Chữ ký điện tử
XBuddy Chữ ký điện tử biến bất kỳ tài liệu nào — hợp đồng, NDA, đơn đặt hàng — thành một yêu cầu ký có thể theo dõi pháp lý. Bạn tải lên hoặc kéo tài liệu vào, thả các trường chữ ký và ngày lên đó, thêm một hoặc nhiều người ký, và gửi. XBuddy sau đó theo dõi từng bước (đã gửi → đã xem → đã ký) và giữ nhật ký kiểm toán chống giả mạo để bạn luôn biết chính xác tài liệu đang ở đâu.
Ai dùng: kinh doanh chốt hợp đồng từ CRM, pháp chế chạy NDA và thỏa thuận, nhân sự làm giấy tờ onboard, và vận hành thu ký duyệt. Vì liên kết với Tài liệu và Quản lý Hợp đồng, tệp đã ký quay về đúng bản ghi xuất phát mà không cần lưu lại.
Tính năng chính
- Tạo yêu cầu ký từ tệp tải lên hoặc tài liệu liên kết
- Kéo trường chữ ký, chữ ký tắt, ngày và văn bản lên tài liệu cho từng người ký
- Nhiều người ký với thứ tự ký được xác định
- Gửi qua email; người ký ký từ mọi thiết bị mà không cần tài khoản
- Theo dõi trạng thái thời gian thực: đã gửi, đã xem, đã ký, hoàn tất, từ chối
- Lên lịch hàng loạt để gửi cùng một tài liệu cho nhiều người nhận
- Ngày hết hạn để yêu cầu cũ tự đóng
- Nhật ký kiểm toán đầy đủ (ai ký, khi nào, từ đâu) gắn với tệp đã hoàn tất
- PDF đã ký lưu trong Tài liệu và liên kết ngược về bản ghi nguồn
- Trợ lý Signature Steward theo đuổi chữ ký đang chờ và đánh dấu bế tắc
Các tính năng quan trọng
Tạo một yêu cầu ký
Yêu cầu là vật chứa: một tài liệu, một tập người ký, và các trường mỗi người ký phải điền.
Bắt đầu yêu cầu mới
Vào Chữ ký điện tử → Mới. Tải lên một PDF/tài liệu hoặc chọn từ Tài liệu / hợp đồng liên kết.
Thêm người ký
Thêm tên và email từng người ký, và đặt thứ tự ký nếu quan trọng (ví dụ đối tác trước, rồi lãnh đạo của bạn).
Đặt các trường
Kéo trường chữ ký, chữ ký tắt, ngày và văn bản lên tài liệu, gán mỗi trường cho một người ký.
Gửi
Nhấp Gửi. Mỗi người ký nhận liên kết email để ký từ mọi thiết bị.
Theo dõi trạng thái chữ ký
Sau khi gửi, mỗi yêu cầu có trạng thái trực tiếp bạn có thể theo dõi mà không cần gửi email hỏi ai.
Mở Tất cả yêu cầu
Vào Chữ ký điện tử → Tất cả để thấy mọi yêu cầu với trạng thái hiện tại.
Đọc trạng thái
Trạng thái tiến triển đã gửi → đã xem → đã ký → hoàn tất; người ký cũng có thể từ chối. Tài liệu nhiều người ký còn dở hiển thị ai chưa xong.
Nhắc hoặc gửi lại
Với yêu cầu bế tắc, gửi lại lời mời hoặc để Signature Steward tự gửi nhắc nhở.
Lên lịch hàng loạt
Khi cùng một tài liệu phải gửi cho nhiều người (xác nhận chính sách, thông báo gia hạn), lên lịch hàng loạt gửi tất cả cùng lúc, mỗi cái là một yêu cầu theo dõi riêng.
Chuẩn bị mẫu
Tạo yêu cầu với các trường đặt một lần.
Thêm danh sách người nhận
Cung cấp danh sách người ký (nhập hoặc chọn). XBuddy tạo một yêu cầu cho mỗi người nhận.
Gửi hàng loạt
Gửi tất cả cùng lúc; mỗi người nhận có liên kết riêng và mỗi yêu cầu theo dõi độc lập.
Hết hạn & nhật ký kiểm toán
Yêu cầu có thể mang ngày hết hạn, và mỗi tài liệu hoàn tất đi kèm nhật ký kiểm toán đầy đủ cho tuân thủ.
Đặt ngày hết hạn
Khi tạo yêu cầu, đặt ngày hết hạn; nếu chưa ký đến lúc đó, yêu cầu tự đóng là hết hạn.
Xem lại nhật ký kiểm toán
Trên yêu cầu hoàn tất, mở nhật ký kiểm toán để thấy hành động, dấu thời gian và IP của từng người ký — gói cùng PDF đã ký để bảo vệ pháp lý.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tất cả | Danh sách mọi yêu cầu ký với trạng thái (đã gửi/đã xem/đã ký/hoàn tất/từ chối/hết hạn), tiến độ người ký và gửi lại nhanh. |
| Mới | Trình dựng yêu cầu: tải/chọn tài liệu, thêm người ký với thứ tự ký, đặt trường, đặt hết hạn và gửi. |
| Báo cáo | Phân tích thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn tất, tỷ lệ từ chối và khối lượng theo loại tài liệu hoặc người gửi. |
| AI Hub | Chạy trợ lý Signature Steward và xem lại nhắc nhở cùng cảnh báo bế tắc. |
| Quy trình | Tự động hóa cho sự kiện chữ ký — tự gửi khi hợp đồng hoàn tất, thông báo khi hoàn tất, hoặc leo thang yêu cầu quá hạn. |
| Cài đặt | Cấu hình hết hạn mặc định, nhịp nhắc nhở, tuyên bố pháp lý, danh tính người gửi và phân quyền chữ ký. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Tài liệu | Tài liệu nguồn được kéo từ Tài liệu và PDF đã ký được lưu ngược về đó, có phiên bản và tìm kiếm được. |
| Quản lý Hợp đồng | Một hợp đồng hoàn tất có thể gửi ký trực tiếp; bản đã ký liên kết ngược về bản ghi hợp đồng. |
| CRM | Hợp đồng trên một thương vụ có thể định tuyến đi ký; trạng thái hiện trên dòng thời gian của bản ghi CRM. |
| Quản lý Quy trình | Hoàn tất chữ ký (hoặc yêu cầu quá hạn) có thể kích hoạt quy trình và phê duyệt phía sau. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Signature Steward | Theo dõi yêu cầu ký đang chờ, gửi nhắc nhở kịp thời cho người ký chậm, và đánh dấu yêu cầu bế tắc hoặc sắp hết hạn để theo dõi. |
Quy trình phổ biến
1. Gửi hợp đồng đi ký
- Từ một hợp đồng hoàn tất (Quản lý Hợp đồng hoặc CRM), chọn Gửi ký — hoặc bắt đầu mới trong Chữ ký điện tử → Mới.
- Thêm đối tác và người ký của bạn, đặt thứ tự, và đặt các trường.
- Gửi; cả hai bên ký từ thiết bị của họ.
- PDF hoàn tất lưu trong Tài liệu và liên kết ngược về hợp đồng.
2. Theo đuổi chữ ký đang chờ
- Mở Chữ ký điện tử → Tất cả và lọc theo đã gửi/đã xem nhưng chưa ký.
- Signature Steward đã đánh dấu người ký chậm.
- Gửi lại nhắc nhở hoặc leo thang; xem yêu cầu chuyển sang hoàn tất.
3. Thu xác nhận chính sách từ toàn công ty
- Dựng một yêu cầu trong Chữ ký điện tử → Mới với trường chữ ký + ngày.
- Thêm toàn bộ danh sách nhân viên và dùng lên lịch hàng loạt.
- Theo dõi hoàn tất trong Báo cáo; cái hết hạn hoặc từ chối nổi bật để theo dõi.
Câu hỏi thường gặp
Người ký có cần tài khoản XBuddy không? Không. Người ký nhận liên kết email và ký từ mọi thiết bị mà không cần đăng nhập hay tạo tài khoản.
Tôi có thể yêu cầu ký theo thứ tự cụ thể không? Có. Đặt thứ tự ký để mỗi người ký chỉ được mời khi người trước đã hoàn thành phần của họ.
Điều gì xảy ra khi yêu cầu hết hạn? Nếu yêu cầu qua ngày hết hạn mà chưa ký, nó tự đóng là hết hạn. Bạn có thể nhân bản và gửi lại nếu vẫn cần.
Tài liệu đã ký có bảo vệ pháp lý được không? Mỗi tài liệu hoàn tất mang nhật ký kiểm toán đầy đủ — danh tính người ký, dấu thời gian và IP cho mỗi hành động — gói cùng PDF đã ký.
Tệp đã ký nằm ở đâu? Trong Tài liệu, có phiên bản và tìm kiếm được, và liên kết ngược về hợp đồng hoặc bản ghi CRM xuất phát tự động.
Tôi có thể gửi cùng một tài liệu cho nhiều người cùng lúc không? Có — dùng lên lịch hàng loạt để tạo một yêu cầu độc lập, theo dõi riêng cho mỗi người nhận từ một lần thiết lập.