Kế toán & tài chính
Các tình huống vận hành thường gặp trong nhóm Kế toán & tài chính. Mỗi trang trả lời: nên làm gì, vì sao, các bước và điều không nên làm.
| Tình huống | Trả lời ngắn |
|---|---|
| Huỷ Invoice đã thu tiền | Void Payment trước rồi void Invoice — hoặc dùng Credit Note. |
| Ghi bút toán vào kỳ đã đóng | Điều chỉnh trong kỳ đang mở, hoặc mở lại kỳ có kiểm soát. |
| Gửi Invoice bị từ chối vì thiếu mapping 131/511 | Sửa Posting rules (131/511) rồi gửi lại. |
| Huỷ một Payment | Void Payment — hệ thống đảo JE, phân bổ Invoice/Bill và ngân hàng cùng lúc. |
| Đối chiếu ngân hàng chưa khớp | Không đánh reconciled khi chưa khớp; nhớ Dr trên sao kê là tiền ra. |
| Chạy đánh giá lại ngoại tệ lần hai trong tháng | Mỗi tháng chạy một lần; nhập đủ tỷ giá đóng trước khi chạy. |
| Báo cáo rủi ro tỷ giá thiếu tỷ giá đóng | Thêm tỷ giá closing — hệ thống không cộng 1:1 vào đồng chức năng. |
| Chạy khấu hao vào kỳ đã đóng hoặc trùng kỳ | Chạy đúng tháng đang mở; kỳ đã chạy sẽ được bỏ qua. |
| Không tắt được tài khoản kế toán | Kết chuyển số dư và tắt tài khoản con trước. |
| Ghi phí nội bộ giữa hai bộ phận | Dùng Internal Charge giữa hai cost center khác nhau. |
| Invoice liên công ty bị từ chối | Bật finance.intercompany, gán user vào công ty đối ứng, khai Contact internal_company_id. |
| Hợp nhất có công ty con không dùng XBuddy | Loại trừ trên Excel; Elimination nháp chỉ chỉnh pháp nhân đã mở trên hệ thống. |
| Hợp nhất các công ty dùng chuẩn mực khác nhau | Seed Group chart từ CoA công ty mẹ, dùng suggest map, validate unmapped trước khi tin P&L nhóm. |
| Phân bổ trả trước và trích trước cuối kỳ | Để skill đề xuất; kế toán duyệt/ghi JE trong kỳ mở. |
| Gửi biên bản đối chiếu công nợ | Freeze snapshot as-of rồi mới gửi; giữ riêng trạng thái disputed và no_response. |
| Kỳ lương lên sổ cái | Hệ thống ghi một JE tổng theo mapping lương; void kỳ lương sẽ đảo JE đó. |
| Dự báo dòng tiền | Dùng dự báo 13 tuần / theo tháng; mỗi con số truy ngược được về dòng nguồn có độ chắc chắn. |
| Thu tiền cọc của khách theo đơn | Ghi phiếu thu cọc gắn Sales Order; hạch toán Có 131 theo VAS. |
| Tạm ứng và hoàn ứng cho nhân viên | Đơn tạm ứng trên Approvals: duyệt → chi (JE 141) → quyết toán/hoàn ứng. |