Quy trình & ví dụ

Quy trình phổ biến

1. Bộ tài liệu cho nhân viên mới

   1. Từ trang chi tiết của chính Nhân viên, dùng bảng Đính kèm — tệp tải lên thẳng vào thư mục theo app Nhân sự của nhân viên đó, không cần chọn thư mục thủ công.
   2. Tạo thư mời từ biểu mẫu và lưu làm đính kèm.
   3. Gửi hợp đồng lao động để ký điện tử; PDF đã ký tự lưu lại và tự động đính kèm.
   4. Đặt mức nhạy cảm Bảo mật cho các tệp liên quan đến lương thưởng, để chỉ vai trò Nhân sự có documents:confidential mới thấy được.

2. Từ đề xuất đến hợp đồng cho một Deal

   1. Từ bảng Đính kèm của một Deal trong CRM, tải lên hoặc đính kèm đề xuất — tệp tự động vào thư mục theo app CRM của Deal đó.
   2. Chia sẻ với khách tiềm năng qua liên kết chia sẻ có ngày hết hạn, thay vì cấp quyền thư mục.
   3. Khi được chấp thuận, tạo hợp đồng và chuyển qua Phê duyệt.
   4. Gửi ký điện tử; PDF hoàn tất được lưu trữ dưới Deal, và cũng liên kết tới Liên hệ qua Liên kết → Thêm Liên kết.

3. Quét hạn chứng chỉ

   1. Đảm bảo mỗi chứng chỉ có Ngày hết hạn khi tải lên.
   2. Xem bảng hết hạn ở /documents/overview hằng tuần.
   3. Xử lý các cờ của Documents Librarian trong cửa sổ 30 ngày.
   4. Tải lên phiên bản đã gia hạn để xóa từng cờ.

4. Siết quyền truy cập một thư mục nhạy cảm

   1. Xác định thư mục (ví dụ HR / Compensation) không nên hiển thị rộng rãi.
   2. Mở Quản lý Truy cập → tắt Kế thừa quyền của thư mục cha → chỉ cấp quyền cho vai trò quản trị Nhân sự.
   3. Đặt mức nhạy cảm tối thiểu của thư mục thành Bảo mật hoặc Hạn chế để mọi tệp tải lên không mặc định ở mức thấp hơn.
   4. Xác nhận bằng một tài khoản thử nghiệm không thuộc Nhân sự rằng thư mục không còn xuất hiện trong Duyệt hay tìm kiếm.

Ví dụ xuyên suốt — một hợp đồng đã ký trên một dự án