Hướng dẫn setup Tính lương
Trang này đi qua 8 bước thiết lập Tính lương, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần có trước khi thiết lập tính lương: múi giờ và tiền tệ công ty, dữ liệu nhân sự đã có, ánh xạ tài khoản lương và danh sách lương đã làm sạch.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận múi giờ và tiền tệ gốc | Thiết lập công ty: kỳ lương và số tiền dùng múi giờ, tiền tệ của công ty. | /settings/company |
| 2 | Đã thiết lập Nhân sự | Nhân viên, phòng ban, lịch làm việc và ngày lễ — tính lương đếm ngày công từ đó. | /hr/employees |
| 3 | Đã có ánh xạ tài khoản lương | TK chi phí lương, 334, bảo hiểm, thuế TNCN (Tính lương → Ánh xạ tài khoản → Nạp mặc định). | /payroll/accounting-mapping |
| 4 | Danh sách lương đã sẵn sàng | Lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm, phụ cấp và số người phụ thuộc của từng nhân viên. | — |
2. Công tắc quy trình tính lương
Bắt buộc
Chọn quy tắc tính lương: ai được duyệt và chi kỳ lương, đầu vào nào phải duyệt trước, quy tắc thuế và bảo hiểm, tạm ứng và khấu trừ, phiếu lương và hạch toán. Giữ mặc định cũng là một quyết định — hãy xác nhận.
Chuẩn bị trước
- Quy chế lương đã thống nhất với ban lãnh đạo: ai lập và ai duyệt bảng lương, OT và thay đổi lương có cần duyệt không, khi nào nhân viên xem phiếu lương.
- Quy tắc thuế và bảo hiểm: biểu thuế luật định hay riêng của công ty, phụ cấp không chịu thuế, lao động thời vụ khấu trừ 10%, số ngày tối thiểu đóng bảo hiểm.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai lập bảng lương và ai duyệt? Có bắt buộc hai người khác nhau không? Bảng lương có được kiểm tra với ngân sách không?
- OT, thưởng/khấu trừ và thay đổi lương có cần duyệt trước khi vào bảng lương không? Lương có gắn với KPI hay đánh giá hoàn thành công việc không?
- Công ty dùng quy tắc thuế TNCN và bảo hiểm theo luật hay quy tắc riêng? Có trả lương cho người làm hợp đồng ngắn hạn không?
- Nhân viên có tạm ứng lương và trừ vào lương không? Chi phí có được hoàn qua lương không?
- Khi nào nhân viên xem phiếu lương: khi bảng lương được duyệt, khi đã chi, hay khi nhân sự công bố?
- Bảng lương có hạch toán vào sổ cái không, có tách theo trung tâm chi phí của phòng ban hay theo dự án không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Chặn người lập tự duyệt kỳ lương (khoá cũ của người lập ≠ người duyệt) | people.manager_approval_before_run | Bật | Tương đương “Tách người lập và người duyệt lương” — chỉ cần MỘT trong hai công tắc bật là áp người lập ≠ người duyệt: người tạo kỳ lương không được duyệt kỳ đó, người xác nhận đã chi phải khác người tạo và người duyệt. KHÔNG thêm bước quản lý duyệt nào; cần bước duyệt thì dùng quy trình duyệt (workflow). |
| Tách người lập và người duyệt lương | people.payroll_enforce_maker_checker | Tắt | Người tạo kỳ lương không được tự duyệt kỳ đó, và người xác nhận đã chi phải khác người tạo và người duyệt. Cũng có hiệu lực khi khoá cũ “Chặn người lập tự duyệt kỳ lương” bật — một trong hai công tắc bật là đủ. |
| Kiểm ngân sách khi duyệt bảng lương | people.payroll_budget_gate | Cảnh báo | Cần bật Kiểm soát ngân sách. Cảnh báo: khi duyệt hiện tác động ngân sách rồi vẫn duyệt. Chặn: từ chối duyệt khi một dòng chi phí lương vượt ngân sách còn lại. |
| Chặn tạo bảng lương khi dữ liệu chưa rà soát | people.payroll_block_run_on_unapproved_inputs | Bật | Từ chối tạo bảng lương thật khi còn cổng kiểm tra bắt buộc chưa đạt. Người duyệt lương hoặc HR có thể bỏ qua kèm xác nhận tường minh. |
| Chặn bảng lương khi còn đơn nghỉ phép chưa duyệt | people.payroll_block_run_on_pending_leave | Tắt | Không cho tạo kỳ lương khi trong kỳ còn đơn nghỉ chờ duyệt. Chỉ có tác dụng khi bật “Chặn chạy lương khi đầu vào chưa duyệt”; người duyệt có thể bỏ qua. |
| Bắt buộc duyệt tăng ca | people.overtime_approval_required | Bật | Yêu cầu quản lý duyệt tăng ca trước khi tính vào lương |
| Khoản điều chỉnh phải được duyệt | people.payroll_adjustment_approval_required | Bật | Khoản cộng/trừ lương phải do người khác (không phải người tạo) duyệt trước khi được chi trả. |
| Thay đổi lương phải được duyệt | people.salary_change_approval_required | Bật | Thay đổi lương cơ bản đi qua đề nghị và do người thứ hai duyệt, thay vì sửa trực tiếp. |
| Kỳ KPI phải được chốt | people.payroll_kpi_closure_required | Tắt | Kết quả KPI chỉ được tính vào lương khi kỳ KPI đã có bản chốt được duyệt. |
| Chế độ đánh giá mức độ hoàn thành | people.completion_evaluation_mode | Tắt — không đánh giá hoàn thành | Tắt: ẩn biến completion_pct / completion_coefficient và trang Đánh giá hoàn thành; công thức còn tham chiếu biến sẽ chặn bảng lương. Thủ công: người đánh giá nhập % hoặc chọn xếp loại, không gợi ý từ KPI. KPI: giá trị được gợi ý từ kết quả KPI (hoặc đánh giá hiệu suất) rồi người đánh giá chốt. |
| Nguồn gợi ý mức độ hoàn thành | people.completion_prefill_source | Kết quả KPI có trọng số | Chỉ với chế độ KPI: giá trị gợi ý được lấy từ đâu trước khi người đánh giá chốt. |
| Chặn bảng lương khi chưa duyệt đánh giá hoàn thành | people.completion_eval_block_run | Bật | BẬT (mặc định): nhân viên có công thức dùng completion_pct phải có đánh giá ĐÃ DUYỆT cho kỳ, nếu không bảng lương bị từ chối. TẮT: bảng lương chạy với mức hoàn thành mặc định (payroll_config.completion_default_pct, mặc định 100%), ghi dấu vết là giá trị dự phòng và hiện cảnh báo sẵn sàng. |
| Dùng cấu hình thuế TNCN của công ty | people.pit_tenant_override | Tắt | Dùng mức giảm trừ bản thân/người phụ thuộc và biểu thuế luỹ tiến cấu hình trong Cài đặt Lương thay cho biểu luật định theo năm thuế. TẮT: áp dụng giá trị luật định, các dòng cấu hình chỉ đọc. |
| Tôn trọng cờ chịu thuế của thành phần lương | people.payroll_honor_component_taxability | Tắt | Thành phần thu nhập và loại phụ cấp đánh dấu không chịu thuế vẫn được trả trong tổng thu nhập nhưng loại khỏi thu nhập tính thuế TNCN (tới mức miễn của loại phụ cấp). TẮT: mọi khoản thu nhập đều chịu thuế (hành vi cũ). |
| Quy tắc ngày công tối thiểu đóng BHXH | people.payroll_bhxh_min_days_rule | Tắt | Không đóng BHXH/BHYT/BHTN (cả hai phía) trong tháng nhân viên làm việc ít hơn số ngày công tối thiểu đã cấu hình (mặc định 14 — Luật BHXH). Ghi rõ trong dấu vết tính toán phiếu lương. |
| Thành phần khấu trừ tuỳ chỉnh | people.payroll_custom_deduction_components | Tắt | Tính các thành phần loại Khấu trừ trong cấu trúc lương (phí công đoàn, đồng phục…). Chịu thuế=có nghĩa là trừ trước thuế (giảm thu nhập tính thuế). Mã luật định (PIT, BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLD, KPCD) luôn do engine tự tính, không bao giờ được đánh giá. |
| Lương đổi giữa tháng — tính bình quân theo ngày công | people.payroll_blended_salary_change | Tắt | Khi nhân viên đổi lương trong tháng, lương cơ bản = bình quân gia quyền theo ngày công của từng đoạn lương thay vì chỉ lấy dòng mới nhất. Mức đóng BHXH và cấu trúc lương theo đoạn có hiệu lực cuối tháng. Các đoạn được ghi trong trace phiếu lương; cổng “đổi lương giữa kỳ” chỉ còn mang tính thông tin. |
| Khấu trừ 10% cho CTV và HĐ dưới 3 tháng | people.pit_short_contract_flat | Tắt | Cộng tác viên và nhân viên mùa vụ/công nhật có hợp đồng phủ tháng lương dưới 3 tháng được khấu trừ 10% theo lần chi, dùng cùng quy tắc ngưỡng với chi trả thuê khoán (2tr trước 01/07/2026, 5tr từ ngày đó; tính theo ngày cuối kỳ). Tắt: CTV giữ thuế suất cố định không ngưỡng, mùa vụ/công nhật tính biểu luỹ tiến. Làm đổi số thuế — rà với kế toán trước khi bật. |
| Phương pháp hạch toán ứng lương | people.salary_advance_gl_method | VAS — Nợ 334 lúc chi | Cách ghi sổ khi chi tiền ứng lương. VAS (TT200/133/99): Nợ 334 ngay lúc chi — lương thực lĩnh của kỳ đã trừ khoản ứng nên không cần bút toán khấu trừ. Phải thu: Nợ 1411 lúc chi và Có 1411 khi khấu trừ ở bảng lương (dùng cho chart ghi ứng lương là khoản phải thu, ví dụ IFRS). |
| Tách bước chi tiền ứng lương | people.salary_advance_disburse_step | Tắt | Tắt: duyệt ứng lương đồng thời ghi nhận chi tiền (một bước, người duyệt là thủ quỹ). Bật: duyệt chỉ là cho phép; một người khác thực hiện chi (ghi bút toán) trước khi khoản ứng được khấu trừ vào lương — maker-checker cho tiền mặt. |
| Ứng lương đi qua Đơn từ | people.salary_advance_via_requests | Tắt | Tắt (mặc định): HR hoặc nhân viên tạo khoản ứng lương trực tiếp trong Payroll. Bật: khoản ứng phải là đơn “Ứng lương” — duyệt trong hộp thư Phê duyệt, rồi người thứ hai chi tiền (tiền + bút toán) qua Thực hiện — sau đó mới khấu trừ vào lương. Khoản ứng đã có không đổi. |
| Thu hồi tạm ứng quá hạn qua lương | people.payroll_deduct_overdue_cash_advance | Tắt | Tạm ứng quỹ (TK 141) quá thời gian ân hạn mà chưa quyết toán (Cài đặt Payroll → cash_advance_overdue_days, mặc định 30 ngày) được trừ vào kỳ lương kế tiếp của người nhận. Khoản trừ ghi thành một phiếu hoàn ứng trên vụ việc nên quyết toán sau đó thấy số dư đã giảm — không bao giờ thu hai lần. Tắt: 141 chỉ tất toán bằng quyết toán hoặc hoàn tiền. |
| Khấu trừ phải thu khác (138) qua lương | people.payroll_deduct_other_receivables | Tắt | Khoản phải thu có cờ “trừ qua lương” (bồi thường, thiếu hụt, chi thừa…) được trừ vào phiếu lương theo mức hàng tháng và ghi tất toán trên khoản phải thu khi duyệt bảng lương. Tắt: tất toán bằng tay. |
| Hoàn chi phí cùng lương | finance.expense_reimburse_via_payroll | Tắt | Đơn chi phí đã duyệt có hình thức thanh toán “qua lương” được cộng vào thực lĩnh (TK 335 → 334) và đánh dấu đã trả khi duyệt bảng lương, thay vì chuyển khoản riêng. Tắt: mọi khoản hoàn trả chi qua Finance. |
| Công bố phiếu lương cho nhân viên | people.payslip_auto_publish_on | Tự động khi duyệt | Thời điểm nhân viên thấy phiếu lương ở tự phục vụ (và email phiếu lương được gửi): tự động khi duyệt (mặc định), tự động khi đánh dấu đã trả, hoặc chỉ khi HR bấm “Công bố” trên bảng lương. |
| Gửi phiếu lương khi hoàn tất | people.payslip_email_on_finalise | Bật | Gửi email cho nhân viên khi phiếu lương được công bố (thời điểm công bố theo “Công bố phiếu lương khi”). |
| Chi tiết tính toán trên PDF phiếu lương | people.payslip_pdf_include_trace | Tắt | Mọi PDF/HTML phiếu lương nhân viên tải hoặc nhận qua email có phụ lục “Chi tiết tính toán”: công thức và đầu vào từng dòng, bậc thuế TNCN, cơ sở đóng bảo hiểm. HR luôn xem được trên một phiếu bằng ?detail=1. |
| Ghi sổ kế toán | people.gl_posting_enabled | Tắt | Tự động ghi bút toán lương vào sổ cái |
| Trích trước phép năm chưa nghỉ (IAS 19 / TK 335) | people.payroll_accrue_leave_liability | Tắt | Mỗi bảng lương duyệt ghi THAY ĐỔI của nghĩa vụ phép năm chưa nghỉ: Σ ngày phép còn lại × lương ngày, so với số đã trích ở kỳ trước. Nợ chi phí lương theo tính chất, Có 335. Bắt buộc theo IFRS (nghỉ phép có lương ngắn hạn); tuỳ chọn theo chuẩn Việt Nam. |
| Trích trước thưởng tháng 13 hàng tháng (TK 335) | people.payroll_accrue_bonus_13th | Tắt | Mỗi bảng lương duyệt trích lương cơ bản × bonus_13th_pct / 12 (Cài đặt Payroll, mặc định 100%) vào 335 thay vì dồn chi phí vào tháng trả thưởng. Trên bảng lương thưởng, map thành phần thưởng sang Nợ 335 để tất toán khoản đã trích. |
| Tách chi phí lương theo cost center | people.payroll_gl_dimension_level | Công ty (chỉ theo tính chất chi phí) | Công ty: mỗi tính chất chi phí một dòng (QLDN / bán hàng / NC trực tiếp / SXC). Cost center phòng ban: vế chi phí của bút toán lương tách theo cost center của phòng ban nhân viên (cost_centers.department_id) để ngân sách theo CC và báo cáo dimension nhìn thấy lương. Vế nợ phải trả (334, 338x, 3335) vẫn ở mức công ty. |
| Phân bổ chi phí lương vào dự án | people.payroll_project_allocation | Tắt | Tắt: không gắn dự án. Theo giờ: chi phí lương mỗi nhân viên chia cho các dự án theo tỷ lệ giờ ĐÃ DUYỆT trong kỳ; giờ không ghi nhận ở lại cost center phòng ban. Theo % gán: HR khai tỷ lệ cố định (có hiệu lực theo ngày) trên hồ sơ nhân viên. |
| Phần chi phí đi theo phân bổ dự án | people.payroll_project_allocation_scope | Kèm BH NSDLĐ + KPCĐ | Chỉ chi phí lương: lương, phụ cấp, thưởng, tăng ca. Kèm phần NSDLĐ: cộng thêm BHXH/BHYT/BHTN phần doanh nghiệp đóng và KPCĐ để dự án gánh đủ chi phí nhân công. |
| Khung lương theo Grade (3P — P1) | people.salary_grades_enabled | Tắt | Bật danh mục grade/dải lương và biến công thức salary_grade_amount (lương theo vị trí). Công thức tham chiếu biến này khi đang tắt sẽ báo lỗi validation thay vì trả 0. |
| Lương theo năng lực (3P — P2) | people.competency_pay_link | Tắt | Bật thang bậc năng lực → hệ số lương và biến công thức skill_coefficient. Bậc = trung bình có trọng số các mức đã đánh giá trên bộ năng lực mà vị trí yêu cầu. |
| Lương theo Performance Dự án & Công ty (3P — P3/P4) | people.project_performance_pay | Tắt | Bật biến project_factor (effort % từ timesheet đã duyệt × scorecard dự án đã chốt; dự án chưa chấm tính trung lập 1.0) và company_result_pct (điểm BSC công ty). Scorecard quản lý qua API Performance → Scorecards; chốt điểm cần quyền performance:finalize. |
3. Người phụ trách tính lương
Bắt buộc
Chọn người lập bảng lương, người duyệt thay đổi lương và điều chỉnh, người duyệt và chi bảng lương hằng tháng. Người lập kỳ lương không nên là người duyệt kỳ đó.
Chuẩn bị trước
- Danh sách người làm lương, người duyệt bên nhân sự và người tài chính duyệt, chi lương — mỗi người phải được mời làm người dùng trước.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai lập bảng lương, ai duyệt thay đổi lương và điều chỉnh?
- Ai duyệt bảng lương hằng tháng và ai xác nhận đã chi?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Nhân viên Bảng lương | payroll_officer | Chuyên viên lương: lập kỳ lương, dữ liệu lương, phiếu lương, quản trị cài đặt lương |
| Chuyên viên Bảng lương | payroll_specialist | Nhân viên lương: hỗ trợ lập kỳ lương và dữ liệu đầu vào |
| Trưởng phòng Nhân sự | hr_manager | Trưởng phòng nhân sự: duyệt thay đổi lương và điều chỉnh |
| Giám đốc Nhân sự | chro | Giám đốc nhân sự: phụ trách nhân sự toàn công ty |
| Trưởng phòng Tài chính | finance_manager | Trưởng phòng tài chính: duyệt và chi bảng lương |
| Giám đốc Tài chính | cfo | Giám đốc tài chính: duyệt bảng lương và ngân sách |
4. Danh mục tính lương
Tuỳ chọn
Các lý do dùng khi sửa bảng lương đã duyệt (truy lĩnh, truy thu khoản trả thừa).
Chuẩn bị trước
- Các lý do truy lĩnh / truy thu công ty dùng, bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty sửa bảng lương đã duyệt vì những lý do nào?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do truy lĩnh / truy thu lương (
payroll_retro_reasons)
5. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Công tắc quy trình tính lương, Người phụ trách tính lương
Kỳ lương luôn phải duyệt; yêu cầu đổi lương cũng vậy khi không cho sửa lương trực tiếp. Không có quy trình đang chạy thì chứng từ chờ người giữ quyền duyệt quyết.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai duyệt bảng lương hằng tháng: chỉ trưởng phòng tài chính, hay nhân sự rồi tài chính?
- Thay đổi lương, yêu cầu điều chỉnh lương và phạt có phải đi qua quy trình duyệt không?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
payroll_runsalary_change_requestpayroll_adjustment_requestpayroll_penalty
6. Dữ liệu lương
Tuỳ chọn
Tạo cơ cấu lương và khai lương hiện hành cho mọi nhân viên trước kỳ lương đầu tiên.
Chuẩn bị trước
- Nhập theo thứ tự: cơ cấu lương (thành phần, công thức) → lương từng nhân viên → người phụ thuộc. Lương của mỗi nhân viên trỏ tới một cơ cấu.
Câu hỏi nên trả lời
- Danh sách lương hiện lưu ở đâu, và công ty dùng bao nhiêu cơ cấu lương (văn phòng, nhà máy, kinh doanh…)?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã tạo cơ cấu lương | Thành phần thu nhập, khấu trừ, bảo hiểm (Tính lương → Cơ cấu lương), hoặc bắt đầu từ mẫu. | /payroll/structures |
| 2 | Mọi nhân viên đã có lương | Lương hiện hành của từng nhân viên (Tính lương → Nhân viên). | /payroll/employees |
7. Số dư đầu kỳ
Tuỳ chọn
Tạm ứng và khoản phải thu còn mở ở tháng lương đầu tiên được nhập để bảng lương khấu trừ.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất tháng lương đầu tiên trên XBuddy; các tháng trước giữ ở hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nhập tạm ứng lương còn mở | Tạm ứng còn đang trừ dần (Nhân sự → Nhân viên → nhân viên → Công việc → Tạm ứng). | /hr/employees |
| 2 | Đã nhập khoản phải thu khác | Khoản phải thu nhân viên trừ qua lương (Tính lương → Phải thu khác). | /payroll/other-receivables |
| 3 | Đã lưu thu nhập, thuế luỹ kế năm | Nếu bắt đầu giữa năm: thu nhập chịu thuế và thuế đã khấu trừ luỹ kế của từng nhân viên, phục vụ quyết toán năm. | — |
8. Chạy thử
Tuỳ chọn
Chạy thử một tháng cho một phòng ban cùng người dùng chính và so với bảng lương cũ trước khi vận hành.
Chuẩn bị trước
- Dùng một phòng ban thật và so kết quả với bảng lương tháng trước của hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Mô phỏng khớp | Tổng thu nhập, bảo hiểm, thuế và thực lĩnh khớp bảng lương cũ. | /payroll/simulation |
| 2 | Kỳ lương được người khác duyệt | Tạo kỳ lương, gửi duyệt và để người khác duyệt. | /payroll/runs |
| 3 | Phiếu lương đã công bố | Công bố đúng thời điểm đã chọn; nhân viên chỉ thấy phiếu của mình trong My HR. | /payroll/payslips |
| 4 | Bút toán cân | Nếu bảng lương hạch toán: bút toán lúc duyệt và lúc chi được tạo và cân. | /payroll/accounting-mapping |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.