Hướng dẫn setup Field Service
Trang này đi qua 10 bước thiết lập Field Service, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Field Service: múi giờ công ty và danh sách đã làm sạch về kỹ thuật viên, loại công việc, khách hàng và thiết bị của họ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận múi giờ và giờ làm việc | Hạn SLA và lịch kỹ thuật viên tính theo múi giờ và giờ làm việc của công ty. | /settings/company |
| 2 | Đã có danh sách kỹ thuật viên | Tên, tài khoản đăng nhập, kỹ năng, chi phí giờ và khu vực của từng kỹ thuật viên. | — |
| 3 | Đã ghi ra các loại công việc | Lắp đặt, sửa chữa, bảo trì… kèm mức ưu tiên, checklist, vật tư và giờ chuẩn mặc định. | — |
| 4 | Đã làm sạch khách hàng và thiết bị | Tên, địa chỉ, số serial và mã hệ thống cũ của từng khách hàng và thiết bị được bảo trì. | — |
2. Quy tắc Field Service
Bắt buộc
Chọn kỹ thuật viên phải cung cấp gì để đóng việc, cách tính chi phí và lập hoá đơn job, cách kiểm soát vật tư và CCDC, và (tuỳ chọn) hợp đồng, kế hoạch bảo trì, đội và lập lịch.
Chuẩn bị trước
- Quy tắc đóng việc đã thống nhất với đội hiện trường: ảnh, GPS, checklist, ghi giờ, chữ ký khách.
- Vật tư đến tay kỹ thuật viên thế nào: từ kho trung tâm, từ kho xe, hay mua theo từng việc.
Câu hỏi nên trả lời
- Kỹ thuật viên phải cung cấp gì trước khi đóng việc: ảnh, vị trí GPS, checklist, ghi giờ, chữ ký khách?
- Khách được lập hoá đơn khi xong việc hay chỉ sau khi nghiệm thu? Có cần chi phí theo từng job không?
- Yêu cầu vật tư có phải duyệt không? Kho xe và CCDC đã quản lý trong Kho và Sổ tài sản chưa?
- Có bán hợp đồng bảo trì theo số lượt không, và có muốn tự sinh job từ kế hoạch bảo trì không?
- Kỹ thuật viên có làm theo đội không, điều phối có cần bảng điều phối hay đặt lịch thiết bị dùng chung không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc ảnh hoàn thành | service.completion_photo_required | Tắt | Yêu cầu chụp ảnh khi đánh dấu công việc thực địa là hoàn thành |
| Bắt buộc chữ ký khách hàng | service.customer_signature_required | Tắt | Công việc bên ngoài đóng sang chờ nghiệm thu; cần khách ký (chữ ký hoặc ảnh nghiệm thu) trước khi nghiệm thu. Công việc nội bộ được miễn |
| Theo dõi GPS | service.gps_tracking_enabled | Tắt | Chặn đóng công việc thực địa nếu không gửi kèm toạ độ GPS |
| Bắt buộc hoàn thành checklist | service.require_checklist_completion | Tắt | Chặn hoàn thành công việc dịch vụ cho đến khi nộp phản hồi checklist được gán |
| Bắt buộc nhật ký thời gian khi hoàn thành | service.require_time_log_on_completion | Tắt | Chặn hoàn thành công việc dịch vụ cho đến khi ghi nhận ít nhất một lần check-in/out hoặc nhật ký thời gian |
| Theo dõi chi phí công việc | service.job_cost_tracking | Bật | Theo dõi chi phí nhân công và vật tư cho từng công việc thực địa để phân tích lợi nhuận |
| Xuất hóa đơn khi khách nghiệm thu | service.invoice_on_acceptance | Tắt | Hoãn xuất hóa đơn phải thu tới khi khách nghiệm thu (ký nhận) thay vì khi hoàn thành |
| Đơn dịch vụ trừ kho vật tư | service.service_order_parts_stock | Tắt | Khi hoàn thành, các dòng vật tư trên Đơn dịch vụ — và vật tư tiêu hao của Service Management có gắn mặt hàng kho — được xuất kho qua đường phiếu xuất chuẩn (lớp giá FIFO; bút toán: Nợ tài khoản đã ánh xạ cho vật tư bảo trì hoặc dự án — mặc định 632 — Có kho 156/152), và nhập lại khi huỷ. Mặc định TẮT — bật lên là bắt đầu di chuyển tồn kho thật cho những đơn trước đây chỉ chạy tiền. |
| Quy trình yêu cầu vật tư | service.parts_requisition_workflow | Tắt | Phiếu yêu cầu vật tư mới vào thẳng trạng thái chờ duyệt và mở quy trình duyệt; tắt = bắt đầu ở nháp và gửi tay (vẫn phải duyệt trước khi cấp) |
| Bắt buộc liên kết Kho / Tài sản | service.enforce_inventory_link | Tắt | Vật tư, tồn kho, phiếu yêu cầu và công cụ của Field Service được gắn với Hàng tồn kho chuẩn và Sổ tài sản (tồn kho xe phản chiếu về Kho; phiếu yêu cầu tạo stock request; công cụ trở thành tài sản). Mặc định TẮT — chỉ bật sau khi đã chạy migration backfill. |
| Tài sản công ty đi qua lệnh sửa chữa | service.enforce_asset_ownership | Tắt | Job Field Service bên ngoài và kế hoạch bảo trì không được nhắm tài sản của công ty — dùng job nội bộ hoặc lệnh sửa chữa tài sản |
| Hợp đồng dịch vụ (Field Service) | service.field_service_contracts_enabled | Tắt | Hiện hợp đồng bảo trì (hạn mức lượt, hết hạn, gia hạn) trong Field Service. Hợp đồng lưu ở Service Management. Mặc định tắt |
| Bắt buộc kiểm tra hợp đồng | service.enforce_contract_validation | Tắt | Chặn tạo công việc khi hợp đồng dịch vụ liên kết không tồn tại, không còn hiệu lực, ngoài kỳ hạn, hoặc đã dùng hết số lượt bao gồm. Việc kiểm tra LUÔN chạy và luôn ghi lý do lên công việc; công tắc này chỉ quyết định có chặn hay không. Mặc định TẮT — xem cảnh báo trước. |
| Bảo trì phòng ngừa | service.preventive_maintenance | Tắt | Tự động sinh công việc dịch vụ từ các kế hoạch bảo trì theo lịch, trước mỗi kỳ hạn. Mặc định TẮT — bật sau khi đã thử một kế hoạch bằng nút “Sinh ngay”. |
| Quản lý đội nhóm | service.team_management | Tắt | Nhóm kỹ thuật viên thành đội dịch vụ. Tắt: ẩn trang Đội nhóm và mục menu tương ứng. |
| Giao việc cho đội nhóm | service.team_assignment | Tắt | Cho phép điều phối công việc cho cả đội thay vì từng kỹ thuật viên. |
| Xem việc của đồng đội | service.team_data_scope | Tắt | Mở rộng phạm vi dữ liệu ‘của tôi’ để thành viên đội thấy cả việc của đội. Chỉ thêm bản ghi, không bớt. |
| Điều phối nâng cao (bảng điều phối) | service.advanced_scheduling | Tắt | Bảng điều phối toàn màn hình, năng lực theo ca và nghỉ phép, bộ tối ưu đề xuất nhiều phương án. |
| Đặt lịch thiết bị dùng chung | service.equipment_scheduling | Tắt | Đặt máy móc, dụng cụ dùng chung theo khung giờ để hai việc không dùng cùng thiết bị một lúc. |
3. Người phụ trách Field Service
Bắt buộc
Chọn ai quản lý Field Service, ai điều phối công việc và ai là kỹ thuật viên. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách quản lý, điều phối và kỹ thuật viên — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách Field Service, ai điều phối việc, và ai là kỹ thuật viên?
- Kỹ thuật viên chỉ thấy việc của mình, của đội, hay tất cả?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản lý Dịch vụ Thực địa | field_service_manager | Quản lý Field Service: duyệt yêu cầu vật tư/CCDC, quản lý kỹ thuật viên và cài đặt |
| Điều phối viên hiện trường | dispatcher | Điều phối: lập lịch và giao việc |
| Kỹ thuật viên Thực địa | field_technician | Kỹ thuật viên: thực hiện việc được giao trên mobile |
4. Danh mục Field Service
Tuỳ chọn
Các danh sách lựa chọn trên form Field Service: kỹ năng, nhóm kỹ năng, khu vực, loại kết quả xử lý và lý do leo thang. Mở một danh sách để nạp giá trị chuẩn, đổi tên, ẩn hoặc thêm.
Chuẩn bị trước
- Kỹ năng, nhóm kỹ năng, khu vực, loại kết quả xử lý và lý do leo thang đội hiện trường thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Phân biệt những kỹ năng nào (điện, điện lạnh, mạng…), và khu vực phục vụ chia thế nào?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do leo thang (
escalation_reasons) - Loại giải quyết (
resolution_types) - Khu vực dịch vụ (
service_territories) - Phân loại kỹ năng (
skill_categories) - Kỹ năng kỹ thuật viên (
technician_skills)
5. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của job hiện trường và đợt lấy vật tư. Đổi định dạng sau khi đã cấp số sẽ để lại hai kiểu mã.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số mong muốn (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Có muốn định dạng số riêng cho job không, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
service_jobfs_requisition_batch
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc Field Service, Người phụ trách Field Service
Yêu cầu vật tư và CCDC luôn chờ duyệt trước khi cấp: mỗi loại cần một quy trình đang chạy hoặc một người duyệt trực tiếp. Quy trình cho job là tuỳ chọn (giao việc, leo thang).
Câu hỏi nên trả lời
- Ai duyệt yêu cầu vật tư và CCDC trước khi cấp cho kỹ thuật viên — một quản lý, hay quy trình nhiều bước?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
field_service_requisitionfield_service_tool_requisitionservice_job
7. Kỹ thuật viên & mẫu công việc
Tuỳ chọn
Thiết lập người làm và cách lập kế hoạch việc chuẩn trên các màn có sẵn: kỹ thuật viên, loại công việc và mẫu công việc. Số liệu cập nhật từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Nhập kỹ thuật viên trước, rồi loại công việc, rồi mẫu công việc — tệp sau liên kết tệp trước theo mã.
Câu hỏi nên trả lời
- Việc nào lặp lại đủ nhiều để có mẫu chuẩn (vật tư, CCDC, giờ, số người)?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Kỹ thuật viên | Mọi kỹ thuật viên kèm kỹ năng và chi phí giờ. | /field-service/technicians (Nhập + mẫu) |
| 2 | Loại công việc | Loại công việc kèm mức ưu tiên và checklist mặc định. | /field-service/settings/job-types (Nhập + mẫu) |
| 3 | Mẫu công việc | Chỉ khi lập kế hoạch vật tư, CCDC và giờ chuẩn cho mỗi việc: mẫu đã phát hành. | /field-service/settings/job-templates (Nhập + mẫu) |
8. Nhập dữ liệu
Tuỳ chọn
Nhập khách hàng bằng màn nhập có sẵn và kiểm tra vật tư, kho xe đã có trong Kho. Số liệu cập nhật từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Điền cột mã hệ thống cũ để nhập lại cùng tệp thì cập nhật, không nhân đôi.
Câu hỏi nên trả lời
- Khách hàng, thiết bị và phụ tùng đang lưu ở đâu, mỗi loại bao nhiêu?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Khách hàng | Công ty khách hàng (CRM → Accounts → Nhập). | /crm/accounts (Nhập + mẫu) |
| 2 | Vật tư trong Kho | Vật tư kỹ thuật viên dùng đã là mặt hàng kho, dùng được trong Field Service. | /inventory/items |
| 3 | Kho xe | Chỉ khi kỹ thuật viên mang theo hàng: mỗi xe một kho xe kèm kỹ thuật viên quản lý. | /inventory/warehouses |
9. Việc đang mở
Tuỳ chọn
Việc còn mở vào ngày chuyển đổi được nhập bằng màn nhập có sẵn; việc đã xong để lại hệ thống cũ.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: việc còn mở hôm đó được đưa vào XBuddy; việc đã xong để lại hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Việc đang mở | Việc chưa hoàn thành. Việc nhập vào không mở quy trình và không áp mẫu. | /field-service/jobs (Nhập + mẫu) |
10. Kiểm tra trước khi chạy
Tuỳ chọn
Chạy thử một việc thật từ đầu tới cuối với người dùng chính trước khi chạy. Đánh dấu từng bước khi đã kiểm kết quả.
Chuẩn bị trước
- Dùng một khách hàng thật và một kỹ thuật viên thật; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Job từ loại công việc | Mức ưu tiên, checklist và nguồn lực kế hoạch được điền sẵn; giao được cho kỹ thuật viên. | /field-service/jobs/new |
| 2 | Yêu cầu vật tư | Yêu cầu vật tư cho job được duyệt và cấp hàng. | /field-service/requisitions |
| 3 | Kỹ thuật viên đóng việc | Đăng nhập kỹ thuật viên: check-in, ghi giờ và đóng việc với bằng chứng theo quy tắc. | /field-service/jobs |
| 4 | Hoá đơn | Job đã sinh hoá đơn (sau nghiệm thu nếu bắt buộc) hoặc vào hàng đợi lập phí Service Management. | /finance/invoices |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.