Quy trình & ví dụ

Quy trình phổ biến

1. Từ đơn hàng đến thu tiền

1. Một đơn bán hàng được xác nhận trong Bán hàng.
2. Khi hàng giao (Kho → Xuất kho) hoặc đơn được thực hiện, một hóa đơn nháp được tạo trong Tài chính.
3. Nhân viên phải thu rà soát, sửa bản nháp nếu cần, và gửi hóa đơn; bút toán được ghi vào Kế toán.
4. Khách hàng trả tiền; thanh toán được khớp và đối chiếu với luồng ngân hàng.
5. Nếu quá hạn, Đòi nợ và AR Collector tự động theo đuổi.

2. Từ mua hàng đến trả tiền

1. Một đơn mua hàng được duyệt trong Mua hàng.
2. Hàng được nhận (Kho → Phiếu nhập kho).
3. Một hóa đơn nhà cung cấp được tạo từ PO; đối chiếu ba chiều xác thực với PO và phiếu nhập.
4. Hóa đơn được duyệt, lên lịch và thanh toán; bút toán tự động được ghi.

3. Hoàn trả chi phí

1. Nhân viên nộp đề nghị trong Tài chính → Chi phí kèm chứng từ.
2. Expense Auditor sàng lọc; đề nghị đi qua duyệt nhiều cấp.
3. Sau khi duyệt, được lên lịch hoàn trả và ghi vào Kế toán.

4. Lập hóa đơn theo thời gian và vật tư

1. Nhân viên ghi giờ trong Chấm công cho một dự án hoặc khách hàng.
2. Tài chính thiết lập một bảng giá theo hợp đồng một lần cho hợp đồng đó (hoặc dòng dùng đơn giá nhập tay).
3. Quản lý duyệt dòng đó tại Duyệt chấm công; nó trở nên có thể lập hóa đơn.
4. Số giờ đủ điều kiện được chuyển thành hóa đơn khách hàng từ Tài chính → Bảng chấm công, mang đúng đơn giá từng dòng.

Tác vụ thường gặp

Sửa hóa đơn nháp trước khi gửi

1. Mở hóa đơn từ Tài chính → Hóa đơn.
2. Xác nhận trạng thái là nháp (hoặc từ chối) — hóa đơn đã gửi không sửa được.
3. Nhấn Sửa, thay đổi khách hàng, ngày đến hạn, ghi chú, hoặc bất kỳ dòng hàng nào, rồi Lưu.

Thiết lập bảng giá theo hợp đồng để thời gian có thể lập hóa đơn tự động điền đúng giá

1. Vào Tài chính → Bảng chấm công → Cài đặt và tạo bảng giá với tên, đơn giá theo giờ và tiền tệ.
2. Trên một dòng chấm công (của bạn hoặc đồng nghiệp), chọn bảng giá — đơn giá theo giờ tự điền.
3. Duyệt dòng đó, rồi lập hóa đơn từ Tài chính → Bảng chấm công.

Thiết lập mẫu hóa đơn định kỳ

1. Vào Tài chính → Định kỳ → Lịch mới.
2. Đặt khách hàng, dòng hàng, số tiền và tần suất (tháng hoặc năm).
3. Lưu — XBuddy tự động tạo mỗi hóa đơn vào ngày chu kỳ từ đó về sau.

Truy vết một hóa đơn về chứng từ nguồn

1. Mở trang chi tiết hóa đơn.
2. Xem bảng Chuỗi chứng từ để thấy báo giá, đơn bán hàng, phiếu giao hàng, hoặc các dòng chấm công đã tạo ra nó, cùng mọi thanh toán hoặc phiếu ghi có mà nó đã tạo ra.

Ví dụ xuyên suốt — từ bản nháp tới tiền về

Vẫn đơn hàng ở phần Bán hàng: 20 máy bơm, chiết khấu 6%, VAT 10% — 258.500.000 ₫ tổng.

Dữ liệu vào và ra

Đến từ

Đi tới