Hướng dẫn setup Kế toán
Trang này đi qua 13 bước thiết lập Kế toán, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Kế toán: chuẩn mực và tiền tệ gốc của công ty, hệ thống tài khoản chi tiết, bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ và danh sách tài khoản ngân hàng. Tiền tệ gốc, điều khoản thanh toán, khách hàng, nhà cung cấp và hoá đơn/hoá đơn NCC còn mở thiết lập ở Finance.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận chuẩn mực, tiền tệ gốc và năm tài chính | Cài đặt công ty: chuẩn mực kế toán (TT99/TT133/TT200) quyết định hệ thống tài khoản và mã hạch toán; báo cáo dùng tiền tệ gốc. | /settings/company |
| 2 | Đã lập danh sách tài khoản chi tiết | Tài khoản cấp 2–4 công ty dùng, gắn với mã của chuẩn mực, kèm mã ở hệ thống cũ. | — |
| 3 | Đã có bảng số dư đầu kỳ | Số dư từng tài khoản tại ngày chuyển đổi từ hệ thống cũ, tổng Nợ = tổng Có. | — |
| 4 | Đã có danh sách tài khoản ngân hàng | Ngân hàng, số tài khoản, tiền tệ và tài khoản sổ cái mỗi tài khoản dùng. | — |
2. Kiểm soát ghi sổ
Bắt buộc
Quyết định cách chứng từ vào sổ cái. Nhóm lõi là bắt buộc; ngoại tệ, đối chiếu ngân hàng, trung tâm chi phí, ngân sách, phí nội bộ và ghi nhận doanh thu là nhóm tuỳ chọn — chưa chắc thì giữ mặc định. Cài đặt dùng chung với app khác ở Cài đặt → Cấu hình ERP.
Chuẩn bị trước
- Chuẩn mực kế toán (TT99, TT133 hoặc TT200) và tháng bắt đầu năm tài chính — quyết định hệ thống tài khoản và mã tài khoản dùng để hạch toán.
- Quy tắc khoá sổ đã thống nhất với kế toán trưởng: ai khoá kỳ, và có được ghi bút toán tay vào tháng đã khoá không.
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi hoá đơn, hoá đơn NCC và phiếu thu/chi có tự ghi sổ không, hay có loại nhập tay?
- Công ty khoá sổ hằng tháng hay hằng quý, và ai còn được ghi sổ sau khi khoá?
- Có khách hàng, nhà cung cấp hoặc tài khoản ngân hàng ngoại tệ không? Lấy tỷ giá ở đâu?
- Có báo cáo lãi/chi phí theo phòng ban, chi nhánh hay dự án (trung tâm chi phí) không? Mọi bút toán có phải gắn trung tâm không?
- Có lập ngân sách không, và chi vượt ngân sách thì cảnh báo hay chặn?
- Các phòng ban có tính phí cho nhau (vd IT, giờ công) theo đơn giá nội bộ không?
- Doanh thu chỉ ghi nhận khi xuất hoá đơn, hay cả khi giao hàng, đạt mốc hoặc hoàn thành?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Kế toán kép (Double-Entry) | finance.double_entry | Bật | Mọi chứng từ ghi bút toán Nợ/Có cân bằng vào sổ cái. Tắt là dừng mọi bút toán tự động — hãy giữ bật. |
| Tự động ghi sổ bút toán phụ | finance.auto_post_subledger | Bật | Hoá đơn, hoá đơn NCC, phiếu thu/chi, chi phí và giảm trừ tự ghi bút toán khi xác nhận. Tắt: chứng từ được đánh dấu không cần ghi sổ. |
| Bắt buộc kỳ kế toán mở để ghi sổ | finance.require_period_open_to_post | Bật | Chặn thêm việc ghi sổ bút toán tay nháp có ngày trong kỳ đã khoá/đóng. Bút toán tự động và bút toán mới luôn bị chặn ở kỳ đã khoá. |
| Yêu cầu lý do khi hủy | finance.void_requires_reason | Bật | Huỷ hoá đơn, hoá đơn NCC, phiếu thu/chi, giảm trừ, chi phí, đơn mua, trả hàng NCC hoặc giấy báo nợ đã ghi sổ phải nhập lý do. |
| Đa tiền tệ | finance.multi_currency | Tắt | Chứng từ được dùng ngoại tệ; tỷ giá đóng dấu theo ngày chứng từ. Tắt: hoá đơn, hoá đơn NCC, đơn hàng, báo giá và chi phí phải dùng tiền tệ gốc của công ty. |
| Tự lấy tỷ giá | finance.fx_auto_fetch | Tắt | Chỉ là tuỳ chọn đã lưu: hiện chưa có lịch chạy nào tự lấy tỷ giá. Lấy tỷ giá bằng nút ở màn Tỷ giá. |
| Nhà cung cấp tỷ giá | finance.fx_rate_provider | Thủ công | Nguồn dùng khi bấm lấy tỷ giá ở màn Tỷ giá. Thủ công thì khi lấy sẽ dùng nguồn quốc tế. |
| Đối chiếu ngân hàng | finance.bank_reconciliation | Bật | Đối chiếu sao kê ngân hàng với bút toán kế toán để xác nhận số dư tiền mặt |
| Trung tâm chi phí | finance.cost_center | Tắt | Gắn giao dịch vào trung tâm chi phí/lợi nhuận để báo cáo lãi/lỗ theo trung tâm. |
| Bắt buộc trung tâm chi phí trên bút toán | finance.mandatory_cost_center_on_je | Tắt | Mọi dòng bút toán tay phải gán trung tâm chi phí (chỉ khi bật trung tâm chi phí). Bút toán tự động nhận trung tâm mặc định. |
| Điều chuyển tài sản giữa kỳ | finance.asset_transfer_depreciation_split | Chia theo số ngày phụ trách | Khi người/đơn vị phụ trách TSCĐ hoặc CCDC đổi trong tháng, chi phí khấu hao/phân bổ của tháng đó ghi cho trung tâm chi phí nào. Các tháng sau luôn về đơn vị mới. |
| Kiểm soát ngân sách | finance.budget_control | Tắt | Kiểm chi phí, mua hàng và lương theo ngân sách đã duyệt. Chứng từ vượt ngân sách bị cảnh báo hay chặn theo từng kế hoạch ngân sách; với lương theo cài đặt cổng ngân sách bảng lương. |
| Ngân sách theo năm tài chính | finance.budget_control_phasing | Tắt | Một năm tài chính × một bộ chiều = đúng một kế hoạch; quý và tháng là lát cắt của kế hoạch đó, không phải tài liệu riêng |
| Nhịp rà soát chi vượt ngân sách | finance.budget_overrun_review_cadence | Không — chỉ rà soát thủ công | Bao lâu một lần các khoản vượt trần đã được duyệt được gom thành đề xuất bổ sung ngân sách. Không = chỉ rà soát thủ công. |
| Trần ngân sách cha/con | finance.budget_hierarchy_cap_mode | Tắt — không kiểm | Ngân sách con (phòng ban, trung tâm chi phí, dự án) đã duyệt phải nằm trong ngân sách cha theo từng khoản mục và tháng. Cảnh báo ghi phần vượt vào dấu vết duyệt; Chặn từ chối gửi/duyệt cho tới khi khớp. Tắt = không kiểm. |
| Ghi nhận nội bộ | finance.internal_charges | Tắt | Phân bổ giữa trung tâm chi phí theo đơn giá nội bộ. Nhật ký không vào P&L pháp định của công ty. |
| Bảng giá nhân công nội bộ | finance.internal_labor_rate_card | Tắt | Định giá dòng nhân công trên phiếu ghi nhận nội bộ theo đơn giá chuẩn/giờ theo vị trí và cấp bậc. Không tính từ lương — Kế toán tự cập nhật. |
| Dòng nhân công không có bảng giá | finance.internal_rate_card_policy | Dự phòng — chấp nhận đơn giá nhập tay | Bắt buộc: dòng nhân công không có bảng giá phủ vị trí/cấp bậc bị từ chối, kể cả khi nhập tay đơn giá. Dự phòng: chấp nhận đơn giá nhập tay và đánh dấu thủ công. |
| Duyệt ghi nhận nội bộ | finance.internal_charge_approval | Tắt | Phiếu đi Nháp → Gửi → Duyệt → Đã ghi sổ. Tắt: ghi sổ ngay khi tạo. |
| Kéo giờ từ bảng chấm công | finance.internal_charge_timesheet_pull | Tắt | Tạo dòng nhân công từ giờ đã duyệt của phòng ban cung cấp: giờ dự án, giờ chung, bản ghi tăng ca, giờ ticket; và giờ máy. Mỗi bản ghi chỉ được phân bổ một lần. |
| Ghi nhận doanh thu nâng cao | finance.advanced_revenue_recognition | Tắt | Cho phép đơn bán ghi nhận doanh thu khi xác nhận, giao hàng, cột mốc hoặc hoàn thành — không chỉ khi xuất hóa đơn. Mặc định tắt: mọi đơn dùng ghi nhận theo hóa đơn. |
3. Nhân sự kế toán
Bắt buộc
Trước bước quy trình duyệt: chọn kế toán trưởng (khoá kỳ), kế toán viên, kế toán giá thành, kiểm toán nội bộ và giám đốc tài chính duyệt ngân sách, phí nội bộ. Các bậc duyệt ở bước quy trình chọn từ các vai trò và người này. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân sự kế toán: ai ghi bút toán, ai soát và khoá kỳ, ai kiểm toán — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai là kế toán trưởng và được khoá kỳ kế toán?
- Ai ghi bút toán, ngân hàng, thuế, và ai chỉ xem (kiểm toán)?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Kế toán trưởng | chief_accountant | Kế toán trưởng: soát, duyệt hoá đơn NCC và khoản chi, khoá kỳ, quản lý hệ thống tài khoản |
| Kế toán tổng hợp | senior_accountant | Kế toán tổng hợp: ghi sổ, đối chiếu chứng từ, không duyệt và không khoá kỳ |
| Kế toán viên | accountant | Kế toán viên: bút toán, ngân hàng, thuế, TSCĐ — không khoá kỳ |
| Kế toán giá thành | cost_accountant | Kế toán giá thành: giá thành sản phẩm, trung tâm chi phí, phí nội bộ |
| Kiểm toán viên Nội bộ | internal_auditor | Kiểm toán nội bộ: xem sổ cái, báo cáo và nhật ký kiểm toán |
| Giám đốc Tài chính | cfo | Giám đốc tài chính: giám sát, duyệt ngân sách và phí nội bộ, quản trị Kế toán |
4. Danh mục kế toán
Tuỳ chọn
Dữ liệu gốc của các danh sách chọn trong Kế toán: loại tài khoản ngân hàng, loại nguồn bút toán, loại thuế và nhóm chi phí. Danh mục trống có thể nạp giá trị chuẩn; mở “Quản lý” để thêm, đổi tên, ẩn hoặc xoá giá trị.
Chuẩn bị trước
- Các loại tài khoản ngân hàng, loại nguồn bút toán, loại thuế và nhóm chi phí công ty thực dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty tách những loại bút toán nào (điều chỉnh, trích trước, kết chuyển…)?
- Cần những loại tài khoản ngân hàng và loại thuế nào?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Loại tài khoản ngân hàng (
bank_account_types) - Khoản mục chi phí (
expense_categories) - Loại nguồn bút toán (
journal_source_types) - Loại thuế (
tax_types)
5. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của bút toán, bút toán số dư đầu kỳ và kết chuyển, chi phí trả trước và phiếu phí nội bộ. Hoá đơn, hoá đơn NCC và phiếu thu/chi đánh số ở thiết lập Finance.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số mong muốn cho bút toán, bút toán đầu kỳ/kết chuyển, chi phí trả trước và phí nội bộ (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty muốn định dạng số riêng cho bút toán, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
journal_entryopening_entryclosing_entryprepaid_expenseinternal_charge
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Kiểm soát ghi sổ, Nhân sự kế toán
Kế hoạch và điều chỉnh ngân sách (khi bật kiểm soát ngân sách) và phiếu phí nội bộ (khi bật duyệt phí nội bộ) cần người duyệt. Khi không có quy trình đang chạy, người giữ quyền duyệt trực tiếp sẽ duyệt; người lập không bao giờ tự duyệt chứng từ của mình.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai duyệt kế hoạch và điều chỉnh ngân sách, và từ mức nào giám đốc cùng duyệt?
- Phiếu phí nội bộ có phải duyệt trước khi ghi sổ không, và ai duyệt?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
budget_planbudget_entryinternal_charge
7. Ánh xạ tài khoản hạch toán
Bắt buộc
Mỗi loại nghiệp vụ (doanh thu, giá vốn, công nợ, thuế, tiền…) ghi vào tài khoản nào. Ô “chưa cấu hình” hoặc trỏ tài khoản đã ngừng thì bút toán sẽ sai hoặc bị bỏ qua — phải trỏ tài khoản lá đúng loại.
8. Thuế suất GTGT
Bắt buộc
Thuế suất đang dùng và thuế suất mặc định áp sẵn lên dòng hoá đơn mới. Bộ thuế suất Việt Nam được hệ thống gieo sẵn; ở đây bạn chọn mặc định và kiểm trùng lặp.
9. Kỳ kế toán
Bắt buộc
Mỗi tháng là một kỳ kế toán; chứng từ ghi sổ vào kỳ chứa ngày của nó. Thiếu kỳ thì không khoá sổ được (và bị chặn ghi sổ nếu bật “kỳ phải mở mới được ghi sổ”). Kỳ tạo ra ở trạng thái mở và không xoá được.
10. Tài khoản ngân hàng ↔ sổ cái
Bắt buộc
Mỗi tài khoản ngân hàng đang dùng phải trỏ tới một tài khoản kế toán TÀI SẢN hạch toán được (vd 1121). Thu/chi qua tài khoản đó ghi sổ vào đây, và đối chiếu ngân hàng đọc số dư của nó. Ở đây đổi được liên kết nhưng không gỡ được.
11. Dữ liệu gốc
Tuỳ chọn
Hệ thống tài khoản, trung tâm chi phí, khoản mục chi phí và ngân sách, bằng các màn hình có sẵn. Số đếm cập nhật từ dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Làm theo thứ tự: hệ thống tài khoản → trung tâm chi phí → khoản mục chi phí → ngân sách. Chỉ ghi sổ được vào tài khoản LÁ ĐANG HOẠT ĐỘNG.
Câu hỏi nên trả lời
- Hệ thống tài khoản hiện lưu ở đâu, có bao nhiêu tài khoản chi tiết và trung tâm chi phí?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Hệ thống tài khoản chi tiết | Thêm tài khoản chi tiết của công ty dưới tài khoản của chuẩn mực (thêm hoặc nhập CSV). | /accounting/chart-of-accounts |
| 2 | Trung tâm chi phí | Chỉ khi bật trung tâm chi phí: tạo hoặc nhập trung tâm chi phí/lợi nhuận. | /accounting/cost-centers |
| 3 | Khoản mục chi phí | Nạp bộ mẫu; mỗi khoản mục lá mang tài khoản sổ cái (cũng có ở thiết lập Finance). | /accounting/expense-categories |
| 4 | Kế hoạch ngân sách | Chỉ khi bật kiểm soát ngân sách: lập kế hoạch ngân sách năm nay và trình duyệt. | /accounting/budgets |
12. Số dư đầu kỳ
Tuỳ chọn
Số dư tại ngày chuyển đổi lấy từ bảng cân đối của hệ thống cũ. Hoá đơn và hoá đơn NCC còn mở nhập ở Finance; tổng của chúng phải khớp số dư phải thu, phải trả ở đây.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi với kế toán trưởng; số dư ngày đó lấy từ bảng cân đối của hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nhập số dư đầu kỳ | Kế toán → Sổ nhật ký → Nhập số dư đầu kỳ. Tài khoản phải thu, phải trả phải khớp hoá đơn và hoá đơn NCC còn mở ở Finance. | /accounting/journal |
| 2 | TSCĐ đang dùng | Nhập tài sản còn đang khấu hao với nguyên giá, khấu hao luỹ kế và số tháng còn lại. | /accounting/fixed-assets |
| 3 | Chi phí trả trước đang phân bổ | Nhập khoản trả trước còn đang phân bổ với số tiền và số tháng còn lại. | /accounting/prepaid-expenses |
13. Kiểm tra trước vận hành
Tuỳ chọn
Cùng kế toán trưởng kiểm sổ cái từ đầu đến cuối trước khi vận hành. Đánh dấu từng bước khi đã kiểm kết quả.
Chuẩn bị trước
- Một hoá đơn, một hoá đơn NCC và một sao kê ngân hàng thật; kế toán trưởng kiểm từng bút toán.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Ghi sổ tự động | Xác nhận một hoá đơn và một hoá đơn NCC ở Finance: mỗi chứng từ sinh bút toán đúng tài khoản. | /accounting/journal |
| 2 | Bảng cân đối số phát sinh | Bảng cân đối tại ngày chuyển đổi khớp hệ thống cũ. | /accounting/reports/trial-balance |
| 3 | Đối chiếu ngân hàng | Nhập một sao kê ngân hàng và khớp các dòng với sổ cái. | /accounting/bank-reconciliation |
| 4 | Khoá kỳ | Khoá sổ một tháng thử: bút toán mới ghi ngày trong tháng đó bị từ chối. | /accounting/period-close |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.