RFQ và so sánh báo giá
RFQ cho phép bạn yêu cầu giá từ nhiều nhà cung cấp và so sánh phản hồi trước khi cam kết.
Khi nào dùng
Dùng RFQ khi giá trị mua đủ lớn, hoặc chưa rõ chọn nhà cung cấp nào, và bạn muốn lưu lại các báo giá cạnh tranh. Nếu đã có giá thương lượng hoặc hợp đồng, bỏ qua RFQ và phát hành PO. Việc bắt buộc RFQ trước mọi PO là tùy chọn và mặc định tắt.
Trước khi bắt đầu
- Mở
/procurement/rfqsvới quyềnprocurement:read. - Công tắc
procurement.require_rfq(mặc định tắt) buộc PO phải qua RFQ. - Công tắc
procurement.require_quote_attachment(mặc định bật) yêu cầu báo giá phải đính kèm tệp. - Nhà cung cấp cần có sẵn trong
/procurement/vendors; có thể mời nhà cung cấp vào cổng để tự gửi báo giá.
Từng bước
Tạo RFQ
Vào Mua hàng → Yêu cầu báo giá (/procurement/rfqs) và chọn các dòng yêu cầu cần chào giá. Thêm nhà cung cấp muốn mời. Yêu cầu mua đã duyệt có thể chuyển thẳng thành RFQ.
Thu thập phản hồi
Nhập giá, thời gian giao và điều khoản mà từng nhà cung cấp báo, hoặc gửi đường dẫn cổng để họ tự gửi báo giá (xem trang cổng nhà cung cấp). Báo giá có thể được thương lượng và nhập lại.
Chấm điểm báo giá
Chấm điểm và so sánh báo giá song song theo giá và thời gian giao. Hệ thống có thể đề xuất trao thầu.
Trao thầu và chuyển thành PO
Duyệt việc chọn nhà cung cấp, rồi chấp nhận báo giá thắng để tạo Đơn mua hàng. Mỗi dòng RFQ chỉ được dùng một lần, và báo giá hết hạn hoặc trùng sẽ bị từ chối.
Tiến trình của RFQ
| Giai đoạn | Điều xảy ra |
|---|---|
| Đã gửi | Mời nhà cung cấp; các dòng RFQ đã gửi chỉ được thêm, không sửa |
| Đã báo giá | Nhà cung cấp phản hồi (bạn nhập hoặc qua cổng) |
| Đã chấm điểm | Báo giá được chấm và so sánh |
| Đề xuất trao thầu | Nhà cung cấp được đề xuất đi vào duyệt chọn nhà cung cấp |
| Đã trao thầu | Báo giá thắng thành PO; báo giá còn lại ghi nhận là đã trao cho nhà cung cấp khác |
Mẹo và lỗi thường gặp
- Đính kèm tệp cho từng báo giá khi công tắc đính kèm bật, nếu không báo giá bị từ chối.
- Đừng chấp nhận báo giá quá hạn hiệu lực; báo giá hết hạn bị từ chối.
- Có thể tự tạo hợp đồng nhà cung cấp từ kết quả trao thầu bằng
procurement.create_vendor_contract_from_rfq_award(mặc định tắt). - So sánh theo tổng chi phí, không chỉ đơn giá; phụ phí nhập hàng có thể đổi thứ hạng.