Dịch vụ & hiện trường
Các tình huống vận hành thường gặp trong nhóm Dịch vụ & hiện trường. Mỗi trang trả lời: nên làm gì, vì sao, các bước và điều không nên làm.
| Tình huống | Trả lời ngắn |
|---|---|
| Sửa chữa phát sinh, chưa có Service Contract | Ticket → (Quotation) → Service Order → hoàn thành → Invoice từ Service Order. |
| Bán thiết bị kèm lắp đặt | Quotation hỗn hợp → Sales Order; giao bằng Delivery Order; lắp đặt cần lịch kỹ thuật thì lập Service Order riêng. |
| Triển khai / SOW nhiều đợt | Service Contract giá cố định + Service Project + Milestone; đưa Milestone hoàn thành vào Billing queue. |
| Dịch vụ tính theo giờ (pháp lý, IT, outsourcing) | Service Contract Time & Materials; duyệt Timesheet → Billing queue → Invoice. |
| Bảo trì định kỳ / retainer | Service Contract retainer, bật lập sự kiện theo kỳ; trong hạn mức không tự lập Invoice. |
| Sự cố trong thời hạn bảo hành | Ticket gắn tài sản; Field Service Job trong phạm vi bảo hành không tự lập Invoice. |
| Yêu cầu vào Helpdesk nhưng thuộc hợp đồng dịch vụ | Thăng cấp sang Ticket Service Management, rồi lập Service Order hoặc Field Service Job. |
| Việc khẩn, chưa rõ điều khoản tính phí | Ticket → Field Service Job; xong việc mới quyết định đóng hay lập Service Order/Quotation. |
| Cùng khách vừa mua hàng vừa thuê bảo trì | Hai chuỗi song song cùng Contact CRM: Sales Order cho thiết bị, Service Contract retainer cho bảo trì. |
| Điều chỉnh phạm vi giữa kỳ hợp đồng | Lập Amendment cho giá/hạn mức; bổ sung Milestone trên Service Project. |
| Invoice tạm ứng hoặc từng phần | Việc một lần: Invoice theo một phần số lượng dòng Service Order; giá cố định: Invoice theo Milestone. |
| Invoice dịch vụ bị sai | Void Invoice; không xoá Service Order hay Service Contract. |
| Nhà thầu phụ thực hiện | Purchase Order → Service Confirmation → Bill phải trả. |
| Quotation chuyển sai loại chứng từ | Chưa Converted: chỉnh cơ cấu dòng rồi chuyển. Đã Converted: lập chứng từ mới. |
| Không chuyển được Quotation thành Service Order | Kiểm tra Quotation đã Accepted, chưa Converted và mọi SKU dịch vụ đã gắn Catalog đang hoạt động. |
| Giờ dịch vụ: SM Timesheet hay giờ dự án vận hành? | Ghi SM Timesheet ở Service Management; một nguồn giờ cho một Invoice. |
| Job cho khách hay job nội bộ? | Job nội bộ đi từ Work Order tài sản và không tính tiền; job bên ngoài phải có người trả. |
| Giờ kỹ thuật viên hiện trường tính tiền ở đâu? | Mỗi giờ job được tính khách tối đa một kênh, do hệ thống chọn theo nguồn của job. |