Hướng dẫn setup Bán hàng
Trang này đi qua 9 bước thiết lập Bán hàng, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những thứ cần có trước khi thiết lập Bán hàng: tiền tệ gốc, kho hàng, và các file mặt hàng, khách hàng, giá, đơn đang mở đã làm sạch.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ gốc và múi giờ | Cài đặt công ty: giá, ngưỡng duyệt và báo cáo dùng tiền tệ gốc; “hôm nay” tính theo múi giờ công ty. | /settings/company |
| 2 | Có ít nhất một kho đang dùng | Cần để bán và giao hàng hoá. Thiết lập kho trước (Thiết lập Kho) hoặc nhập danh sách kho. | /inventory/warehouses (Nhập + mẫu) |
| 3 | Đã có file mặt hàng / dịch vụ | Bảng tính gồm SKU, tên, đơn vị, cờ bán được và mã ở hệ thống cũ của từng mặt hàng. | — |
| 4 | Đã có file khách hàng | Tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ và mã ở hệ thống cũ của từng khách hàng. | — |
| 5 | Đã có file giá | Giá bán hiện hành theo SKU, và bảng giá riêng theo khách (nếu có). | — |
| 6 | Đã có danh sách báo giá và đơn đang mở | Chứng từ còn mở tại ngày chuyển đổi — sẽ nhập tay lại, không nhập từ file. | — |
2. Kiểm soát quy trình bán hàng
Bắt buộc
Quyết mọi quy tắc một giao dịch bán phải theo, chia theo chặng: báo giá & đơn hàng, duyệt, giá bán, giao hàng, trả hàng, rồi combo và đội/hoa hồng (tuỳ chọn). Thiết lập dùng chung với app khác (báo giá → hoá đơn thẳng, đơn bán → đơn mua, giữ hàng khi chấp nhận báo giá) nằm ở Cài đặt → Cấu hình ERP.
Chuẩn bị trước
- Mô tả ngắn quy trình bán hàng hiện tại: báo giá, đơn hàng, giao hàng, hoá đơn, trả hàng.
- Quy tắc duyệt đơn đã chốt với ban lãnh đạo: luôn luôn, chỉ đơn có chiết khấu, hay đơn vượt một số tiền.
- Ai chịu trách nhiệm giá bán, đổi giá bao nhiêu % thì phải duyệt, và có cho bán dưới giá vốn không.
Câu hỏi nên trả lời
- Mọi đơn có phải bắt đầu từ báo giá không? Báo giá có hết hạn không?
- Đơn bán nào cần duyệt: luôn luôn, chỉ đơn có chiết khấu, hay chỉ đơn từ một số tiền? Có hạn mức tín dụng khách hàng không?
- Bán hàng có chia nhóm (dự án, bán lẻ, xuất khẩu) với người phụ trách hoặc người duyệt khác nhau không?
- Đơn có giao nhiều đợt không, mọi lần xuất hàng có phải qua phiếu giao hàng không, và khách có phải ký biên bản bàn giao không?
- Ai được đổi giá bán? Có giá riêng theo khách hoặc giá khuyến mại không? Có cho bán dưới giá vốn không?
- Trả hàng của khách xử lý thế nào: duyệt, phiếu trả hàng, giấy báo có, nhập lại kho?
- Có bán combo/gói không?
- Nhân viên kinh doanh có chia đội không, và có trả hoa hồng không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Yêu cầu Báo giá trước Đơn bán hàng | sales.require_quotation | Tắt | Đơn bán hàng phải được tạo từ báo giá đã chấp nhận |
| Hết hạn báo giá | sales.quotation_expiry | Tắt | Báo giá tự động hết hạn sau số ngày quy định nếu khách hàng chưa xác nhận |
| Khóa giá khi xác nhận | sales.price_lock_on_confirm | Bật | Giá trên đơn hàng đã xác nhận không thể thay đổi trừ khi đặt lại về nháp |
| Nhóm bán hàng & duyệt theo nhóm | sales.categories | Tắt | Phân báo giá, đơn bán và phiếu giao vào các nhóm bán hàng (vd Dự án, Bán lẻ, Xuất khẩu), giới hạn ai được tạo hoặc xem từng nhóm, và chuyển bước duyệt cho người duyệt được gán cho nhóm. Tắt = một nhóm chung, không giới hạn theo nhóm, duyệt theo quy trình chuẩn. |
| Yêu cầu duyệt SO | sales.require_so_approval | Bật | Đơn hàng bán phải được phê duyệt trước khi xác nhận và thực hiện |
| Ngưỡng phê duyệt đơn bán | approval.so_amount_threshold | (trống) | Đơn bán có tổng (quy đổi tiền tệ công ty) từ số tiền này trở lên phải duyệt, kể cả khi tắt “Yêu cầu duyệt SO”. Để trống = không áp ngưỡng; 0 = mọi đơn. |
| Duyệt khi chiết khấu | business.price_approval_on_discount | Bật | Mọi đơn bán hoặc đơn dịch vụ có chiết khấu — chiết khấu dòng trên 0% hoặc chiết khấu tổng phụ — phải duyệt, kể cả khi “Bắt buộc duyệt đơn bán” đang tắt. |
| Kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng | business.customer_credit_limit_check | Tắt | Bật: chặn đơn bán mới (tạo trực tiếp hoặc chuyển từ báo giá) làm khách vượt hạn mức công nợ. Tắt: đơn vẫn lưu, chỉ trả cảnh báo. |
| Bảng giá bán | sales.price_lists | Bật | Bật bảng giá theo khách hàng, phân khúc và khuyến mãi. Khi tắt, trang bảng giá bị ẩn và chứng từ lấy giá từ giá bán tập trung |
| Cưỡng chế bảng giá bán | sales.enforce_price_list | Tắt | Từ chối dòng báo giá, đơn bán, hoá đơn AR, POS và lệnh dịch vụ có giá lệch, chiết khấu sâu hơn, hoặc không có trong bảng giá còn hiệu lực |
| Chỉ đổi giá bán tại Sales → Giá bán | sales.selling_price_central_only | Bật | Form sản phẩm và hàng tồn kho chỉ hiển thị giá bán hiện hành; mọi thay đổi giá đi qua màn hình Giá bán (hoặc import) và được lưu phiên bản |
| Bắt buộc lý do khi đổi giá | sales.selling_price_reason_required | Tắt | Mọi lần đổi giá bán phải kèm lý do, được ghi vào lịch sử giá |
| Yêu cầu duyệt khi đổi giá lớn | sales.selling_price_approval_required | Tắt | Thay đổi giá bán có |Δ%| vượt ngưỡng sẽ giữ ở trạng thái chờ duyệt và đi qua workflow Thay đổi giá bán |
| Ngưỡng duyệt (% thay đổi) | sales.selling_price_approval_threshold_pct | 10 | Thay đổi vượt % này (tăng hoặc giảm) phải chờ duyệt; 0 = mọi thay đổi. Giá niêm yết không bao giờ bị chặn |
| Bán dưới giá vốn | sales.below_cost_policy | Cảnh báo — đánh dấu dòng | Xử lý khi dòng báo giá, đơn bán, hoá đơn, POS hoặc lệnh dịch vụ có giá (sau chiết khấu dòng) thấp hơn giá vốn của mặt hàng. Cảnh báo: đánh dấu dòng trên form; Chặn: từ chối lưu. Dòng chưa có giá vốn không bị kiểm. |
| Yêu cầu lệnh giao hàng | sales.delivery_order_required | Tắt | Lệnh giao hàng phải được tạo và xác nhận trước khi xuất kho |
| Cho phép giao hàng từng phần | sales.partial_delivery | Bật | Phiếu giao được giao ít hơn số lượng đặt; phần còn lại vẫn mở trên đơn bán (dùng Đơn bù để chuyển sang đơn mới). |
| Cho phép tạo đơn bù hàng còn thiếu | sales.backorder_so | Bật | Hiện thao tác Đơn bù trên phiếu giao đã giao: phần chưa giao được chuyển khỏi đơn bán gốc sang một đơn bán mới đã xác nhận. Không tự động tạo. |
| Phê duyệt xuất giao hàng | sales.dispatch_approval | Bật | Yêu cầu phê duyệt quy trình trước khi xuất phiếu giao hàng |
| Khách xác nhận giao nhận | sales.delivery_customer_confirmation | Tắt | Gửi khách link ký để xác nhận biên bản bàn giao; xác nhận của khách trở thành mục bắt buộc của hồ sơ giao hàng |
| Lập hoá đơn cần đủ hồ sơ giao hàng | sales.invoice_requires_delivery_docs | Tắt | Chặn lập hoá đơn từ phiếu giao hàng cho tới khi đã giao, có người nhận, chữ ký, lý do từ chối và đã thu COD |
| Trả hàng khách hàng (RMA) | sales.customer_return_rma | Bật | Kích hoạt quy trình xử lý hàng trả từ khách hàng |
| Yêu cầu duyệt trả hàng | sales.require_return_approval | Bật | Chặn phát hành phiếu ghi có cho đến khi đơn trả hàng được duyệt |
| Tự động tạo credit note khi trả hàng | sales.credit_note_from_return | Bật | Tự động tạo credit note khi phiếu trả hàng khách được xác nhận |
| Tự nhập lại kho hàng trả | sales.auto_restock_on_return | Tắt | Tự cộng hàng trả về kho khi hướng xử lý là ‘nhập lại kho’ |
| Sản phẩm combo (bundle) | sales.product_bundles | Bật | Bán nhiều hàng hoá và dịch vụ dưới dạng một sản phẩm combo. Đơn bán hàng tách combo thành các dòng thành phần: mỗi thành phần giữ thuế suất riêng, kho trừ theo từng thành phần, giá combo được phân bổ theo giá bán riêng lẻ. Tắt tính năng này sẽ không tạo, sửa combo hay thêm dòng combo mới được nữa; đơn đã có combo vẫn xem và in bình thường. |
| Cho phép trả lẻ thành phần combo | sales.bundle_partial_return | Bật | Bật: khách được trả chỉ một phần thành phần của combo (có cảnh báo). Tắt: phiếu trả phải giữ đúng tỷ lệ combo — mọi thành phần cùng tỷ lệ. |
| Quản lý đội nhóm kinh doanh | sales.team_management | Tắt | Nhóm nhân viên kinh doanh thành đội. Tắt: ẩn trang Đội nhóm kinh doanh và mục menu tương ứng. |
| Xem dữ liệu của đồng đội | sales.team_data_scope | Tắt | Mở rộng phạm vi dữ liệu ‘của tôi’ và ‘nhóm’ để thành viên đội kinh doanh thấy cả báo giá và đơn bán của đồng đội. Chỉ thêm bản ghi, không bớt. |
| Theo dõi hoa hồng bán hàng | sales.commission_tracking | Tắt | Theo dõi và tính hoa hồng cho nhân viên kinh doanh dựa trên đơn hàng đã xác nhận |
| Yêu cầu duyệt hoa hồng | sales.commission_approval_required | Bật | Đợt tính hoa hồng phải được duyệt trước khi đánh dấu đã trả |
| Quản lý xem thu nhập nhóm | sales.earnings_manager_view | Bật | Cho phép quản lý xem thu nhập hoa hồng của cấp dưới |
| Hiển thị bảng xếp hạng cho nhân viên | sales.leaderboard_visible_to_rep | Bật | Hiển thị thứ hạng so với đồng nghiệp trên trang Hiệu suất của tôi |
3. Người phụ trách bán hàng
Bắt buộc
Bước 3 — làm trước quy trình duyệt: chọn người vận hành bán hàng (trưởng phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh, phó giám đốc duyệt đơn, quản lý nhóm bán hàng, nhân viên kho soạn-giao). Các bậc duyệt ở bước 6 chọn từ những vai trò và người này. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách nhân viên kinh doanh, trưởng phòng, người duyệt và nhân viên kho — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách bán hàng, ai là nhân viên kinh doanh, ai duyệt đơn?
- Nhân viên kinh doanh chỉ thấy đơn của mình, của nhóm, hay toàn bộ?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Kinh doanh | sales_manager | Trưởng phòng kinh doanh: duyệt đơn, giá bán, bảng giá, cấu hình Sales — dữ liệu của nhóm hoặc toàn bộ |
| Nhân viên Kinh doanh | sales | Nhân viên kinh doanh: báo giá, đơn hàng, phiếu giao — dữ liệu của tôi |
| Phó Giám đốc Kinh doanh | vp_sales | Phó giám đốc kinh doanh: duyệt báo giá và đơn — toàn bộ dữ liệu |
| Quản lý nhóm bán hàng | sales_category_manager | Duyệt báo giá và đơn của các nhóm bán hàng được giao |
| Nhân viên Kho | warehouse_worker | Kho: soạn hàng, đóng gói, giao hàng |
4. Danh mục bán hàng
Tuỳ chọn
Dữ liệu gốc của mọi ô chọn trên chứng từ bán hàng: kênh bán, loại đơn, loại chiết khấu và bảng giá, lý do huỷ/từ chối báo giá, đơn hàng, giao hàng, lý do trả hàng, tình trạng và hướng xử lý hàng trả, đơn vị vận chuyển, cách tính hoa hồng. Danh mục trống có thể nạp giá trị chuẩn; bấm “Quản lý” ở từng danh mục để thêm, đổi tên, ẩn hoặc xoá giá trị.
Chuẩn bị trước
- Các kênh bán, loại đơn, lý do trả hàng và đơn vị vận chuyển doanh nghiệp thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Doanh nghiệp dùng những kênh bán và loại đơn hàng nào?
- Cần những lý do trả hàng, tình trạng hàng trả và hướng xử lý nào?
- Dùng đơn vị vận chuyển nào, và khách thường từ chối nhận hàng vì lý do gì?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Cơ sở tính hoa hồng (
commission_calc_basis) - Lý do hủy giao hàng (
delivery_cancel_reasons) - Lý do khách từ chối nhận hàng (
delivery_reject_reasons) - Loại chiết khấu (
discount_types) - Loại bảng giá (
price_list_types) - Lý do từ chối báo giá (
quotation_reject_reasons) - Hướng xử lý hàng trả (
return_dispositions) - Tình trạng hàng trả (
return_item_conditions) - Lý do trả hàng (
return_reasons) - Kênh bán hàng (
sales_channels) - Loại đơn hàng (
sales_order_types) - Đơn vị vận chuyển (
shipping_carriers) - Lý do hủy đơn hàng (
so_cancel_reasons)
5. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của báo giá, đơn hàng bán, phiếu giao hàng, phiếu trả hàng và giấy báo có. Mỗi loại một dãy số riêng: mẫu mã, kỳ đặt lại (năm/tháng…), số chữ số và có cho người dùng gõ số tay không. Nên chốt trước chứng từ thật đầu tiên.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số doanh nghiệp muốn dùng (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Bạn có muốn định dạng số riêng cho báo giá, đơn hàng, phiếu giao, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
quotationsales_orderdelivery_orderreturn_ordercredit_note
6. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Kiểm soát quy trình bán hàng, Người phụ trách bán hàng
Với từng chứng từ bán mà công tắc quy trình đòi duyệt: ai duyệt, mấy bậc, và từ giá trị nào thì bậc cao hơn cùng duyệt. Không có quy trình đang chạy thì người có quyền duyệt trực tiếp sẽ duyệt (riêng phê duyệt xuất giao hàng bắt buộc phải có quy trình).
Câu hỏi nên trả lời
- Duyệt đơn hàng đi qua quy trình nhiều bước, hay một người quản lý duyệt trực tiếp?
- Ai duyệt ở từng bậc, và từ giá trị nào thì bậc cao hơn (giám đốc, tài chính) cùng duyệt?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
sales_orderquotationselling_price_changedelivery_ordercommission_runcredit_note
7. Nhập dữ liệu
Tuỳ chọn
Đưa mặt hàng, khách hàng và giá vào bằng các màn hình nhập có sẵn. Mỗi nút mở đúng hộp nhập kèm file mẫu; số đếm cập nhật theo dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Nhập theo thứ tự: hàng tồn kho → sản phẩm & dịch vụ → khách hàng → giá bán → bảng giá. Giá khớp mặt hàng theo SKU.
- Điền cột mã hệ thống cũ để nhập lại cùng file sẽ cập nhật dòng cũ thay vì tạo trùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Mặt hàng, khách hàng và giá đang lưu ở đâu, mỗi loại bao nhiêu dòng?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Hàng tồn kho | Hàng hoá có tồn kho: SKU, tên, đơn vị, nhóm, cờ bán được. | /inventory/items (Nhập + mẫu) |
| 2 | Tồn đầu kỳ | Số lượng và giá vốn theo kho tại ngày bắt đầu dùng. | /inventory/items (Nhập + mẫu) |
| 3 | Sản phẩm & dịch vụ | Dịch vụ và sản phẩm không tồn kho. Combo tạo trên form. | /prod-mkt/catalog (Nhập + mẫu) |
| 4 | Khách hàng | Công ty khách hàng (Accounts) và người liên hệ (Contacts). | /crm/accounts (Nhập + mẫu) |
| 5 | Giá bán | Mỗi mặt hàng bán được có một giá bán hiện hành (cột sku, price, currency, effective_from). | /sales/selling-prices (Nhập + mẫu) |
| 6 | Bảng giá theo khách (tuỳ chọn) | Chỉ khi có giá riêng theo khách hoặc khuyến mại: tạo bảng giá rồi nhập dòng trong bảng giá (sku, unit_price, min_qty). | /sales/price-lists |
8. Chứng từ đang mở
Tuỳ chọn
Báo giá và đơn hàng còn mở tại ngày chuyển đổi được nhập tay lại — chứng từ không nhập từ file.
Chuẩn bị trước
- Chốt ngày chuyển đổi: chứng từ còn mở hôm đó nhập lại ở đây; chứng từ đã đóng giữ ở hệ thống cũ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nhập lại báo giá đang mở | Báo giá còn chờ khách phản hồi. | /sales/quotations/new (Tạo mới) |
| 2 | Đã nhập lại đơn hàng đang mở | Đơn chưa giao hoặc chưa lập hoá đơn hết — chỉ phần số lượng còn lại. | /sales/orders/new (Tạo mới) |
9. Kiểm tra trước Go-Live
Tuỳ chọn
Chạy thử trọn một giao dịch bán thật cùng key user trước khi go-live. Tick từng bước khi đã kiểm kết quả.
Chuẩn bị trước
- Một khách hàng thật và hai mặt hàng thật; thống nhất ai kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Báo giá | Tạo báo giá — giá tự điền theo bảng giá / giá bán. | /sales/quotations/new (Tạo mới) |
| 2 | Đơn hàng bán | Chuyển thành đơn hàng bán và duyệt (nếu bật duyệt). | /sales/orders |
| 3 | Giao một phần | Giao một phần đơn — tồn kho giảm lúc giao. | /sales/delivery-orders |
| 4 | Hoá đơn | Lập hoá đơn cho phần đã giao. | /finance/invoices |
| 5 | Trả hàng và giấy báo có | Ghi nhận khách trả hàng và lập giấy báo có. | /sales/returns |
| 6 | Kiểm tra quyền | Đăng nhập bằng nhân viên kinh doanh: chỉ thấy đơn của mình và không tự duyệt đơn của mình. | /sales/orders |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.