Hướng dẫn setup Bán lẻ (POS)
Trang này đi qua 8 bước thiết lập Bán lẻ (POS), đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần có trước khi cài đặt Bán lẻ (POS): tiền tệ và múi giờ công ty, phương thức thanh toán, danh sách cửa hàng, quầy và nhân viên.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ và múi giờ | Thiết lập công ty: hoá đơn bán lẻ, chốt ca (báo cáo Z) và báo cáo ngày dùng tiền tệ gốc và múi giờ của công ty. | /settings/company |
| 2 | Đã rà phương thức thanh toán | Cài đặt POS → Dữ liệu gốc: các phương thức thanh toán tại quầy (dùng chung với Kế toán). | /pos/settings |
| 3 | Đã có danh sách cửa hàng | Tên, mã, địa chỉ, mã số thuế, kho bán hàng của từng cửa hàng và các quầy của nó. | — |
| 4 | Đã có danh sách nhân viên theo quầy | Với mỗi quầy, những người được mở ca ở đó. | — |
2. Công tắc POS
Bắt buộc
Chọn cách quầy hoạt động: có bắt buộc khách hàng không, lý do khi huỷ và hoàn tiền, bán hàng trừ kho thế nào, và tích điểm.
Chuẩn bị trước
- Mô tả ngắn cách cửa hàng đang bán: khách vãng lai hay khách quen, ai được huỷ/hoàn hoá đơn, có thủ kho giao hàng không.
- Quyết định doanh nghiệp có chạy chương trình tích điểm tại quầy hay không.
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi lượt bán có phải gắn với một khách hàng cụ thể không, hay bán cho khách vãng lai?
- Thu ngân có phải ghi lý do khi huỷ hoặc hoàn tiền một hoá đơn không?
- Bán ở quầy có trừ kho không? Hàng trừ ngay, hay thủ kho xác nhận từng lần xuất?
- Khách có tích và dùng điểm thưởng tại quầy không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc khách hàng khi bán | pos.customer_required_on_sale | Tắt | Chặn hoàn tất giao dịch nếu chưa gắn khách hàng. |
| Bắt buộc lý do khi hủy | pos.void_requires_reason | Tắt | Phải nhập lý do khi hủy giao dịch POS. |
| Bắt buộc lý do khi hoàn tiền | pos.refund_requires_reason | Tắt | Phải nhập lý do khi hoàn tiền giao dịch POS. |
| Trừ kho khi bán | pos.inventory_sync_on_sale | Bật | Quản lý tồn cho bán POS: hàng tồn kho bị trừ khỏi kho của quầy, ngay khi thanh toán hoặc sau khi thủ kho xác nhận. Tắt = POS không theo dõi tồn. |
| Tự trừ kho khi xác nhận bán | pos.auto_issue_on_sale | Bật | Trừ kho ngay khi bill được xác nhận. Tắt (hoặc đặt cửa hàng “Thủ kho xác nhận”) khi cần thủ kho xác nhận từng lần xuất kho. |
| Điểm thưởng thành viên | pos.loyalty_points_enabled | Bật | Tích điểm thưởng (1 điểm mỗi đơn vị tiền) cho khách POS khi mua; trừ lại khi huỷ/hoàn tiền. |
3. Nhân sự cửa hàng
Bắt buộc
Chọn người làm ở cửa hàng: quản lý cửa hàng, thu ngân và thủ kho. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách quản lý cửa hàng, thu ngân và thủ kho theo từng cửa hàng — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai quản lý từng cửa hàng, ai đứng quầy, ai giao hàng từ kho cửa hàng?
- Thu ngân chỉ xem ca và hoá đơn của mình, hay của cả cửa hàng?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản lý POS | pos_manager | Quản lý cửa hàng: giữ cài đặt POS, quầy và nhân viên, mở ca mọi quầy, huỷ và hoàn tiền |
| Thu ngân POS | pos_cashier | Thu ngân: bán hàng tại quầy |
| Thu ngân kiêm thủ kho POS | pos_cashier_keeper | Thu ngân kiêm thủ kho: bán hàng và xác nhận xuất kho |
| Thủ kho cửa hàng POS | pos_store_keeper | Thủ kho: xác nhận các lần xuất kho đang chờ |
4. Danh mục POS
Tuỳ chọn
Các lý do thu ngân chọn khi huỷ hoặc hoàn tiền hoá đơn. Mở một danh mục để nạp giá trị chuẩn, đổi tên, ẩn hoặc thêm giá trị.
Chuẩn bị trước
- Các lý do huỷ và hoàn tiền thu ngân thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Ở cửa hàng, hoá đơn thường bị huỷ hoặc hoàn tiền vì lý do gì?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do hoàn tiền POS (
pos_refund_reasons) - Lý do hủy giao dịch POS (
pos_void_reasons)
5. Cửa hàng & quầy
Tuỳ chọn
Tạo cửa hàng kèm kho, các quầy trong từng cửa hàng và nhân viên được đứng mỗi quầy. Mỗi mục mở màn hình có sẵn.
Chuẩn bị trước
- Tạo kho cửa hàng trong app Kho trước, rồi cửa hàng, rồi quầy và nhân viên quầy.
Câu hỏi nên trả lời
- Bạn có bao nhiêu cửa hàng và quầy, mỗi cửa hàng bán từ kho nào?
- Cửa hàng có xuất hoá đơn điện tử cho bán lẻ không, qua nhà cung cấp nào?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Cửa hàng | POS → Cửa hàng: tạo từng cửa hàng, gắn kho và chọn chế độ xuất kho. | /pos/shops |
| 2 | Mọi cửa hàng đều có kho | Không có kho thì quầy hiện hàng của mọi kho và không xuất kho được. | /pos/shops |
| 3 | Quầy | Mở một cửa hàng và thêm các quầy (máy tính tiền). | /pos/shops |
| 4 | Nhân viên theo quầy | Chỉ nhân viên được gán mới mở ca ở quầy; quản lý cửa hàng mở được mọi quầy. | /pos/shops |
| 5 | Nhà cung cấp HĐĐT bán lẻ | Chỉ khi cửa hàng xuất hoá đơn điện tử: đặt nhà cung cấp cho từng cửa hàng. | /pos/shops |
6. Hàng hoá & khách hàng
Tuỳ chọn
Đưa vào thứ quầy bán và người mua: mặt hàng bán được, khách hàng POS, khuyến mãi và tuỳ chọn món.
Chuẩn bị trước
- Nhập mặt hàng bán được trước (app Kho), rồi khách hàng POS và khuyến mãi.
Câu hỏi nên trả lời
- Mặt hàng, khách hàng và khuyến mãi hiện lưu ở đâu, mỗi loại bao nhiêu dòng?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Mặt hàng bán được | Kho → Mặt hàng → Nhập; đánh dấu bán được. Quầy hiện mặt hàng đang dùng, bán được, thuộc kho của quầy. | /inventory/items (Nhập + mẫu) |
| 2 | Khách hàng POS | Chỉ khi bán cho khách quen hoặc có tích điểm: POS → Khách hàng → Nhập. | /pos/customers |
| 3 | Khuyến mãi | Chỉ khi có chạy: khuyến mãi và mã giảm giá thu ngân được áp. | /pos/promotions |
| 4 | Tuỳ chọn món | Chỉ cho đồ ăn uống hoặc hàng làm theo yêu cầu: nhóm tuỳ chọn (cỡ, topping…). | /pos/modifiers |
7. Số dư mở
Tuỳ chọn
Đưa vào thứ khách còn giữ tại ngày chuyển đổi: số dư thẻ quà tặng và điểm thưởng.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi: thẻ quà tặng và điểm thưởng chưa dùng tại ngày đó được đưa vào XBuddy.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Thẻ quà tặng đang lưu hành | Chỉ khi đã bán thẻ quà tặng: tạo từng thẻ với số dư còn lại. | /pos/gift-cards |
| 2 | Số dư điểm thưởng | Chỉ khi bật tích điểm: kiểm điểm đầu kỳ của từng khách sau khi nhập. | /pos/customers |
8. Chạy thử
Tuỳ chọn
Đi trọn một ca trên một quầy thật trước khi vận hành.
Chuẩn bị trước
- Dùng một cửa hàng, một quầy, vài mặt hàng thật và một tài khoản thu ngân; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Mở ca | Bằng thu ngân được gán vào quầy, kèm tiền đầu ca. | /pos/terminal |
| 2 | Bán với hai phương thức thanh toán | Tồn kho giảm (hoặc có lần xuất chờ thủ kho xác nhận). | /pos/terminal |
| 3 | Huỷ và hoàn tiền | Huỷ một hoá đơn và hoàn tiền một hoá đơn khác có lý do; kho và điểm được đảo. | /pos/transactions |
| 4 | Chốt ca | Đếm tiền; báo cáo Z khớp doanh số. | /pos/sessions |
| 5 | Kiểm quyền | Thu ngân không được gán vào quầy không mở ca ở đó và không sửa được cài đặt POS. | /pos/terminal |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.