Vòng đời báo cáo không phù hợp (NCR)
NCR là hồ sơ của bất kỳ điều gì không đạt tiêu chuẩn. Nó dẫn phát hiện qua điều tra, xử lý (chấp nhận, làm lại, loại bỏ, trả hàng) và đóng lại, với các hành động khắc phục/phòng ngừa được ghi lại dọc đường.
Khi nào dùng
Dùng NCR cho mọi lỗi, lô hàng hỏng hoặc vi phạm quy trình cần có người phụ trách, hành động khắc phục và bằng chứng đã khắc phục.
Trước khi bắt đầu
- Mở
/quality/ncr. Quyền:quality:readđể xem,quality:writeđể tạo và bình luận,quality:approveđể giao việc, đổi trạng thái và xác minh. - Toggle:
quality.require_root_cause_on_ncrvàquality.require_corrective_action_on_ncr(đều mặc định bật) bắt buộc trước khi xem xét / xử lý xong;quality.ncr_due_date_requiredvàquality.ncr_verification_notes_required(mặc định tắt, công ty mới bật) bắt buộc có hạn khi giao và có ghi chú khi xác minh.
Mở một NCR
NCR được tạo tự động từ lần kiểm tra không đạt, hoặc thủ công trong Chất lượng → NCR → NCR mới. Ghi nhận lỗi, mức độ nghiêm trọng và số lượng ảnh hưởng.
Điều tra và xử lý
Gán người phụ trách, ghi nguyên nhân gốc, và chọn cách xử lý — chấp nhận nguyên trạng, làm lại, loại bỏ, hoặc trả nhà cung cấp.
Leo thang nếu cần
NCR nghiêm trọng hoặc quá hạn được leo thang lên quản lý chất lượng để các vấn đề then chốt không bị bỏ ngỏ.
Đóng
Khi các hành động khắc phục được xác minh, đóng NCR. Toàn bộ lịch sử được lưu để kiểm toán.
Giao việc kèm hạn
Giao NCR cho người phụ trách và đặt hạn xử lý. Danh sách làm nổi bật NCR quá hạn và chưa xác minh.
Trao đổi và đính kèm bằng chứng
Dùng bình luận và đính kèm tệp (xem tệp đính kèm cần documents:read).
Xác minh hành động khắc phục
Xác minh ghi lại ai đã xác nhận việc khắc phục. Bản thân nó không tự đóng NCR.
Tạo nhiều NCR cùng lúc
Có thể tạo nhiều NCR một lần, ví dụ sau kiểm kê hoặc lô hàng hỏng.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa | Ai chuyển |
|---|---|---|
| Mở | Đã ghi nhận lỗi. | Người có quality:write, hoặc hệ thống khi kiểm định không đạt. |
| Đang xem xét | Đang điều tra; đã ghi nguyên nhân gốc. | Người duyệt (quality:approve). |
| Đã xử lý | Đã thực hiện hành động khắc phục. | Người duyệt (quality:approve). |
| Đã đóng | Hoàn tất; lịch sử được giữ. | Người duyệt (quality:approve). |
| Mở lại | NCR đã đóng chỉ quay về trạng thái mở. | Người duyệt (quality:approve). |
Mẹo & lỗi thường gặp
- Ghi nguyên nhân gốc trước khi chuyển sang xem xét; nếu không hệ thống sẽ chặn.
- Hành động khắc phục và phòng ngừa nằm ngay trong NCR — không có bản ghi CAPA riêng.
- Xác minh trước khi đóng để nhật ký cho thấy ai đã xác nhận.
- Dùng danh sách quá hạn hằng tuần thay vì chờ leo thang.