Hướng dẫn setup Kho
Trang này đi qua 11 bước thiết lập Kho, đúng thứ tự trợ lý Hỗ trợ cài đặt trong app đề xuất. Mỗi bước nêu việc cần chuẩn bị, câu hỏi nên trả lời trước và màn hình để làm.
Trong app, mở Cài đặt → Hỗ trợ cài đặt để trợ lý đo hiện trạng, hỏi các câu khảo sát bên dưới và đề xuất gói thay đổi — bạn duyệt rồi mới áp. Trang này là bản đọc để chuẩn bị trước hoặc làm tay.
1. Chuẩn bị
Tuỳ chọn
Những gì cần sẵn trước khi thiết lập kho: thông tin công ty, danh sách mặt hàng đã làm sạch, số tồn đầu kỳ và tài khoản kho đã thống nhất với kế toán.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã xác nhận tiền tệ và múi giờ | Giá trị tồn và ngày chứng từ dùng tiền tệ gốc và múi giờ của công ty. | /settings/company |
| 2 | Danh sách mặt hàng đã sẵn | SKU, tên, loại hàng, đơn vị kho, nhóm, mã vạch và cờ lô/serial. | — |
| 3 | Đã có số tồn đầu kỳ | Số lượng và đơn giá theo từng kho tại ngày chuyển đổi, kèm lô và serial nếu theo dõi. | — |
| 4 | Đã ánh xạ tài khoản kho | Cùng kế toán: tài khoản hàng tồn, trung gian nhập kho và giá vốn (Kế toán → Quy tắc hạch toán). | /accounting/posting-rules |
2. Kiểm soát kho
Bắt buộc
Cách theo dõi tồn: một hay nhiều kho, ngăn kệ, lô/serial/hạn dùng, đơn vị tính, tồn âm, cảnh báo đặt hàng và kiểm kê luân phiên. Quy tắc lô, serial, hạn dùng chỉ áp cho mặt hàng được đánh dấu. Xác nhận mặc định nếu phù hợp.
Chuẩn bị trước
- Danh sách kho / cửa hàng (kể cả kho xe, kho công trình) và app nào dùng kho nào.
- Nhóm hàng nào cần số lô, hạn dùng hoặc số serial (thuốc, thực phẩm, thiết bị…).
Câu hỏi nên trả lời
- Công ty có mấy kho, và có kho nào chỉ dành cho một số app hay loại hàng không?
- Mặt hàng nào phải truy theo lô, hạn dùng hoặc số serial?
- Có mua/bán theo quy cách (hộp, thùng) khác đơn vị kho không?
- Có cho phép tồn âm không? Có cần cảnh báo đặt hàng và kiểm kê luân phiên không?
| Công tắc | Mã | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|---|
| Nhiều kho hàng | inventory.multi_warehouse | Bật | Quản lý tồn ở nhiều kho. Tắt: tạo, kích hoạt lại hoặc nhập file kho hoạt động thứ hai bị từ chối; kho đang có vẫn chạy. |
| Áp dụng quy tắc truy cập kho | inventory.enforce_warehouse_access | Tắt | Từ chối phát sinh kho từ app mà kho không cho phép, và loại mặt hàng kho không được chứa. Ô chọn kho chỉ lọc theo app trên màn Field Service. |
| Vị trí ngăn / kệ | inventory.bin_location | Tắt | Ghi vị trí kệ/ngăn cho mặt hàng và hiện trên soạn hàng, phiếu giao, bản in. Tắt: ô bị ẩn và bỏ qua. |
| Theo dõi theo lô | inventory.lot_tracking | Tắt | Phiếu nhập phải có số lô cho mặt hàng đánh dấu “theo dõi lô” mới xác nhận được (lập tay, từ đơn mua hay tự động). |
| Theo dõi số serial | inventory.serial_tracking | Tắt | Phát sinh của mặt hàng đánh dấu “theo dõi serial” bị từ chối nếu không đủ đúng một serial mỗi đơn vị. Tắt: thiếu serial chỉ cảnh báo; serial chỉ được ghi khi đủ số. |
| Theo dõi ngày hết hạn | inventory.expiry_date_tracking | Tắt | Phiếu nhập phải có hạn dùng cho mặt hàng đánh dấu “theo dõi lô” mới xác nhận được (kể cả khi tắt theo dõi lô), và trợ lý lô sắp hết hạn chạy theo lịch. |
| Đơn vị đo lường (UoM) | inventory.uom_enabled | Bật | Bật: xác nhận dòng phiếu nhập có đơn vị không quy đổi được sang đơn vị tồn bị từ chối. Tắt: dòng đó nhận 1:1 kèm cảnh báo. Chứng từ khác luôn đòi quy đổi. |
| Nhiều UoM cho mỗi sản phẩm | inventory.multi_uom_per_product | Bật | Cho phép đơn vị bán và mua mặc định của mặt hàng khác đơn vị tồn kho. Tắt: phải trùng đơn vị tồn; dòng chứng từ vẫn dùng được đơn vị đóng gói của mặt hàng. |
| Tự động chuyển đổi đơn vị | inventory.uom_auto_convert | Bật | Dùng bảng quy đổi đơn vị của công ty (kg↔g, m↔cm…) trên dòng chứng từ. Tắt: chỉ đơn vị đóng gói khai trên mặt hàng được quy đổi. |
| Bắt buộc danh mục đơn vị | inventory.enforce_uom_category | Bật | Từ chối quy đổi giữa hai đơn vị khác nhóm (vd. khối lượng và chiều dài), cả lúc tạo lẫn trên chứng từ. |
| Cho phép tồn kho âm | inventory.negative_stock_allowed | Tắt | Cho phép phiếu xuất, điều chỉnh, chuyển kho và các lần giảm khác vượt tồn khả dụng. Giao hàng bán và POS theo Sổ kho nghiêm ngặt. |
| Cảnh báo điểm đặt hàng lại | inventory.reorder_point_alert | Bật | Chạy trợ lý đặt hàng theo lịch cho mặt hàng có tồn bằng hoặc dưới điểm đặt hàng lại. |
| Kiểm kê định kỳ | inventory.stocktaking_cycle_count | Tắt | Cho phép nhiều phiên kiểm kê mở cùng lúc trên một kho. Tắt: không tạo được phiên mới khi kho đang có phiên nháp, đang kiểm hoặc chờ duyệt. |
| Phân bổ chi phí theo kỳ (quản trị) | inventory.period_cost_allocation | Bật | Bật báo cáo quản trị rải chi phí vận hành lên hàng nhập. Không thay đổi giá vốn sổ sách, không sinh bút toán. |
3. Kho hàng
Bắt buộc
Cần ít nhất một kho đang dùng và đúng MỘT kho mặc định — chứng từ không chọn kho (đơn bán, phiếu nhập…) sẽ dùng kho mặc định. Thêm kho khác ở màn Kho hàng.
Chuẩn bị trước
- Kho chứng từ dùng khi không chọn kho (thường là kho chính).
Câu hỏi nên trả lời
- Kho nào là kho chính mà phiếu nhập, xuất dùng mặc định?
4. Người phụ trách kho
Bắt buộc
Chọn ai quản lý kho, ai duyệt phiếu xuất và kiểm kê, ai thao tác kho hằng ngày. Không gỡ được vai trò cuối cùng của một người ở đây.
Chuẩn bị trước
- Danh sách quản lý kho, trưởng kho và thủ kho — mỗi người phải đã được mời làm người dùng.
Câu hỏi nên trả lời
- Ai phụ trách kho, ai duyệt phiếu xuất và kiểm kê, ai thao tác kho hằng ngày?
| Vai trò mẫu | Mã | Dành cho |
|---|---|---|
| Quản lý Kho vận | inventory_manager | Quản lý kho: điều hành kho, duyệt huỷ chứng từ và cấu hình kho |
| Giám sát Kho | warehouse_supervisor | Trưởng kho: duyệt phiếu xuất, chuyển kho và kiểm kê |
| Nhân viên Kho | warehouse_worker | Thủ kho: nhập, soạn, xuất và kiểm đếm hàng |
5. Danh mục kho
Tuỳ chọn
Các danh mục dùng trên form kho: nhóm hàng, lý do điều chỉnh và chuyển kho, quy cách đóng gói và điều kiện bảo quản. Mở từng danh mục để nạp giá trị chuẩn, đổi tên, ẩn hoặc thêm.
Chuẩn bị trước
- Nhóm hàng, lý do điều chỉnh và chuyển kho, quy cách đóng gói và điều kiện bảo quản mà kho thực sự dùng (tên tiếng Việt và tiếng Anh).
Câu hỏi nên trả lời
- Mặt hàng được chia nhóm thế nào, và vì sao điều chỉnh hay chuyển kho?
Danh mục cần rà (Cài đặt → Danh mục):
- Lý do điều chỉnh kho (
adjustment_reasons) - Phân loại hàng hóa (
item_categories) - Loại bao bì (
packaging_types) - Điều kiện bảo quản (
storage_conditions) - Lý do chuyển kho (
transfer_reasons)
6. Đánh số chứng từ
Tuỳ chọn
Định dạng số của phiếu nhập, phiếu xuất, chuyển kho, yêu cầu kho, điều chỉnh và hoàn trả vật tư. Đổi định dạng sau khi đã cấp số sẽ để lại hai kiểu mã.
Chuẩn bị trước
- Định dạng số mong muốn cho phiếu nhập, xuất, chuyển, yêu cầu và điều chỉnh (tiền tố, năm, số chữ số).
Câu hỏi nên trả lời
- Có cần định dạng số riêng cho chứng từ kho không, hay giữ mặc định?
Loại chứng từ cần đặt dãy số (Cài đặt → Đánh số chứng từ):
goods_receiptgoods_issuestock_transferstock_requeststock_adjustmentmaterial_return
7. Quy trình duyệt
Tuỳ chọn · Làm sau bước: Kiểm soát kho, Người phụ trách kho
Phiếu xuất lập tay chỉ phải duyệt khi bật duyệt phiếu xuất: khi đó cần một quy trình đang chạy hoặc một người duyệt trực tiếp. Điều chỉnh, kiểm kê, yêu cầu kho và phiếu nhập tự đi tiếp khi không có quy trình.
Câu hỏi nên trả lời
- Phiếu xuất lập tay, điều chỉnh tồn hay chênh lệch kiểm kê có phải duyệt không, và ai duyệt?
Quy trình duyệt nên bật (Quy trình → Thư viện mẫu) — xem Mẫu quy trình:
goods_issueinventory_adjustmentstocktaking_sessionstock_requestgrn
8. Chính sách tính giá xuất kho
Tuỳ chọn
Cách tính giá vốn hàng xuất: bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước hoặc đích danh theo lô — theo kho, theo chi nhánh hoặc chung công ty. Đây là chính sách kế toán: chỉ đổi được trước phát sinh kho đầu tiên của kỳ, cần số quyết định và lý do.
Chuẩn bị trước
- Quyết định nội bộ (số + ngày) phê duyệt phương pháp tính giá xuất kho, thống nhất với kế toán trưởng trước phát sinh kho đầu tiên.
Câu hỏi nên trả lời
- Kế toán dùng phương pháp nào để tính giá xuất kho: bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước hay đích danh theo lô?
- Giá bình quân tính theo từng kho, theo chi nhánh hay chung toàn công ty?
9. Nhập dữ liệu
Tuỳ chọn
Đưa mặt hàng vào bằng màn nhập có sẵn. Số đếm cập nhật theo dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Nhập theo thứ tự: đơn vị tính → nhóm hàng → mặt hàng → tồn đầu kỳ. Mặt hàng nối đơn vị và nhóm theo mã.
Câu hỏi nên trả lời
- Danh sách mặt hàng đang để ở đâu, có bao nhiêu mặt hàng và kho?
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Mặt hàng tồn kho | Kho → Mặt hàng → Nhập. Nhập lại cùng SKU sẽ cập nhật mặt hàng. | /inventory/items (Nhập + mẫu) |
| 2 | Điểm đặt hàng | Chỉ khi bật cảnh báo đặt hàng: đặt điểm và số lượng đặt hàng cho mặt hàng cần bổ sung. | /inventory/reorder |
10. Tồn đầu kỳ
Tuỳ chọn
Đưa số tồn đếm được tại ngày chuyển đổi vào hệ thống. Số đếm cập nhật theo dữ liệu thật.
Chuẩn bị trước
- Thống nhất ngày chuyển đổi và kiểm đếm hàng ngày đó; số đếm được là số tồn đầu kỳ.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Đã nhập tồn đầu kỳ | Kho → Mặt hàng → Nhập tồn đầu kỳ. Không sinh bút toán — kế toán nhập số dư đầu kỳ của tài khoản kho. | /inventory/items (Nhập + mẫu) |
| 2 | Đã đối chiếu giá trị đầu kỳ | Cùng kế toán: giá trị tồn đầu kỳ khớp số dư đầu kỳ tài khoản kho. | /inventory/items |
11. Chạy thử
Tuỳ chọn
Chạy các luồng kho chính một lần cùng thủ kho trước khi dùng thật. Đánh dấu từng bước khi đã kiểm kết quả.
Chuẩn bị trước
- Dùng hai mặt hàng thật trong một kho; thống nhất với thủ kho người kiểm từng kết quả.
| # | Việc | Cách làm | Màn hình |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhập kho | Tồn tăng; nếu theo dõi lô/serial thì phải khai lô hoặc serial. | /inventory/grn/new (Tạo mới) |
| 2 | Xuất kho | Chờ duyệt nếu bật duyệt; tồn giảm khi xác nhận. | /inventory/goods-issue/new (Tạo mới) |
| 3 | Chuyển kho | Chỉ khi có nhiều kho: chuyển hàng và nhận ở kho kia. | /inventory/transfers |
| 4 | Kiểm kê | Kiểm kê thử một phiên nhỏ và ghi sổ chênh lệch. | /inventory/stocktaking |
| 5 | Quyền của thủ kho | Đăng nhập thủ kho: xuất được hàng nhưng không tự duyệt phiếu xuất của mình. | /inventory/goods-issue |
Tiếp theo
Xem các trang tính năng của app trong menu bên trái, hoặc danh sách hướng dẫn setup mọi app.