Theo dõi trạng thái chữ ký
Sau khi gửi, mỗi yêu cầu có trạng thái trực tiếp bạn có thể theo dõi mà không cần gửi email hỏi ai.
Mở Tất cả yêu cầu
Vào Chữ ký điện tử → Tất cả để thấy mọi yêu cầu với trạng thái hiện tại.
Đọc trạng thái
Trạng thái tiến triển đã gửi → đã xem → đã ký → hoàn tất; người ký cũng có thể từ chối. Tài liệu nhiều người ký còn dở hiển thị ai chưa xong.
Nhắc hoặc gửi lại
Với yêu cầu bế tắc, gửi lại lời mời hoặc để Signature Steward tự gửi nhắc nhở.
Khi nào dùng
Dùng danh sách yêu cầu để biết tài liệu nào đang chờ ai, nhắc người ký chậm, và mở bằng chứng khi yêu cầu đã hoàn tất. Đây là màn hình hằng ngày của người phụ trách ký bên pháp chế, kinh doanh và nhân sự.
Trước khi bắt đầu
- Bạn cần
signatures:readđể xem danh sách (/signatures), trang chi tiết và nhật ký kiểm toán. - Thao tác gửi lại và nhắc ký cần quyền
signatures:send. - Người ký là người dùng XBuddy cũng có thể ký trong hộp ký trong app; người ký bên ngoài dùng liên kết gửi qua email.
Các trạng thái
| Trạng thái | Việc có thể làm |
|---|---|
draft | Hoàn thiện và gửi, hoặc xoá bản nháp. |
sent | Chờ, gửi lại hoặc nhắc. |
in_progress | Nhắc những người ký còn chưa ký. |
completed | Tải tệp đã ký và chứng nhận hoàn tất. |
declined | Xem lý do, rồi tạo yêu cầu đã chỉnh sửa. |
cancelled | Người tạo đã đóng; cần thì tạo yêu cầu mới. |
expired | Cấp liên kết mới hoặc tạo yêu cầu mới. |
Mẹo & lỗi thường gặp
- Lọc danh sách theo trạng thái thay vì cuộn tìm; bắt đầu với các yêu cầu còn chờ người ký.
- Mở
/signatures/[id]để xem trang chi tiết: có nhật ký, bằng chứng và bản tải đã ký. - Hệ thống tự nhắc ký hằng ngày, nên tránh nhắc thủ công liên tục cho cùng một người.
- Xem Báo cáo về thời gian xử lý và tỷ lệ từ chối tại
/signatures/reportsđể phát hiện điểm nghẽn lặp lại.
Liên quan
