Kho vận
XBuddy Kho vận là nguồn dữ liệu duy nhất cho mọi thứ bạn tồn kho vật lý. Nó theo dõi số lượng tồn trên nhiều kho, nhập hàng từ nhà cung cấp, di chuyển và kiểm đếm tồn kho, và chạy toàn bộ luồng xuất hàng — soạn hàng, đóng gói, điều phối, vận chuyển — đến tận khi giao hàng. Mọi di chuyển tồn kho đều được định giá đúng và ghi giá vốn hàng bán (COGS) cùng định giá tồn kho vào Kế toán.
Ai sử dụng: quản lý kho và tồn kho giữ tồn chính xác, nhân viên nhập hàng xử lý phiếu nhập kho, nhân viên thực hiện đơn soạn và đóng gói, và người phụ trách mua hàng/giao vận lập kế hoạch bổ sung. Kho vận nằm giữa Mua hàng (hàng vào) và Bán hàng (hàng ra), và cung cấp cho Kế toán những con số quan trọng.
Quy đổi đơn vị tính (UOM) chạy ở nơi quan trọng: khi mua (Phiếu nhập kho) và khi bán (Xuất kho). Khi hàng đã tồn kho, nó luôn được giữ theo đơn vị cơ sở của mặt hàng, nên các di chuyển nội bộ (chuyển kho, điều chỉnh, kiểm kê) theo đơn vị cơ sở và không cần quy đổi.
Tính năng chính
- Danh mục mặt hàng với SKU, danh mục, đơn vị tính và phương pháp tính giá (FIFO, AVCO hoặc chuẩn)
- Theo dõi lô/mẻ và số sê-ri với quản lý hạn dùng
- Hiển thị tồn trên nhiều kho và nhiều vị trí
- Điểm đặt hàng lại và yêu cầu tồn kho cho bổ sung tự động
- Phiếu nhập kho (GRN) với quy đổi đơn vị từ đơn mua hàng
- Chuyển kho giữa các kho và điều chỉnh tồn kho
- Kiểm kê / kiểm đếm định kỳ để đối chiếu thực tế với hệ thống
- Luồng xuất hàng đầy đủ: soạn → đóng gói → điều phối → vận chuyển → lịch sử
- Đối chiếu ba chiều giữa PO, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp
- Tự động ghi COGS và định giá tồn kho vào Kế toán
Tính năng quan trọng
Danh mục mặt hàng
Danh mục mặt hàng định nghĩa mọi sản phẩm được theo dõi tồn: SKU, đơn vị tính và cách tính giá. Phương pháp tính giá (FIFO, AVCO hoặc chuẩn) quyết định cách tính COGS khi mặt hàng rời kho.
Tạo mặt hàng
Vào Kho vận → Mặt hàng → Mặt hàng mới. Đặt SKU, tên, danh mục, đơn vị cơ sở và phương pháp tính giá.
Bật theo dõi lô hoặc sê-ri
Nếu mặt hàng cần truy xuất, bật theo dõi lô/mẻ hoặc sê-ri để mỗi đơn vị hay mẻ được ghi lại khi nhập và xuất.
Đặt đơn vị cơ sở và đơn vị thay thế
Định nghĩa đơn vị cơ sở (tồn kho) và bất kỳ đơn vị mua/bán nào. Hệ số quy đổi cho phép mua theo thùng và tồn theo cái một cách tự động.
Kho & nhiều vị trí
Kho chứa tồn của bạn; mỗi kho có thể có vị trí con. Số lượng tồn được theo dõi theo từng kho để bạn luôn biết tồn kho nằm ở đâu vật lý.
Thiết lập kho
Vào Kho vận → Kho → Kho mới, đặt tên và tùy chọn thêm vị trí/ngăn.
Kiểm tra tồn theo vị trí
Mở bất kỳ mặt hàng nào để xem số lượng tồn chia theo kho và vị trí.
Đặt hàng lại & yêu cầu tồn kho
Điểm đặt hàng lại kích hoạt bổ sung trước khi hết hàng. Khi tồn xuống dưới mức đặt lại, một yêu cầu tồn kho có thể được lập và cascade sang mua hàng.
Đặt mức đặt hàng lại
Trên một mặt hàng (hoặc trong Kho vận → Đặt hàng lại), đặt điểm đặt lại và số lượng mục tiêu.
Lập yêu cầu tồn kho
Khi tồn thấp, tạo yêu cầu trong Kho vận → Yêu cầu tồn kho. Trợ lý Inventory Planner có thể đề xuất mua gì và bao nhiêu, đưa vào đơn mua hàng.
Phiếu nhập kho (GRN) với quy đổi đơn vị
Phiếu nhập kho ghi tồn kho đến từ nhà cung cấp, thường theo một đơn mua hàng. Đây là nơi quy đổi đơn vị diễn ra — nhập theo đơn vị mua, lưu theo đơn vị cơ sở.
Tạo phiếu nhập
Vào Kho vận → Phiếu nhập kho → Phiếu nhập mới và chọn đơn mua hàng để nhập.
Xác nhận số lượng và đơn vị
Nhập số lượng nhận theo đơn vị mua; XBuddy quy đổi sang đơn vị cơ sở bằng hệ số quy đổi của mặt hàng và cập nhật tồn.
Ghi sổ
Xác nhận phiếu nhập làm tăng tồn, định giá (theo phương pháp tính giá) và ghi định giá tồn kho vào Kế toán. Nó cũng đưa vào đối chiếu ba chiều.
Chuyển kho & điều chỉnh
Chuyển kho di chuyển tồn giữa các kho; điều chỉnh sửa tồn do hư hỏng, mất mát hoặc lệch kiểm đếm. Cả hai theo đơn vị cơ sở.
Chuyển tồn
Vào Kho vận → Chuyển kho → Chuyển mới, chọn kho nguồn và đích, và mặt hàng/số lượng cần chuyển.
Điều chỉnh tồn
Để sửa lỗi, dùng Kho vận → Điều chỉnh để tăng hoặc giảm tồn kèm lý do; thay đổi được ghi vào Kế toán.
Luồng thực hiện xuất hàng
Xử lý xuất hàng đưa một đơn bán hàng từ phân bổ đến giao hàng qua các giai đoạn riêng biệt để không có gì được gửi mà chưa soạn, đóng gói và điều phối.
Soạn hàng
Trong Kho vận → Soạn hàng xuất, tạo phiếu soạn cho đơn và soạn các mặt hàng từ vị trí của chúng.
Đóng gói
Chuyển sang Đóng gói xuất để đóng gói hàng đã soạn và ghi lại kiện hàng.
Điều phối và theo dõi
Dùng Điều phối xuất để bàn giao cho đơn vị vận chuyển, rồi Vận chuyển xuất theo dõi lô hàng đến khi giao. Lô hoàn tất nằm trong Lịch sử xuất.
Lô, sê-ri & hạn dùng
Theo dõi lô và sê-ri cho truy xuất đầy đủ. Lô theo dõi mẻ (kèm hạn dùng); sê-ri theo dõi từng đơn vị. Cả hai được ghi khi nhập và tiêu hao khi xuất.
Truy xuất một lô
Vào Kho vận → Lô để xem mọi mẻ, số lượng còn lại và hạn dùng. Lô sắp hết hạn được đưa ra để xử lý.
Truy xuất một sê-ri
Vào Kho vận → Sê-ri để tra cứu bất kỳ đơn vị có sê-ri nào và toàn bộ lịch sử di chuyển.
Tra cứu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Bảng điều khiển Kho vận với giá trị tồn, cảnh báo tồn thấp, khối lượng di chuyển và KPI kho. |
| Mặt hàng | Danh mục chính các sản phẩm theo dõi tồn: SKU, đơn vị tính, phương pháp tính giá, cờ lô/sê-ri và tồn theo từng kho. |
| Kho | Thiết lập kho và vị trí/ngăn; cấu trúc vật lý mà số lượng tồn được theo dõi theo đó. |
| Đặt hàng lại | Quản lý điểm đặt hàng lại cho biết mặt hàng nào đang ở hoặc dưới ngưỡng bổ sung. |
| Yêu cầu tồn kho | Yêu cầu nội bộ bổ sung tồn kho có thể cascade thành đơn mua hàng. |
| Chuyển kho | Di chuyển tồn giữa các kho/vị trí, hoạt động theo đơn vị cơ sở. |
| Điều chỉnh | Tăng/giảm tồn thủ công do hư hỏng, mất mát hoặc sửa kiểm đếm, kèm lý do và ghi bút toán. |
| Kiểm kê | Không gian kiểm đếm thực tế / kiểm định kỳ để đối chiếu số lượng đếm với tồn hệ thống. |
| Phiếu nhập kho | Phiếu nhập kho ghi giao hàng nhà cung cấp, áp quy đổi đơn vị và định giá tồn kho đến. |
| Trả hàng | Trả hàng khách và trả nhà cung cấp đưa tồn trở lại hoặc xuất đi, đảo di chuyển gốc. |
| Xuất kho | Tiêu hao tồn xuất ra (giao hàng/bán), nơi quy đổi đơn vị sang cơ sở và ghi COGS diễn ra. |
| Soạn hàng xuất | Tạo phiếu soạn và soạn mặt hàng cho đơn xuất. |
| Đóng gói xuất | Đóng gói mặt hàng đã soạn thành kiện sẵn sàng điều phối. |
| Điều phối xuất | Bàn giao lô hàng đã đóng gói cho đơn vị vận chuyển. |
| Vận chuyển xuất | Theo dõi trên đường của lô hàng đã điều phối đến khi giao. |
| Lịch sử xuất | Lưu trữ lô hàng xuất đã hoàn tất để kiểm toán và tra cứu. |
| Lô | Sổ lô/mẻ với số lượng còn lại và theo dõi hạn dùng. |
| Sê-ri | Sổ số sê-ri với lịch sử di chuyển theo từng đơn vị cho truy xuất đầy đủ. |
| Đối chiếu ba chiều | Đối chiếu đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp để xác thực số lượng và giá. |
| Nhà cung cấp | Hồ sơ nhà cung cấp liên quan đến nhập hàng và bổ sung. |
| Báo cáo | Báo cáo kho: định giá tồn, tuổi tồn, di chuyển, vòng quay và báo cáo thiếu hàng, xuất CSV. |
| Trung tâm AI | Chạy các trợ lý AI kho (Inventory Planner, Procurement Assistant, Logistics Coordinator) và xem đề xuất. |
| Quy trình tự động | Tự động hóa cho sự kiện kho — cảnh báo tồn thấp, tự đặt hàng lại hoặc duyệt chuyển kho. |
| Cài đặt | Cấu hình mặc định phương pháp tính giá, đơn vị tính, kho, phân quyền/phạm vi dữ liệu và dữ liệu chủ kho. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Mua hàng | Đơn mua hàng được nhận thành Phiếu nhập kho (GRN); tồn nhận làm tăng tồn và điều khiển đối chiếu ba chiều. |
| Bán hàng | Đơn bán hàng đã xác nhận kích hoạt xuất kho và luồng xuất soạn→đóng gói→điều phối để thực hiện giao hàng. |
| Kế toán | Mọi nhập, xuất, chuyển và điều chỉnh đều ghi định giá tồn kho và COGS vào sổ cái. |
| Sản xuất | Nguyên vật liệu được tiêu hao từ tồn cho lệnh sản xuất (theo đơn vị cơ sở) và thành phẩm được nhận lại vào kho. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Inventory Planner | Theo dõi mức tồn và điểm đặt hàng lại, dự báo nhu cầu và đề xuất bổ sung gì và khi nào. |
| Procurement Assistant | Biến nhu cầu bổ sung thành đơn mua hàng, kiểm tra điều khoản nhà cung cấp và đánh dấu lệch khi nhập. |
| Logistics Coordinator | Tối ưu luồng xuất và định tuyến lô hàng, đưa ra chậm trễ và ưu tiên điều phối. |
Quy trình phổ biến
1. Nhập hàng từ đơn mua hàng
- Mua hàng duyệt một đơn mua hàng.
- Hàng đến; tạo một phiếu nhập kho trong Kho vận → Phiếu nhập kho theo PO đó.
- Nhập số lượng nhận theo đơn vị mua — quy đổi đơn vị lưu chúng theo đơn vị cơ sở và tăng tồn.
- Ghi sổ phiếu nhập định giá tồn và ghi vào Kế toán; nó cũng đưa vào Đối chiếu ba chiều cho hóa đơn nhà cung cấp.
2. Thực hiện một đơn bán hàng
- Một đơn bán hàng được xác nhận trong Bán hàng.
- Xuất kho tiêu hao tồn (quy đổi đơn vị bán sang cơ sở, ghi COGS).
- Đơn đi qua Soạn hàng xuất → Đóng gói → Điều phối → Vận chuyển.
- Khi giao, lô hàng nằm trong Lịch sử xuất và Tài chính có thể lập hóa đơn cho hàng đã giao.
3. Kiểm định kỳ đến điều chỉnh
- Bắt đầu kiểm đếm trong Kho vận → Kiểm kê cho một kho hoặc danh mục.
- Nhập số lượng đếm; XBuddy hiển thị chênh lệch so với tồn hệ thống.
- Ghi sổ kiểm đếm — chênh lệch tạo Điều chỉnh đối chiếu tồn và ghi vào Kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Quy đổi đơn vị thực sự chạy khi nào? Chỉ ở các ranh giới: khi mua (Phiếu nhập kho) và bán (Xuất kho). Tồn kho luôn được giữ theo đơn vị cơ sở, nên chuyển kho, điều chỉnh và kiểm kê không cần quy đổi.
Tôi nên dùng phương pháp tính giá nào? FIFO định giá xuất theo lớp giá cũ nhất; AVCO dùng bình quân di động; chuẩn dùng giá cố định. Đặt mặc định trong Cài đặt và ghi đè theo từng mặt hàng trong danh mục.
Tôi theo dõi hạn dùng thế nào? Bật theo dõi lô/mẻ trên mặt hàng. Mỗi lần nhập ghi một lô với hạn dùng, và Kho vận → Lô đưa ra các mẻ sắp hết hạn.
Đối chiếu ba chiều là gì? Nó so sánh đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp (số lượng và giá) để bạn chỉ trả cho những gì đã đặt và đã nhận. Lệch được đánh dấu trong Đối chiếu ba chiều.
Tôi có thể giữ tồn ở nhiều kho không? Có. Tồn được theo dõi theo từng kho (và tùy chọn theo vị trí/ngăn), và Chuyển kho di chuyển tồn giữa chúng theo đơn vị cơ sở.
Bút toán COGS đến từ đâu? Khi tồn rời kho qua Xuất kho (hoặc bị tiêu hao trong Sản xuất), XBuddy tính COGS theo phương pháp tính giá của mặt hàng và tự động ghi vào Kế toán.