Cổng duyệt chi tiền
Cổng duyệt giữ các khoản chi tiền ở trạng thái chờ cho tới khi có người duyệt, để không có bút toán chi nào vào sổ khi chưa được soát.
Khi nào dùng
Bật khi bạn muốn có người thứ hai kiểm tra khoản chi nhà cung cấp, hoặc quy chế yêu cầu duyệt chi.
Trước khi bắt đầu
| Thiết lập | Tác dụng | Mặc định |
|---|---|---|
finance.payment_approval_required | Khoản chi tiền vào trạng thái chờ duyệt và chưa ghi sổ cho tới khi được duyệt | Tắt |
Khoản chi đang chờ duyệt chưa có hệ quả trên sổ. Không có phân bổ, không có bút toán, và số còn phải trả không đổi. Tiền, công nợ phải trả và báo cáo tuổi nợ chỉ đổi sau khi duyệt.
Các bước
Bật công tắc
Bật công tắc trong cài đặt tính năng của Tài chính. Công tắc áp dụng cho khoản chi tạo sau thời điểm bật.
Ghi khoản chi
Tạo thanh toán hoặc đợt chi nhà cung cấp tại /finance/payments như bình thường. Khoản chi được lưu ở trạng thái chờ duyệt thay vì ghi sổ ngay. Phần phân bổ bạn dự định được lưu cùng đề nghị.
Duyệt
Người duyệt xem khoản chi đang chờ. Khi duyệt, khoản chi đi qua cùng đường ghi sổ với thanh toán thông thường, dùng đúng phân bổ đã trình chứ không dựng lại sau đó. Người lập đề nghị không tự duyệt được.
Từ chối hoặc rút
Từ chối hoặc rút sẽ nhả đề nghị để bạn lập lại sau. Không có đồng nào rời tài khoản.
Cổng kiểm tra những gì
- Hạn mức tính cả đề nghị đang chờ. Hai đề nghị cho cùng một hoá đơn, mỗi cái vừa số còn phải trả, sẽ không được nhận cả hai nếu cộng lại vượt.
- Đợt chi chỉ thành đã chi khi các khoản chi trong đợt được duyệt; đợt bị từ chối quay về nháp.
- Nếu ghi sổ hỏng sau khi duyệt, ví dụ kỳ đã khoá, khoản chi ở lại chờ duyệt và lý do hiện trên khoản đó.
- Khoản chi tạo từ dòng sao kê ngân hàng không qua cổng, vì tiền đã rời tài khoản.
Mẹo và lỗi thường gặp
- Thử với một khoản chi nhà cung cấp trước khi bật cho cả nhóm.
- Đừng kỳ vọng số dư tiền đổi khi khoản chi còn đang chờ.
- Đợt chi nhà cung cấp cũng đi qua cổng duyệt như thanh toán lẻ.
- Nếu khoản đã duyệt vẫn hiện chờ duyệt, đọc lý do trên khoản đó, xử lý nguyên nhân như mở lại kỳ, rồi duyệt lại.