Đối chiếu 3 chiều
Đối chiếu 3 chiều bảo vệ khỏi việc bị tính tiền thừa bằng cách yêu cầu đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp khớp nhau trước khi thanh toán.
Khi nào dùng
Dùng trước khi thanh toán bất kỳ hóa đơn nhà cung cấp nào cho hàng có tồn kho. Đây là kiểm soát giúp bạn chỉ trả cho những gì đã đặt, thực nhận và được tính đúng giá thỏa thuận.
Trước khi bắt đầu
- Mở
/procurement/matching(vai trò cần quyền xem đối chiếu 3 chiều). - Công tắc
procurement.three_way_match(mặc định tắt; công ty mới bật) bật chức năng đối chiếu. - Công tắc
procurement.block_pay_on_match_exception(mặc định tắt) chặn thanh toán hóa đơn không khớp. - Công tắc
procurement.require_grn_before_bill(mặc định tắt) cấm lập hóa đơn khi chưa nhận hàng.
Từng bước
Mở bàn đối chiếu
Vào Mua hàng → Đối soát 3 chiều (/procurement/matching) và chạy đối chiếu.
Rà soát chênh lệch
Hệ thống so sánh số lượng/giá trên PO, số lượng đã nhận và số tiền trên hóa đơn. Chênh lệch vượt dung sai được gắn cờ. Chỉ các PO trong phạm vi dữ liệu của bạn được đối chiếu.
Xử lý hoặc giữ lại
Duyệt hóa đơn khớp để thanh toán, hoặc giữ hóa đơn bị gắn cờ và lập Giấy báo Nợ hay Trả hàng nhà cung cấp khi chênh lệch là thật. Xử lý ngoại lệ cần quyền duyệt đối chiếu.
Đọc kết quả
| Kết quả | Ý nghĩa | Hành động |
|---|---|---|
| Khớp | PO, GRN và hóa đơn khớp trong dung sai | Duyệt thanh toán |
| Ngoại lệ | Số lượng hoặc giá lệch vượt dung sai | Xử lý, giữ lại hoặc điều chỉnh |
| Bị chặn | Ngoại lệ khi bật chặn thanh toán | Chỉ thanh toán sau khi xử lý xong |
Hóa đơn không đạt đối chiếu 3 chiều không nên được thanh toán cho đến khi giải thích được chênh lệch số lượng hoặc giá. Dùng Giấy báo Nợ cho điều chỉnh giá/giao thiếu và Trả hàng nhà cung cấp cho hàng trả lại.
Mẹo và lỗi thường gặp
- Chỉ bật chặn thanh toán khi đội đã quen xử lý ngoại lệ, nếu không các khoản thanh toán sẽ ùn lại.
- Nhận hàng trước; khi bật GRN trước hóa đơn, không có phiếu nhận thì không lập được hóa đơn.
- Hóa đơn dịch vụ không dùng GRN; chúng đi theo đường Xác nhận dịch vụ.
- Giao thiếu: lập Giấy báo Nợ; hàng bị từ chối: lập Trả hàng nhà cung cấp.