Hướng dẫn setup Tài liệu
Trang này đi qua 7 bước thiết lập Tài liệu, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Tài liệu: người dùng, cấu trúc thư mục đã thống nhất và danh sách tài liệu mật.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã mời người dùng | Tài liệu phát hành chỉ tới thành viên đang hoạt động của công ty. | /settings/users |
| 2 | Đã thống nhất cấu trúc thư mục | Theo phòng ban, theo quy trình hoặc theo loại tài liệu; kèm danh sách danh mục tài liệu. | — |
| 3 | Đã có quy định mức độ mật | Tài liệu nào là nội bộ, mật hoặc hạn chế. | — |
2. Quy tắc tài liệu
Bắt buộc
Bảo mật và chia sẻ thư viện, duyệt trước khi phát hành tài liệu và bài Knowledge Base, và (tuỳ chọn) thu hồi tệp của phiên bản cũ đã ẩn.
Chuẩn bị trước
- Quy định tài liệu: tài liệu nào là mật, ai được chia sẻ ra ngoài công ty, ai được xoá, và tài liệu nào phải duyệt trước khi phát hành cho nhân viên.
- Phiên bản cũ của tệp phải giữ bao lâu (thống nhất với pháp chế / tuân thủ).
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi tài liệu trong thư viện có bắt buộc phải phân loại vào một danh mục không?
- Tài liệu nào là mật, và có khi nào được chia sẻ bằng link công khai hoặc tải xuống không kèm watermark không?
- Ai được xoá tài liệu?
- Chính sách, quy trình hoặc bài Knowledge Base có phải được duyệt trước khi phát hành cho nhân viên không?
- Phiên bản đã bị thay (đã ẩn) của tệp phải giữ bao lâu?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc chọn danh mục khi tải lên | documents.require_category_on_upload | Tắt | Tải lên thư viện phải chọn danh mục tài liệu; tệp đính kèm tải từ app khác được miễn. |
| Chặn chia sẻ ngoài với tài liệu mật | documents.block_external_share_for_confidential | Bật | Tài liệu mật hoặc hạn chế không thể chia sẻ qua liên kết công khai. |
| Chỉ quản trị viên được xóa | documents.restrict_delete_to_admin | Tắt | Chỉ quản trị viên Tài liệu mới được xoá tài liệu (chuyển vào thùng rác), kể cả xoá hàng loạt. |
| Đóng dấu khi tải xuống | documents.watermark_on_download | Tắt | Áp dụng dấu mờ của tổ chức khi tải xuống tài liệu mật. |
| Bắt buộc duyệt trước khi công bố | documents.approval_required_for_publish | Tắt | Bản công bố phải được duyệt qua quy trình trước khi thông báo tới người nhận. |
| Cần duyệt trước khi đăng | knowledge.approval_required_for_publish | Bật | Bài viết phải được xét duyệt trước khi xuất bản. |
| Xóa vĩnh viễn phiên bản đã ẩn | documents.purge_hidden_versions | Tắt | Xóa tệp của phiên bản đã ẩn sau thời gian lưu giữ. Dòng phiên bản vẫn được giữ để tra cứu. |
| Thời gian lưu phiên bản đã ẩn (ngày) | documents.version_retention_days | 90 | Số ngày giữ phiên bản đã ẩn trước khi xóa tệp. Tối thiểu 30 ngày; đặt 0 để tắt. |
3. Người phụ trách Tài liệu
Bắt buộc
Chọn người quản trị thư viện tài liệu và người duyệt phát hành.
Chuẩn bị trước
- Những người quản trị thư viện tài liệu và duyệt phát hành — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách cấu hình và danh mục của thư viện tài liệu?
- Ai duyệt tài liệu và bài Knowledge Base trước khi phát hành?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản trị viên CNTT | it_admin | Phụ trách cấu hình Tài liệu, danh mục và quyền xoá |
| Quản trị viên Vận hành | ops_admin | Quản trị thư viện hằng ngày |
| Trưởng phòng Pháp lý | legal_manager | Xử lý tài liệu mật và duyệt phát hành |
| Nhân viên Tuân thủ | compliance_officer | Xử lý tài liệu mật và duyệt phát hành |
| Giám đốc / Tổng Giám đốc | director | Duyệt phát hành và đọc tài liệu mật |
4. Danh mục Tài liệu
Tuỳ chọn
Danh sách chọn của thư viện: mẫu danh mục tài liệu, thẻ và thời hạn lưu trữ.
Chuẩn bị trước
- Loại tài liệu, thẻ và thời hạn lưu trữ doanh nghiệp thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Hiện tài liệu được phân loại thế nào (hợp đồng, chính sách, hồ sơ nhân sự, bản vẽ kỹ thuật…)?
- Tài liệu của bạn áp dụng những thời hạn lưu trữ nào (1 năm, 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn…)?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Phân loại tài liệu (
document_categories) - Thẻ tài liệu (
document_tags) - Thời hạn lưu trữ (
retention_periods)
5. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc tài liệu, Người phụ trách Tài liệu
Khi bật duyệt phát hành, tài liệu phát hành cần một quy trình đang chạy (người duyệt trực tiếp không đủ); bài Knowledge Base cần một quy trình hoặc người duyệt trực tiếp được.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai duyệt tài liệu trước khi phát hành cho nhân viên, và có phụ thuộc mức độ mật hay số người nhận không?
- Ai rà soát bài Knowledge Base trước khi đăng?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
knowledge_dockb_article
6. Danh mục, thư mục & tài liệu
Tuỳ chọn
Tạo danh mục tài liệu và thư mục cấp đầu, rồi tải lên các tài liệu chính đang có — mở các màn hình có sẵn.
Câu hỏi nên trả lời
- Hiện tài liệu đang lưu ở đâu (ổ chia sẻ, Google Drive, email), và khoảng bao nhiêu tài liệu cần chuyển sang?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Danh mục tài liệu | Tạo danh mục (hoặc nạp mặc định). Bắt buộc trước khi bật danh mục khi tải lên. | /documents/settings |
| 2 | Thư mục thư viện | Tạo các thư mục cấp đầu như đã thống nhất và đặt ai được xem từng thư mục. | /documents |
| 3 | Đã tải lên tài liệu chính | Chính sách, quy trình, biểu mẫu — đúng danh mục và mức độ mật. | /documents |
7. Kiểm tra trước khi vận hành
Tuỳ chọn
Chạy thử một tài liệu từ đầu đến cuối — tải lên, chia sẻ, phát hành, đọc — với người dùng chính trước khi vận hành.
Chuẩn bị trước
- Chọn một người sở hữu tài liệu, một người duyệt và một người đọc để chạy thử.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Tải lên | Tải một tài liệu mật thử nghiệm vào một thư mục, có danh mục. | /documents |
| 2 | Chia sẻ | Chia sẻ nội bộ; thử tạo link công khai và kiểm tra bị chặn nếu công tắc đó bật. | /documents |
| 3 | Phát hành & duyệt | Phát hành cho vài người đọc; nếu bật duyệt, người duyệt duyệt trong hộp duyệt, sau đó người đọc được báo và xác nhận đã đọc. | /documents |
| 4 | Đọc & tải xuống | Với vai người đọc: mở và tải tài liệu xuống (có watermark nếu công tắc đó bật). | /documents |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.