Hướng dẫn setup Quản lý Hợp đồng
Trang này đi qua 8 bước thiết lập Quản lý Hợp đồng, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần gom trước khi thiết lập Quản lý Hợp đồng: các hợp đồng đang hiệu lực và điều khoản pháp chế đã duyệt.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Danh sách hợp đồng đang hiệu lực | Đối tác, loại, giá trị, ngày bắt đầu/kết thúc và điều kiện gia hạn của các hợp đồng chưa quản lý ở CRM, Mua hàng hay Quản lý dịch vụ. | — |
| 2 | Đã thống nhất điều khoản chuẩn | Các điều khoản và mẫu hợp đồng pháp chế đã duyệt, cùng lập trường đàm phán cho từng loại điều khoản. | — |
2. Quy tắc hợp đồng
Bắt buộc
Khi nào hợp đồng được hiệu lực, gia hạn, nhắc hết hạn và phiếu rà soát pháp lý.
Chuẩn bị trước
- Chính sách hợp đồng bằng văn bản: hợp đồng nào cần rà soát pháp lý trước khi ký, rủi ro nào phải xử lý trước.
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi hợp đồng có phải được pháp chế rà soát và duyệt trước khi có hiệu lực không?
- Rủi ro điều khoản nghiêm trọng chưa xử lý có chặn hợp đồng có hiệu lực không?
- Có cần nhắc hết hạn không, và hợp đồng tự gia hạn có phải rà soát lại trước khi gia hạn không?
- Pháp chế có làm theo một phiếu rà soát cố định trước khi quyết định không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc duyệt trước khi kích hoạt | legal.approval_required_before_active | Bật | Hợp đồng không thể kích hoạt nếu chưa có đánh giá pháp lý được duyệt. |
| Rủi ro nghiêm trọng chặn kích hoạt | legal.risk_blocks_activation | Tắt | Rủi ro điều khoản mức NGHIÊM TRỌNG chưa xử lý sẽ chặn kích hoạt hợp đồng; mức thấp hơn không chặn. |
| Khóa thay đổi loại hợp đồng | legal.restrict_contract_type_change | Tắt | Loại hợp đồng bị khóa khi hợp đồng rời trạng thái nháp. |
| Nhắc nhở hết hạn | legal.expiry_reminder_enabled | Tắt | Hằng ngày gửi thông báo cho chuyên viên pháp lý về hợp đồng đang hiệu lực sắp hết hạn. Mặc định tắt. |
| Tự gia hạn cần đánh giá | legal.auto_renewal_requires_review | Tắt | Hợp đồng tự gia hạn cần đánh giá pháp lý mới trước mỗi lần gia hạn. |
| Bắt buộc hoàn thành phiếu rà soát | legal.review_checklist_required | Tắt | Không thể duyệt hoặc từ chối một yêu cầu rà soát pháp lý khi còn mục bắt buộc trong phiếu rà soát chưa xong hoặc không đạt. |
3. Người phụ trách Quản lý Hợp đồng
Bắt buộc
Chọn người phụ trách cấu hình hợp đồng và duyệt rà soát pháp lý, người soạn và rà soát hợp đồng.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân sự pháp chế và người duyệt — mỗi người phải đã được mời làm người dùng và có ghế gói Cộng tác.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách cấu hình hợp đồng và duyệt rà soát pháp lý?
- Ai soạn hợp đồng và rà soát pháp lý hằng ngày?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Pháp lý | legal_manager | Phụ trách cấu hình hợp đồng và duyệt rà soát pháp lý |
| Cố vấn Pháp lý | legal_counsel | Soạn hợp đồng và thực hiện rà soát pháp lý |
| Chuyên viên Pháp lý | legal_specialist | Chuẩn bị hợp đồng và phiếu rà soát |
| Nhân viên Tuân thủ | compliance_officer | Theo dõi rủi ro điều khoản và tuân thủ |
| Giám đốc / Tổng Giám đốc | director | Giám sát, có thể duyệt hợp đồng rủi ro cao |
4. Danh mục hợp đồng
Tuỳ chọn
Danh sách chọn trên form: lý do gia hạn và lý do chấm dứt hợp đồng.
Chuẩn bị trước
- Các lý do doanh nghiệp dùng khi gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Hợp đồng thường được gia hạn hoặc chấm dứt sớm vì lý do gì?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do gia hạn hợp đồng (
contract_renewal_reasons) - Lý do chấm dứt hợp đồng (
contract_termination_reasons)
5. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc hợp đồng, Người phụ trách Quản lý Hợp đồng
Rà soát pháp lý cần người duyệt khi hợp đồng chỉ được hiệu lực, hoặc chỉ được tự gia hạn, sau khi có rà soát đã duyệt. Cần một quy trình đang chạy hoặc ít nhất một người duyệt trực tiếp được.
Câu hỏi nên trả lời
- Một quản lý pháp chế duyệt rà soát, hay hợp đồng rủi ro cao cần thêm người duyệt (giám đốc)?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
legal_review
6. Đánh số, điều khoản & chính sách
Tuỳ chọn
Đánh số hợp đồng, điều khoản chuẩn và chính sách hợp đồng — mở màn hình có sẵn.
Câu hỏi nên trả lời
- Hiện hợp đồng được đánh số thế nào (tiền tố, theo năm)?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đánh số hợp đồng | Đặt định dạng số của hợp đồng độc lập (tiền tố, độ dài, đặt lại theo năm). | /contracts/settings/numbering |
| 2 | Điều khoản chuẩn | Thêm các điều khoản chuẩn pháp chế đã duyệt, theo loại điều khoản và ngôn ngữ. | /contracts/templates |
| 3 | Chính sách hợp đồng | Chỉ khi dùng: ai được ký loại hợp đồng nào, hạn mức giá trị. | /contracts/policies |
7. Hợp đồng đang hiệu lực
Tuỳ chọn
Nhập các hợp đồng đang hiệu lực mà chưa app nào quản lý, để theo dõi hết hạn và gia hạn.
Câu hỏi nên trả lời
- Những hợp đồng đang hiệu lực nào phải theo dõi ở đây ngay từ ngày đầu?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Hợp đồng độc lập | Nhập hợp đồng đang hiệu lực với ngày bắt đầu và kết thúc thật. | /contracts/standalone/new |
8. Kiểm tra trước khi chạy
Tuỳ chọn
Chạy thử một hợp đồng từ nháp đến hiệu lực cùng người dùng chính trước khi đưa vào dùng.
Chuẩn bị trước
- Chọn một chuyên viên pháp chế và một người duyệt để chạy thử.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Soạn & yêu cầu rà soát | Tạo hợp đồng thử ở trạng thái nháp và yêu cầu rà soát pháp lý. | /contracts/standalone/new |
| 2 | Duyệt rà soát | Với tư cách người duyệt: duyệt yêu cầu rà soát (hoàn tất các mục bắt buộc của phiếu trước nếu bật). | /contracts/pending |
| 3 | Kích hoạt | Chuyển hợp đồng thử sang hiệu lực — phải bị từ chối khi rà soát chưa duyệt nếu cổng đó bật. | /contracts/all |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.