Mua hàng

Trang này được sinh tự động từ nội dung hướng dẫn trong ứng dụng — sửa ở featureToggleGuides rồi chạy pnpm gen:feature-toggle-docs.

Chặn chi khi lệch 3 chiều

Không thanh toán hóa đơn mua khi PO còn sai lệch số lượng hoặc giá

Cách hoạt động

Mọi khoản chi hoặc cấn trừ công nợ vào một hoá đơn NCC đều kiểm kết quả đối chiếu 3 bên của CHÍNH hoá đơn đó; còn chênh lệch số lượng hoặc giá chưa được chấp nhận ⇒ khoản chi bị từ chối.

Điều kiện để có hiệu lực

Cần có chênh lệch được ghi nhận — thực tế phải bật Đối soát 3 chiều.

Khi BẬT

Khoản chi (trang Thanh toán, trả tiền hoá đơn, đợt chi công nợ, nhả duyệt chi, đối chiếu ngân hàng, trợ lý AI) và cấn trừ công nợ đối tác cho hoá đơn còn chênh lệch mở bị từ chối cho tới khi chênh lệch được duyệt (xử lý) hoặc hoá đơn bị huỷ.

Khi TẮT

Chênh lệch chỉ hiển thị; khoản chi vẫn ghi (mặc định).

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Thanh toán, trả tiền hoá đơn, đợt chi công nợ, duyệt chi, đối chiếu ngân hàng, xử lý ngoại lệ đối chiếu 3 bên.

Lưu ý

Chỉ chênh lệch ghi trên chính hoá đơn này mới tính — hoá đơn khác cùng đơn mua, hay kết quả “Chạy đối chiếu 3 bên” thủ công, không chặn hoá đơn này. Tắt công tắc không giải phóng gì — chênh lệch vẫn mở, chỉ không còn chặn.

Chi phí landing

Phân bổ chi phí phát sinh (vận chuyển, hải quan, bảo hiểm) của phiếu nhập vào giá vốn hàng nhập. Dòng chi phí thêm trên đơn mua, hoá đơn không do công tắc này điều khiển.

Cách hoạt động

Cho phép phân bổ chi phí mua hàng (landed cost) lên phiếu nhập đã xác nhận: chi phí thêm (cước, thuế nhập khẩu, bảo hiểm…) được chia cho các dòng nhập theo giá trị, trọng lượng hoặc số lượng rồi vốn hoá. Phần còn tồn được cộng vào giá (lớp FIFO / giá bình quân; giá chuẩn không đổi), phần đã xuất ghi vào giá vốn, phần đã xuất cho lệnh sản xuất đang mở vào dở dang (154). Bút toán: Nợ hàng tồn kho, Có tài khoản trung gian chi phí mua hàng (ánh xạ purchase.landed_cost_clearing), thuế nhập khẩu vào tài khoản thuế phải nộp.

Khi BẬT

Nút và form chi phí mua hàng hiện trên đơn mua / phiếu nhập; phân bổ nháp nhập trước khi nhận hàng được tự áp khi xác nhận phiếu nhập.

Khi TẮT

Không tạo, phân bổ hay sửa được phân bổ mới; phân bổ nháp không tự áp khi xác nhận phiếu nhập; nút chi phí mua hàng bị ẩn và hiện thông báo. Mặc định tắt cho tenant cũ; tenant mới được bật sẵn.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Chi tiết đơn mua (hộp thoại chi phí mua hàng), xác nhận phiếu nhập, giá trị tồn kho, giá thành lệnh sản xuất, hoá đơn NCC (dòng ghi vào tài khoản trung gian được miễn đối soát 3 chiều).

Lưu ý

Tắt vẫn cho xoá phân bổ nháp, và phân bổ đã áp vẫn giữ hệ quả (ghi sổ hoãn, đảo khi huỷ phiếu nhập). Dòng chi phí thêm trên đơn mua, báo giá, hoá đơn, phiếu trả hàng, hoá đơn bán (trước thuế/thuế/sau thuế) là tính năng riêng, không do công tắc này điều khiển. Ánh xạ tài khoản trung gian trước khi bật, nếu không bút toán rơi về 338/331. Trả NCC vận chuyển/hải quan bằng dòng hoá đơn ghi vào tài khoản trung gian để tất toán.

Dung sai đối chiếu ba chiều (%)

Mức chênh lệch theo phần trăm giữa đơn mua, phiếu nhập và hóa đơn được chấp nhận mà không cần rà soát.

Cách hoạt động

Chênh lệch giá tối đa mỗi dòng hoá đơn, tính theo % đơn giá trên đơn mua: |đơn giá hoá đơn − đơn giá đơn mua| ÷ đơn giá đơn mua × 100. Mặc định 2.

Điều kiện để có hiệu lực

Chỉ có tác dụng khi bật Đối soát 3 chiều.

Khi BẬT

Dòng hoá đơn có chênh lệch giá vượt giá trị này trượt phép thử này; có thành lệch giá hay không tuỳ Quy tắc dung sai.

Khi TẮT

Để 0 nghĩa là mọi chênh lệch giá đều trượt phép thử %. Để trống dùng mặc định 2.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Chênh lệch giá ghi nhận khi đánh dấu hoá đơn đã nhận; qua đó ảnh hưởng Chặn chi khi lệch 3 chiều.

Lưu ý

Kết hợp với dung sai số tiền theo Quy tắc dung sai. Chỉ áp cho giá — số lượng không có dung sai. “Chạy đối chiếu 3 bên” thủ công dùng 0,5% cố định riêng. Giá trị âm được coi là 0.

Dung sai đối chiếu ba chiều (số tiền)

Chênh lệch giá tuyệt đối mỗi dòng hoá đơn được chấp nhận không thành ngoại lệ, theo tiền tệ công ty (quy đổi bằng tỷ giá của hoá đơn).

Cách hoạt động

Chênh lệch giá tối đa mỗi dòng hoá đơn theo số tiền, tính theo tiền tệ gốc của công ty: |đơn giá hoá đơn − đơn giá đơn mua| × số lượng lập hoá đơn, quy đổi bằng tỷ giá của hoá đơn. Mặc định 50.000.

Điều kiện để có hiệu lực

Chỉ có tác dụng khi bật Đối soát 3 chiều.

Khi BẬT

Dòng hoá đơn có chênh lệch giá vượt giá trị này trượt phép thử này; có thành lệch giá hay không tuỳ Quy tắc dung sai.

Khi TẮT

Để 0 nghĩa là mọi chênh lệch giá đều trượt phép thử số tiền. Để trống dùng mặc định 50.000.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Chênh lệch giá ghi nhận khi đánh dấu hoá đơn đã nhận; qua đó ảnh hưởng Chặn chi khi lệch 3 chiều.

Lưu ý

Kết hợp với dung sai % theo Quy tắc dung sai. Giá trị âm được coi là 0.

Đối soát 3 chiều

Dòng hàng trên hoá đơn NCC phải nối dòng đơn mua và không lập vượt số đã nhận; khi đánh dấu hoá đơn đã nhận, chênh lệch giá/số lượng so với đơn mua được ghi thành ngoại lệ. Chặn thanh toán là công tắc riêng.

Cách hoạt động

Hai tác dụng. (1) Khi tạo hoá đơn NCC, mọi dòng hàng phải nối với dòng đơn mua, và số lượng lập hoá đơn mỗi dòng không vượt (đã nhận − đã lập hoá đơn). (2) Khi hoá đơn được đánh dấu đã nhận, từng dòng nối đơn mua được so với giá trên đơn mua và số lượng đã nhận, kết quả (khớp / lệch giá / lệch số lượng) được ghi cho cặp đơn mua – hoá đơn.

Khi BẬT

Hoá đơn có dòng hàng không nối đơn mua, hoặc lập hoá đơn vượt số đã nhận, bị từ chối. Chênh lệch được ghi và hiện ở tab Đối chiếu 3 bên của đơn mua và màn đối chiếu; bản thân hoá đơn vẫn đi tiếp.

Khi TẮT

Hoá đơn tạo được không cần nối đơn mua, không ghi kết quả đối chiếu khi đánh dấu đã nhận. Mặc định tắt cho tenant cũ; tenant mới được bật sẵn.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Tạo hoá đơn NCC (tay, trợ lý AI, lập hoá đơn tài sản), đánh dấu hoá đơn đã nhận, tab Đối chiếu 3 bên của đơn mua, Mua hàng → Đối chiếu, agent xử lý ngoại lệ 3 bên (bỏ qua lượt chạy tự động khi tắt).

Lưu ý

Ghi nhận chênh lệch KHÔNG chặn thanh toán — muốn chặn hãy bật “Chặn chi khi lệch 3 chiều”. Dung sai giá lấy từ ba thiết lập dung sai; số lượng không có dung sai (lập hoá đơn vượt số đã nhận là lệch, trừ dòng dịch vụ). Hoá đơn định kỳ, hoá đơn từ xác nhận dịch vụ, hoá đơn nhập CSV và số dư đầu kỳ, hoá đơn nội bộ tập đoàn và gia công ngoài không bị kiểm. Dòng ghi chú/tiêu đề và dòng ghi vào tài khoản trung gian chi phí mua hàng được miễn. Thao tác “Chạy đối chiếu 3 bên” thủ công và trạng thái đối chiếu của đơn mua đặt khi có phiếu nhập/hoá đơn dùng dung sai cố định riêng, chỉ để tham khảo. Tắt công tắc không xoá các chênh lệch đã ghi.

Nhóm mua sắm & duyệt theo nhóm

Giới hạn ai được đề nghị, xem, duyệt từng nhóm hạn chế và chuyển bước duyệt cho người duyệt của nhóm. Chứng từ vẫn được đóng dấu nhóm từ danh mục mặt hàng dù bật hay tắt. Tắt = không giới hạn theo nhóm, duyệt theo quy trình chuẩn.

Cách hoạt động

Bật giới hạn truy cập theo nhóm và định tuyến duyệt theo nhóm. Mọi phiếu đề nghị, RFQ, đơn mua, phiếu nhập, hoá đơn NCC và phiếu trả hàng NCC đều được đóng dấu nhóm mua sắm lấy từ danh mục mặt hàng (hoặc nhóm GENERAL) bất kể công tắc bật hay tắt.

Khi BẬT

Nhóm đánh dấu hạn chế chỉ hiện với người được cấp (đề nghị ≤ xem ≤ duyệt ≤ quản lý) trên phiếu đề nghị, RFQ, đơn mua, phiếu nhập, hợp đồng NCC, phiếu trả hàng, báo giá và xác nhận dịch vụ. Duyệt phiếu đề nghị có thể chuyển theo quy trình, phòng ban phụ trách hoặc người duyệt của nhóm. Ô chọn nhóm hiện trên form và danh sách phiếu đề nghị, đơn mua.

Khi TẮT

Không lọc theo nhóm, không định tuyến theo nhóm; ô chọn nhóm và trang cài đặt nhóm bị ẩn, không sửa được cấu hình nhóm. Phiếu đề nghị/đơn mua có dòng thuộc nhiều nhóm vẫn được nhận và mang nhóm chung GENERAL.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Form và danh sách phiếu đề nghị, đơn mua, form mặt hàng kho, Mua hàng → Cài đặt → Nhóm, báo cáo chi tiêu theo nhóm, quy trình duyệt có bước “người duyệt của nhóm”.

Lưu ý

Hoá đơn NCC được đóng dấu nhóm nhưng không bao giờ bị lọc theo nhóm. Khi bật, phiếu đề nghị/đơn mua có dòng thuộc hai nhóm khác nhau bị từ chối (một chứng từ một nhóm). Tắt công tắc giữ nguyên nhóm, quyền cấp và cờ hạn chế — bật lại là áp dụng lại. Bước quy trình “người duyệt của nhóm” khi tắt dùng vai trò dự phòng (không khai dự phòng ⇒ không tìm được người duyệt). Quản trị viên luôn thấy mọi nhóm. Nhóm bán hàng và nhóm dịch vụ có công tắc riêng.

Quy tắc dung sai

Dòng hoá đơn chỉ bị báo lệch khi vượt cả dung sai % lẫn dung sai số tiền, hay vượt một trong hai là bị báo.

Cách hoạt động

Quyết định cách kết hợp dung sai % và dung sai số tiền. “Chỉ báo lệch khi vượt cả hai” (mặc định): dòng chỉ là lệch giá khi vượt % VÀ vượt số tiền — nằm trong một trong hai là đạt. “Báo lệch khi vượt một trong hai”: vượt % HOẶC vượt số tiền là lệch.

Điều kiện để có hiệu lực

Chỉ có tác dụng khi bật Đối soát 3 chiều.

Khi BẬT

Chặt hơn: “một trong hai”. Lỏng hơn: “cả hai” (mặc định) — số tiền đóng vai sàn để dòng nhỏ lệch % lớn không bị báo.

Khi TẮT

Không có trạng thái tắt; mặc định là “cả hai”.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Chênh lệch giá ghi nhận khi đánh dấu hoá đơn đã nhận; qua đó ảnh hưởng Chặn chi khi lệch 3 chiều.

Lưu ý

Chênh lệch số lượng không bao giờ áp dung sai.

Xử lý chênh lệch giá mua

Giá chuẩn: khi nhập kho, ghi chênh lệch giá chuẩn – thực tế vào tài khoản chênh lệch giá (ghi chi phí) hoặc giữ tồn kho theo giá thực tế (vốn hoá). FIFO / bình quân: chênh lệch giữa hoá đơn NCC và giá phiếu nhập vào tài khoản chênh lệch (ghi chi phí), hoặc vào giá trị kho cho số còn tồn và vào chi phí của nơi đã dùng số đã xuất (vốn hoá).

Cách hoạt động

Hai loại chênh lệch, một lựa chọn. Giá chuẩn: khi nhập kho, “Ghi chi phí” (mặc định) ghi tồn kho theo giá chuẩn và chênh lệch giá chuẩn – thực tế vào tài khoản chênh lệch giá mua (ánh xạ purchase.ppv); “Vốn hoá” ghi tồn kho theo giá thực tế. FIFO / bình quân gia quyền: dòng hoá đơn NCC gắn dòng phiếu nhập mà giá khác giá phiếu nhập thì bút toán hoá đơn ghi phần chênh vào tài khoản chênh lệch; chọn “Vốn hoá” thì một bút toán riêng kết chuyển nó ra khỏi tài khoản chênh lệch: phần của số còn tồn vào giá trị kho (lớp giá FIFO của phiếu nhập hoặc giá bình quân), phần của số đã xuất vào giá vốn hàng bán, vào 154 của lệnh sản xuất còn mở, hoặc vào chênh lệch sản xuất nếu lệnh đã đóng (cùng cách chia với chi phí mua hàng).

Khi BẬT

“Vốn hoá”: giá chuẩn — phiếu nhập ghi tồn kho theo giá thực tế; FIFO/bình quân — chênh lệch giá hoá đơn so với phiếu nhập nằm trong giá trị kho và giá vốn của số đã xuất, không nằm ở tài khoản chênh lệch.

Khi TẮT

“Ghi chi phí” (mặc định): chênh lệch giá chuẩn – thực tế và chênh lệch hoá đơn – phiếu nhập nằm ở tài khoản chênh lệch.

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Bút toán phiếu nhập (giá chuẩn); bút toán hoá đơn NCC cùng bút toán phân bổ loại “chênh lệch giá”, giá bình quân / lớp giá FIFO của mặt hàng (FIFO, bình quân).

Lưu ý

Chỉ vốn hoá dòng hoá đơn gắn dòng phiếu nhập mà phiếu nhập đã có bút toán; chênh lệch khác vẫn nằm ở tài khoản chênh lệch. Hoá đơn ngoại tệ dùng tỷ giá của hoá đơn (chênh tỷ giá so với đơn mua đi lãi/lỗ tỷ giá). Huỷ hoá đơn đảo khoản vốn hoá đo theo tồn lúc huỷ: số đã xuất từ sau hoá đơn được đảo khỏi giá vốn. Mặt hàng vốn hoá thành TSCĐ nhận phần chênh vào TK nguyên giá; thẻ tài sản không tự cập nhật. Đổi thiết lập chỉ ảnh hưởng chứng từ ghi sổ sau đó.

Yêu cầu Phiếu đề nghị trước PO

Đơn mua mới, trên mọi đường tạo, phải xuất phát từ phiếu đề nghị đã duyệt (dòng nối, phiếu ở đầu đơn, hoặc RFQ chuyển từ phiếu đề nghị). Kiểm lúc tạo; đơn gia công ngoài, xuất từ đơn mua khung và nhập chuyển đổi dữ liệu được miễn.

Cách hoạt động

Kiểm lúc TẠO đơn mua, trên mọi đường tạo: đơn phải xuất phát từ phiếu đề nghị ĐÃ DUYỆT — dòng nối dòng phiếu đề nghị đã duyệt, phiếu đề nghị đã duyệt gắn ở đầu đơn, hoặc RFQ được chuyển từ phiếu đề nghị đã duyệt.

Khi BẬT

Bị từ chối khi không có phiếu đề nghị: tạo đơn mua tay, nhân bản đơn mua, tạo đơn từ gợi ý đặt hàng lại của kho, hành động của trợ lý AI/agent, đơn tự động từ Field Service, và chọn báo giá trên RFQ không xuất phát từ phiếu đề nghị. Chuyển phiếu đề nghị thành đơn mua luôn đạt. Không tạo được đơn mua đối ứng từ đơn bán và đơn mua khung mới khi công tắc bật.

Khi TẮT

Đơn mua tạo được dù có hay không có phiếu đề nghị (mặc định cho cả tenant cũ và mới).

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Form tạo đơn mua, chuyển phiếu đề nghị → đơn mua, đơn bán → đơn mua, đơn mua khung, hành động tạo đơn mua/đặt hàng lại của AI, đơn mua tự động từ Field Service.

Lưu ý

Chỉ kiểm lúc tạo: đơn nháp tạo trước khi bật vẫn gửi, duyệt, nhận hàng được. Miễn có chủ đích: đơn gia công ngoài (mọi dòng gắn công đoạn lệnh SX), xuất từ đơn mua khung đã có, và nhập chứng từ đang mở khi chuyển đổi dữ liệu. Khi phiếu yêu cầu Field Service không tạo được đơn mua vì công tắc này, lý do được ghi lên phiếu — hãy lập phiếu đề nghị thủ công.

Ví dụ

Bật cùng Yêu cầu RFQ để buộc đi đường phiếu đề nghị → RFQ → chọn báo giá; bước chọn báo giá sinh đơn mua và đạt cả hai cổng.

Yêu cầu phiếu nhập trước khi lập hóa đơn

Hóa đơn nhà cung cấp chỉ có thể tạo sau khi phiếu nhập kho được xác nhận

Cách hoạt động

Khi tạo hoá đơn NCC theo đơn mua, đơn mua đó phải có phiếu nhập kho đã xác nhận, và số lượng được lập hoá đơn mỗi dòng bị giới hạn theo số đã nhận (thay vì số đặt).

Khi BẬT

Hoá đơn từ đơn mua chưa nhận hàng bị từ chối; “Tạo hoá đơn từ đơn mua” chỉ đưa ra số đã nhận.

Khi TẮT

Hoá đơn tạo được từ đơn mua tới số đặt, trước khi nhận hàng (mặc định).

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Tạo hoá đơn NCC (tay có đơn mua, từ đơn mua, trợ lý AI), thao tác “Tạo hoá đơn” trên đơn mua.

Lưu ý

Hoá đơn từ xác nhận dịch vụ, hoá đơn định kỳ, nhập CSV, số dư đầu kỳ, nội bộ tập đoàn và gia công ngoài không bị kiểm. Hoá đơn đã tạo không bị kiểm lại khi bật. Đối soát 3 chiều cũng giới hạn số lập hoá đơn theo số đã nhận, nên khi đã bật đối soát, công tắc này chủ yếu thêm điều kiện “phải có phiếu nhập”.

Yêu cầu RFQ trước Đơn mua hàng

Đơn mua mới, trên mọi đường tạo, phải tham chiếu một RFQ đã gửi và có ít nhất một báo giá NCC; không chuyển thẳng phiếu đề nghị thành đơn mua.

Cách hoạt động

Kiểm lúc TẠO đơn mua, trên mọi đường tạo: đơn phải tham chiếu một RFQ của công ty đã được gửi (không nháp, không huỷ) và có ít nhất một báo giá NCC.

Khi BẬT

Bị từ chối khi không có RFQ như vậy: tạo đơn mua tay, nhân bản đơn mua, đơn từ gợi ý đặt hàng lại, hành động trợ lý AI/agent và đơn tự động từ Field Service. Chuyển thẳng phiếu đề nghị thành đơn mua bị từ chối (nút bị ẩn) — phải qua RFQ. Không tạo được đơn mua đối ứng từ đơn bán và đơn mua khung mới.

Khi TẮT

Đơn mua tạo được mà không cần RFQ (mặc định cho cả tenant cũ và mới).

Màn hình, chứng từ, báo cáo bị ảnh hưởng

Form tạo đơn mua (ẩn nguồn “từ phiếu đề nghị”), thao tác trên phiếu đề nghị, chọn báo giá RFQ, đơn bán → đơn mua, đơn mua khung, hành động tạo đơn mua/đặt hàng lại của AI, đơn mua tự động từ Field Service.

Lưu ý

Chỉ kiểm lúc tạo: đơn nháp có sẵn không bị kiểm lại. Chọn báo giá trên RFQ luôn đạt. Miễn có chủ đích: đơn gia công ngoài, xuất từ đơn mua khung đã có, và nhập chứng từ đang mở khi chuyển đổi dữ liệu.