Hướng dẫn setup Đề xuất & Phê duyệt
Trang này đi qua 8 bước thiết lập Đề xuất & Phê duyệt, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần có trước khi thiết lập duyệt: nhân viên gắn tài khoản người dùng, mỗi nhân viên có quản lý, và ma trận duyệt bằng văn bản.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhân viên gắn tài khoản | Đơn từ do nhân viên có tài khoản gửi. Nhập nhân viên ở Nhân sự rồi gắn tài khoản. | /hr/employees (Nhập + mẫu) |
| 2 | Mỗi nhân viên có quản lý | Bước quản lý duyệt định tuyến theo quản lý trực tiếp trên hồ sơ nhân sự. Con số là nhân viên đang làm chưa có quản lý. | /hr/employees |
| 3 | Ma trận duyệt bằng văn bản | Loại đơn → người duyệt theo cấp và số tiền, đã được lãnh đạo duyệt. | — |
2. Quy tắc duyệt & đơn từ
Bắt buộc
Quyết định cách duyệt chạy cho mọi app (số cấp, điều kiện, uỷ quyền, tự duyệt) và cách đơn từ nhân viên hoạt động. Hai thiết lập liên quan — bỏ qua bước không ai duyệt, gửi đơn thay người khác — nằm ở Cài đặt → Cấu hình khác.
Chuẩn bị trước
- Chính sách duyệt đã thống nhất với ban lãnh đạo: ai duyệt gì, bao nhiêu cấp, và một người có được vừa lập vừa duyệt không.
- Danh sách đơn từ nhân viên đang dùng (IT, tạm ứng, giấy xác nhận, thiết bị…) và ai xử lý từng loại.
Câu hỏi nên trả lời
- Nhân viên có gửi đơn từ nội bộ (hỗ trợ IT, tạm ứng, giấy xác nhận) không? Người duyệt có được duyệt một phần hoặc trả lại để bổ sung không?
- Việc duyệt có qua nhiều cấp không? Khoản nhỏ có bỏ qua cấp cao không?
- Công ty có nhỏ tới mức một người vừa lập vừa duyệt cùng một chứng từ không?
- Người duyệt vắng mặt có được uỷ quyền không? Không ai giữ vai trò duyệt thì có chuyển cho quản trị viên không?
- Có cần quy trình chạy theo lịch / theo sự kiện, biểu mẫu duyệt hay AI quyết định không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Đơn từ nội bộ | requests.employee_requests | Tắt | Biểu mẫu đơn từ và đề xuất nội bộ (nghỉ phép, hỗ trợ IT, tạm ứng, giấy xác nhận…). |
| Phê duyệt một phần | requests.partial_approval | Tắt | Người duyệt được chốt số ít hơn số đề nghị. Chỉ áp dụng cho loại đơn đã khai đại lượng quyết định. |
| Trả lại bổ sung | requests.return_for_revision | Tắt | Người duyệt trả đơn về người gửi để bổ sung thông tin, thay vì phải từ chối thẳng. |
| Giai đoạn thực hiện | requests.fulfillment_stage | Tắt | Sau khi duyệt, bộ phận xử lý đánh dấu đã làm xong và có thể gắn chứng từ đã tạo. |
| Tự đóng đơn đã hoàn tất sau (ngày) | requests.auto_close_days | 7 | Đơn đã hoàn tất tự đóng nếu người đề nghị không xác nhận đã nhận trong số ngày này. 0 = không tự đóng. Áp dụng cho đơn hoàn tất sau khi đổi cấu hình. |
| Hiện tên người xử lý | requests.show_approver_names | Bật | Hiển thị ai đang xử lý đơn. Khi tắt, chỉ hiện vai trò (ví dụ “Quản lý trực tiếp”) — tên bị chặn ở máy chủ, không phải chỉ ẩn trên giao diện. |
| Phê duyệt nhiều cấp | approval.multi_level_approval | Tắt | Chuỗi duyệt mua hàng: cho phép một chuỗi có nhiều hơn một bước duyệt. Khi tắt, các chuỗi nhiều bước hiện có vẫn chạy và vẫn sửa được, nhưng không thêm được bước. |
| Phê duyệt song song | approval.parallel_approval | Tắt | Chuỗi duyệt mua hàng: cho phép nhiều bước cùng thứ tự (duyệt song song). Cần bật duyệt nhiều cấp. Khi tắt, các nhóm song song hiện có được giữ nhưng không thêm hoặc đổi nhóm mới. |
| Định tuyến bước theo điều kiện | approval.evaluate_step_conditions | Tắt | Engine đánh giá điều kiện từng bước và bỏ qua các bước không áp dụng (vd chứng từ giá trị thấp bỏ qua bước duyệt cấp cao) |
| Gộp người duyệt trùng trên chuỗi quản lý | approval.dedupe_manager_chain | Tắt | Bước “Chuỗi quản lý của người gửi” tự đóng khi người được tính ra đã duyệt một bước trước của cùng hồ sơ (vd nhân viên báo cáo thẳng cho giám đốc trong quy trình cấp 1 → cấp 2). Bước được ghi là “bỏ qua — đã duyệt ở bước trước”, không phải duyệt mới. Không áp cho bước có chữ ký hoặc biểu mẫu duyệt. |
| Chuỗi quản lý: dừng theo vai trò | approval.manager_chain_stop_rule | Tắt | Cho phép bước “Chuỗi quản lý của người gửi” chọn kiểu dừng “lên tới người giữ vai trò X” (vd Trưởng phòng) thay vì đếm đúng số cấp — hợp với tổ chức có số tầng khác nhau giữa các phòng. Khi tắt, quy trình dùng kiểu này không kích hoạt được. |
| Chuyển cho quản trị viên công ty khi không có người duyệt | approval.unstaffed_fallback_admin | Bật | Khi một bước duyệt không tìm ra ai (vai trò không ai giữ, không có quản lý, phòng ban trống), gửi cho quản trị viên công ty thay vì để hồ sơ kẹt. Người gửi không bao giờ được chọn. Tắt để giữ hồ sơ chờ cho tới khi có người được gán. |
| Yêu cầu quyền trên chứng từ khi duyệt | approval.require_subject_permission | Tắt | Người duyệt phải có thêm quyền duyệt của chính chứng từ đó (vd invoices:approve), không chỉ workflow:approve. Mặc định tắt vì người duyệt thường được chỉ định theo từng bước. |
| Cho phép người lập tự duyệt | approval.allow_self_approval | Tắt | Người lập/gửi chứng từ được tự duyệt (bước workflow và nút duyệt trực tiếp) và được ghi nhận chi khoản expense của chính mình. Mỗi lần tự duyệt đều ghi log. Quyết định vượt trần ngân sách vẫn bị chặn. Mặc định tắt. |
| Ủy quyền phê duyệt | approval.delegation | Bật | Workflow và chuỗi duyệt mua hàng chuyển bước cho người được uỷ quyền theo quy tắc uỷ quyền đang hiệu lực. Khi tắt, quy tắc vẫn giữ nhưng không áp. |
| Hạn SLA | approval.sla_due_date | Tắt | Gắn hạn chót cho mỗi quy trình (tổng thời gian leo thang và thời gian chờ) và báo cho người gửi khi quá hạn |
| Trigger quy trình theo lịch | approval.scheduled_triggers | Tắt | Trigger cron tự khởi động quy trình theo lịch (cấu hình tại Quy trình → Cài đặt → Triggers) |
| Kích hoạt theo Sự kiện | approval.event_triggers | Tắt | Cho phép chính sách tự động hóa chạy theo sự kiện nghiệp vụ (tạo bản ghi, đổi trạng thái) thay vì chỉ theo lịch. Mặc định tắt. |
| Bước chờ (Delay) | approval.workflow_delay_steps | Tắt | Bước chờ trong trình thiết kế quy trình thực sự tạm dừng quy trình đúng thời lượng cấu hình trước khi tiếp tục |
| Hành động quy trình | approval.workflow_actions_v2 | Tắt | Các bước hành động (email, thông báo, tạo công việc, cập nhật trường) được thực thi thật và ghi lại; hành động thay đổi dữ liệu chỉ chạy sau khi có người phê duyệt |
| Biểu mẫu phê duyệt | approval.workflow_approval_forms | Tắt | Bước phê duyệt có thể yêu cầu người duyệt điền biểu mẫu; câu trả lời được lưu cùng bản ghi phê duyệt |
| Bước Quyết định bằng AI | approval.ai_decision_steps | Bật | Cho phép bước có loại người duyệt “AI quyết định” tự duyệt khi độ tin cậy cao. Tắt để luôn chuyển về người duyệt là con người. |
3. Người duyệt
Bắt buộc
Trước bước quy trình: chọn người quản trị loại đơn và người duyệt ở từng cấp. Mỗi nhân viên cũng cần có quản lý trực tiếp trên hồ sơ nhân sự để bước “quản lý duyệt” định tuyến được.
Chuẩn bị trước
- Danh sách người duyệt (quản lý trực tiếp, nhân sự, giám đốc) và người quản trị loại đơn — mỗi người phải đã được mời làm người dùng, và mỗi nhân viên cần có quản lý trên hồ sơ nhân sự.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai quản trị loại đơn, và ai duyệt ở từng cấp?
- Mỗi nhân viên đã có quản lý trực tiếp trong hồ sơ nhân sự chưa? Bước quản lý duyệt cần thông tin này.
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Nhân sự | hr_manager | Quản trị loại đơn và duyệt đơn từ — toàn bộ dữ liệu |
| Giám đốc / Tổng Giám đốc | director | Duyệt ở cấp cao |
| Quản lý | manager | Duyệt đơn của nhóm mình |
| Giám đốc Nhân sự | chro | Giám sát việc duyệt nhân sự toàn công ty |
4. Lý do từ chối
Tuỳ chọn
Các lý do người duyệt chọn khi từ chối đơn hoặc chứng từ.
Chuẩn bị trước
- Các lý do từ chối chuẩn để người duyệt chọn (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Đơn hoặc chứng từ thường bị từ chối vì những lý do nào?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do từ chối phê duyệt (
approval_rejection_reasons)
5. Đánh số đơn từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của đơn từ nhân viên. Mặc định dùng được; chỉ đổi khi công ty có định dạng riêng.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số mong muốn cho đơn từ (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Có cần định dạng số riêng cho đơn từ, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
employee_request
6. Quy trình duyệt đơn từ
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc duyệt & đơn từ, Người duyệt
Khi bật đơn từ, mỗi đơn cần một tuyến duyệt: một quy trình đang chạy, hoặc người giữ quyền duyệt đơn. Loại đơn “bắt buộc quy trình” phải ghim một quy trình đang chạy, nếu không mọi đơn của loại đó bị trả về nháp.
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi đơn đều gửi quản lý trực tiếp, hay có loại đơn cần thêm nhân sự hoặc giám đốc?
- Từ số tiền nào (tạm ứng, mua sắm) thì cấp cao hơn phải duyệt thêm?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
employee_request
7. Loại đơn
Tuỳ chọn
Chọn các loại đơn nhân viên được gửi và cách duyệt từng loại. Mỗi nút mở màn hình cài đặt có sẵn.
Chuẩn bị trước
- Với mỗi loại đơn: tên, nhóm, các trường biểu mẫu, có liên quan tiền (tạm ứng, quyết toán) không, và tuyến duyệt.
Câu hỏi nên trả lời
- Hiện có những mẫu đơn nào (giấy, email, bảng tính) và mỗi tháng bao nhiêu đơn?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã bật loại đơn | Bật các loại đơn công ty dùng từ thư viện mẫu, hoặc tự tạo, rồi chỉnh trường biểu mẫu. | /approvals/settings/request-types |
| 2 | Chuỗi duyệt trên loại đơn | Loại đơn có nhiều người duyệt: đặt chuỗi duyệt trên loại đơn hoặc ghim một quy trình. | /approvals/settings/request-types |
| 3 | Leo thang | Một bước được chờ bao lâu trước khi leo thang, và leo thang cho ai. | /approvals/settings/escalation |
| 4 | Uỷ quyền đứng (tuỳ chọn) | Chỉ khi bật uỷ quyền: ghi uỷ quyền cho người duyệt hay vắng mặt. | /workflow/delegation |
8. Kiểm tra trước khi chạy
Tuỳ chọn
Chạy thử một đơn thật từ đầu tới cuối với người dùng chính trước khi đưa vào dùng. Đơn còn chờ ở hệ thống cũ được gửi lại ở đây như đơn mới. Đánh dấu từng bước khi kết quả đúng.
Chuẩn bị trước
- Chọn một nhân viên thật, quản lý của họ và một loại đơn; đơn còn chờ ở hệ thống cũ được gửi lại ở đây như đơn mới.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Gửi một đơn | Với vai nhân viên: đơn hiện “đang xử lý” với đúng người duyệt đầu tiên. | /hr/self-service/requests/new (Tạo mới) |
| 2 | Duyệt từ hộp duyệt | Với vai quản lý: tìm đơn trong hộp duyệt rồi duyệt, hoặc trả lại để bổ sung. | /approvals |
| 3 | Từ chối kèm lý do | Từ chối một đơn khác bằng lý do trong danh sách; nhân viên được thông báo. | /approvals |
| 4 | Kiểm tra tự duyệt | Người gửi không duyệt được đơn của chính mình (trừ khi bật tự duyệt). | /approvals/requests |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.