Dự án & giờ công
Các tình huống vận hành thường gặp trong nhóm Dự án & giờ công. Mỗi trang trả lời: nên làm gì, vì sao, các bước và điều không nên làm.
| Tình huống | Trả lời ngắn |
|---|---|
| Trưởng phòng không duyệt được giờ dự án | Để PM của dự án duyệt, hoặc thêm trưởng phòng vào dự án với vai trò PM. |
| Lỗi “yêu cầu vai trò” trong dự án | PM thêm người đó vào Members với mã vai trò đúng (vd project_manager). |
| Kickoff dự án ngân sách cao | Dự án vào pending_approval → Hộp thư duyệt → planning; bị từ chối thì cancelled. |
| Task trước trễ kéo theo chuỗi | Lùi ngày Task trước, xem trước dời lịch phụ thuộc, kiểm Milestone, ghi Risk. |
| Đóng Task cha khi còn Sub-task mở | Đóng hoặc huỷ Sub-task trước. |
| Deliverable bị từ chối | PM nhập lý do; người phụ trách sửa và nộp lại. |
| Milestone không có số tiền | Nhập số tiền cố định hoặc % ngân sách cho Milestone trước. |
| Giờ ghi sai sau khi đã duyệt | PM dùng Điều chỉnh và chọn lý do; nếu đã lập Invoice/vào lương thì xử lý bằng Credit Note hoặc kỳ lương sau. |
| Dự án vượt ngân sách | Xem thẻ Ngân sách theo hạng mục và đề xuất Budget version mới cho PMO duyệt. |
| Phân bổ vượt trần effort plan | Tăng giờ kế hoạch / giảm dự phòng, hoặc giảm phân bổ khác. |
| Thành viên rời dự án | Chuyển Task và kết luận họp, duyệt giờ còn treo, rồi chuyển họ sang không hoạt động. |
| Dự án nội bộ | Dùng loại dự án nội bộ: không billable, không Invoice; giờ vẫn tính vào chi phí. |
| Rủi ro đã xảy ra | PM chuyển Risk thành Issue, ghi bước xử lý, giao Task. |
| Không đóng được cuộc họp | Đóng, huỷ hoặc chuyển follow_up các kết luận còn mở. |
| Xoá dự án | Chỉ xoá được khi ở pending_approval, planning hoặc cancelled. |
| Không ghi được giờ trên dự án tạm dừng | Chuyển dự án về active trước. |
| PM bấm Hoàn thành nhưng dự án vẫn mở | Chờ người có projects:approve duyệt đề nghị đóng trong Hộp thư duyệt. |
| Bắt đầu Task bị hỏi “còn phụ thuộc chưa xong” | Xử lý Task trước, hoặc xác nhận để vẫn bắt đầu. |
| Tạo dự án từ mẫu bị từ chối người | Thêm người đó vào Members directory trước. |
| Làm 6 giờ nhưng chỉ tính khách 4 giờ | Write-down lúc duyệt dòng giờ, chọn lý do — giờ làm giữ nguyên. |
| Tính khách giờ làm thêm (OT) | Ghi phần OT trên dòng giờ; bật phụ trội OT của dự án nếu muốn tính khách giá OT riêng. |
| Chi phí dự án gồm những gì? | Đọc thẻ chi phí đủ các chân: giờ công, chi phí, mua hàng (cam kết và đã nhận) và vật tư xuất kho. |
| Duyệt Task theo tiêu chí | Nộp Task để duyệt; người duyệt chấm theo tiêu chí đã cấu hình rồi quyết định. |
| Biến kết luận họp thành Task | Ghi kết luận loại action và giao thành Task; họp chỉ đóng được khi kết luận đã xử lý. |
| Tạo dự án từ mẫu | Lưu dự án mẫu (cây việc, phụ thuộc, mốc, vai trò, kế hoạch giờ) và tạo dự án mới từ mẫu. |