi đã hoàn thành một checklist nhập việc. Không áp dụng khi quay lại sau nghỉ hay khi kết thúc thử việc. |
| Checklist offboarding | people.offboarding_checklist | Tắt | Cho phép checklist nghỉ việc (tạo tự động khi chấm dứt). Tắt: không tạo checklist nghỉ việc. Không chặn việc chấm dứt hợp đồng. |
| Đào tạo bắt buộc trước khi thay đổi chức danh | people.mandatory_training_before_role | Tắt | Chặn thay đổi vai trò hoặc vị trí cho đến khi hoàn thành tất cả các khóa đào tạo bắt buộc trong LMS |
| Kiểm soát thời gian thử việc | people.probation_period_enforcement | Tắt | Không tạo được phiếu đánh giá thử việc khi chưa có ngày kết thúc thử việc. |
| Bắt buộc đánh giá thử việc | people.probation_review_required | Tắt | Nhắc người đánh giá 14 ngày trước ngày hết thử việc để hoàn thành đánh giá thử việc. Không chặn việc xác nhận nhân viên. |
| Áp quy định HĐLĐ của Bộ luật Lao động | people.vn_labor_contract_rules | Bật | Chặn hợp đồng lao động vi phạm BLLĐ 2019: thời hạn từ 36 tháng, hợp đồng xác định thời hạn thứ ba liên tiếp, thử việc quá thời hạn luật định hoặc lương dưới 85%. Phụ lục sửa thời hạn luôn bị từ chối. |
| Hạn chế thay đổi loại hợp đồng | people.restrict_contract_type_change | Tắt | Từ chối hợp đồng mới khác loại với hợp đồng đang hiệu lực — trừ thử việc → chính thức, và hợp đồng không xác định thời hạn mà Bộ luật Lao động bắt buộc. |
| Báo trước hết hạn hợp đồng (ngày) | people.contract_expiry_notice_days | 30 | Số ngày trước ngày kết thúc để đánh dấu hợp đồng lao động sắp hết hạn và báo cho HR, quản lý trực tiếp |
| Tự đăng ký nghỉ phép | people.self_service_leave_request | Bật | Cho phép nhân viên tự nộp đơn nghỉ phép qua cổng thông tin |
| Duyệt nghỉ phép nhiều cấp | people.multi_level_leave_approval | Tắt | Đánh dấu đơn nghỉ phép mới là nhiều cấp để quy trình duyệt nghỉ phép thêm bậc cho chúng (điều kiện approvalChain = multi_level). Tự nó không thêm bậc duyệt nào. |
| Bắt buộc xác nhận chấm công trước khi chạy lương | people.attendance_required_for_payroll | Tắt | Từ chối chạy lương khi còn nhân viên đang làm, đang thử việc hoặc đang nghỉ phép không có dòng chấm công nào trong kỳ. |
| Cảnh báo hết hạn tài liệu | people.document_expiry_alerts | Tắt | Gửi cảnh báo khi giấy phép lao động, chứng chỉ hoặc tài liệu tuân thủ của nhân viên sắp hết hạn |
3. Người phụ trách nhân sự
Bắt buộc
Chọn người vận hành nhân sự: trưởng phòng nhân sự, chuyên viên nhân sự, người tuyển dụng, HR business partner và giám đốc nhân sự. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân viên phòng nhân sự, người tuyển dụng, HR business partner và trưởng bộ phận — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách nhân sự, ai giữ hồ sơ nhân viên, ai tuyển dụng?
- Ai duyệt nghỉ phép và quyết định nhân sự (khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm)?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Nhân sự | hr_manager | Trưởng phòng nhân sự: duyệt nghỉ phép, quyết định nhân sự, quản trị cài đặt Nhân sự |
| Nhân viên Nhân sự | hr_officer | Chuyên viên nhân sự: hồ sơ nhân viên, hợp đồng, nghỉ phép |
| Chuyên viên Nhân sự | hr_specialist | Chuyên viên nhân sự: hồ sơ, hợp đồng, nhập việc |
| Nhân viên Tuyển dụng | recruiter | Tuyển dụng: yêu cầu tuyển dụng, ứng viên, phỏng vấn |
| HR Business Partner | hr_business_partner | HR business partner: hỗ trợ quản lý của các phòng ban được giao |
| Giám đốc Nhân sự | chro | Giám đốc nhân sự: duyệt quyết định nhân sự toàn công ty |
4. Danh mục nhân sự
Tuỳ chọn
Các danh sách lựa chọn trên form nhân sự: loại nhân viên, loại hợp đồng, hình thức làm việc, lộ trình nghề nghiệp, phúc lợi, nhóm việc nhập việc, xếp loại đánh giá, lý do nghỉ việc và lý do từ chối nghỉ phép. Nạp bộ giá trị chuẩn cho danh mục trống, đổi tên hoặc ẩn giá trị, hoặc thêm giá trị riêng.
Chuẩn bị trước
- Loại nhân viên, loại hợp đồng, hình thức làm việc, lý do nghỉ việc và phúc lợi công ty thật sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty dùng những loại nhân viên, hình thức làm việc và lộ trình nghề nghiệp nào?
- Công ty có những loại hợp đồng và phúc lợi nào?
- Cần những lý do nghỉ việc và lý do từ chối nghỉ phép nào?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Loại phúc lợi (
benefit_types) - Nhánh nghề nghiệp (
career_tracks) - Loại hợp đồng (
contract_types) - Loại nhân viên (
employee_types) - Lý do từ chối nghỉ phép (
leave_rejection_reasons) - Nhóm checklist onboarding (
onboarding_task_categories) - Mức xếp loại hiệu suất (
performance_ratings) - Lý do nghỉ việc (
termination_reasons) - Hình thức làm việc (
work_locations)
5. Mã và đánh số
Tuỳ chọn
Định dạng mã nhân viên, số hợp đồng lao động, số phụ lục và số quyết định nhân sự. Đổi định dạng sau khi đã cấp mã sẽ có hai kiểu mã.
Chuẩn bị trước
- Định dạng mã công ty muốn dùng cho nhân viên, hợp đồng, phụ lục và quyết định nhân sự (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty giữ mã nhân viên và số hợp đồng hiện tại, hay dùng mặc định của XBuddy?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
employeeemployment_contractemployment_contract_amendmenthr_decision
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Kiểm soát quy trình nhân sự, Người phụ trách nhân sự
Đơn nghỉ phép chỉ được duyệt qua quy trình: chưa có quy trình duyệt nghỉ phép đang chạy thì loại phép cần duyệt không nộp được. Yêu cầu tuyển dụng cũng đi qua quy trình. Đánh giá thử việc và quyết định nhân sự có thể do người có quyền duyệt trực tiếp.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai duyệt nghỉ phép: chỉ quản lý trực tiếp, hay quản lý rồi đến phòng nhân sự?
- Yêu cầu tuyển dụng, đánh giá thử việc và quyết định nhân sự có phải đi qua quy trình duyệt không?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
leave_requestjob_requisitionprobation_reviewhr_decision
7. Nhập dữ liệu
Tuỳ chọn
Đưa tổ chức, nhân viên, hợp đồng và số dư phép vào bằng các màn nhập có sẵn. Mỗi nút mở hộp nhập kèm file mẫu; số đếm cập nhật theo dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Nhập theo thứ tự: phòng ban → vị trí → nhân viên → hợp đồng lao động → số dư phép đầu kỳ. Nhân viên khớp phòng ban và vị trí theo mã.
- Điền cột mã hệ thống cũ để nhập lại cùng file thì cập nhật dòng cũ thay vì tạo trùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Hồ sơ nhân viên, hợp đồng và số dư phép hiện lưu ở đâu, và công ty có bao nhiêu nhân viên?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Phòng ban | Cây phòng ban (Nhân sự → Tổ chức → Phòng ban → Nhập). | /hr/organization (Nhập + mẫu) |
| 2 | Vị trí | Vị trí / chức danh (Nhân sự → Tổ chức → Vị trí → Nhập). | /hr/organization (Nhập + mẫu) |
| 3 | Nhân viên | Nhân viên theo file mẫu (Nhân sự → Nhân viên → Nhập). | /hr/employees (Nhập + mẫu) |
| 4 | Hợp đồng lao động | Các hợp đồng đang hiệu lực (Nhân sự → Hợp đồng → Nhập). | /hr/contracts (Nhập + mẫu) |
| 5 | Số dư phép đầu kỳ | Số ngày phép chuyển sang năm nay (Nghỉ phép → Số dư → Nhập số dư đầu kỳ). | /hr/leave (Nhập + mẫu) |
8. Đơn đang mở
Tuỳ chọn
Đơn nghỉ phép và thử việc còn dở tại ngày chuyển đổi được nhập tay lại.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: đơn còn mở hôm đó nhập lại ở đây; đơn đã đóng giữ ở hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nhập lại đơn nghỉ phép đang mở | Đơn đã duyệt hoặc đang chờ cho các ngày sau ngày chuyển đổi. | /hr/leave/new (Tạo mới) |
| 2 | Đã tạo đánh giá thử việc | Một phiếu đánh giá thử việc cho mỗi nhân viên còn đang thử việc. | /hr/probation/new (Tạo mới) |
9. Chạy thử
Tuỳ chọn
Cho một nhân viên đi qua các bước nhân sự chính cùng người dùng chủ chốt trước khi chạy thật. Đánh dấu từng bước khi đã kiểm kết quả.
Chuẩn bị trước
- Một phòng ban thật và một nhân viên thử; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhân viên mới | Tạo một nhân viên — mã được đánh số tự động và checklist nhập việc xuất hiện (nếu bắt buộc). | /hr/employees/new (Tạo mới) |
| 2 | Hợp đồng lao động | Tạo và ký hợp đồng; hợp đồng trái Bộ luật Lao động bị từ chối. | /hr/contracts |
| 3 | Đơn nghỉ phép | Nộp đơn nghỉ; đơn tới người duyệt và số dư giảm khi được duyệt. | /hr/leave/new (Tạo mới) |
| 4 | Đánh giá thử việc | Hoàn thành đánh giá thử việc và xác nhận nhân viên. | /hr/probation |
| 5 | Nhân viên tự phục vụ | Đăng nhập bằng tài khoản nhân viên: chỉ thấy hồ sơ và nghỉ phép của chính mình. | /my-hr/leave |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.