Kế toán
Kế toán XBuddy là sổ cái ghi kép nằm ở trung tâm của nền tảng. Mọi hóa đơn, thanh toán, kỳ lương, phiếu nhập kho, và biến động tài sản đều ghi bút toán vào đây, nên sổ sách luôn khớp với vận hành mà không phải nhập lại. Module được cấu hình sẵn theo chuẩn VAS của Việt Nam (Thông tư 200/2014/TT-BTC, cập nhật cho TT99/2025), tạo bốn báo cáo tài chính bắt buộc, và xử lý đối chiếu ngân hàng, kê khai thuế GTGT, trung tâm chi phí, tài sản cố định, chi phí trả trước, ngân sách, và hợp nhất tập đoàn.
Ưu tiên VAS, engine trung lập chuẩn mực. Hệ thống tài khoản, quy tắc hạch toán, và mẫu báo cáo mặc định theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, nhưng sổ cái nền tảng không phụ thuộc chuẩn mực — bạn có thể xếp chồng trình bày IFRS/GAAP lên trên cho báo cáo tập đoàn.
Tính năng chính
- Sổ cái ghi kép được nạp tự động từ Tài chính, Bảng lương, Kho, và Tài sản
- Hệ thống tài khoản VAS TT200/TT99 nạp sẵn kèm ánh xạ mã tài khoản MISA
- Engine Quy tắc hạch toán — định tuyến doanh thu, giá vốn, và thuế đến đúng tài khoản GL theo danh mục sản phẩm, kho, hoặc chiều phân tích
- Tài khoản ngân hàng, Bank Feeds (tự động nhập), và Đối chiếu ngân hàng với gợi ý khớp
- Đối chiếu Công nợ phải thu/phải trả với số dư sổ chi tiết
- Thuế suất GTGT và Kê khai GTGT (Mẫu 01/GTGT) với nhắc hạn từ Lịch tuân thủ
- Kỳ kế toán với trạng thái mở / đóng / khóa và quy trình khóa cuối năm có kiểm soát
- Trung tâm chi phí và Chiều phân tích cho báo cáo đa trục
- Tài sản cố định, trình chạy khấu hao, Sổ tài sản, và phân bổ Chi phí trả trước
- Ngân sách với tùy chọn kiểm soát ngân sách theo dòng
- Hợp nhất đa công ty với quy đổi tỷ giá và lợi ích cổ đông thiểu số (NCI)
- Báo cáo bắt buộc: B01-DN (Bảng CĐKT), B02-DN (KQKD), B03-DN (LCTT), Cân đối phát sinh, Báo cáo GTGT
Các tính năng quan trọng
Ghi và kiểm tra bút toán
Bút toán là đơn vị nguyên tử của sổ cái. Đa số được tạo tự động từ chứng từ nguồn, nhưng bạn ghi bút toán thủ công cho số dư đầu kỳ, trích trước, phân loại lại, và điều chỉnh.
Mở sổ nhật ký
Vào Kế toán → Nhật ký (/accounting/journal) và nhấn Bút toán mới.
Nhập các dòng cân bằng
Thêm dòng Nợ và Có. Mỗi dòng nhận một tài khoản GL, số tiền, và tùy chọn trung tâm chi phí cùng giá trị chiều phân tích. Bút toán không thể ghi sổ cho đến khi tổng Nợ bằng tổng Có.
Gắn ngữ cảnh nguồn
Đặt ngày, tham chiếu, và diễn giải. Nếu bút toán liên quan chứng từ khác, hãy liên kết để nó hiện trong Chuỗi chứng từ.
Ghi sổ hoặc lưu nháp
Ghi sổ ngay, hoặc để nháp chờ duyệt. Bút toán đã ghi sổ trong kỳ mở vẫn sửa được; bút toán trong kỳ khóa cần bút toán đảo.
Không bao giờ sửa bút toán đã ghi sổ trong kỳ đã đóng. Hãy tạo bút toán đảo trong kỳ mở hiện tại và ghi lại phần điều chỉnh — điều này giữ nguyên vết kiểm toán.
Hệ thống tài khoản và ánh xạ MISA
Hệ thống tài khoản theo quy ước đánh số 3 chữ số của VAS và mang theo ánh xạ mã tài khoản MISA để xuất dữ liệu và tích hợp khớp với phần mềm kế toán Việt Nam phổ biến nhất.
Rà soát tài khoản nạp sẵn
Vào Kế toán → Hệ thống tài khoản (/accounting/chart-of-accounts). Tài khoản VAS (111–821) được nạp sẵn và nhóm theo loại.
Thêm hoặc nhập tài khoản
Thêm tài khoản tùy chỉnh, hoặc nhập từ CSV. Đặt loại tài khoản, bên số dư thông thường, và tài khoản cha để tổng hợp.
Ánh xạ sang MISA
Trên mỗi tài khoản, đặt mã MISA tương ứng để xuất cân đối phát sinh và bút toán khớp gọn với công cụ khai báo bên ngoài.
Đối chiếu ngân hàng và bank feeds
Bank Feeds kéo giao dịch tự động; Đối chiếu ngân hàng khớp chúng với bút toán sổ cái để tài khoản tiền luôn chứng minh được.
Kết nối tài khoản
Vào Kế toán → Tài khoản ngân hàng (/accounting/bank-accounts) và thêm từng tài khoản ngân hàng công ty. Bật Bank Feeds để tự động nhập, hoặc nhập sao kê CSV thủ công.
Mở đối chiếu
Vào Kế toán → Đối chiếu ngân hàng (/accounting/bank-reconciliation) và chọn tài khoản cùng kỳ sao kê.
Khớp giao dịch
Chấp nhận gợi ý khớp của hệ thống (theo số tiền và ngày), hoặc khớp thủ công. Tạo bút toán điều chỉnh cho phí ngân hàng và lãi chưa ghi.
Xác nhận số dư cuối
Khi mục chưa khớp về 0, xác nhận số dư đã đối chiếu. Số dư sao kê phải bằng số dư GL.
Kê khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT)
Kê khai GTGT tổng hợp thuế đầu vào và đầu ra của kỳ thành tờ khai Việt Nam, với Lịch tuân thủ theo dõi hạn nộp.
Cấu hình thuế suất
Vào Kế toán → Thuế suất (/accounting/tax-rates) và xác nhận thuế suất GTGT (0%, 5%, 8%, 10%).
Tạo tờ khai
Vào Kế toán → Kê khai GTGT (/accounting/vat-filing), chọn kỳ, và tạo Mẫu 01/GTGT. Thuế GTGT đầu vào (TK 133) và đầu ra (TK 3331) được tổng hợp từ bút toán đã ghi sổ.
Đối chiếu và xuất
Kiểm tra chéo với Báo cáo GTGT, xử lý chênh lệch được cảnh báo, và xuất để nộp.
Khóa kỳ và chuyển đổi cuối năm
Kỳ kế toán kiểm soát tháng nào nhận ghi sổ. Khóa cuối năm chuyển số dư sang năm sau và có thể chuyển đổi phiên bản chuẩn mực (ví dụ TT200 → TT99).
Đối chiếu sổ chi tiết
Chạy Đối chiếu công nợ phải thu/phải trả (/accounting/ar-ap-reconciliation) và xác nhận số dư sổ chi tiết khớp GL.
Đóng kỳ
Vào Kế toán → Kỳ kế toán (/accounting/periods), xác minh Cân đối phát sinh cân bằng, rồi đặt kỳ sang đóng và cuối cùng khóa.
Chạy chuyển đổi năm
Cuối năm tài chính, dùng Kế toán → Chuyển đổi năm (/accounting/year-migration) để kết chuyển số dư bảng cân đối (doanh thu/chi phí về 0) và tùy chọn chuyển sang phiên bản chuẩn mực mới qua Chuyển đổi chuẩn mực.
Tài sản cố định, chi phí trả trước, và ngân sách
Ghi nhận tài sản
Vào Kế toán → Tài sản cố định (/accounting/fixed-assets) hoặc tạo từ Hóa đơn mua. Đặt nguyên giá, thời gian sử dụng, và phương pháp khấu hao.
Chạy khấu hao
Dùng Kế toán → Khấu hao TSCĐ (/accounting/fa-depreciation) để ghi bút toán khấu hao hàng tháng; Sổ tài sản hiển thị giá trị còn lại theo từng tài sản.
Phân bổ trả trước và kiểm soát ngân sách
Quản lý phân bổ chi phí trả trước trong Chi phí trả trước (/accounting/prepaid-expenses) và đặt hạn mức chi trong Ngân sách (/accounting/budgets), tùy chọn áp kiểm soát ngân sách theo dòng.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Tổng quan | /accounting | Bảng KPI — vị thế tiền, lợi nhuận ròng, tỷ số, và mục đối chiếu còn mở |
| Nhật ký | /accounting/journal | Tạo, ghi sổ, và tìm bút toán thủ công và hệ thống |
| Nhật ký định kỳ | /accounting/recurring-journals | Mẫu tự ghi sổ theo lịch (trích trước, phân bổ) |
| Sổ cái | /accounting/general-ledger | Số dư lũy kế và chi tiết giao dịch theo tài khoản |
| Hệ thống tài khoản | /accounting/chart-of-accounts | Tài khoản VAS kèm ánh xạ MISA; thêm/nhập tài khoản tùy chỉnh |
| Quy tắc hạch toán | /accounting/posting-rules | Định tuyến GL theo chiều cho doanh thu, giá vốn, và thuế |
| Tài khoản ngân hàng | /accounting/bank-accounts | Danh mục tài khoản ngân hàng công ty và số dư |
| Đối chiếu ngân hàng | /accounting/bank-reconciliation | Khớp giao dịch ngân hàng với bút toán sổ cái |
| Bank Feeds | /accounting/bank-feeds | Tự động nhập sao kê ngân hàng |
| Đối chiếu công nợ | /accounting/ar-ap-reconciliation | Khớp sổ chi tiết phải thu/phải trả với GL |
| Thuế suất | /accounting/tax-rates | Định nghĩa thuế suất GTGT dùng chung |
| Kê khai GTGT | /accounting/vat-filing | Tạo Mẫu 01/GTGT từ dòng thuế đã ghi sổ |
| Kỳ kế toán | /accounting/periods | Kiểm soát kỳ mở / đóng / khóa |
| Trung tâm chi phí | /accounting/cost-centers | Phân bổ chi phí và P&L theo bộ phận |
| Chiều phân tích | /accounting/dimensions | Thẻ phân tích (dự án, vùng, kênh) trên bút toán |
| Đồng bộ kế toán | /accounting/sync | Đối chiếu chứng từ nguồn ghi sổ thất bại |
| Tài sản cố định | /accounting/fixed-assets | Danh mục tài sản, vốn hóa, và thanh lý |
| Chi phí trả trước | /accounting/prepaid-expenses | Lịch phân bổ chi phí trả trước |
| Ngân sách | /accounting/budgets | Thiết lập ngân sách và tùy chọn kiểm soát |
| Hợp nhất | /accounting/consolidation | Tổng hợp đa công ty với tỷ giá và NCI |
| Báo cáo KQKD | /accounting/reports/pnl | Báo cáo kết quả kinh doanh B02-DN |
| Báo cáo chiều | /accounting/reports/dimensions | P&L và số dư cắt theo chiều phân tích |
| Báo cáo LCTT | /accounting/reports/cash-flow | Lưu chuyển tiền tệ gián tiếp B03-DN |
| Cân đối phát sinh | /accounting/reports/trial-balance | Nợ/Có theo tài khoản để khóa sổ |
| Báo cáo GTGT | /accounting/reports/vat | Chi tiết GTGT đầu vào/đầu ra cho tờ khai |
| Sức khỏe tài chính | /accounting/reports/financial-health | Bảng điểm tỷ số và xu hướng |
| Dự báo dòng tiền | /accounting/reports/cash-flow-forecast | Vị thế tiền dự phóng |
| Sổ tài sản | /accounting/asset-register | Danh sách giá trị còn lại của TSCĐ |
| Khấu hao TSCĐ | /accounting/fa-depreciation | Chạy và ghi sổ khấu hao |
| Chuyển đổi chuẩn mực | /accounting/standard-migration | Chuyển hệ thống tài khoản/báo cáo sang phiên bản VAS mới |
| Chuyển đổi năm | /accounting/year-migration | Kết chuyển số dư cuối năm |
| Lịch tuân thủ | /accounting/compliance-calendar | Hạn nộp báo cáo bắt buộc và nhắc nhở |
| Kiểm soát nội bộ | /accounting/internal-controls | Kiểm tra kiểm soát và giám sát phân tách nhiệm vụ |
| Nhật ký kiểm toán | /accounting/audit-logs | Vết bất biến của thay đổi sổ cái và cấu hình |
| Trợ lý AI | /accounting/agents | Trợ lý AI phạm vi kế toán |
| Quy trình tự động | /accounting/workflows | Quy tắc tự động cho tác vụ khóa sổ và hạch toán |
Điểm tích hợp
| Tích hợp với | Chiều | Dữ liệu luân chuyển |
|---|---|---|
| Tài chính | Vào | Hóa đơn, hóa đơn mua, chi phí, và thanh toán tự ghi bút toán |
| Bảng lương | Vào | Lương, BHXH, và thuế TNCN phải nộp ghi thành bút toán GL |
| Kho | Vào | Nhập và xuất kho ghi giá vốn và giá trị tồn kho |
| Tài sản | Hai chiều | Vốn hóa từ hóa đơn mua; khấu hao ghi ngược về GL |
| Sản xuất | Vào | Giá trị dở dang và thành phẩm chảy vào tài khoản tính giá thành |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Trợ lý Kế toán | Gợi ý dòng bút toán cân bằng, cảnh báo mất cân đối và bất thường, và theo dõi hoàn thành tác vụ khóa kỳ |
| Chuyên viên FP&A | Dự báo dòng tiền, giám sát tỷ số, và phân tích chênh lệch so với ngân sách |
Quy trình phổ biến
Khóa sổ cuối tháng
- Ghi mọi bút toán trích trước và nhật ký định kỳ của kỳ.
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng và xử lý mục chưa khớp.
- Chạy Đối chiếu công nợ và xử lý chênh lệch sổ chi tiết.
- Tạo Cân đối phát sinh và xác nhận Nợ bằng Có.
- Xuất B01-DN, B02-DN, B03-DN, và Báo cáo GTGT, rồi đặt kỳ sang đóng.
Vòng đời tài sản cố định
- Vốn hóa tài sản từ Hóa đơn mua hoặc ghi nhận thủ công.
- Chạy khấu hao hàng tháng và rà soát giá trị còn lại trong Sổ tài sản.
- Khi thanh lý, ghi bút toán thanh lý và loại tài sản khỏi khấu hao đang hoạt động.
Chu kỳ kê khai GTGT
- Xác nhận thuế suất và ghi mọi chứng từ bán/mua của kỳ.
- Tạo Mẫu 01/GTGT và đối chiếu với Báo cáo GTGT.
- Xuất và nộp trước hạn của Lịch tuân thủ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể đổi chuẩn mực kế toán sau khi vận hành không? Có. Chuyển chuẩn mực trình bày thay đổi mẫu báo cáo tương lai và preset hệ thống tài khoản nhưng không bao giờ thay đổi lịch sử bút toán đã ghi — số dư sổ cái không bị ảnh hưởng.
Làm sao sửa bút toán trong kỳ đã khóa? Ghi bút toán đảo trong kỳ mở hiện tại và ghi lại đúng số tiền. Kỳ đã khóa là bất biến theo thiết kế để tuân thủ kiểm toán.
Tôi có phải dùng mọi tài khoản trong hệ thống nạp sẵn không? Không. Tài khoản không dùng đơn giản mang số dư 0. Bạn cũng có thể thêm tài khoản tùy chỉnh; các mẫu bắt buộc tổng hợp chúng qua loại tài khoản và ánh xạ MISA.
Vì sao một giao dịch không tạo bút toán? Kiểm tra Đồng bộ kế toán — một chứng từ nguồn có thể ghi sổ thất bại do thiếu ánh xạ tài khoản. Sửa ánh xạ trong Quy tắc hạch toán và chạy lại đồng bộ.