Cấu hình loại đề xuất và chuỗi phê duyệt
Nhân viên không gửi yêu cầu hỗ trợ IT, tạm ứng, hay đề xuất mua sắm dưới dạng email tự do — họ chọn từ danh mục loại đề xuất do quản trị viên định nghĩa. Mỗi loại mang biểu mẫu, mục tiêu SLA riêng, và — với đề xuất nội bộ chạy trong XBuddy — một chuỗi phê duyệt tùy chọn.
Một loại đề xuất hoặc là đề xuất nội bộ (tạo hồ sơ theo dõi được ngay tại Phê duyệt, và có thể mang chuỗi duyệt) hoặc là lối tắt (chỉ mở form của ứng dụng chuyên biệt — ví dụ nghỉ phép và đề xuất mua hàng định tuyến thẳng sang ứng dụng của chúng vì đã có logic duyệt riêng). Chỉ loại đề xuất nội bộ mới có trình chỉnh chuỗi.
Mở Loại đề xuất
Vào Phê duyệt → Cài đặt → Loại đề xuất và chọn (hoặc tạo) một loại đề xuất nội bộ — bất kỳ loại nào không phải lối tắt.
Thêm bước theo thứ tự
Mỗi bước là một điểm quyết định riêng, chỉ mở ra khi bước trước đã được duyệt. Với mỗi bước, chọn ai duyệt:
- Quản lý trực tiếp của người gửi
- Bất kỳ ai thuộc một vai trò (ví dụ bất kỳ Quản trị viên IT nào)
- Một người cụ thể
- Hội đồng mà một người bất kỳ đủ
- Hội đồng mà mọi người phải duyệt
Thêm điều kiện (tùy chọn)
Một bước có thể luôn chạy, hoặc chỉ chạy khi giá trị được nộp (số tiền, số ngày, số giờ, hoặc số lượng đề nghị) vượt ngưỡng bạn đặt — ví dụ chỉ đưa tạm ứng tiền mặt tới hội đồng tài chính khi số tiền vượt một mức nhất định.
Lưu
Lưu sẽ tạo (hoặc cập nhật) chuỗi phê duyệt phía sau và ghim nó vào loại đề xuất đó. Nếu loại đề xuất là loại có sẵn, lưu sẽ tạo bản riêng của công ty bạn để các bản cập nhật sản phẩm sau này cho bản gốc không ghi đè chuỗi của bạn.
Nếu một loại đề xuất khác đã dùng chung chuỗi này, XBuddy sẽ báo trước khi bạn lưu — sửa bước ở đó sẽ đổi chuỗi cho cả hai loại.
Cần logic rẽ nhánh, chữ ký từng bước, hay điều kiện phức tạp hơn một chuỗi tuần tự đơn giản? Trình chỉnh loại đề xuất là lối nhanh cho chuỗi thẳng; mở Phê duyệt → Tự động hóa → Quy trình để dùng trình dựng trực quan đầy đủ.