Trung Tâm Trợ Giúp
XBuddy có một Trung tâm Trợ giúp tích hợp sẵn mà bạn có thể mở từ bất kỳ trang nào trong ứng dụng — không cần rời khỏi công việc đang làm hay tìm kiếm trên một website riêng. Nó cung cấp gợi ý theo ngữ cảnh cho trang bạn đang xem, tìm kiếm toàn văn trên toàn bộ tài liệu, và một Trợ lý AI có thể trả lời câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Trung tâm Trợ giúp hoàn toàn tách biệt với AI Copilot (biểu tượng chat dùng cho các tác vụ nghiệp vụ như soạn email hay tóm tắt bản ghi). Trung tâm Trợ giúp không bao giờ đọc dữ liệu kinh doanh của công ty bạn — nó chỉ biết về các bài viết trợ giúp và tài liệu hướng dẫn.
Cách mở
Tìm biểu tượng dấu hỏi (?) trên thanh trên cùng, cạnh thông báo và menu hồ sơ của bạn. Biểu tượng này có mặt trên mọi trang, trong mọi ứng dụng.
Bấm vào để mở panel Trung tâm Trợ giúp ở góc màn hình. Bấm dấu X hoặc bấm ra ngoài panel để đóng.
Ba tab chính
Gợi ý
Tab đầu tiên tự động mở khi bạn đang ở trong một ứng dụng (CRM, Tài chính, Nhân sự, v.v.). Nó hiển thị một danh sách ngắn các bài viết trợ giúp được chọn cho module bạn đang sử dụng — vì vậy nếu bạn mở Trợ giúp khi đang ở trang Hóa đơn, bạn sẽ thấy các bài viết về lập hóa đơn, không phải về onboarding nhân sự.
- Nếu chưa có gợi ý nào cho trang bạn đang xem, bạn sẽ thấy thông báo ngắn “không có gợi ý” — hãy chuyển sang Tìm kiếm hoặc Hỏi Trợ lý thay thế.
- Bấm vào một gợi ý để mở bài viết đầy đủ trên một trang mới.
Tìm kiếm
Gõ một câu hỏi hoặc từ khóa để tìm kiếm trên toàn bộ bài viết trợ giúp đã xuất bản, không chỉ giới hạn trong module hiện tại. Kết quả hiện ra ngay khi bạn gõ, được xếp hạng theo mức độ liên quan, kèm một đoạn trích ngắn để bạn biết bài viết nào thực sự trả lời được câu hỏi trước khi bấm vào xem.
Dùng Tìm kiếm khi:
- Bạn đã biết tương đối rõ mình đang tìm gì (ví dụ: “duyệt đơn mua hàng”)
- Tab Gợi ý không có nội dung bạn cần
- Bạn muốn xem tài liệu của một ứng dụng khác với ứng dụng bạn đang mở
Hỏi Trợ lý
Tab Trợ lý AI cho phép bạn đặt câu hỏi bằng lời của chính mình và nhận câu trả lời trực tiếp, được tạo ra từ tài liệu của XBuddy bằng kỹ thuật retrieval-augmented generation (RAG) — nghĩa là hệ thống tìm các bài viết liên quan trước, sau đó viết câu trả lời dựa trên chúng, và hiển thị những bài viết nào nó đã dùng làm trích dẫn bên dưới câu trả lời.
Bấm vào một trích dẫn để mở bài viết đó và đọc toàn bộ ngữ cảnh.
Khác với chatbot AI thông thường, Trợ lý chỉ trả lời dựa trên chính tài liệu của XBuddy. Nếu điều gì đó chưa được ghi lại trong tài liệu, nó sẽ nói rõ điều đó thay vì đoán bừa — nó sẽ không bịa ra một tính năng hay một đường dẫn menu không tồn tại.
Mẹo để có câu trả lời tốt
- Càng cụ thể càng tốt. “Làm sao để cấu hình tích hợp Zalo?” sẽ cho câu trả lời tốt hơn “làm sao để dùng nhắn tin”.
- Nêu rõ tên màn hình hoặc tính năng nếu bạn biết — nhắc tới “Hệ thống tài khoản” hoặc “Số dư nghỉ phép” giúp cả Tìm kiếm lẫn Trợ lý tìm đúng bài viết nhanh hơn.
- Mỗi lần hỏi một việc. Nếu có hai câu hỏi không liên quan, hãy hỏi riêng để mỗi câu trả lời tập trung và trích dẫn liên quan hơn.
- Dùng ngôn ngữ tự nhiên của bạn. Trợ lý hiểu được câu hỏi tự nhiên bằng cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh — bạn không cần đoán đúng chính xác tên menu.
- Kiểm tra trích dẫn. Nếu câu trả lời tham chiếu tới một bài viết, mở bài viết đó sẽ cho bạn hướng dẫn từng bước đầy đủ (ảnh chụp màn hình, trường hợp đặc biệt) mà một câu trả lời chat ngắn không phải lúc nào cũng có.
- Nếu Trợ lý nói không biết, hãy thử diễn đạt lại, hoặc chuyển sang Tìm kiếm — đôi khi bài viết đúng đã tồn tại nhưng dùng cách diễn đạt khác với câu hỏi của bạn.
Cách admin cải thiện nội dung trợ giúp
Mọi thứ Trung tâm Trợ giúp hiển thị — gợi ý, kết quả tìm kiếm, và trích dẫn của Trợ lý — đều đến từ các bài viết Cơ sở Tri thức (Knowledge Base) trong tenant của bạn được đánh dấu là nội dung trợ giúp/tài liệu. Khi đội của bạn xuất bản hoặc cập nhật một bài viết Knowledge Base, nó sẽ được lập chỉ mục và có thể tìm kiếm/trích dẫn trong Trung tâm Trợ giúp sau đó không lâu.
Điều này có nghĩa là Trung tâm Trợ giúp sẽ hữu ích hơn theo thời gian khi admin và người dùng nòng cốt viết các hướng dẫn nội bộ, câu hỏi thường gặp, và ghi chú xử lý sự cố — không chỉ cho tài liệu chính thức của XBuddy, mà còn cho các quy trình và quy ước riêng của công ty bạn.
Để đóng góp nội dung mà Trung tâm Trợ giúp có thể sử dụng:
1. Viết hoặc cập nhật bài viết Knowledge Base
Vào ứng dụng Cơ sở Tri thức và tạo một bài viết — hướng dẫn thực hiện, chính sách nội bộ, câu hỏi thường gặp, hoặc câu trả lời cho một câu hỏi mà đội của bạn hay hỏi.
2. Xuất bản bài viết
Bài viết ở trạng thái nháp sẽ không được lập chỉ mục. Xuất bản giúp bài viết đủ điều kiện xuất hiện trong gợi ý, tìm kiếm, và câu trả lời của Trợ lý trong Trung tâm Trợ giúp.
3. Đặt tiêu đề và mô tả rõ ràng
Vì Tìm kiếm và Trợ lý khớp theo tiêu đề, mô tả, và nội dung, một tiêu đề rõ ràng, cụ thể (ví dụ “Cách hủy một hóa đơn đã thanh toán” thay vì “Ghi chú hóa đơn”) sẽ giúp bài viết dễ được tìm thấy đúng câu hỏi hơn nhiều.
Việc lập chỉ mục diễn ra tự động sau khi xuất bản, nhưng không phải tức thì. Nếu bạn vừa xuất bản một bài viết và chưa thấy nó xuất hiện trong Trung tâm Trợ giúp, hãy đợi vài phút rồi thử lại.