Quản lý khách hàng (CRM)
XBuddy CRM mang đến cho đội bán hàng và doanh thu một cái nhìn duy nhất, liền mạch về mọi mối quan hệ khách hàng — từ khách hàng tiềm năng đầu tiên đến hợp đồng được ký điện tử và hóa đơn phát sinh từ đó. CRM được xây dựng cho các đội B2B cần nắm bắt toàn bộ pipeline và muốn dữ liệu bán hàng tự động chảy sang Tài chính, Tài liệu và Hội thoại.
Ai sử dụng: nhân viên bán hàng làm việc trên pipeline, quản lý bán hàng dự báo doanh thu, người phụ trách chăm sóc khách hàng quản lý gia hạn, và người dùng marketing phân tích kênh nào mang lại khách hàng tốt nhất. Mọi thứ nhân viên ghi lại — cuộc gọi, email, cuộc họp — đều xuất hiện đồng thời trên liên hệ, tài khoản và timeline của cơ hội, để cả đội luôn có đầy đủ ngữ cảnh.
Trong App Switcher và trang Khám phá ứng dụng, module này hiển thị với tên “Khách Hàng 360” — nhấn mạnh góc nhìn 360° về khách hàng. Đây vẫn là cùng một ứng dụng CRM mô tả trong trang này.
Tính năng chính
- Quản lý liên hệ và tài khoản (công ty) với trường tùy chỉnh, nhãn và tự động loại trùng
- Pipeline khách hàng tiềm năng trực quan với các giai đoạn Kanban kéo-thả và chấm điểm cấu hình được
- Cơ hội bán hàng với dự báo doanh thu theo trọng số và theo dõi thắng/thua
- Soạn hợp đồng từ mẫu tái sử dụng cùng yêu cầu và theo dõi ký điện tử
- Phân khúc và danh sách khách hàng động dựa trên bộ lọc thông minh
- Phân tích kênh gán khách hàng tiềm năng và doanh thu về nguồn marketing
- Timeline hoạt động: cuộc gọi, email, cuộc họp và ghi chú hợp nhất theo liên hệ/tài khoản/cơ hội
- Đồng bộ email và chat để hội thoại bên ngoài tự động được ghi lại
- Bàn giao một chạm sang Bán hàng (báo giá) và Tài chính (hóa đơn) khi thắng cơ hội
- Trung tâm AI tích hợp với các trợ lý Lead Qualifier, Sales Coach và CS Guardian
Tính năng quan trọng
Quản lý liên hệ & tài khoản
Liên hệ là con người; Tài khoản là công ty họ trực thuộc. Cả hai hỗ trợ trường tùy chỉnh (định nghĩa một lần trong Cài đặt), nhãn và gán người phụ trách. XBuddy chủ động phát hiện trùng lặp để cơ sở dữ liệu luôn sạch.
Mở Liên hệ
Vào CRM → Liên hệ và nhấn Liên hệ mới. Điền tên, email, số điện thoại và liên kết liên hệ với một Tài khoản.
Thêm trường tùy chỉnh
Bất kỳ trường nào doanh nghiệp cần (ngành, ngân sách, khu vực) được định nghĩa tại CRM → Cài đặt → Trường tùy chỉnh và tự động xuất hiện trên biểu mẫu.
Xử lý trùng lặp
Mở CRM → Liên hệ trùng lặp. XBuddy liệt kê các cặp nghi trùng; xem xét từng cặp và nhấn Gộp để hợp nhất thành một bản ghi, giữ nguyên toàn bộ lịch sử hoạt động.
Pipeline khách hàng tiềm năng (Kanban + chấm điểm)
Pipeline là một bảng kéo-thả, mỗi cột là một giai đoạn (Mới → Đã liên hệ → Đủ điều kiện → Đã chuyển đổi). Chấm điểm tự động xếp hạng khách hàng tiềm năng theo hồ sơ và hoạt động để nhân viên xử lý người nóng nhất trước.
Xem bảng
Vào CRM → Khách hàng tiềm năng. Chuyển sang chế độ Kanban để thấy mọi khách hàng tiềm năng nhóm theo giai đoạn.
Đẩy khách hàng tiềm năng lên
Kéo thẻ từ giai đoạn này sang giai đoạn kế tiếp. Thay đổi được ghi dấu thời gian trên timeline.
Để chấm điểm ưu tiên
Quy tắc chấm điểm (cấu hình trong CRM → Cài đặt) cộng điểm theo quy mô công ty, mức độ tương tác và lượt mở email. Trợ lý AI Lead Qualifier cũng có thể đề xuất điểm và hành động kế tiếp.
Chuyển đổi thành cơ hội
Khi khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, nhấn Chuyển đổi để tạo một Cơ hội (kèm Tài khoản + Liên hệ nếu cần) với toàn bộ dữ liệu được mang theo.
Cơ hội & dự báo
Cơ hội theo dõi doanh thu tiềm năng qua các giai đoạn bán hàng. Mỗi cơ hội có giá trị, xác suất và ngày chốt dự kiến; XBuddy nhân chúng thành dự báo theo trọng số mà bạn có thể cắt theo người phụ trách, giai đoạn hoặc kỳ.
Tạo cơ hội
Từ CRM → Cơ hội, nhấn Cơ hội mới, đặt giá trị, giai đoạn và ngày chốt dự kiến, rồi gán người phụ trách.
Theo dõi dự báo
Trang tổng quan Cơ hội tổng hợp giá trị pipeline theo trọng số. Lọc theo người phụ trách hoặc tháng chốt để xem dự báo cam kết so với kịch bản tốt nhất.
Thắng cơ hội
Chuyển cơ hội sang Thắng. Từ đây bạn có thể tạo báo giá trong Bán hàng hoặc hóa đơn trong Tài chính với giá trị và liên hệ điền sẵn.
Hợp đồng + ký điện tử
Biến một cơ hội đã thắng thành hợp đồng chính thức từ mẫu tái sử dụng, sau đó gửi ký điện tử và theo dõi trạng thái ngay trong CRM.
Bắt đầu từ mẫu
Vào CRM → Mẫu hợp đồng, chọn một mẫu và tạo hợp đồng mới điền sẵn dữ liệu tài khoản và cơ hội.
Đính kèm và rà soát
Hợp đồng được lưu tại CRM → Hợp đồng và liên kết trong Tài liệu. Rà soát điều khoản — các trợ lý CS Guardian / hợp đồng có thể cảnh báo điều khoản rủi ro.
Yêu cầu ký
Nhấn Gửi ký. Đối tác nhận yêu cầu ký điện tử; XBuddy theo dõi đã gửi → đã xem → đã ký và thông báo cho bạn ở mỗi bước.
Phân khúc & danh sách
Phân khúc nhóm liên hệ theo tiêu chí động (ví dụ “Tài khoản doanh nghiệp lớn ở khu vực miền Nam không có hoạt động trong 30 ngày”). Danh sách là kết quả đã lưu bạn có thể nhắm mục tiêu bằng chiến dịch hoặc xuất ra.
Xây dựng phân khúc
Vào CRM → Phân khúc → Phân khúc mới và thêm điều kiện lọc. Số thành viên cập nhật trực tiếp khi bạn tinh chỉnh quy tắc.
Sử dụng
Lưu phân khúc thành danh sách để tái dùng trong CRM và Marketing, hoặc xuất ra CSV.
Phân tích kênh
Phân tích kênh gán mọi khách hàng tiềm năng và cơ hội thắng về kênh marketing tạo ra chúng, để bạn biết nguồn nào thực sự sinh doanh thu.
Mở báo cáo
Vào CRM → Phân tích kênh. Mỗi kênh hiển thị số khách hàng tiềm năng thu được, tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu được gán.
So sánh và quyết định
Sắp xếp theo doanh thu được gán hoặc chi phí mỗi khách hàng tiềm năng để phân bổ lại ngân sách cho các kênh hiệu quả nhất.
Tra cứu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Bảng điều khiển với KPI pipeline, giá trị cơ hội, số lượng hoạt động và biểu đồ pipeline theo giai đoạn. Điểm khởi đầu cho toàn bộ ứng dụng. |
| Liên hệ | Danh sách chính các cá nhân. Tạo, sửa, gắn nhãn, gán người phụ trách, thêm trường tùy chỉnh và xem timeline hoạt động đầy đủ theo từng liên hệ. |
| Tài khoản | Công ty/tổ chức mà liên hệ trực thuộc. Tổng hợp toàn bộ liên hệ, cơ hội và hợp đồng của một tài khoản trong một màn hình. |
| Phân khúc | Nhóm liên hệ động định nghĩa bằng quy tắc lọc (ngành, khu vực, hoạt động). Thành viên tự cập nhật khi dữ liệu thay đổi. |
| Liên hệ trùng lặp | Không gian loại trùng liệt kê các cặp liên hệ nghi trùng với so sánh song song và Gộp một chạm giữ nguyên lịch sử. |
| Phân tích kênh | Báo cáo gán khách hàng tiềm năng và doanh thu thắng về kênh marketing gốc; hiển thị tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả chi phí theo nguồn. |
| Khách hàng tiềm năng | Pipeline khách hàng tiềm năng dạng Kanban kéo-thả. Gồm chấm điểm, theo dõi giai đoạn và chuyển đổi sang Cơ hội/Tài khoản/Liên hệ. |
| Cơ hội | Pipeline cơ hội với giá trị, xác suất và ngày chốt dự kiến. Cung cấp dự báo doanh thu theo trọng số và báo cáo thắng/thua. |
| Hợp đồng | Thỏa thuận chính thức tạo từ mẫu. Lưu điều khoản, liên kết đến cơ hội nguồn và theo dõi trạng thái ký điện tử. |
| Mẫu hợp đồng | Khung hợp đồng tái sử dụng với trường trộn để tạo hợp đồng tuân thủ trong vài giây từ bất kỳ cơ hội hay tài khoản nào. |
| Báo cáo | Trung tâm báo cáo CRM: phễu pipeline, tỷ lệ thắng, độ dài chu kỳ bán, khối lượng hoạt động và doanh thu theo người/giai đoạn/kỳ, xuất CSV. |
| Trung tâm AI | Nơi chạy các trợ lý AI của CRM (Lead Qualifier, Sales Coach, CS Guardian) và xem đề xuất của chúng. |
| Quy trình tự động | Trình xây dựng tự động hóa cho sự kiện CRM — ví dụ tự gán khách hàng tiềm năng mới, gửi nhắc theo dõi hoặc thông báo quản lý khi cơ hội lớn chuyển giai đoạn. |
| Cài đặt | Cấu hình trường tùy chỉnh, giai đoạn pipeline, quy tắc chấm điểm, phân quyền/phạm vi dữ liệu và dữ liệu chủ riêng của CRM. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Tài chính | Thắng cơ hội cho phép tạo hóa đơn khách hàng với giá trị, liên hệ và tài khoản điền sẵn. Giá trị hợp đồng đưa vào dự báo công nợ phải thu. |
| Bán hàng | Một cơ hội có thể tạo báo giá; báo giá được chấp nhận thành đơn bán hàng, giữ liên kết giữa cơ hội CRM và chứng từ thực hiện. |
| Tài liệu | Hợp đồng và tệp đính kèm được lưu và quản lý phiên bản trong Tài liệu, và xuất hiện trong chuỗi chứng từ của bản ghi CRM. |
| Lịch | Cuộc họp đặt theo liên hệ/cơ hội xuất hiện trên cả ứng dụng Lịch và timeline hoạt động của CRM. |
| Hội thoại | Kênh email và chat đã kết nối đồng bộ tin nhắn vào/ra lên đúng liên hệ một cách tự động. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Lead Qualifier | Chấm điểm và ưu tiên khách hàng tiềm năng mới, đề xuất hành động tốt nhất kế tiếp và đánh dấu khách hàng cần theo dõi ngay. |
| Sales Coach | Rà soát cơ hội và báo giá đang mở, phát hiện cơ hội đình trệ và gợi ý hành động huấn luyện để đẩy cơ hội đến chốt. |
| CS Guardian | Theo dõi tài khoản để phát hiện rủi ro rời bỏ và thời điểm gia hạn, đưa ra hành động giữ chân trước khi khách hàng rời đi. |
Quy trình phổ biến
1. Từ khách hàng tiềm năng đến chốt cơ hội
- Một khách hàng tiềm năng mới xuất hiện trong CRM → Khách hàng tiềm năng (từ biểu mẫu web, nhập liệu hoặc đồng bộ kênh).
- Trợ lý Lead Qualifier chấm điểm; nhân viên xử lý người điểm cao nhất trước.
- Nhân viên kéo qua các giai đoạn Kanban, ghi lại cuộc gọi và email dọc đường.
- Khi đủ điều kiện, nhân viên nhấn Chuyển đổi để tạo Cơ hội (kèm Tài khoản/Liên hệ).
- Nhân viên làm việc trên cơ hội, theo dõi trong dự báo và chuyển sang Thắng.
- Từ cơ hội đã thắng, họ tạo hóa đơn trong Tài chính — không nhập lại.
2. Hợp đồng đến chữ ký
- Mở cơ hội đã thắng và nhấn Tạo hợp đồng từ mẫu (CRM → Mẫu hợp đồng).
- Rà soát hợp đồng tạo ra trong CRM → Hợp đồng; điều chỉnh điều khoản nếu cần.
- Nhấn Gửi ký — đối tác nhận yêu cầu ký điện tử.
- Theo dõi trạng thái (đã gửi → đã xem → đã ký); PDF đã ký lưu trong Tài liệu và liên kết lại về cơ hội.
3. Phân khúc khách hàng cho chiến dịch
- Vào CRM → Phân khúc → Phân khúc mới và định nghĩa bộ lọc (ví dụ khu vực + ngày hoạt động gần nhất).
- Xác nhận số thành viên trực tiếp, rồi lưu thành danh sách.
- Chuyển danh sách sang Marketing để chạy chiến dịch, hoặc xuất ra CSV.
- Sau đó dùng Phân tích kênh để xem phân khúc/kênh nào tạo cơ hội mới.
Câu hỏi thường gặp
Phát hiện trùng lặp hoạt động thế nào? XBuddy so sánh liên hệ mới và hiện có trên các trường then chốt (email, số điện thoại, tên + tài khoản) và đưa ra các cặp có khả năng trùng trong Liên hệ trùng lặp. Gộp giữ toàn bộ hoạt động, cơ hội và ghi chú từ cả hai bản ghi.
Tôi có thể tùy chỉnh giai đoạn pipeline không? Có. Giai đoạn cho cả Khách hàng tiềm năng và Cơ hội được cấu hình trong CRM → Cài đặt. Sắp xếp lại, đổi tên hoặc thêm giai đoạn cho khớp quy trình bán hàng.
Khác biệt giữa Khách hàng tiềm năng và Cơ hội là gì? Khách hàng tiềm năng là người chưa đủ điều kiện ở đầu phễu. Sau khi đủ điều kiện, bạn chuyển đổi thành Cơ hội — theo dõi một cơ hội doanh thu cụ thể qua các giai đoạn bán hàng.
Dự báo doanh thu tính thế nào? Giá trị mỗi cơ hội nhân với xác suất giai đoạn để ra giá trị theo trọng số. Trang tổng quan Cơ hội cộng chúng theo bộ lọc (người, giai đoạn, kỳ) cho dự báo cam kết so với kịch bản tốt nhất.
Email có tự ghi lại không? Khi bạn kết nối kênh email trong Hội thoại, tin nhắn vào và ra được khớp với liên hệ và xuất hiện trên timeline hoạt động mà không cần ghi thủ công.
Ai thấy được liên hệ nào? Khả năng xem chịu sự quản lý của phạm vi dữ liệu CRM (của tôi / của đội / tất cả) đặt theo vai trò trong CRM → Cài đặt. Một nhân viên có thể bị giới hạn ở liên hệ của mình trong khi quản lý thấy của cả đội.