Giám sát & Nhật ký Kiểm toán
Hai mục cho bạn khả năng quan sát mọi việc Quản lý Quy trình thực hiện: Automation Monitor hiển thị hoạt động ngay khi nó diễn ra, và Audit Trail là bản ghi vĩnh viễn, bất biến dùng cho tuân thủ.
Automation Monitor
Monitor là chế độ xem trực tiếp các lần chạy quy trình và chính sách.
Mở Monitor
Vào Workflow → Automation Monitor.
Đọc trạng thái
Mỗi dòng là một lần chạy tự động hóa:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đang chạy | Đang thực thi (ví dụ chờ một quyết định phê duyệt) |
| Hoàn tất | Kết thúc thành công — bản ghi được điều phối / hành động được áp dụng |
| Thất bại | Một hành động lỗi; bản ghi không được xử lý đầy đủ |
| Bỏ qua | Trigger kích hoạt nhưng điều kiện không khớp — không hành động |
Kiểm tra một lần chạy
Bấm một dòng để mở rộng: sự kiện kích hoạt, điều kiện nào khớp, các hành động đã thử, trạng thái chuỗi phê duyệt, và mọi thông báo lỗi.
Điều tra các lần chạy Thất bại kịp thời — một tự động hóa thất bại có thể để bản ghi bị kẹt (ví dụ phê duyệt không bao giờ được tạo). Dòng mở rộng hiển thị lỗi và bản ghi bị ảnh hưởng để bạn thử lại hoặc sửa quy trình.
Lọc
Cả Monitor và Audit Trail đều hỗ trợ bộ lọc:
| Bộ lọc | Dùng |
|---|---|
| Thực thể / loại đối tượng | Tập trung vào hóa đơn, PO, nghỉ phép, v.v. |
| Quy trình / chính sách | Xem lần chạy của một quy tắc cụ thể |
| Trạng thái | Cô lập các thất bại hoặc bỏ qua |
| Khoảng thời gian | Giới hạn theo một kỳ để rà soát |
| Người dùng / người duyệt | Theo dõi hoạt động phê duyệt của một người |
| Ủy quyền | Chỉ hiển thị các quyết định được ủy quyền |
Audit Trail
Audit Trail ghi mọi lần chạy quy trình và tự động hóa, bất biến, cho tuân thủ.
Mở Audit Trail
Vào Workflow → Audit Trail.
Đọc một mục
Mỗi mục ghi: sự kiện, bản ghi bị ảnh hưởng, người thực hiện (người duyệt / người nhận ủy quyền / hệ thống), quyết định hoặc hành động, và dấu thời gian chính xác.
Lọc và xuất
Áp dụng bộ lọc (ở trên) để thu hẹp nhật ký, rồi xuất ra CSV cho kiểm toán viên hoặc lưu trữ.
Các mục kiểm toán là bất biến — chúng không bao giờ bị sửa hoặc xóa, chỉ được thêm mới. Đây là điều làm chúng phù hợp làm bản ghi tuân thủ.
Điều gì được ghi nhật ký
| Sự kiện | Chi tiết ghi lại |
|---|---|
| Quy trình kích hoạt | Thực thể, trigger, điều kiện khớp |
| Yêu cầu phê duyệt | Bước, người duyệt được gán, cấp (tuần tự/song song) |
| Quyết định phê duyệt | Duyệt / từ chối, người thực hiện, bình luận, dấu thời gian |
| Áp dụng ủy quyền | Người duyệt gốc, người nhận, quy tắc |
| Chính sách khớp | Chính sách, ngưỡng, kết quả |
| Hành động thực thi | Loại hành động, trường/bản ghi đích, kết quả |
| Thất bại | Thông báo lỗi, bản ghi bị ảnh hưởng |
Báo cáo tuân thủ
Dùng Workflow → Reports cùng với Audit Trail cho nhu cầu quản lý và kiểm toán:
| Báo cáo | Hiển thị |
|---|---|
| Thông lượng phê duyệt | Khối lượng và thời gian trung bình đến quyết định |
| Vi phạm SLA | Các bước vượt SLA của chúng |
| Phân tích điểm nghẽn | Người duyệt / giai đoạn làm chậm luồng |
| Sử dụng ủy quyền | Tần suất các quy tắc thay thế kích hoạt |
Xuất bất kỳ báo cáo nào ra CSV để đính kèm vào kiểm toán hoặc bộ tài liệu quản lý.
Xử lý sự cố bằng Monitor
| Triệu chứng | Xem ở đâu | Khắc phục có thể |
|---|---|---|
| Bản ghi kẹt “đang chờ” | Monitor → Đang chạy | Người duyệt vắng → thêm Ủy quyền |
| Tự động hóa hiển thị Thất bại | Monitor → mở rộng dòng | Đọc lỗi; sửa hành động quy trình |
| Điều phối mong đợi không xảy ra | Monitor → Bỏ qua | Điều kiện không khớp — rà soát chúng |
| Không thể chứng minh ai đã duyệt | Audit Trail → lọc theo bản ghi | Mục hiển thị người thực hiện + dấu thời gian |
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Nhật ký kiểm toán được giữ bao lâu? Đáp: Vĩnh viễn. Các mục chỉ được thêm mới và không bao giờ bị xóa.
Hỏi: Tôi có thể chạy lại một tự động hóa thất bại không? Đáp: Sửa quy trình gốc, rồi kích hoạt lại bằng cách lưu lại hoặc gửi lại bản ghi bị ảnh hưởng; quy tắc đã sửa chạy lại.
Hỏi: Ai có thể xem Audit Trail? Đáp: Người dùng có quyền đọc/giám sát quy trình phù hợp. Bản ghi nhạy cảm vẫn tuân theo quy tắc truy cập riêng của chúng.