Tiếng ViệtỨng Dụng Cộng TácTài LiệuKho tài liệu — tải lên, thư mục, phiên bản, thẻ

Kho tài liệu — tải lên, thư mục, phiên bản, thẻ

Kho tài liệu là nền tảng mà mọi thứ khác được xây trên đó: một cây thư mục, các tệp bên trong, và metadata trên mỗi tệp.

  1. Vào /documents/browse. Bảng bên trái hiển thị cây thư mục, gốc là công ty của bạn.

  2. Nhấp Thư mục Mới để dựng cấu trúc (ví dụ Finance / Invoices / 2026, HR / Policies). Thư mục có thể lồng sâu tùy ý.

  3. Kéo tệp từ máy tính vào một thư mục, hoặc nhấp Tải lên — thả một thư mục máy tính sẽ giữ nguyên cấu trúc con. Nhiều tệp tải lên song song; bạn sẽ thấy chỉ báo tiến trình cho từng tệp.

  4. Sau khi tải lên, thêm Thẻ (nhãn tự do để lọc và tìm kiếm), một Danh mục, và tùy chọn liên kết thực thể (xem Đính kèm thực thể bên dưới), rồi lưu.

  5. Để thay nội dung của một tệp mà không mất lịch sử, mở tệp và nhấp Tải Phiên bản Mới thay vì xóa rồi tải lại — cách này giữ nguyên chuỗi phiên bản và mọi liên kết/quyền đã đặt trên tệp.

Tài Liệu — cây thư mục với tải lên kéo-thả vào thư mục đã chọn
Tài Liệu — cây thư mục với tải lên kéo-thả vào thư mục đã chọn

Tệp tải lên được kiểm tra theo loại tệp cho phép và kích thước tệp tối đa của công ty bạn (cấu hình trong /documents/settings), và theo hạn mức lưu trữ (xem Hạn mức lưu trữ bên dưới) trước khi được chấp nhận.

Lịch sử phiên bản

Không bao giờ mất bản nháp trước — mọi thay đổi đều được giữ lại.

  1. Mở tài liệu bất kỳ và chọn tab Lịch sử Phiên bản.

  2. Xem mọi phiên bản kèm người tải lên, mốc thời gian, kích thước và ghi chú phiên bản.

  3. Tải lên phiên bản mới kèm ghi chú phiên bản mô tả điều đã thay đổi.

  4. Nhấp Khôi phục trên phiên bản cũ để đưa nó thành hiện hành — thao tác này tạo một mục phiên bản mới thay vì ghi đè lịch sử, nên không có gì bị mất.

Thẻ, danh mục và metadata

Mỗi tài liệu mang metadata có cấu trúc, ngoài tên tệp:

  • Thẻ — nhãn tự do bạn gán (ví dụ Q1-audit, signed, draft). Dùng để lọc trong Duyệt và làm tiêu chí tìm kiếm.
  • Danh mục — một phân loại duy nhất từ danh sách danh mục tài liệu của công ty bạn, hữu ích cho báo cáo và quy tắc phân quyền mặc định.
  • Ngày hết hạn — ngày tùy chọn cho tệp nhạy cảm về thời gian (xem Giám sát hết hạn).
  • Mức độ nhạy cảm — xem phần riêng bên dưới; đây là trường metadata duy nhất chủ động kiểm soát khả năng nhìn thấy.

AI Hub (/documents/ai) có thể tự động gợi ý thẻ và danh mục dựa trên nội dung tệp, nên việc gắn thẻ không nhất thiết phải làm hoàn toàn thủ công.

Một tệp vào đây bằng cách nàoThư mục theo app — nơi tệp từ các app khác rơi vào