Hướng dẫn setup Quản lý dự án
Trang này đi qua 8 bước thiết lập Quản lý dự án, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần có trước khi thiết lập Dự án: tiền tệ và múi giờ công ty, khách hàng, danh sách dự án đang chạy và đơn giá giờ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ và múi giờ công ty | Ngân sách dự án, ngưỡng duyệt khởi động và hạn chót dùng các thiết lập này. | /settings/company |
| 2 | Đã có khách hàng trong CRM | Cần cho dự án làm cho khách và hoá đơn. | /crm/accounts |
| 3 | Đã lập danh sách dự án đang chạy | Mã, tên, khách hàng, người phụ trách, ngày, ngân sách và trạng thái của mọi dự án đang chạy lúc vận hành. | — |
| 4 | Đã thống nhất đơn giá giờ | Chỉ khi tính phí hoặc tính giá vốn theo giờ: đơn giá bán theo vai trò/người và đơn giá nội bộ. | — |
2. Quy tắc dự án
Bắt buộc
Dự án mới phải có gì, duyệt khởi động và đóng dự án, kiểm soát ngân sách, quy tắc giờ công và chi phí, và (tuỳ chọn) tính phí khách, đội dự án, cổng khách. Các công tắc tính phí cần bật tính phí theo giờ ở Tài chính (finance.billable_time).
Chuẩn bị trước
- Quy định dự án bằng văn bản: dự án mới phải có gì (người phụ trách, ngày, ngân sách), ngân sách từ mức nào phải duyệt mới bắt đầu, và đóng dự án có cần duyệt không.
- Giờ công và chi phí dự án có tính cho khách không, và giờ OT tính giá thế nào.
Câu hỏi nên trả lời
- Dự án mới bắt buộc phải có gì trước khi tạo (người phụ trách, ngày bắt đầu/kết thúc, ngân sách)? Ngân sách từ mức nào thì phải duyệt trước khi bắt đầu?
- Có được đóng dự án khi còn việc chưa xong không? Đóng dự án có cần duyệt không? Ngân sách dự án có lấy từ dự toán được duyệt không?
- Khi chi tiêu vượt ngân sách dự án, hệ thống nên bỏ qua, cảnh báo hay chặn duyệt?
- Nhân viên có ghi giờ và chi phí theo dự án không? Có được tự duyệt không? Giá vốn giờ công có lấy theo đơn giá nội bộ không?
- Giờ công và chi phí dự án có tính cho khách không? Giờ OT có tính giá cao hơn không?
- Công ty có tổ chức người theo đội dự án đặt tên không, và có chỉ cho giao việc cho thành viên dự án không?
- Khách hàng có cần một đường link chỉ đọc để theo dõi tiến độ dự án không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc người phụ trách khi tạo dự án | projects.owner_required_on_create | Tắt | Chặn tạo dự án nếu chưa gán người phụ trách. |
| Bắt buộc ngày bắt đầu & ngày đến hạn | projects.dates_required_on_create | Tắt | Chặn tạo dự án nếu thiếu ngày bắt đầu hoặc ngày đến hạn. |
| Bắt buộc ngân sách | projects.budget_required_on_create | Tắt | Chặn tạo dự án nếu không có ngân sách lớn hơn 0. |
| Ngưỡng duyệt khởi động | projects.kickoff_threshold | 50000000 | Dự án mới (từ form, mẫu, báo giá hoặc lead CRM) có ngân sách từ mức này trở lên phải chờ duyệt khởi động trước khi làm. |
| Chặn hoàn thành khi còn công việc mở | projects.block_close_with_open_tasks | Tắt | Không cho đánh dấu dự án hoàn thành khi vẫn còn công việc chưa đóng. |
| Đóng dự án phải được duyệt | projects.closure_approval_required | Tắt | Chuyển dự án sang Hoàn thành sẽ gửi đề nghị đóng vào Hộp thư duyệt; dự án vẫn mở tới khi được duyệt. Cần có quy trình duyệt “Đóng dự án” đang hoạt động. |
| Chặn ghi giờ và chi phí khi dự án tạm dừng | projects.block_work_on_hold | Tắt | Khi dự án Tạm dừng, dòng giờ và chi phí mới ghi vào nó bị từ chối (từ Projects, task, Time Tracking, bảng chấm công và Tài chính). Task và mốc vẫn lập kế hoạch được. |
| Bắt buộc dự toán được duyệt | projects.budget_approval_required | Tắt | Sau khi tạo, ngân sách dự án chỉ lấy từ dự toán chi phí đã duyệt (baseline): sửa tay ngân sách bị từ chối, và dự án không thể bắt đầu (Đang chạy) cho tới khi dự toán được duyệt. |
| Kiểm soát ngân sách dự án | projects.budget_enforcement | Tắt — không kiểm | Điều gì xảy ra khi một lần duyệt làm dự án vượt ngân sách. So ngân sách với chi phí phát sinh cộng PO và đề nghị mua hàng đang mở; Chặn sẽ chuyển lần duyệt sang bước duyệt vượt ngân sách. |
| Ghi nhận thời gian | projects.time_logging_enabled | Bật | Cho phép ghi giờ vào dự án. Tắt sẽ chặn giờ dự án mới ở mọi điểm ghi (Projects, task, Time Tracking, bảng chấm công); đồng bộ Service Management và nhập dữ liệu được miễn. |
| Theo dõi chi phí | projects.expense_tracking_enabled | Bật | Cho phép ghi chi phí dự án. Tắt sẽ chặn chi phí mới gắn dự án, cả từ Projects lẫn từ Tài chính. |
| Cho phép tự duyệt | projects.self_approval_allowed | Bật | Khi tắt, một người không được tự duyệt giờ công hay chi phí dự án của mình (từng dòng hay hàng loạt). Công tắc chỉ siết thêm: chi phí sổ Tài chính vẫn theo luật tự duyệt toàn công ty. |
| Người duyệt được điều chỉnh giờ đã duyệt | projects.time_log_post_approval_adjust | Bật | Người duyệt được sửa tổng giờ, giờ OT và giờ tính khách của dòng đã duyệt (kèm lý do và lịch sử), miễn là dòng chưa lên hoá đơn, chưa tính phí nội bộ, chưa vào bảng lương hoặc chưa bị khoá kỳ. Tắt: chỉ sửa bằng cách từ chối trả về nhân viên. |
| Giá vốn nhân công dự án theo đơn giá nội bộ | projects.labor_cost_from_internal_rate | Bật | Tính chi phí mỗi giờ công dự án theo đơn giá nội bộ của Kế toán (Phí nội bộ) cho vị trí và cấp bậc của nhân viên, để chi phí dự án khớp với phí nội bộ. Khi bật, cột Giá vốn của Bảng đơn giá giờ và công tắc Tách đơn giá chi phí không còn tác dụng với giá vốn — thẻ đơn giá dự án chỉ quyết định giá bán. Đơn giá nội bộ khác tiền tệ dự án được quy đổi theo tỷ giá ngày làm; không có tỷ giá hoặc không tra được đơn giá thì giờ đó được đánh dấu để định giá lại. |
| Tách đơn giá chi phí khỏi đơn giá bán | projects.separate_cost_bill_rate | Tắt | Chỉ dùng khi KHÔNG lấy giá vốn từ đơn giá nội bộ: cho phép cột Giá vốn của Bảng đơn giá giờ khác giá bán, để đo được biên lợi nhuận nhân công. Khi tắt, chi phí bằng đúng giá bán. |
| Mặc định có thể xuất hóa đơn | projects.billable_by_default | Tắt | Dòng giờ dự án và task mới được đánh dấu tính phí trừ khi đổi. Không áp cho chi phí. |
| Tính lại chi phí dự án cho khách hàng | projects.expense_rebilling | Tắt | Chi phí đã duyệt được đánh dấu tính phí có thể đưa vào hoá đơn của khách khi bạn chọn kèm. Tắt thì chi phí chỉ nằm ở cột giá vốn dự án. |
| Bắt buộc có đơn giá bán cho giờ tính phí | projects.require_bill_rate_card | Tắt | Giờ tính khách trên dự án Thời gian & vật tư hoặc Retainer phải khớp một thẻ trong Bảng đơn giá giờ (hoặc được nhập giá tay). Tắt: giờ chưa có thẻ lấy đơn giá mặc định của hệ thống và được đánh dấu là chưa cấu hình. Dự án trọn gói, nội bộ và giờ đồng bộ từ Service Management không bị chặn. |
| Tính OT cho khách theo hệ số | projects.bill_overtime_premium | Tắt | Hoá đơn từ giờ tách giờ OT tính khách thành dòng riêng, đơn giá = đơn giá bán × hệ số OT theo loại ngày (ngày thường, chủ nhật, lễ). Tắt: OT tính khách như giờ thường. |
| Hệ số giá OT tính khách — ngày thường | projects.overtime_bill_multiplier_regular | 1.5 | Giờ OT tính khách vào ngày làm việc thường = đơn giá bán × hệ số này. |
| Hệ số giá OT tính khách — ngày nghỉ | projects.overtime_bill_multiplier_sunday | 2 | Giờ OT tính khách vào chủ nhật / ngày nghỉ = đơn giá bán × hệ số này. |
| Hệ số giá OT tính khách — ngày lễ | projects.overtime_bill_multiplier_holiday | 3 | Giờ OT tính khách vào ngày lễ (theo lịch chấm công) = đơn giá bán × hệ số này. |
| Quản lý theo nhóm | projects.team_management | Tắt | Bật nhóm dự án dùng lại được: nhóm người có tên, gắn vào dự án chỉ bằng một thao tác. |
| Giao việc cho nhóm | projects.team_task_assignment | Tắt | Cho phép giao một công việc cho hàng đợi của nhóm để bất kỳ thành viên nào cũng nhận được. |
| Thành viên thấy việc của nhóm | projects.team_data_scope | Tắt | Ở trong nhóm thì thấy dự án của nhóm và các việc đang chờ nhận. Tuỳ chọn này chỉ MỞ RỘNG quyền xem, không bao giờ ẩn bớt. |
| Chỉ giao việc cho thành viên dự án | projects.assign_roster_only | Bật | Người nhận, đồng nhận, người review, chủ rủi ro/vấn đề/sản phẩm bàn giao và dòng giờ dự án mới chỉ nhận thành viên đang hoạt động của dự án đó (người phụ trách dự án luôn được tính). Tắt để chọn bất kỳ ai trong danh bạ Projects của công ty. |
| Sổ rủi ro | projects.risk_register_enabled | Bật | Cho phép thêm rủi ro vào sổ rủi ro dự án. Tắt sẽ chặn rủi ro mới; rủi ro có sẵn vẫn hiện và sửa được. |
| Chia sẻ tiến độ cho khách hàng | projects.client_share | Tắt | Quản lý dự án mời liên hệ của khách qua email vào cổng xem tiến độ (link + mã PIN tự đổi sau 1, 7 hoặc 30 ngày). Khách thấy milestone, deliverable, task, phụ thuộc, Gantt và bình luận — không bao giờ thấy mục đánh dấu Nội bộ, tiền, giờ công hay người phụ trách — và được bình luận vào task. |
3. Người phụ trách Dự án
Bắt buộc
Chọn PMO phụ trách thiết lập Dự án, các quản lý dự án, và người duyệt khởi động, đóng dự án và ngân sách.
Chuẩn bị trước
- Danh sách PMO, các quản lý dự án và người duyệt khởi động, đóng dự án, ngân sách — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách thiết lập, mẫu dự án và bảng đơn giá của Dự án (PMO)?
- Ai duyệt cho dự án mới bắt đầu, duyệt đóng dự án và duyệt ngân sách dự án?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản lý Danh mục Dự án (PMO) | project_portfolio_manager | PMO — phụ trách thiết lập, mẫu dự án, bảng đơn giá; duyệt khởi động và đóng dự án |
| Quản lý Dự án | project_manager | Quản lý dự án và duyệt giờ công ghi vào dự án |
| Giám đốc / Tổng Giám đốc | director | Duyệt khởi động và đóng dự án |
| Giám đốc Điều hành | coo | Duyệt khởi động và đóng dự án |
| Trưởng phòng Tài chính | finance_manager | Xem tài chính dự án và duyệt ngân sách |
4. Danh mục Dự án
Tuỳ chọn
Danh sách chọn trên form dự án: vai trò trong đội, loại chi phí, loại rủi ro, loại tài liệu và lý do điều chỉnh giờ tính phí.
Chuẩn bị trước
- Các vai trò trong đội dự án, loại chi phí, loại rủi ro, loại tài liệu và lý do điều chỉnh giờ mà công ty thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi người giữ vai trò gì trong dự án (quản lý dự án, trưởng nhóm, lập trình viên, tư vấn…)?
- Chi phí dự án được phân loại thế nào (công tác, vật tư, thuê ngoài…)?
- Công ty theo dõi những loại rủi ro nào, và vì sao giờ tính phí bị điều chỉnh giảm?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Danh mục tài liệu dự án (
project_document_categories) - Danh mục chi phí dự án (
project_expense_categories) - Vai trò trong nhóm dự án (
project_team_roles) - Phân loại rủi ro (
risk_categories) - Lý do giảm giờ tính khách (
time_writedown_reasons)
5. Mã dự án
Tuỳ chọn
Định dạng mã dự án: mẫu, kỳ đặt lại, số chữ số và có cho người dùng tự gõ mã không. Thiết lập trước khi tạo hoặc nhập dự án thật.
Chuẩn bị trước
- Định dạng mã dự án công ty muốn (tiền tố, năm, số chữ số), hoặc mã giữ lại từ hệ thống cũ.
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty muốn định dạng mã dự án riêng hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
project
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Quy tắc dự án, Người phụ trách Dự án
Khởi động dự án (ngân sách từ ngưỡng trở lên) và đóng dự án chỉ được duyệt qua quy trình duyệt — không có duyệt trực tiếp. Khi bật duyệt đóng dự án phải có quy trình đang chạy; khi bật duyệt ngân sách cần quy trình hoặc người có quyền duyệt trực tiếp.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai duyệt dự án mới có ngân sách vượt ngưỡng khởi động, và qua mấy cấp?
- Ai duyệt đóng dự án, và ai duyệt ngân sách (dự toán) dự án?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
project_changeproject_closureproject_budget
7. Danh bạ & dự án
Tuỳ chọn
Thêm người vào danh bạ Dự án, mẫu dự án và bảng đơn giá (tuỳ chọn), rồi nhập các dự án đang chạy lúc vận hành.
Câu hỏi nên trả lời
- Hiện công ty theo dõi dự án ở đâu, đang chạy bao nhiêu dự án? Có cần nhập giờ công và chi phí đã phát sinh không?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Danh bạ Dự án | Chỉ người trong danh bạ mới được giao việc hoặc ghi giờ vào dự án. | /projects/members |
| 2 | Mẫu dự án | Tuỳ chọn: cây công việc, cột mốc và vai trò cho loại dự án làm lặp lại. | /projects/templates |
| 3 | Bảng đơn giá bán | Chỉ khi tính phí theo giờ: Thiết lập Dự án → Dữ liệu gốc → Bảng đơn giá. | /projects/settings |
| 4 | Dự án đang chạy | Nhập dự án, rồi cột mốc, giờ công và chi phí từ danh sách Dự án (Nhập). Lịch sử nhập vào không qua duyệt. | /projects/projects |
8. Kiểm tra trước vận hành
Tuỳ chọn
Chạy thử trọn một dự án với người dùng chính trước khi vận hành.
Chuẩn bị trước
- Chọn một quản lý dự án, một thành viên và một người duyệt để chạy thử; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Tạo dự án | Người phụ trách, ngày, ngân sách (vượt ngưỡng nếu dùng duyệt khởi động) và thành viên. | /projects/projects/new (Tạo mới) |
| 2 | Lập kế hoạch việc | Thêm vài công việc và một cột mốc; giao việc cho thành viên. | /projects/projects |
| 3 | Ghi giờ | Với vai trò thành viên: ghi giờ (và một khoản chi phí) vào dự án. | /time-tracking/my-day |
| 4 | Duyệt và kiểm chi phí | Với vai trò quản lý dự án: duyệt giờ công; kiểm số chi phí và ngân sách. | /projects/projects |
| 5 | Đóng dự án | Hoàn thành dự án (qua duyệt đóng nếu đang bật). | /projects/projects |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.