Chạy một kỳ lương
Khi nào dùng
Dùng ở đầu mỗi kỳ trả lương: tạo kỳ, kiểm tra sẵn sàng, duyệt, chi trả và phát hành phiếu lương. Kỳ lương là nơi duy nhất chấm công, nghỉ phép đã duyệt, cấu trúc lương và lương biến đổi trở thành số liệu từ lương gộp đến thực nhận cho từng nhân viên.
Trước khi bắt đầu
- Quyền:
payroll:readđể xem kỳ lương và phiếu lương,payroll:writeđể tạo, gửi duyệt, chi trả và phát hành,payroll:approveđể duyệt, từ chối hoặc huỷ. - Toggle
people.payroll_block_run_on_unapproved_inputs(mặc định bật): kỳ lương bị chặn khi tham số tính lương chưa được duyệt. Hãy xem trước Bảng lương → Tham số tính lương (/payroll/inputs). - Toggle
people.payroll_enforce_maker_checker(mặc định tắt): khi bật, người duyệt phải khác người tạo kỳ.people.manager_approval_before_run(mặc định bật) áp cùng nguyên tắc người lập khác người duyệt. - Toggle
people.gl_posting_enabled(mặc định tắt, công ty mới bật): duyệt và chi trả sẽ hạch toán bút toán vào Sổ cái. Hãy thiết lập Định khoản kế toán trước.
Bắt đầu kỳ mới
Vào Bảng lương → Kỳ lương và tạo kỳ cho giai đoạn trả lương. XBuddy lấy nhân viên đang làm, chấm công và nghỉ phép đã duyệt từ Nhân sự.
Rà soát lương đã tính
Kỳ tính lương gộp từ cấu trúc lương, áp dụng lương biến đổi, và khấu trừ TNCN và BHXH. Rà soát kết quả theo từng dòng.
Chốt và xuất bản phiếu lương
Chốt kỳ để khóa số liệu. Phiếu lương được tạo trong Bảng lương → Phiếu lương và xuất bản lên Cổng tự phục vụ của từng nhân viên.
Trạng thái kỳ lương
| Trạng thái | Ý nghĩa | Ai chuyển |
|---|---|---|
| Nháp | Kỳ đã tạo và tính; vẫn tính lại được. | Chuyên viên lương (payroll:write) |
| Đang xử lý | Đã gửi duyệt, chờ quyết định. | Chuyên viên lương gửi; người duyệt từ chối để trả về Nháp |
| Đã duyệt | Số liệu đã khoá; ghi nhận chi phí vào Sổ cái khi bật hạch toán. | Người duyệt (payroll:approve) |
| Đã chi | Đã ghi nhận chi trả; bút toán thanh toán được hạch toán. | Chuyên viên lương (payroll:write) |
| Đã huỷ | Kỳ nháp đã bị huỷ. | Người duyệt (payroll:approve) |
Nếu hạch toán Sổ cái lỗi, việc duyệt hoặc chi trả được hoàn về trạng thái trước và bạn nhận thông báo lỗi hạch toán, nên kỳ lương không bao giờ bị hạch toán dở dang.
Phát hành phiếu lương
Sau khi duyệt, bấm Phát hành để nhân viên thấy phiếu lương trong Tự phục vụ. Bạn có thể Thu hồi kèm lý do. Khi people.payslip_auto_publish_on được đặt (mặc định: khi duyệt), phiếu tự phát hành, và people.payslip_email_on_finalise (mặc định bật) gửi email phiếu lương khi chốt kỳ. Từ Bảng lương → Phiếu lương bạn cũng xuất PDF hoặc gửi từng phiếu.
Hiểu một con số
Trên dòng phiếu lương, bạn có thể yêu cầu XBuddy giải thích một biến (giá trị đến từ đâu, kèm cờ lỗi thời nếu nguồn đã đổi sau khi tính) và xem lịch sử theo phiếu gồm tính lại, điều chỉnh và phát hành.
Mẹo & lỗi thường gặp
- Chạy kiểm tra sẵn sàng trước khi tạo kỳ; nó liệt kê các điều kiện sẽ chặn bạn, chẳng hạn tham số chưa duyệt.
- Tính lại kỳ nháp sau khi sửa chấm công hoặc tham số, đừng sửa số bằng tay.
- Giữ người tạo và người duyệt là hai người khác nhau dù toggle đang tắt; đây là kiểm soát chuẩn cho lương.
- Đừng phát hành phiếu lương trước khi kỳ được duyệt, trừ khi công ty đã chủ động đổi thời điểm tự phát hành.
- Kỳ đã phát hành vẫn sửa được sau này nhưng không sửa trực tiếp; xem trang sửa kỳ đã chốt.