Nhóm mua sắm và phân quyền
Nhóm mua sắm gom những thứ bạn mua và quyết định bộ phận nào được xem và mua từng nhóm.
Khi nào dùng
Dùng nhóm mua sắm khi các phòng ban không nên mua chéo nhóm hàng của nhau, hoặc khi duyệt cần định tuyến khác nhau theo nhóm. Công ty nhỏ có thể để tắt tính năng này.
Trước khi bắt đầu
- Tính năng nằm ở công tắc
procurement.categories(mặc định tắt). - Quản lý nhóm cần
procurement:admin; xem danh sách cầnprocurement:read. - Trang cài đặt là
/procurement/settings/categories.
Từng bước
Bật tính năng
Bật công tắc nhóm mua sắm trong Mua hàng → Cài đặt (/procurement/settings).
Tạo nhóm
Mở /procurement/settings/categories. Tạo nhóm thủ công, hoặc áp dụng một mẫu có sẵn. Mỗi nhóm chọn được quy trình duyệt và nhóm chi phí tương ứng.
Cấp quyền theo bộ phận
Dùng ma trận quyền để cấp hoặc thu hồi người hoặc bộ phận được làm việc trên từng nhóm. Yêu cầu mua, RFQ, PO, phiếu nhận, hóa đơn nhà cung cấp và trả hàng khi đó được lọc theo nhóm, cộng thêm phạm vi cá nhân, nhóm và toàn bộ.
Kiểm tra kết quả
Tạo một yêu cầu mua thuộc một nhóm và xác nhận nó đi theo chuỗi phê duyệt của nhóm đó và chỉ hiển thị với các bộ phận đã được cấp.
Mẹo và lỗi thường gặp
- Hãy lập nhóm theo ai mua gì, không theo mã kế toán.
- Chứng từ cũ không có nhóm (PO từ đơn bán, GRN không có PO) không bị hạn chế theo phân quyền nhóm.
- Cấp quyền cho bộ phận thay vì từng cá nhân để ma trận dễ quản lý.
- Phân quyền nhóm thu hẹp những gì người dùng thấy; nó không thay thế quyền theo vai trò.