Tài chính & Kế toán

Trang này được sinh tự động từ nội dung hướng dẫn trong ứng dụng — sửa ở featureToggleGuides rồi chạy pnpm gen:feature-toggle-docs.

Bảng giá nhân công nội bộ

Định giá dòng nhân công trên phiếu ghi nhận nội bộ theo đơn giá chuẩn/giờ theo vị trí và cấp bậc. Không tính từ lương — Kế toán tự cập nhật.

Cách hoạt động

Định giá dòng nhân công theo giá vốn chuẩn một giờ do Kế toán duy trì (không lấy từ bảng lương). Thẻ giá chọn theo vị trí của nhân viên, rồi cấp bậc, rồi mặc định công ty, có hiệu lực vào ngày phiếu (mỗi thẻ có khoảng hiệu lực; thẻ đang dùng không được chồng ngày). Thành tiền = giờ × đơn giá × hệ số loại giờ (thường, tăng ca… theo quy định OT của HR).

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật Phí nội bộ.

Khi BẬT

Hiện tab Bảng đơn giá và loại dòng Nhân công; dòng nhân công lấy đơn giá theo thẻ, trừ khi nhập tay đơn giá (khi đó đánh dấu thủ công).

Khi TẮT

Không xem, tạo, sửa được bảng đơn giá, và dòng nhân công bị từ chối. Dòng vật tư và máy vẫn dùng được.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Phí nội bộ (form phiếu, tab bảng đơn giá, hiệu quả nhân công), kéo giờ, loại giờ.

Lưu ý

Thẻ khác tiền tệ với phiếu bị từ chối — không quy đổi. Tắt không định giá lại dòng đã lưu và phiếu nháp vẫn ghi sổ được, nhưng sửa phiếu nháp có dòng nhân công nhập tay sẽ lỗi. “Dòng nhân công không có bảng giá” và “Kéo giờ đã duyệt” cần công tắc này.

Bắt buộc phê duyệt khoản chi

Khoản chi từ ngưỡng trở lên được giữ lại chờ duyệt: chưa hạch toán, chưa trừ số dư ngân hàng và chưa giảm công nợ phải trả cho tới khi được duyệt. Mặc định tắt — khoản THU không bao giờ bị giữ.

Cách hoạt động

Khoản CHI đạt ngưỡng được giữ ở trạng thái Chờ duyệt thay vì ghi sổ ngay. Trong lúc chờ: chưa hạch toán, chưa trừ số dư ngân hàng, chưa giảm công nợ phải trả. Khi được duyệt, khoản chi được ghi sổ lại qua đúng đường ghi ban đầu.

Khi BẬT

Giữ lại: phiếu chi/thanh toán NCC (trang Thanh toán, trả hoá đơn NCC, đợt chi NCC, trợ lý AI), và các khoản chi cho nhân viên (đánh dấu đã trả chi phí, chi tạm ứng, chi quyết toán phải trả). Phiếu chi chờ duyệt hiện ở tab “Chờ duyệt” và khối “Chi cho nhân viên” trên trang Thanh toán.

Khi TẮT

Mọi khoản chi được ghi sổ ngay như trước.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Thanh toán, hoá đơn NCC, đợt chi NCC, chi phí, tạm ứng và quyết toán của đơn từ, hộp duyệt workflow, thông báo duyệt chi.

Lưu ý

Khoản THU (thu tiền khách hàng, hoàn ứng của nhân viên) không bao giờ bị giữ. Người duyệt cần quyền duyệt thanh toán; người lập (và với khoản chi cho nhân viên: người thụ hưởng) không được tự duyệt. Có quy trình duyệt mẫu cho phiếu chi; không có quy trình thì khoản chi chờ duyệt thủ công. Khoản chi cho nhân viên hiện chỉ duyệt thủ công. Ghi nhận khoản chi từ dòng sao kê ngân hàng không bị giữ (đã có giao dịch thật — lý do được đóng dấu). Trả lương chưa nằm trong phạm vi. Tắt công tắc không tự giải phóng các khoản đang chờ — vẫn phải duyệt, từ chối hoặc rút lại.

Dòng nhân công không có bảng giá

Bắt buộc: dòng nhân công không có bảng giá phủ vị trí/cấp bậc bị từ chối, kể cả khi nhập tay đơn giá. Dự phòng: chấp nhận đơn giá nhập tay và đánh dấu thủ công.

Cách hoạt động

Quyết định dòng nhân công khi không có thẻ giá phủ vị trí/cấp bậc của nhân viên vào ngày phiếu.

Điều kiện để có hiệu lực

Chỉ được đọc khi bật Bảng đơn giá nhân công.

Khi BẬT

Bắt buộc: dòng như vậy bị từ chối, kể cả khi nhập tay đơn giá. Khi có thẻ, đơn giá nhập tay vẫn được ghi đè và đánh dấu thủ công.

Khi TẮT

Dự phòng (mặc định): đơn giá nhập tay được chấp nhận và đánh dấu thủ công; dòng không có thẻ lẫn đơn giá bị từ chối.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Dòng nhân công trên phiếu phí nội bộ.

Lưu ý

Đổi lựa chọn không đụng dòng đã lưu, nhưng sửa phiếu nháp sẽ kiểm lại dòng nhân công theo lựa chọn mới. Kéo giờ không bao giờ dùng đơn giá tay: nhân viên không có thẻ bị bỏ qua kèm cảnh báo.

Duyệt ghi nhận nội bộ

Phiếu đi Nháp → Gửi → Duyệt → Đã ghi sổ. Tắt: ghi sổ ngay khi tạo.

Cách hoạt động

Thêm bước duyệt cho phí nội bộ: Nháp → Chờ duyệt → Đã ghi sổ (hoặc Bị từ chối). Nếu có quy trình duyệt phí nội bộ đang chạy thì đi theo quy trình; không có thì chờ duyệt trực tiếp.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật Phí nội bộ.

Khi BẬT

Phiếu tạo ra ở trạng thái nháp; Gửi chuyển sang Chờ duyệt; duyệt thì ghi sổ. Người lập không tự duyệt được. Phiếu bị từ chối giữ nguyên dòng, sửa và gửi lại được.

Khi TẮT

Phiếu ghi sổ ngay khi tạo (trừ khi lưu nháp — form làm vậy với phiếu trống để kéo giờ); gửi phiếu nháp thì ghi sổ ngay.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Form và chi tiết phí nội bộ, hộp duyệt, quy trình duyệt.

Lưu ý

Người duyệt cần quyền duyệt phí nội bộ. Khi bật, lượt chạy phân bổ cũng tạo phiếu nháp — gửi duyệt từng phiếu được tạo. Tắt không tự ghi sổ phiếu đang chờ — vẫn phải duyệt hoặc từ chối.

Đa tiền tệ

Chứng từ được dùng ngoại tệ; tỷ giá đóng dấu theo ngày chứng từ. Tắt: hoá đơn, hoá đơn NCC, đơn hàng, báo giá và chi phí phải dùng tiền tệ gốc của công ty.

Cách hoạt động

Cho phép chứng từ mang tiền tệ khác tiền tệ gốc của công ty. Tỷ giá lấy từ bảng tỷ giá theo ngày chứng từ và đóng dấu lên chứng từ.

Khi BẬT

Hoá đơn, hoá đơn NCC, đơn mua, đơn bán, báo giá, chi phí, giấy báo có, đề nghị mua và phiếu thu/chi chưa cấn trừ nhận ngoại tệ; thiếu tỷ giá ngày đó bị từ chối chứ không tự lấy 1.

Khi TẮT

Các chứng từ đó phải dùng tiền tệ gốc — ngoại tệ bị từ chối khi tạo và khi sửa tiền tệ hoặc tỷ giá.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Form bán hàng, mua hàng, chi phí, nhập chứng từ dở dang, trang tỷ giá, trang rủi ro tỷ giá (hiện thông báo khi tắt).

Lưu ý

Công ty mới được bật sẵn; công ty đang chạy giữ lựa chọn đã lưu. Tắt không đổi chứng từ ngoại tệ đã lưu, và vẫn thanh toán được chúng (phiếu cấn trừ chứng từ theo tiền tệ chứng từ). Công tắc này KHÔNG kiểm hoá đơn sinh từ báo giá, đơn bán, phiếu giao hoặc chứng từ dịch vụ (chúng chép tiền tệ của chứng từ nguồn). Ô chọn tiền tệ trên form hoá đơn/hoá đơn NCC vẫn hiện; lỗi chỉ báo khi lưu.

Điều chuyển tài sản giữa kỳ

Khi người/đơn vị phụ trách TSCĐ hoặc CCDC đổi trong tháng, chi phí khấu hao/phân bổ của tháng đó ghi cho trung tâm chi phí nào. Các tháng sau luôn về đơn vị mới.

Cách hoạt động

Khi người hoặc đơn vị phụ trách TSCĐ, CCDC hoặc chi phí trả trước đổi giữa tháng, quyết định chi phí khấu hao/phân bổ của tháng đó chia cho các trung tâm chi phí thế nào. Áp lúc ghi bút toán khấu hao, dựa trên lịch sử phụ trách.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật Trung tâm chi phí.

Khi BẬT

Chia theo ngày (mặc định): chia theo số ngày mỗi trung tâm giữ tài sản. Người giữ cuối tháng: cả tháng tính cho người giữ ngày cuối. Người giữ đầu kỳ: cả tháng tính cho người giữ ngày đầu; đơn vị mới chịu từ tháng sau.

Khi TẮT

Không có lựa chọn tắt. Tài sản không có lịch sử phụ trách giữ trung tâm chi phí của chính nó, và khi Trung tâm chi phí tắt thì không chia gì cả.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Khấu hao hằng tháng của TSCĐ, CCDC và chi phí trả trước; lãi lỗ theo trung tâm chi phí.

Lưu ý

Các tháng sau luôn tính cho người giữ mới. Đổi lựa chọn không chia lại bút toán đã ghi. Giá trị lạ được coi là Chia theo ngày. Tắt Trung tâm chi phí thì dừng chia dù lựa chọn này vẫn giữ giá trị.

Điều khoản thanh toán

Hoá đơn mang điều khoản thanh toán (vd Net 30) và hạn thanh toán. Tắt: điều khoản gửi kèm lúc tạo hoá đơn bị bỏ; hạn thanh toán vẫn giữ.

Cách hoạt động

Khi tạo hoá đơn bán, quyết định điều khoản thanh toán nhập trên form có được giữ hay không.

Khi BẬT

Hoá đơn lưu điều khoản và hạn thanh toán từ form (form gợi ý Net 30 và hôm nay + 30 ngày). Hạn thanh toán quyết định quá hạn và tuổi nợ phải thu.

Khi TẮT

Lúc tạo hoá đơn, điều khoản thanh toán bị bỏ; hạn thanh toán đã nhập vẫn được lưu, nên quá hạn và tuổi nợ vẫn đúng.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Tạo hoá đơn bán (trang Hoá đơn).

Lưu ý

Hạn thanh toán không tự tính từ điều khoản — cả hai đều nhập trên form. Chỉ thao tác tạo hoá đơn tay đọc công tắc này: sửa hoá đơn, hoá đơn sinh từ báo giá, đơn bán, phiếu giao, dịch vụ hay dự án, hoá đơn định kỳ, số dư đầu kỳ và đồng bộ vẫn giữ điều khoản. Hoá đơn NCC, đơn mua, đơn bán, báo giá không bị ảnh hưởng. Tắt không xoá giá trị đã lưu.

Đối chiếu ngân hàng

Đối chiếu sao kê ngân hàng với bút toán kế toán để xác nhận số dư tiền mặt

Cách hoạt động

Bật khu vực đối chiếu ngân hàng: nhập sao kê, khớp dòng sao kê với bút toán (một–một hoặc nhiều–nhiều), quy tắc khớp, tự khớp, bút toán điều chỉnh, ghi thanh toán từ dòng sao kê và chốt sao kê.

Khi BẬT

Mọi thao tác đối chiếu hoạt động; trợ lý AI đối chiếu ngân hàng chạy.

Khi TẮT

Mọi thao tác ghi bị từ chối (tính năng đang tắt) — nhập, khớp, bỏ khớp, tự khớp, loại trừ, điều chỉnh, chốt — và danh sách sao kê cũng vậy. Báo cáo và khoản chưa đối chiếu vẫn đọc được. Menu bị ẩn và trợ lý AI bỏ qua lượt chạy.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Kế toán → Đối chiếu ngân hàng, kết nối ngân hàng, quy tắc khớp, sổ nhật ký (cờ đã đối chiếu), trợ lý đối chiếu ngân hàng.

Lưu ý

Kết nối ngân hàng vẫn nhập dòng sao kê khi tắt nhưng bỏ qua tự khớp, nên dòng chờ chưa khớp tới khi bật lại. Quy tắc khớp vẫn sửa được, và bút toán vẫn đánh dấu đã đối chiếu tay được từ sổ nhật ký. Các khớp và sao kê đã chốt được giữ nhưng không gỡ được khi tắt.

Ghi nhận nội bộ

Phân bổ giữa trung tâm chi phí theo đơn giá nội bộ. Nhật ký không vào P&L pháp định của công ty.

Cách hoạt động

Phân bổ quản trị giữa các trung tâm chi phí theo giá nội bộ: Có trung tâm cung cấp, Nợ trung tâm nhận (dòng nhân công, vật tư, máy có thể dùng tài khoản ánh xạ riêng). Bút toán được gắn nhãn phí nội bộ và loại khỏi lãi lỗ pháp định của công ty; lãi lỗ theo trung tâm chi phí hiện chúng là doanh thu/chi phí nội bộ.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật Trung tâm chi phí. Ánh xạ tài khoản phí nội bộ trước — ghi sổ khi thiếu ánh xạ bị từ chối.

Khi BẬT

Kế toán → Phí nội bộ: tạo, sửa, gửi, huỷ phiếu phí, quản lý dịch vụ nội bộ và quy tắc phân bổ, chạy phân bổ.

Khi TẮT

Mọi thao tác ghi trên phiếu phí, dịch vụ, quy tắc bị từ chối, lỗi nêu đúng công tắc đang tắt. Danh sách, chi tiết, xuất file vẫn đọc được. Menu bị ẩn.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Phí nội bộ, dịch vụ nội bộ, quy tắc phân bổ, lãi lỗ theo trung tâm chi phí, sổ nhật ký, bảng đơn giá nhân công và kéo giờ (công tắc con).

Lưu ý

Bảng đơn giá nhân công và Duyệt phí nội bộ cần công tắc này. Điều chuyển kho giữa hai trung tâm chi phí chỉ ghi bút toán phí nội bộ khi công tắc bật; tắt thì ghi bút toán chuyển kho thường. Tắt giữ nguyên phiếu đã ghi sổ và bút toán. Phiếu đã tạo vẫn kết thúc được khi tắt: từ chối, huỷ (đảo bút toán), xoá nháp, và quyết định từ hộp duyệt vẫn được ghi; chỉ tạo, sửa và duyệt trực tiếp mới cần công tắc.

Giao dịch nội bộ công ty

Hoá đơn bán được ghi công ty khác trong nhóm làm đối tác (hệ thống tạo hoá đơn NCC tương ứng ở đó), và tài sản được điều chuyển giữa các công ty trong nhóm. Tắt: cả hai bị từ chối và ẩn trên form.

Cách hoạt động

Cho phép hoá đơn bán ghi một công ty khác cùng nhóm làm đối tác — khi lưu, hệ thống tạo hoá đơn NCC tương ứng ở công ty đối tác trong cùng giao dịch và nối vào chuỗi chứng từ — và cho phép điều chuyển tài sản giữa các công ty trong nhóm.

Khi BẬT

Phần Liên công ty hiện trên form hoá đơn và lựa chọn liên công ty hiện trên điều chuyển tài sản; hoá đơn NCC đối ứng được tạo tự động (lỗi thì huỷ cả hai: không có hoá đơn thiếu hoá đơn NCC).

Khi TẮT

Hoá đơn liên công ty và điều chuyển tài sản liên công ty MỚI bị từ chối (tính năng đang tắt), và các lựa chọn bị ẩn trên form.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Tạo hoá đơn bán, hoá đơn NCC ở công ty đối tác, điều chuyển tài sản, chuỗi chứng từ.

Lưu ý

Công ty mới được bật sẵn. Đối tác không được là chính công ty, và hoá đơn liên công ty không có chiết khấu tổng. Tắt không đổi hoá đơn liên công ty, hoá đơn NCC đối ứng và phiếu điều chuyển đang chờ (phiếu đang chờ vẫn duyệt/từ chối được).

Kéo giờ từ bảng chấm công

Tạo dòng nhân công từ giờ đã duyệt của phòng ban cung cấp: giờ dự án, giờ chung, bản ghi tăng ca, giờ ticket; và giờ máy. Mỗi bản ghi chỉ được phân bổ một lần.

Cách hoạt động

Trên phiếu phí tay đang nháp, tạo dòng nhân công từ giờ đã duyệt của phòng ban gắn với trung tâm cung cấp trong một kỳ. Nguồn: giờ dự án (giờ làm, trừ phần đã chuyển thành bản ghi tăng ca), giờ chung, bản ghi tăng ca đã duyệt/đã trả, giờ ticket, và giờ máy. Mỗi bản ghi đã kéo được nối vào phiếu và không phân bổ lại được.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật Bảng đơn giá nhân công (kéo giờ máy chạy được khi không bật).

Khi BẬT

Hiện thao tác Kéo giờ trên phiếu nháp; dòng gộp theo nhân viên, dự án, loại giờ và thẻ giá, định giá theo thẻ có hiệu lực vào từng ngày làm.

Khi TẮT

Kéo giờ bị từ chối.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Chi tiết phí nội bộ (hộp Kéo giờ), tab giờ chưa phân bổ, giờ dự án (hiện đã phân bổ), bản ghi giờ nguồn.

Lưu ý

Trung tâm cung cấp phải gắn phòng ban, và phòng ban đó không được dùng chung với trung tâm chi phí khác đang hoạt động — nếu không sẽ không kéo được gì (có cảnh báo lý do). Nhân viên khớp theo phòng ban HIỆN TẠI. Nhân viên không có thẻ giá bị bỏ qua kèm cảnh báo. Huỷ hoặc xoá phiếu thì nhả bản ghi đã kéo; từ chối thì không. Khi đã kéo, giờ nguồn không gỡ được (từ chối bảng giờ ticket, huỷ job hiện trường). Tắt giữ nguyên dòng đã kéo.

Kế toán kép (Double-Entry)

Mọi chứng từ ghi bút toán Nợ/Có cân bằng vào sổ cái. Tắt là dừng mọi bút toán tự động — hãy giữ bật.

Cách hoạt động

Mọi bút toán tự động (hoá đơn, hoá đơn NCC, thanh toán, kho, lương, khấu hao…) đi qua một dịch vụ ghi sổ duy nhất; dịch vụ này chỉ ghi bút toán Nợ/Có cân khi công tắc bật.

Khi BẬT

Chứng từ ghi bút toán và hiện trạng thái ghi sổ (đã ghi / lỗi).

Khi TẮT

Không tạo bút toán tự động; chứng từ mới có trạng thái ghi sổ “Không cần”. Các thao tác không làm được nếu thiếu bút toán bị từ chối: chi/quyết toán tạm ứng, chuyển tiền giữa tài khoản, bút toán điều chỉnh và ghi thanh toán từ dòng sao kê. Lương bỏ qua bước ghi sổ.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Sổ nhật ký, mọi báo cáo dựa trên sổ cái (lãi lỗ, cân đối, lưu chuyển tiền, lãi lỗ theo trung tâm chi phí), đối chiếu ngân hàng, tạm ứng, hạch toán lương, thông báo mua hàng.

Lưu ý

Nên để bật. Công tắc bị khoá ở trang cài đặt Nhóm ERP và trang cài đặt Kế toán; trợ lý thiết lập vẫn đổi được. Khi tắt vẫn tạo được bút toán thủ công. Chứng từ lập trong lúc tắt KHÔNG được ghi sổ bù khi bật lại — không có lượt chạy bù. Bút toán đã có giữ nguyên.

Kiểm soát ngân sách

Kiểm chi phí, mua hàng và lương theo ngân sách đã duyệt. Chứng từ vượt ngân sách bị cảnh báo hay chặn theo từng kế hoạch ngân sách; với lương theo cài đặt cổng ngân sách bảng lương.

Cách hoạt động

Kiểm tra chứng từ chi tiêu với dòng ngân sách đã DUYỆT khớp chiều của chứng từ (trung tâm chi phí > phòng ban > công ty; ngân sách dự án được kiểm thêm, lấy kết quả xấu hơn). Đã dùng = thực chi + cam kết (PR đã duyệt chưa lên PO, PO đang mở, hoá đơn NCC chưa ghi sổ).

Khi BẬT

Cảnh báo khi dùng từ 80% hoặc đang dùng phần dự phòng. Vượt trần (ngân sách × (1 + % dự phòng), mặc định 10%) thì: kế hoạch đặt “cảnh báo” ⇒ chỉ cảnh báo; kế hoạch đặt “chặn” ⇒ chứng từ chuyển sang Chờ duyệt vượt ngân sách, chỉ người có quyền duyệt vượt ngân sách mới mở được. Áp cho chi phí, hoá đơn NCC, PO, PR. Bút toán thủ công và phiếu xuất dùng nội bộ chỉ cảnh báo, không chặn.

Khi TẮT

Không kiểm ngân sách; gợi ý tác động ngân sách trên form không hiện.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Form PR, PO, hoá đơn NCC, chi phí (gợi ý tác động ngân sách), màn hình duyệt, báo cáo ngân sách so với thực tế, cảnh báo vượt ngân sách, agent cảnh báo chênh lệch ngân sách, kiểm ngân sách khi chạy lương.

Lưu ý

Cần ít nhất một kế hoạch ngân sách đã duyệt có dòng; dòng theo khoản mục phải ánh xạ tài khoản kế toán. Chứng từ không mang chiều nào (TK, trung tâm chi phí, khoản mục, phòng ban) không được kiểm. Khác tiền tệ gốc thì không so. Nếu phép kiểm lỗi, chứng từ vẫn đi tiếp (có ghi log). Với lương, cảnh báo hay chặn do cài đặt riêng “Cổng ngân sách bảng lương” quyết định, không do kế hoạch ngân sách. Tạm ứng NCC và tạm ứng nhân viên không bị kiểm. Bật cho công ty đang chạy có thể làm chứng từ trước đây đi qua bị chặn nếu kế hoạch đặt “chặn”. Tắt công tắc không tự giải phóng chứng từ đang Chờ duyệt vượt ngân sách — vẫn phải duyệt hoặc từ chối.

Ngưỡng phê duyệt khoản chi

Khoản chi từ số tiền này trở lên phải qua phê duyệt. Để 0 nghĩa là mọi khoản chi đều phải duyệt. Chỉ có tác dụng khi “Bắt buộc phê duyệt khoản chi” đang bật.

Cách hoạt động

Số tiền tối thiểu của một khoản chi để bị giữ chờ duyệt. So sánh “từ ngưỡng trở lên” (bằng ngưỡng cũng bị giữ), theo tiền tệ gốc của công ty.

Điều kiện để có hiệu lực

Chỉ có tác dụng khi bật Yêu cầu duyệt chi tiền.

Khi BẬT

Khoản chi có giá trị quy đổi về tiền tệ gốc từ ngưỡng trở lên phải duyệt; dưới ngưỡng được ghi sổ ngay.

Khi TẮT

Để 0 nghĩa là mọi khoản chi đều phải duyệt khi cổng duyệt đang bật.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Mọi đường chi được cổng duyệt chi tiền giữ lại (thanh toán NCC, đợt chi, chi cho nhân viên).

Lưu ý

Một ngưỡng chung cho mọi loại khoản chi. Khoản chi ngoại tệ không có tỷ giá quy đổi luôn bị giữ. Giá trị không hợp lệ hoặc âm được coi là 0 (giữ tất cả).

Nhịp rà soát chi vượt ngân sách

Bao lâu một lần các khoản vượt trần đã được duyệt được gom thành đề xuất bổ sung ngân sách. Không = chỉ rà soát thủ công.

Cách hoạt động

Một tác vụ định kỳ kiểm từng công ty: khi một kỳ rà (tính theo tháng bắt đầu năm tài chính) vừa kết thúc, gộp các khoản vượt ngân sách đã duyệt của kỳ đó thành một đề xuất bổ sung cho chủ ngân sách và gửi thông báo “rà vượt ngân sách sẵn sàng”. Mỗi kỳ một đề xuất.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật Kiểm soát ngân sách.

Khi BẬT

Hằng tháng, quý, nửa năm hoặc năm: tạo đề xuất sau khi mỗi kỳ kết thúc.

Khi TẮT

Không (mặc định): không tạo đề xuất định kỳ; rà vượt ngân sách thủ công.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Nghiệp vụ ngân sách (đề xuất bổ sung), thông báo ngân sách.

Lưu ý

Đề xuất chỉ là bản bổ sung nháp — không đổi ngân sách tới khi được duyệt. Đặt lại về Không thì đề xuất đã tạo vẫn chờ. Khi Kiểm soát ngân sách tắt, tác vụ không tạo đề xuất nào, bất kể chu kỳ.

Tính phí khách theo giờ công (T&M)

Giờ công có thể tính phí: ô billable, KPI giờ tính phí, lập hoá đơn từ giờ và thu lại chi phí. Tắt: mọi giờ chỉ là chi phí nội bộ (vẫn ghi đơn giá chi phí). Không ảnh hưởng Quản lý Dịch vụ.

Cách hoạt động

Quyết định một giờ đã ghi có được tính tiền khách hay không. Cờ tính tiền được xác định bằng một quy tắc chung trên mọi đường ghi giờ (chấm giờ, bảng giờ, nhật ký task, sửa giờ dự án, nhập file); trigger ở DB cũng ép tính tiền = không khi tắt.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật “Dự án khách hàng (có doanh thu)” (Dự án → Cài đặt). Ở chế độ chỉ nội bộ, tính phí theo giờ không có tác dụng và mọi giờ công chỉ là chi phí.

Khi BẬT

Có ô “Tính tiền”, bộ lọc/cột/KPI giờ tính tiền, lập hoá đơn từ giờ, đánh dấu đã lập hoá đơn, tính lại chi phí cho khách, phụ trội OT khi tính tiền và agent AI tối ưu giờ tính tiền. Dự án nội bộ không được có giờ tính tiền.

Khi TẮT

Mọi giờ mới hoặc sửa được lưu là không tính tiền, không báo lỗi (giá vốn vẫn ghi). Lập hoá đơn từ giờ, đánh dấu đã lập hoá đơn, lập hoá đơn dự án và tính lại chi phí cho khách bị từ chối (tính năng đang tắt). Giao diện tính tiền bị ẩn; agent giờ tính tiền bỏ qua lượt chạy.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Chấm giờ (bản ghi, ngày của tôi, báo cáo, trang nhân viên), bảng giờ, chi tiết dự án, giờ dự án, chi phí, hiệu quả dự án, giờ trên task, duyệt giờ, cài đặt dự án và bảng giá, phân tích.

Lưu ý

Bảng giờ ticket của Service Management không bị ảnh hưởng. Tắt không xoá cờ tính tiền của giờ đã đánh dấu, nhưng không lập hoá đơn được khi tắt, và sửa giờ đó sẽ thành không tính tiền. Các công tắc Dự án “mặc định tính tiền”, “tính lại chi phí”, “tính phụ trội OT” và “bắt buộc bảng giá bán” cần công tắc này.

Trần ngân sách cha/con

Ngân sách con (phòng ban, trung tâm chi phí, dự án) đã duyệt phải nằm trong ngân sách cha theo từng khoản mục và tháng. Cảnh báo ghi phần vượt vào dấu vết duyệt; Chặn từ chối gửi/duyệt cho tới khi khớp. Tắt = không kiểm.

Cách hoạt động

Kiểm ngân sách con đã duyệt (phòng ban, trung tâm chi phí, dự án) nằm trong ngân sách cha được liên kết, theo từng khoản mục và tháng — cả hai chiều: con vượt cha và cha bị hạ dưới tổng con. Chạy khi gửi/duyệt kế hoạch và khi ghi nghiệp vụ ngân sách (bổ sung, điều chuyển) sau khi áp thay đổi.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần bật Kiểm soát ngân sách — khi tắt, phép kiểm không chạy.

Khi BẬT

Cảnh báo: phần vượt ghi vào dấu vết duyệt, trang ngân sách hiện băng thông báo và gợi ý ở ô. Chặn: gửi/duyệt (hoặc nghiệp vụ) bị từ chối tới khi nằm trong trần.

Khi TẮT

Tắt (mặc định): không kiểm.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Kế toán → Ngân sách (chi tiết kế hoạch, gửi/duyệt), nghiệp vụ ngân sách.

Lưu ý

Chỉ so khi ngân sách cha đã duyệt; dòng không có khoản mục không được so. Nếu bản thân phép kiểm lỗi thì cho qua (có ghi log). Đổi chế độ không kiểm lại ngân sách đã duyệt.

Trung tâm chi phí

Gắn giao dịch vào trung tâm chi phí/lợi nhuận để báo cáo lãi/lỗ theo trung tâm.

Cách hoạt động

Cho phép gắn trung tâm chi phí/lợi nhuận lên dòng bút toán. Bút toán tự động (hoá đơn, hoá đơn NCC, đơn bán, phiếu xuất, điều chuyển…) kế thừa trung tâm chi phí từ chứng từ nguồn cho các dòng chưa có.

Khi BẬT

Ô chọn trung tâm chi phí hiện trên bút toán thủ công và các chứng từ hỗ trợ (đơn bán, phiếu xuất kho, điều chuyển…). Báo cáo lãi/lỗ theo trung tâm chi phí có dữ liệu từ các bút toán mới.

Khi TẮT

Ô chọn trung tâm chi phí bị ẩn. Bút toán thủ công có gắn trung tâm chi phí bị từ chối. Bút toán tự động vẫn được ghi nhưng trung tâm chi phí bị bỏ khỏi các dòng (hệ thống ghi cảnh báo nội bộ, không báo lỗi cho người dùng).

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Sổ nhật ký, bút toán thủ công, đơn bán, phiếu xuất kho, điều chuyển kho, danh mục và báo cáo lãi/lỗ theo trung tâm chi phí, phí nội bộ, phân bổ khấu hao khi điều chuyển tài sản.

Lưu ý

Cần tạo danh mục trung tâm chi phí trước khi bật — trang danh mục và báo cáo theo trung tâm chi phí luôn mở để khai trước và xem dữ liệu cũ. Trung tâm chi phí khác phòng ban — phòng ban chỉ liên kết tuỳ chọn tới một trung tâm chi phí. Kể cả khi tắt, chứng từ vẫn tự ghi nhận trung tâm chi phí (theo phòng ban của người phụ trách) để khi bật lại, chứng từ ghi sổ sau đó có sẵn số liệu; chỉ bút toán ghi trong thời gian tắt là không mang trung tâm chi phí và không được gắn bổ sung. Tắt công tắc không xoá bút toán cũ đã mang trung tâm chi phí. Các công tắc Phí nội bộ, Phân bổ khấu hao khi điều chuyển tài sản và Bắt buộc trung tâm chi phí trên bút toán cần công tắc này bật (phải tắt chúng trước khi tắt công tắc này).

Yêu cầu lý do khi hủy

Huỷ hoá đơn, hoá đơn NCC, phiếu thu/chi, giảm trừ, chi phí, đơn mua, trả hàng NCC hoặc giấy báo nợ đã ghi sổ phải nhập lý do.

Cách hoạt động

Bắt buộc nhập lý do khi huỷ (void/cancel) một số chứng từ tài chính và mua hàng.

Khi BẬT

Phải có lý do để huỷ hoá đơn bán, hoá đơn NCC, thanh toán, giấy báo có, chi phí, phiếu trả hàng NCC, để huỷ đơn mua, và để huỷ giấy báo nợ đã ghi sổ. Lý do trống bị từ chối.

Khi TẮT

Các chứng từ đó huỷ được không cần lý do.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Trang chi tiết hoá đơn, hoá đơn NCC, thanh toán, giấy báo có, chi phí, đơn mua, trả hàng NCC, giấy báo nợ.

Lưu ý

Một số thao tác huỷ luôn đòi lý do bất kể công tắc (bút toán, phí nội bộ, xác nhận dịch vụ, dịch vụ cá nhân, phiếu nhập/xuất kho…). POS có công tắc riêng. Khi bật, ô lý do trên hộp thoại huỷ được đánh dấu bắt buộc. Lý do được lưu lên chứng từ. Các lần huỷ trước không bị ảnh hưởng.