Nhân sự
XBuddy Nhân sự là hệ thống lưu trữ chính về con người của bạn. Nó chứa hồ sơ, hợp đồng, tài liệu và tuyến báo cáo của mọi nhân viên, sau đó bổ sung các quy trình vận hành bên trên — tuyển dụng, hội nhập, nghỉ phép, chấm công, đánh giá thử việc, kế hoạch kế nhiệm và ma trận kỹ năng.
Vì Nhân sự là nguồn dữ liệu chuẩn về ai làm ở đâu và báo cáo cho ai, nó cung cấp dữ liệu cho hầu hết các ứng dụng khác: Bảng lương lấy số lượng nhân sự và chấm công, Cổng tự phục vụ cho phép nhân viên thao tác trên hồ sơ của chính mình, và Hiệu suất gắn chu kỳ đánh giá với ngày vào làm. Trang này hướng dẫn từng tác vụ hằng ngày mà một quản lý nhân sự thực sự thực hiện.
Dữ liệu Nhân sự dẫn dắt Bảng lương và Phạm vi dữ liệu (hiển thị theo nhóm). Hãy thiết lập Tổ chức (phòng ban, chức danh, tuyến báo cáo) trước khi nhập nhân viên để duyệt nghỉ phép và định tuyến bảng lương hoạt động ngay từ ngày đầu.
Tính năng chính
- Hồ sơ nhân viên kèm ảnh, hợp đồng, tài liệu và liên hệ khẩn cấp
- Sơ đồ tổ chức tương tác với phòng ban, chức danh và tuyến báo cáo
- Quy trình tuyển dụng — đăng tin, theo dõi ứng viên, lên lịch phỏng vấn, chuyển từ offer sang nhân viên
- Danh sách hội nhập giao việc cho IT, Nhân sự và quản lý tuyển dụng
- Quản lý nghỉ phép với số dư theo từng loại, quy tắc tích lũy và duyệt nhiều cấp
- Chấm công với check-in GPS và tích hợp thiết bị vật lý
- Đánh giá thử việc với mốc 30/60/90 ngày
- Kế hoạch kế nhiệm và ma trận kỹ năng để phân tích khoảng trống nhân tài
- Báo cáo số lượng nhân sự, quỹ nghỉ phép, chấm công và biến động nhân sự
Tính năng quan trọng
Quản lý hồ sơ nhân viên & sơ đồ tổ chức
Mở danh bạ nhân viên
Vào Nhân sự → Nhân viên để xem toàn bộ danh bạ. Lọc theo phòng ban, trạng thái (đang làm, thử việc, đã nghỉ) hoặc địa điểm.
Tạo hoặc nhập nhân viên
Nhấn Thêm nhân viên để tạo hồ sơ, hoặc nhập hàng loạt. Mỗi hồ sơ ghi nhận thông tin cá nhân, điều khoản hợp đồng, chức danh, quản lý và tài liệu (CCCD, hợp đồng, chứng chỉ) kèm cảnh báo hết hạn.
Xây dựng cấu trúc báo cáo
Vào Nhân sự → Tổ chức để định nghĩa phòng ban và chức danh, sau đó gán quản lý cho từng nhân viên. Sơ đồ tổ chức tương tác được dựng tự động và điều khiển phạm vi dữ liệu theo nhóm trên toàn XBuddy.
Vận hành quy trình tuyển dụng
Đăng tin tuyển dụng
Vào Nhân sự → Tuyển dụng và tạo tin tuyển dụng kèm phòng ban, chức danh và số lượng cần tuyển.
Theo dõi ứng viên qua các giai đoạn
Di chuyển ứng viên qua các giai đoạn (Ứng tuyển → Sàng lọc → Phỏng vấn → Offer). Lên lịch phỏng vấn và ghi phiếu đánh giá cho từng ứng viên.
Chuyển offer thành nhân viên
Khi ứng viên chấp nhận, chuyển offer trực tiếp thành hồ sơ nhân viên — ngày vào làm, chức danh và quản lý được chuyển sang, và các việc hội nhập tự động khởi chạy.
Hội nhập nhân viên mới
Kích hoạt danh sách hội nhập
Vào Nhân sự → Hội nhập. Khi tạo nhân viên mới, một danh sách công việc được sinh ra từ mẫu của bạn.
Giao và theo dõi công việc
Công việc được phân cho người phụ trách — IT cấp laptop, Nhân sự hoàn tất giấy tờ, quản lý lập kế hoạch đào tạo. Mỗi người phụ trách đều được thông báo.
Giám sát mức sẵn sàng
Bảng điều khiển hội nhập hiển thị phần trăm hoàn thành cho từng nhân viên mới để không bỏ sót gì trước ngày đầu tiên.
Cấu hình nghỉ phép & quy tắc tích lũy
Định nghĩa loại nghỉ phép
Vào Nhân sự → Quản lý nghỉ phép và thiết lập các loại nghỉ (phép năm, ốm, không lương, hiếu hỉ) mỗi loại có quỹ số dư riêng.
Thiết lập quy tắc tích lũy
Vào Nhân sự → Quy tắc tích lũy phép để định nghĩa cách số dư tích lũy — tích lũy theo tháng, cấp theo năm, bậc theo thâm niên và giới hạn chuyển tiếp.
Duyệt yêu cầu
Yêu cầu gửi từ Cổng tự phục vụ đi qua duyệt nhiều cấp. Hệ thống chặn các yêu cầu vượt số dư khả dụng và đồng bộ phép đã duyệt sang lịch và chấm công.
Theo dõi chấm công & thiết bị
Chọn phương thức ghi nhận
Vào Nhân sự → Chấm công. Nhân viên văn phòng chấm công qua web hoặc máy tính bảng dùng chung; nhân viên hiện trường check-in từ điện thoại với vị trí GPS được ghi tự động.
Đăng ký thiết bị vật lý
Vào Nhân sự → Thiết bị chấm công để kết nối đầu đọc sinh trắc học hoặc thẻ đẩy dữ liệu chấm công vào XBuddy.
Rà soát và điều chỉnh
Quản lý rà soát bảng chấm công hằng ngày, phát hiện đi trễ hoặc thiếu chấm công, và duyệt điều chỉnh trước khi dữ liệu chuyển sang Bảng lương.
Thử việc, kế nhiệm & kỹ năng
Chạy đánh giá thử việc
Vào Nhân sự → Thử việc. Hệ thống đánh dấu mốc 30/60/90 ngày và nhắc quản lý xác nhận, gia hạn hoặc kết thúc thử việc.
Lập kế hoạch kế nhiệm
Vào Nhân sự → Kế nhiệm để đối chiếu nhân viên tiềm năng cao với các vị trí then chốt và xác định khoảng trống bao phủ trong sơ đồ tổ chức.
Duy trì ma trận kỹ năng
Vào Nhân sự → Ma trận kỹ năng để ghi nhận kỹ năng và mức thành thạo của từng nhân viên, làm lộ ra các khoảng trống toàn nhóm phục vụ gợi ý đào tạo.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Bảng điều khiển Nhân sự với số lượng nhân sự, phép đang nghỉ, mốc thử việc và nhu cầu tuyển dụng đang mở. |
| Nhân viên | Danh bạ nhân viên — tạo, nhập, sửa và cho nghỉ việc kèm tài liệu và điều khoản hợp đồng. |
| Tổ chức | Phòng ban, chức danh và tuyến báo cáo dựng sơ đồ tổ chức và điều khiển phạm vi dữ liệu theo nhóm. |
| Tuyển dụng | Đăng tin, quy trình ứng viên, lên lịch phỏng vấn, phiếu đánh giá và chuyển offer thành nhân viên. |
| Ma trận kỹ năng | Bảng nhân viên đối chiếu kỹ năng và mức thành thạo, làm lộ khoảng trống để đào tạo và bố trí nhân sự. |
| Hội nhập | Danh sách theo mẫu giao việc tuần đầu cho IT, Nhân sự và quản lý kèm theo dõi tiến độ. |
| Kế nhiệm | Đối chiếu nhân tài tiềm năng cao với các vị trí then chốt để lập kế hoạch bao phủ. |
| Quản lý nghỉ phép | Loại nghỉ, số dư, hàng chờ yêu cầu và duyệt nhiều cấp; đồng bộ sang lịch và chấm công. |
| Quy tắc tích lũy phép | Logic tích lũy có thể cấu hình — cấp theo tháng/năm, bậc thâm niên và giới hạn chuyển tiếp theo từng loại nghỉ. |
| Thử việc | Theo dõi mốc thử việc 30/60/90 ngày và ghi nhận kết quả đánh giá. |
| Chấm công | Chấm công hằng ngày với check-in GPS, quy trình điều chỉnh và nguồn dữ liệu cung cấp cho Bảng lương. |
| Thiết bị chấm công | Đăng ký và giám sát đầu đọc sinh trắc học/thẻ đẩy dữ liệu chấm công vào XBuddy. |
| Báo cáo | Báo cáo số lượng nhân sự, quỹ nghỉ phép, chấm công, biến động và tuân thủ kèm xuất CSV. |
| AI Hub | Điểm vào để chạy và xem lại các AI agent Nhân sự trên dữ liệu nhân viên, tuyển dụng và nghỉ phép. |
| Quy trình tự động | Quy tắc tự động cho sự kiện Nhân sự (nhân viên mới, hết thử việc, hết hạn hợp đồng) tạo việc và thông báo. |
| Cài đặt | Cấu hình module Nhân sự — loại nghỉ, chuỗi duyệt, bật/tắt tính năng, vai trò và phạm vi dữ liệu. |
Điểm tích hợp
| Tích hợp với | Cách thức |
|---|---|
| Bảng lương | Hồ sơ nhân viên, chấm công và phép đã duyệt cung cấp cho kỳ lương; ngày nghỉ trừ vào lương. |
| Cổng tự phục vụ | Nhân viên gửi phép, xem phiếu lương, kiểm tra chấm công và cập nhật hồ sơ mà không cần Nhân sự. |
| Hiệu suất | Chu kỳ đánh giá và mục tiêu kết thúc thử việc gắn với mốc ngày vào làm. |
| Lịch | Phép đã duyệt và ngày lễ hiện trên lịch nhóm và công ty. |
| Tài chính | Số lượng nhân sự và chi phí lương gắn vào ngân sách phòng ban. |
| LMS / Đào tạo | Khoảng trống trong ma trận kỹ năng gợi ý khóa đào tạo để lấp đầy. |
AI agent liên quan
| Agent | Chức năng |
|---|---|
| HR Ops | Giám sát quy trình Nhân sự — đánh giá thử việc, gia hạn hợp đồng, bất thường nghỉ phép, rủi ro nghỉ việc — và đề xuất việc cho đội Nhân sự. |
| Recruiter Copilot | Sàng lọc sơ bộ ứng viên, xếp hạng theo độ phù hợp và soạn thư theo dõi để tăng tốc quy trình tuyển dụng. |
Quy trình phổ biến
- Tuyển một nhân viên mới trọn vẹn — Đăng tin ở Tuyển dụng → đưa ứng viên qua phỏng vấn tới Offer → chuyển offer đã chấp nhận thành nhân viên → danh sách hội nhập khởi chạy → lên lịch mốc thử việc → hồ sơ xuất hiện trong Bảng lương cho kỳ tới.
- Xử lý một yêu cầu nghỉ phép — Nhân viên gửi ở Cổng tự phục vụ → kiểm tra số dư đạt → quản lý (và người duyệt thứ hai nếu có) phê duyệt → phép đồng bộ sang lịch và chấm công → Bảng lương trừ ngày nghỉ tự động.
- Tái cấu trúc tổ chức — Cập nhật phòng ban và tuyến báo cáo ở Tổ chức → sơ đồ dựng lại → phạm vi dữ liệu theo nhóm cập nhật để quản lý thấy đúng người → chia sẻ sơ đồ cho ban lãnh đạo trước khi công bố.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Tôi có thể cấu hình bao nhiêu loại nghỉ phép? Đáp: Không giới hạn. Mỗi loại (phép năm, ốm, không lương, hiếu hỉ, ngày lễ) có quỹ số dư và bộ quy tắc tích lũy riêng thiết lập trong Quy tắc tích lũy phép.
Hỏi: Duyệt nghỉ phép có thể cần nhiều hơn một người duyệt không? Đáp: Có. Quản lý nghỉ phép hỗ trợ chuỗi duyệt nhiều cấp — ví dụ quản lý trực tiếp rồi trưởng phòng — cấu hình trong Cài đặt Nhân sự.
Hỏi: Chấm công tới Bảng lương như thế nào? Đáp: Chấm công hằng ngày đã duyệt và nghỉ phép chảy tự động vào kỳ lương. Nhân viên hiện trường dùng check-in GPS trên di động; nhân viên văn phòng dùng web hoặc thiết bị đăng ký trong Thiết bị chấm công.
Hỏi: Điều gì xảy ra khi nhân viên nghỉ việc? Đáp: Đánh dấu Đã nghỉ hoặc Chấm dứt. Hồ sơ lịch sử được giữ để kiểm toán, quyền Cổng tự phục vụ bị thu hồi, và khoản thanh toán phép chưa dùng sẵn sàng cho kỳ lương cuối.
Hỏi: Quản lý chỉ thấy nhóm của mình? Đáp: Nếu bật phạm vi dữ liệu theo nhóm, quản lý thấy nhân viên trong tuyến báo cáo của mình (dựa trên sơ đồ Tổ chức), còn admin Nhân sự thấy tất cả.