Doanh nghiệp dịch vụ: từ hợp đồng đến lập phí
Dành cho ai
Chủ doanh nghiệp, quản lý dịch vụ và nhân viên lập phí ở công ty IT, tư vấn và dịch vụ.
Bài toán
Hợp đồng, phiếu yêu cầu, giờ công và hoá đơn nằm ở các bảng tính rời, nên bỏ sót hoặc tính trùng phí và chỉ biết dự án lỗ khi đã xong.
Một ngày với XBuddy
Chốt khách hàng trong CRM
Lead, deal và báo giá nằm trên một hồ sơ khách hàng. — CRM
Chuyển báo giá thành đơn hàng
Báo giá được chuyển thành sales order. — Bán hàng
Lập hợp đồng dịch vụ
Service Management giữ hợp đồng, rồi các lệnh dịch vụ và ticket bên dưới. — Hợp đồng dịch vụ
Lập kế hoạch và theo dõi việc
Projects giữ kế hoạch, giờ công đã duyệt, chi phí và P&L theo dự án. — Dự án & Công việc
Đưa giờ công vào lập phí
Công việc tính phí vào một hàng đợi lập phí, kèm bảng đối soát với khách. — Service Management — Timesheet & lập phí
Xuất hoá đơn và thu tiền
Finance xuất hoá đơn và hoá đơn điện tử, Accounting ghi sổ cái. — Finance
Các app tham gia
| App | Vai trò trong tình huống | Liên kết |
|---|---|---|
| CRM | Lead, deal, báo giá | CRM |
| Bán hàng | Báo giá thành sales order | Bán hàng |
| Service Management | Hợp đồng, lệnh dịch vụ, ticket, hàng đợi lập phí | Service Management |
| Dự án & Công việc | Kế hoạch, chi phí, P&L dự án | Dự án & Công việc |
| Time Tracking | Giờ công đã duyệt | Time Tracking |
| Finance | Hoá đơn, HĐĐT, thu tiền | Finance |
| Accounting | Sổ cái | Accounting |
| Customer Success | Sức khoẻ khách hàng và gia hạn | Customer Success |
Trợ lý AI hỗ trợ
support_concierge: Hỗ trợ Service Management trong công việc hỗ trợ khách hàng.project_pm: Cảnh báo vượt ngân sách, dự báo biên lợi nhuận và hạn mốc.lead_qualifier: Sàng lọc lead đến trong CRM.
Quy trình nghiệp vụ liên quan
Giới hạn cần nói thật
- OT bán phải cấu hình trên hợp đồng hoặc lệnh dịch vụ; không lấy hệ số OT của HR.
- Lập phí giờ dự án cần bật công tắc billable time trong Finance (mặc định tắt).
- Không tạo dự án từ báo giá trên giao diện, và không lập hoá đơn mốc cho dự án có nguồn gốc từ Service Management.